Coupa sözleşme yaşam döngüsü yönetimi inceleme ve derecelendirme

Tamamen yürekten bir hizmet olarak yazılım (SaaS) modelini benimseyen bir sözleşme yönetimi platformu arıyorsanız, o zaman Coupa Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi tam olarak aradığınız şey değildir. Ancak, hedef kitlesi olmanız durumunda, bu oldukça işlevsel bir üründür. Bunun nedeni, Coupa'nın özellikle kurumsal harcama yönetimi ve tedarikine odaklananları hedefleyen özel bir platform olmasıdır. Coupa, iş akışı yönlendirmesi ve otomatik tetikleyiciler, yeniden planlama ve değişiklik incelemesi ve sistemdeki sözleşmelerin daha geniş bir operasyonelleştirilmesi dahil olmak üzere harcama yönetimi iş akışı sürecine gelişmiş işlevsellik getirmiştir. Ancak, sözleşme yönetimi bu daha büyük kurumsal uygulama çerçevesinin sadece bir bileşeni haline getirildi.

Bunların tümü, Coupa Contract Lifecycle Management'ı Editörün Seçimi kazanan Agiloft veya Updraft kadar geniş bir kullanım durumu için özelleştirilemez hale getirmek için birleştirir. Onit Sözleşme Yönetimi kadar güçlü bir sözleşme müzakere ve işbirliği aracı da olmasa da, Onit'e daha geniş bir uygulama çerçevesinin parçası olarak benzer. Bununla birlikte, test ettiğimiz diğer sözleşme yönetimi platformlarının hiçbiri, sözleşme yaşam döngüsünü tedarik zincirine tam olarak entegre etmek için birleşik iş değeri ve ticaret odaklı analitik sunmuyor.

Kurumsal Fiyatlandırma Yapısı

Coupa, bir zamanlar olduğu gibi temel bir bulut hizmetinden şirketin satın alma, satma ve işlem işleme ile oluşturulan hedefli bir sözleşme yönetimi çözümüne ne olduğunu yeniden odakladı. Coupa'ya göre, şirket esas olarak yıllık geliri 75 milyon $ veya daha yüksek olan işletmelere odaklanıyor. Bu, küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler) için bir platform değildir ve Agiloft veya Concord'da bulacağınız gibi ücretsiz veya giriş düzeyinde bir Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) aboneliği sunmaz. Bu büyük, küresel kurumsal organizasyonlar için bir çözümdür.

Coupa Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi, Coupa Harcama Yönetimi aboneliğinin bir parçası olarak dahil edilir. Bu sınırsız sözleşmeleri, kullanıcıları, uyarıları ve otomatik harcama tüketimini ve takibini içerir. Sözleşme işbirliği, artan bir ücrettir ve Coupa Harcama Yönetimi aboneliğinin yüzdesi olarak fiyatlandırılır. Coupa Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi, tüm taraflarla birlikte yazma, düzenleme ve e-İmzalama dahil olmak üzere sınırsız sözleşmeler oluşturma, ayrıca kızarma ve sürüm kontrolü de içerir.

Ticaret Odaklı Sözleşme Yönetimi

Bu bir sözleşme yönetim sisteminin bir incelemesi olduğundan, testlerimizi temel olarak genel Coupa Harcama Yönetimi platformunun Coupa Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi ve Coupa Sözleşme İşbirliği yönlerine odakladık. Coupa kontrol paneli, deneyimin her yönünün geri döndüğünü açıkça ortaya koyuyor harcama yönetimi ve tedarik. En üstteki gezinme çubuğunda, Giderler, Talepler, Siparişler, Faturalar, Envanter, Tedarik, Tedarikçiler, Sözleşmeler ve Raporlar için sekmeler, modüler platformun her yönünü özelleştirmenize olanak tanıyan içerik ve tedarikçilerden son derece ayrıntılı bir kurulum paneli bulunur satın alma araçları, iş akışı otomasyonu tetikleyicileri, entegrasyonlar ve daha fazlası. Coupa, genel olarak tam gelişmiş bir kurumsal kaynak planlama (ERP) çözümüne benzer bir fonksiyonellik sunar.

Ana pano, ayrıca yoğun platformda ihtiyaç duyduğunuz şeye yönlendirmeniz için doğal dil sorguları için dinamik bir evrensel arama çubuğu sunar. Ayrıca departman veya belirli öğeleri incelemek için filtreler sağlar. Karmaşık bir kurumsal tedarik operasyonunu hedeflenen verilere ve özel görünümlere indirgemek için tasarlanmış bir sistemdir ve herhangi bir tarayıcıdan erişebilirsiniz.

Sistemdeki tüm tedarikçi sözleşmelerinin tek bir entegre deposu olan Sözleşmeler sekmesinde başladım. Concord veya ContractWorks'te bulacağınız şeye benzer bir liste görünümünde düzenlenmiştir. Bir girişi düzenleme ve silme simgelerinin yanı sıra başlangıç ​​ve bitiş tarihi, sözleşme durumu ve içerik grupları gibi ayrıntıları gösterir. En üstteki filtre çubuğu, yeni bir sözleşme girişi oluşturma, bir dosyadan toplu yükleme sözleşmeleri, CSV veya Microsoft Excel dosyalarına sözleşmeleri verme ve sözleşmelerinizi dile, tarihe, son kullanma zamanına ve ilerlemeye göre sıralamak için çeşitli filtreler oluşturma seçenekleri sunar sözleşme numarası veya anahtar kelimelerle ayrıntılandırmanıza olanak sağlayan filtreler. Arama çubuğu, belirli kelimeleri ve cümleleri tanımlamak için sözleşme belgelerinde ve PDF dosyalarında optik karakter tanıma (OCR) çalıştırabilir.

Bütün bunlar test ettiğimiz sözleşme yönetimi çözümleri için oldukça standart. Coupa'nın benzersiz özelliği, Sözleşme panosunun size ayrıca sistemdeki en çok satın alınan ürün ve malların grafiklerini vermesidir. Bu, harcama yönetimine dayalı sözleşmelere öncelik vermenize yardımcı olur. Her şey aynı zamanda izin kontrolündedir. Bu nedenle, kurulum sekmesinde yönetici tarafından yapılandırılan kullanıcı gruplarına, erişim rollerine ve farklı sözleşmelerin içerik gruplarına bağlı olarak, her kullanıcı farklı bir şey görecektir. Her bir sözleşmenin, belirli bir departmana veya kullanıcı grubuna, belirli bir stratejik hesaba, belirli bir ülke veya dile veya başka bir özelliğe bağlayan bir veya daha fazla sözleşme grubu olabilir.

Yeni bir sözleşme oluştururken, tedarikçi ve vadeli gibi temel sözleşme ayrıntılarını girdim. Belge ve hizmet türlerini seçme, ilgili bir sözleşme belgesini yükleme ve varsa sözleşmeyi ana sözleşmeye bağlama seçeneklerini dahil ettim. Coupa, bir tedarikçi tayin ederken seçmem için bana önceden tanımlanmış bir dizi şablon verdi. Şu anda sistemde listelenen satıcılardan seçim yapmama izin verdi.

Bir sözleşme oluşturduğunuzda veya aradığınız sözleşmeyi bulduğunuzda, Ayrıntılar sayfasına tıklayabilirsiniz. Coupa, size yalnızca belge türü ve sürüm numarası gibi sözleşme ayrıntılarını vermekle kalmaz, aynı zamanda e-ticaret sistemindeki fatura bilgileri, talepleri, içerik grupları, fiyatlandırma ve şartlar, uyarılar ve belirli öğeler veya ürünlerle ilgili bölümleri de içerir. . Fiyatlandırma ve şartlar bölümü, özellikle bir sözleşmedeki tasarruf numaralarını istediğiniz şekilde tanımlamanıza izin verir, liste fiyatlarındaki indirimleri yüzde olarak veya minimum / maksimum harcama parametrelerine göre belirlemenizi sağlar. Bu, yeniden görüşme söz konusu olduğunda, bir tedarikçi sözleşmesindeki mal ve hizmetler için karşılaştırmalı olarak fiyatlandırılmış teklifler getiren bir düğme olan "Kaynak Bu" özelliğiyle el ele gider.

Diğer modüllerle de önceden entegre edilmiş bir yetenek var, bu yüzden satınalma siparişlerini departman veya emtialar, faturalar veya platformun herhangi bir bölümü tarafından görmekten bir tık uzaktasınız. Coupa'nın kendi uyarı kutusu ve bildirimleri panosu var, ancak şirket kullanıcılarına bildirim göndermek için Gmail veya Slack gibi üçüncü taraf hizmetleriyle entegre olmayı tercih ediyor (hangi uygulamada veya hangi arayüzde çalışıyorlarsa).

Coupa'da, Onit'te yaptığınız bu sayfada bir işbirliği ve sözleşme müzakere modülü almazsınız. Bunun için, sizi Coupa Sözleşme İşbirliği ortamına götürmek için herhangi bir sözleşme ayrıntısı sayfasındaki "Yazar Sözleşme" düğmesine basın. Burası, birden fazla tarafın diğer taraflarca yapılan düzenlemeleri kabul etmesine, reddetmesine ve yorum yapmasına olanak tanıyan gelişmiş sözleşme düzenlemesi ve yeniden çizmeyi bulacağınız yerdir. Bu işlem, bir Google Dokümanı taklit etmek için paylaşılan ortak bir alanda yapılır. Değişiklikleri geri almanıza izin veren sürüm kontrolü ve ortamdaki tüm düzenlemeler ve etkileşimler için bir denetim izi içerir. Bir şirket içindeki farklı grupların ne kadar süreyle pazarlık yapmaları gerektiğine dair ayrılmış pencereler ayarlayarak iç hizmet düzeyi anlaşmaları (SLA'lar) bile belirleyebilirsiniz. Bu, sözleşmelerin döngü sürelerini iyileştirmek için tasarlanmıştır.

Sözleşme düzenlemesinin kendisi, önceden onaylanmış sözleşme dilini, diğer kaynaklardan gelen rakamları veya belirli cümleleri çekmenize yardımcı olmak için sağ tarafta bir denetim günlüğüne sahip bir temel WYSIWYG editöründe gerçekleşir. Değişiklikleri kaydettiğinizde, Coupa, belirgin bir şekilde işaretlenmiş ve renk kodlu olarak, yan yana bir sürüm karşılaştırması görüntüleme seçeneği sunar. Başka kullanıcılar davet ederseniz, yalnızca sözleşmeyle başladıkları zamandaki değişiklikleri görürler. Yeni kullanıcı, ana sözleşme sahibinin kim olduğu ile otomatik bir açılır pencere görecektir. Oradan, sahibi izinleri kontrol edebilir, kullanıcılar ekleyebilir ve kaldırabilir ya da işbirliği ortamında belirli görevler atayabilir. Sözleşme işbirliği ve müzakere süreci Onit'te daha merkezileşmiş ve birleştirilmiştir. Ancak Coupa, testimizde yalnızca düzenleme değişiklikleriyle ve Concord'un zengin biçimlendirme seçenekleriyle eşleşen düzenleme işleminde belirli bir düzeyde kontrol sağlar.

Son olarak, Coupa, eSignature işlemini tamamlamak ve sözleşmeyi uygulamak için sözleşme yaşam döngüsü sürecinin sonunda basit bir DocuSign entegrasyonu içerir. Coupa, oluşturulan dokümanı otomatik olarak hem iç kullanıcı hem de sözleşmeye giren dış tedarikçi veya satıcı için basit bir tıkla ve imzala deneyimi ile DocuSign'a yükler. Coupa'da, imzalayanın adını yazmanız yeterlidir, İmzala'yı tıklatın ve Coupa imzalayanın IP adresini alır. Bu güvenlik denetimi için benzersiz bir dijital ayak izi kaydeder. Tedarikçi ve ilgili tüm taraflar daha sonra otomatik olarak anlaşmanın PDF kopyasını içeren bir e-posta alır.

Granül Raporlama

Coupa Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi ayrıca test ettiğim tüm sözleşme yönetimi platformlarının en ayrıntılı raporlama ve analizini sunar. Raporlar sekmesi, hedeflenen "başarı ölçütlerini" belirlemek için harcanan yüzdesine, dolar miktarına veya diğer faktörlere göre harcamanızın yüzdesini ve karı optimize etmek için önerileri inceleyen Mükemmel Uyum Bilgileri adlı özel bir metriğe sahiptir. Bu hedefe yönelik satış raporları, belirli tedarikçi sözleşmelerinde tasarruf hedeflerini belirlemek için yeşil, kırmızı veya sarı olarak etiketlenmiş sözleşmelerle analitik üreten, test ettiğim diğer araçların aksine. Coupa ayrıca katalogları, faturaları ve daha fazla yatırım getirisi (ROI) elde etmek için kaynakların nasıl optimize edileceğine dair tasarruf, verimlilik ve kullanım önerileri de verdi. Bu akıllı öneriler bir boşlukta yok; Veri öngörüleri üzerinde işlem yapmaya başlamak için doğrudan öneri sayfasından bir görev atayabilirsiniz.

Belirli içerik gruplarına veya bölümlere göre özelleştirilebilen veya endüstri tarafından dilimlenebilen çok sayıda başka rapor ve ölçüm vardır. Örneğin grafik çizimleri, teknoloji sektörü tedarikçilerinden imalat sanayi tedarikçilerine oranla yüzde olarak harcıyor. Coupa, istihbarat tavsiyelerinin yüzlerce işletme müşterisinden ve işlemlerinden anonimleştirilen gerçek ampirik verilerden geldiğini söyledi. Bu raporlama ölçütleri, elbette, platform hizmetlerinin dar harcama yönetimi ve tedarik senaryosuna bağlıdır. Ancak analitikler, Agiloft, Onit veya bu genel bakışta gözden geçirilen diğer tüm sözleşme yönetim platformlarından herhangi birinin altında yatan odak odaklı sözleşme görüşlerine daha derine dalmaktadır.

Alt Çizgi Üzerinde Odaklanmış

Coupa Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi, her tür sözleşme ve şekil ve büyüklükteki iş için her şeyi bir sözleşme yönetimi platformu değildir. Aksine, bu kullanım durumu için özel olarak sözleşme yönetimi ve raporlama özelliklerine sahip bir işletme harcama yönetimi ve tedarik platformu. Sonuç olarak çok daha gelişmiş. Esnek sözleşme oluşturma, pazarlık ve yaşam döngüsü yönetimi için Agiloft ve Concord daha ucuz, daha kullanıcı dostu ve düzen ve kullanıcı arayüzü açısından çok daha özelleştirilebilir. Bu, KOBİ sözleşme yönetimi için bir çözüm değildir. Bununla birlikte, bir grup tedarikçi sözleşmesini ve yoğun bir şirketten şirkete (B2B) ürün stoğunu yöneten büyük işletme organizasyonları için Coupa, kazandığınız yatırım getirisi odaklı istihbarat ölçümleriyle bir dizi uzman, güçlü sözleşme yaşam döngüsü yönetimi sunar. başka hiçbir yerde bulamıyorum.