Organize olmak: masaüstünüzü temizlemek için klasörler kullanın

Organize olmak ve kalmak, kilo vermek gibidir. Kısa vadeli çözümler işe yaramıyor. Sizin veya çalışanlarınızın veya iş ortaklarınızın uzun vadede yapabilecekleri yaşam tarzı değişiklikleri yapmanız gerekir.

Bu seride, hem işinizi hem de kendi kişisel verilerinizi nasıl organize edeceğinize dair ipuçları vereceğim. Önceki makalede, işletmenizin bilgiler hakkında nasıl düşündüğünü anlamanın önemi açıklandı. Şimdi size bu bilgisayar çalışmalarını bilgisayar klasörü adlandırma kuralları ve yapıları ile nasıl uygulamaya koyacağınızı göstereceğim. Çoğu işletme bu klasör yapılarını sunucularında veya bir proje yönetimi paketinde uygular, ancak kendi masaüstünüzde veya bir e-posta istemcisinde de aynı şekilde uygulanabilir.

Klasörler Nedir, Gerçekten mi?

Klasörler, işinizin iskeletidir. Bir binanın yapısı gibi, yaratıcı tasarımdan anlaşılır işlevselliğe kadar, etraflarında dolaşan her şeyi desteklerler.

Kariyerim boyunca yedi farklı ofiste çalıştım. Temiz ve sağduyulu bir klasör yapısına sahip olan ekipler her zaman sürekli başarı ve büyüme için en iyi konumda olanlardır.

Özellikle küçük işletmeler şu gerçeğe dikkat etmelidir: Organize bir şirket, büyümeye yönelik bir şirkettir. Şu an şirkette sadece iki kişi olduğundan, kafanızda birçok bilgiyi tutabileceğiniz ve bir klasör yapısı ile eşleştiremeyeceğinizi düşünebilirsiniz. Ne yazık ki, yeni çalışanlar işe alma ve işinizi büyütme zamanı geldiğinde, onlara katılmış sisteminizi öğretmek için çok zaman harcarsınız. Büyüme için harcayacağınız hataları, zaman ve parayı düzeltmek için daha fazla zaman ve para harcarsınız.

Klasör yapınız, işletme yapınızın bir yansımasıdır. Klasörler, işinizin hiyerarşik sırasına uyması gereken hiyerarşik bir sistemde diğer klasörlerin içine yerleştirilmiştir.

Siz ve işinizdeki diğer insanların bilgiyi nasıl düşündüğünü (o kısmı yaptınız, değil mi?) Tartışırken, muhtemelen bir tür hiyerarşi görmeye başladınız. Bu yapıyı çizmenizi öneririm. Kağıda, kurşun noktalarına veya Windows için Evernote gibi bir not alma uygulamasında (yılda 45 dolara ücretsiz, 4.5 yıldız) veya zihin haritalama yazılımı kullanmanız farketmez. Yazılı olarak koymak, tutarsızlık veya çakışma olup olmadığını görmenize yardımcı olacaktır.

Örnek Bir Yapı

Tasarımınızın yapısı benzersiz olacak, ancak bir örneği görmenin muazzam bir şekilde yardımcı olması nedeniyle, size masaüstümde kullandığım temelini göstereceğim.

Bir yazar olarak, öncelikle ürün incelemeleri üzerinde çalışıyorum. İncelemeleri düşündüğümde, aklımın gözünde üç kategori görüyorum: 1) incelenecek ürünler için fikirler, 2) devam etmekte olan makaleler ve 3) tamamlanmış yorumlar. "Bitmiş" kategorisinde, yorumları bir ay öncesine kadar basitleştirdiğim yayın tarihlerine göre hatırlama eğilimindeyim çünkü bir ay içinde görüşlerini kaybedeceğim çok fazla şey yok. “Fikirler” kategorisinde, işler biraz akıcıdır. Bazı fikirler birden fazla ürünü, bazıları ise tek bir şeyle ilgilidir. Fakat sadece akışkan oldukları için, onları düzenli tutmak için bir sisteme sahip olamayacağım anlamına gelmez. "Devam eden" kategorisinde, incelemekte olduğum ürünün adını düşünüyorum. Şimdi, bu nasıl klasörlere dönüşüyor?

Bu sistem işe yarıyor çünkü benim için devam eden fikirlerin ve şeylerin anlık görüntüsünü görmek benim için önemli. Klasörler adına haklılar, bu yüzden "REVIEW" klasörümü açtığımda hemen görüyorum. İncelemeyi bitirdiğim tüm ürünlerin adlarını görmeme gerek yok, bu yüzden yayınlanma tarihlerine göre klasörlere yerleştiriyorum. Klasörlerin tüm isimleri tutarlıdır. Bir projenin durumu devam etmekte olan işin bitiminden değiştiğinde, onu ilgili klasöre sürükleyip bırakıyorum ve adlandırma kuralı, onunla birlikte diğer tüm klasörlerle aynı. Örneğin, ii gibi bir Romen rakam klasörünü, yeniden adlandırmak zorunda kalmadan c ve d seviyelerine kadar sürükleyebilirim ve sisteme tam olarak sığar.

Ipuçları ve Püf noktaları

Sayılar. Ay klasörlerinin dört basamakla nasıl başladığına dikkat edin. İlk iki hane yıl içindir, ikincisi ayla ilgilidir. Ayların adlarını da görmeyi seviyorum, bu yüzden alt çizgiden sonra onları sonuna koydum. Bir kaç sebepten dolayı tarihler için dört veya altı haneli bir rakam kullanmanın büyük bir savunucusuyum. İlk olarak, kişisel olarak olayların ne zaman olduğunu hatırlama eğilimindeyim, bu yüzden onları tarihe göre arayabilirsem bir şeyleri bulmak benim için kolay. İkincisi, klasörler her zaman adıyla sıraladığımda sırayla görünür, çünkü alfabetik olarak 1101 1102 1103'ten önce gelir, vb.

E-posta yönetimi ile ilgili yeni bir makalede bahsedeceğim, arşivlemeniz gerektiğinde tarihleri ​​kullanmak oldukça yararlı olur.

Etiketler. Örnekte, "IDEAS_" ile başlayan klasörler için tüm büyük harfleri kullanıyorum, çünkü "fikirler" in ada göre sıralanmasını sağlamak istiyorum. Bunları etiket olarak düşünüyorum. Devam eden incelemeler için bir etiketle uğraşmıyorum. Sadece klasörü ürün adına göre adlandırıyorum. Bir anda devam eden 20'den fazla ürün incelemem olsaydı, muhtemelen klasör adlandırma kuralımı değiştirir ve devam eden tüm öğelerin bir arada durmasına izin vermek için bir etiket eklerdim. "IN-PROGRESS_" muhtemelen çok uzun olurdu, ama belki de "IN_" gibi basit bir şey işe yarayabilirdi.

Özellikle "IN_" nin işe yaramayacağı ortaya çıktı ve işte bu yüzden: Klasör yapılarımın hepsini çizdiğimde, başka bir yerde "in" kelimesini çok özel bir şey ifade etmek için kullandım. İlk önce her şeyi ortaya çıkarmanın ne kadar önemli olduğunu gördün mü?

Benzersiz. Etiketleri ve sayıları kullanmanın nedenlerinden biri, dosya adlarını benzersiz tutmaya yardımcı olmasıdır. Asla aynı dosya adında iki dosya veya klasör istemezsiniz, çünkü yanlışlıkla aynı yere sürükleyip bırakırsanız, biri diğerinin üzerine yazabilir. Ve elbette, kafa karıştırıcı.

Özel karakterler. Alt çizgi, klasör adlandırma kurallarındaki en iyi arkadaşımdır. Temizler ve metnin okunmasını kolaylaştırırlar. Bazı insanlar klasör adlarında boşluk ve kısa çizgi kullanır; bu size bağlıdır. Neyi seçerseniz seçin, karakterlerin alfabetik ad sıralamasını nasıl etkilediğinin daima farkında olun. Bazen bir klasörün başında, "_DONE" gibi her zaman en üstte görünmesini istediğimde bir alt çizgi kullanırım. Sonra kolayca tamamlanan bir şey üst klasöre sürükleyip bırakabilirim. Alternatif olarak, en alttan istersem, "z_DONE" olarak adlandırabilirim.

Renk. Mac OS, hızlıca tıklayarak renk kodlu klasörleri sağlamanıza izin verir. Bir PC'de yapabilirsiniz, ancak çok fazla. İşbirliğim ve iş arkadaşım ve paylaşılan bir sunucudaki klasörleri, dosyalar ilk tasarım aşamasını geçtikten sonra turuncu, içerikler yeni ve henüz cilalanmamışken sarı olarak etiketledim. Mor üzerinde, bu işin yapıldığını gösterdi.

Hangi sistemi uygularsanız uygulayın! Tutarlılık, organize olmanın anahtarıdır. Düzenli olmanın, formda kalmak gibi, hızlı düzeltmeler değil uzun vadeli yaşam tarzı değişiklikleri gerektirdiğini unutmayın. Mümkün olduğu kadar ve ne kadar mantıklıysa, aynı temel ilkeleri tüm iş dünyasında tüm projeler, ekipler ve bölümlerde kullanmaya çalışın.

Uzaklaş

Bu makaleden hatırlanması gereken adımlar şunlardır:

1. Uygulamadan önce klasör yapınızı çizin.

2. Bir klasöre bakarken anlık görüntüde görmeniz ve bilmeniz gerekenleri düşünerek bilgileri hiyerarşik olarak düzenleyin.

3. Akıllıca bir sırada görünmelerini sağlamak için klasör adlarınızdaki harfleri, sayıları ve özel karakterleri kullanın.

4. Yeni klasörler oluştururken adlandırma kuralları ile tutarlı olun.