Video: DIKW (Bilgi Piramidi, Knowledge Pyramid) (Eylül 2024)
Organize olmak ve kalmak, kilo vermek gibidir. Kısa vadeli çözümler işe yaramıyor. Sizin veya çalışanlarınızın veya iş ortaklarınızın uzun vadede yapabilecekleri yaşam tarzı değişiklikleri yapmanız gerekir.
Bu seride, hem işinizi hem de kendi kişisel verilerinizi aşağıdakileri ele alarak organize etmenize ilişkin ipuçları vereceğim:
1. İşletmenizin bilgi hakkında nasıl düşündüğü.
2. Klasörler için kuralların isimlendirilmesi ve nasıl düşünüleceği.
3. Dosyalar için adlandırma kuralları.
4. Bilgi paylaşımı.
5. E-posta nasıl yönetilir.
Organize Edilecek Diyet
Kilo vermeye gelince, bazı insanlar gün boyunca beş veya altı küçük öğünlük bir diyetin kendileri için işe yaradığını, diğerlerinin ise üç alaylı öğüne ve aralarında hiçbir şey atıştırmaya ihtiyaç duymayacaklarına karar verdi. Bazı insanlar spor salonu üyeliği satın alır (gerçekte gitme gücü, harcadıkları paradan gelebilir), diğerleri ise asansör yerine merdivenleri kullanmak veya bisiklete binmek yerine bisiklete binmek gibi günlük alışkanlıklarına biraz daha fazla egzersiz yapmaktan daha iyidir.
Mesele şu ki, aynı çözümler herkes için işe yaramıyor. Organize olmakla aynı şey.
Bilgi Hakkında Düşünme Yolları
Organize olmak - ve kalmak - işiniz için bir yaşam tarzı taahhüdü olmalıdır. Günlük operasyonlardaki her çalışan ve paydaş programa bağlı kalabilmelidir. Organize olmak için sisteminizin, herkesin rutinlerine uyan uygulamalardan (örneğin, gittiğinizde gereksiz dosyaları silmek gibi küçük adımlar atmak veya her cuma öğleden sonra temizlik için ayırma gibi düzenli bir programda daha büyük adımlar atmak gibi) oluşması gerekir. gelen kutularını
Bu nedenle, kendinizi ve meslektaşlarınızı örgütlenme için yeni bir diyete sokmadan önce, işletmenizin bilgi organizasyonunu nasıl gördüğünü düşünmek için bir dakikanızı ayırın. Bazı olasılıklar:
• İlk gerçekleşen bir şey olduğu veya tamamlanması planlanan zaman gibi tarihe veya aya göre
• proje adına göre
• sorumlu kişinin adına göre
• mali çeyrek tarafından
Gerçekliğe Eşleştirme Uygulamaları
Ekibinizin gerçekte nasıl çalıştığını yansıtmıyorsa, bu örgütsel sistemlerden birini işletmenize dahil etmemeniz önemlidir. Meslektaşlarınıza, belirli bir belgeyi, belki bir faturayı veya bir sözleşmeyi bulmaları gerekiyorsa, ilk önce nereye bakacaklarını sorun. Daha da önemlisi, nasıl görünürler? Bilgisayarlarını veya şirketin ağını satıcı adına, tarihine, ürün açıklamasına göre mi arayacaklar? Bir klasör açıp dosya adlarını mı alıyorlar, tarihe göre mi yoksa dosya türüne göre mi sıralıyorlar? Bilgiyi bulmaları ne kadar sürüyor? Zamanlarını boşa harcıyorlar mı, çünkü sonuçlarını hızlı bir şekilde daraltmalarına yardımcı olmayacak şekilde mi arıyorlar?
Bunu yapmak için resmi bir toplantıya ihtiyacınız yok. Sadece uğra ve sor. İki dakikanızı alacak.
Birden fazla cevap olabilir. Bazen, bir projenin başladığı ayı ve yılı hatırlayabilirsiniz, meslektaşınız ise proje adına karar verebilir. Ve her iki durumda da, bilgi mutlaka statik değildir. Belki projenin gelişimi sırasında bir kod adı vardı ve belki de geç başlatıldı. Klasör adlandırma kuralları ile ilgili bir sonraki makalede, bu tür anlaşmazlıklarla başa çıkabilecek bir sistemin nasıl uygulanacağını açıklayacağım.
Uyu
Bu alıştırmanın yapılması, işletmenizin bilgilerini nasıl yapılandırması gerektiği konusundaki anlayışınızı şekillendirmeye yardımcı olmalıdır - ancak bir veya iki gün boyunca üzerinde uyuyun ve ardından mevcut yapınıza herhangi bir karar vermeden veya değişiklik yapmadan önce tekrar deneyin. Bazen bazı uygulamaların neden yerinde olduğunu unutuyoruz ve bunları aniden değiştirmek, yanlışlıkla bazı diğer işletme gerekçelerini de yok edebilir.
Örneğin, freelancer'ın sözleşme yaptığı yerlerde iki asıl asılı dosya klasörüne, biri faturalara ve diğeri vergi formlarına ayrılan bir ofiste çalışıyordum. Onları birleştirmek için çok daha mantıklı geliyor gibiydi. Neden iki dosya dolabı ve her ikisi de "Doe, Jane?" Olarak etiketlenmiş iki klasör var? Ne zaman faturalara erişime ihtiyacım olsa, genellikle serbest çalışanın vergi bilgilerini de aramaya başladım. Neden sadece sistemi basitleştirmiyorsunuz? Şu anda benim için açık olan ancak o sırada olmayan nedenlerden biri, kuruluştaki birçok kişinin faturalara erişmesi gerektiği, ancak çok az kişinin sosyal güvenlik numaraları gibi kişisel verilere erişimi olması gerektiği. Yöneticimin bu mantığı anlaması ve tüm sistemi yeniden düzenlemeden önce bana açıklayabilmesi iyi bir şey.
Uzaklaş
Bu makaleden yararlanmanın ilk adımları:
1. Meslektaşlarınıza ve kendinize sorun: "Bilgilerimiz hakkında nasıl düşünürüm?"
2. Herhangi bir sonuca varmadan önce cevaplar bir veya iki gün boyunca kafanızda dolaşsın.
3. Bir tür yapı ortaya çıkmaya başlamalıdır. Görebildiğiniz zaman, henüz tepki verme konusunda endişelenmeyin.
Organize olmanın formda kalmak gibi bir şey olduğunu unutmayın. Gece boyunca hiçbir şey değişmeyecek ve siz ve kurumunuz için doğru yaşam tarzı değişikliklerini yapmak daha önemli.
