Video: LOL bebek oto galerisine geliyor. Kız oyunları. (Eylül 2024)
Siz ve iş arkadaşlarınız dosyalarınızı nasıl adlandırırsınız, klasörlerinizi nasıl adlandırdığınız kadar önemlidir. Başlangıçtan itibaren akıllıca, sistematik ve mantıklı bir şekilde yapmak, işinizi başarı, uzun vadeli büyüme ve istikrar için konumlandırır.
Yeni bir örgütsel baskıyı düşünen birçok işletme, muhtemelen yeniden adlandırmak istemedikleri çok sayıda eski dosyaya sahiptir (en azından hemen değil). Sorun yok. Bir ara başlamalısın.
Pek çok durumda, işiniz ne olursa olsun, yeni bir proje, ekip, mali çeyrek veya yıl başlatırken yeni bir sistem uygulamak mantıklıdır. Organize olmayan arşivlerle nasıl başa çıkacağınızla ilgili olarak, zaman içinde önemli bir noktadan başlamak mantıklı geliyor. Bir yıl içinde, ihtiyaç duymadan ihtiyaç duyduğunuz en son şeyleri bulabilecek ve yönetebileceksiniz, ancak yeni sisteminizi oldukça kolay hale getiren eski şeyleri bulamayacaksınız. Bu arşivleri kullanmanız için size aylar vermeden (veya stajyerin gençliğini) hepsini yeniden isimlendirmek için birkaç püf noktası vereceğim.
Dosya İsimleri
Klasörlerde olduğu gibi, dosya adları şöyle olmalıdır:
• benzersiz
• dosyanın ne içerdiğini gösteren
• İşletmenizin bilgi hakkında ne düşündüğü doğrultusunda
• Sizin ve çalışanlarınızın bilgileri nasıl bulduğuna göre (insan gözüyle) taranabilir
• doğal olarak alfabetik olarak sıralanmıştır
• tutarlı, istikrarlı!
Benzersiz. Özellikle ortak bir ortamda çalışıyorsanız ve özellikle dosyaları bir sunucuya kopyalarsanız, dosya adlarının benzersiz olması kesinlikle çok önemlidir. Dosya adlarını benzersiz tutma konusunda bir sisteminiz yoksa, bunların üzerine yazma ve tüm verilerinizi kaybetme riskiniz vardır. İşbirlikçi ortamlarda, kasıtlı olarak dosyaların üzerine yazmak yaygındır. Benim gibi, açılır pencere uyarısına da ulaştınız ("Mevcut dosyayı yenisiyle değiştirmek istediğinizden emin misiniz?"), Yanlış dosyanın üzerine yazmanızı engelleyecek hiçbir şey olmayacak aynı isim.
Örneğin, Gray's Electronics'ten dün tarihli Grays-invoice.pdf adlı yeni bir faturam var diyelim. Sunucuya Faturalar klasöründe yapıştırabilirim ve bu adda bir dosyanın zaten bulunduğunu belirten bir uyarı alabilirim. Ayrıca, faturanın dün geldiğinden beri, başka birisinin oraya koyduğunu varsayabilirim - ancak muhasebe departmanını bu faturayı imzalattım, bu yüzden benimki en yeni olan benim olmalı, bu yüzden eskisinin üzerine yazacağım. Her şey o gün biri daha sonra Gray'in önceki faturasını almak için bana sorduğunda parçalara ayrılır, bilirsiniz, iki ay öncesinden bir … aynı dosya adına sahip olan, şimdi de bitti.
Göstergesel. Dosya adlarının ne içerdiklerini göstermesi gerektiğini belirtmek aptalca görünüyor, ancak birçok kez yanlış gittiğini gördüm. Birçok kişi, bir klasörün içine yerleştirildiğinde, klasörün daha büyük kategori adına baktığını varsayar. Ayrıca, yanlışlıkla bir dosyanın içeriğinin en alakalı içeriğinin, dosyaya erişmesi gereken herkes için de açık olacağını varsayıyorlar. Faturalama örneğini tekrar ele alalım. Muhasebe departmanının faturaları üç şekilde bulduğunu söyleyin: fatura numarası, vergi kimliği ve ödendiği mali ay. Muhasebe "Gray'in faturası" nı daha az önemsemezdi.
Tüm dosyalarım için kişisel olarak iki ana tanımlayıcı kullanıyorum: sayısal tarihler ve kodlar. Evde, ayda birkaç kez blog yazarım. Blogumda kullandığım tüm metin dosyaları ve fotoğraflar dört basamaklı bir tarih (YR MO) ve "blog" için "bg" sınıflandırıcı ile sınıflandırılıyor. Montreal’deki Eylül 2010’da yapılan bir seyahatte çekilen bir pazarın fotoğrafına 1009bg_montreal_market.jpg denir. Dört basamaklı sayılar blog dosyalarım için çalışıyor çünkü ayda ortalama dört veya beş yazı yazabiliyorum.
Bazen, belirli bir aya ait düzinelerce fotoğraf olabilir. Bu durumda, günleri sonuna kadar ekleyerek altı basamaklı bir sayı ile kodlarım veya karakterleri kaydetmek için diğer işaretleyicileri kısaltırım böylece dosya adlarına daha açıklayıcı metin eklerim. Örneğin:
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg
Bunların her ikisinin de, her ikisi de Eylül 2010'da (1009), Montreal'de (mnrl), pazarda (mrkt) çektiğim bloğumda (bg) yayınladığım biber fotoğrafları olduğunu bile bilmiyorum.
Başka bir numara, çok seyahat ederseniz, konumu belirtmek için havaalanı kodunu kullanın: Montreal için YUL, Los Angeles için LAX, Londra için LHR veya LGW, vb.
İş Düşüncesi Süreci ile aynı doğrultuda. Yukarıdaki örnekten tahmin edebileceğiniz gibi, tarihe göre bilgi almak için hafızama güvenebileceğimi biliyorum. Adlandırma kurallarınızın nasıl işe yarayacağına karar verirken, işletmenizin bilgileri nasıl hatırladığını bilmeniz gerekir. Ancak tarihler aynı zamanda bir taşla iki kuş öldürür. Dosyayı, oluştuğu veya önemli olduğu zamanlar için kodlarlar ve benzersiz adlara sahip olmanızı sağlarlar. 2006'dan itibaren Montreal seyahatimden asla iki kez fotoğraf çeksem bile, 2010'dan gerçekten istemediğim resimleri asla açmayacağım.
Dosya adlarınıza tarih eklemenizi kesinlikle öneririm. Tek gerçek soru şu: İşletmeniz için en uygun tarih hangisi? Bir faturanın gönderildiği veya işlendiği tarih veya işin yapıldığı tarih veya sözleşmenin imzalandığı tarih? İş sahipleri, takım liderleri ve departman yöneticileri son çağrıyı yapmalı, ancak önce en fazla günlük işi yapan insanlarla konuşmalıdır. Gerçekten ne anlama geldiğini bilenler.
Scannable. Bir klasörü açtığınızda, içeriğini derhal bilmek, dosyaları açmadan veya küçük resim görünümlerinde kısaltma yapmak istemezsiniz. Doğru dosya adlandırma kuralının oluşturulması, her bir belgedeki temel bilgilerin ne olduğunu belirlemeyi içerir. Resume.doc dosyasına sahip birisinin bilgisayarını gördüğümde kafayı kesiyorum. Hangi özgeçmiş bu? Ne zaman güncellendi? Uzun versiyon mu yoksa kısa versiyon mu? Nereye gönderilecek? 1102_CV_marketing_digital.doc, dijital pazarlama deneyiminizi vurgulayan özgeçmiş olabilir, oysa 1102_CV_short.doc, hukuk fakültesine başvurduğunuzda güncellemek istediğiniz genel profesyonel CV olabilir.
Siz ve meslektaşlarınızın sizin için ne kadar daha verimli olabileceğini bir düşünün, açmadan önce her dosyanın ne içerdiğini çok kesin bir şekilde biliyordunuz.
Doğal Sıralı. Tarihleri tanımlayıcı olarak kullanmamın bir diğer nedeni de, klasör dosyaları tipik olarak varsayılan olan adlarına göre sıralarken her şeyin kronolojik sıraya düşmesidir. Gerçek dosya tarihine göre sıralama yalnızca dosyaların en son ne zaman güncellendiğini gösterir ve bu, bilmek istediğiniz veya bilmeniz gereken birincil şey değildir. YR MO DA’yı her zaman dosya adının başına koyarsanız, her zaman siparişiniz olur.
Tutarlılık. Daha önce, organize olmanın formda kalmak gibi bir şey olduğunu benzetmiştim. Değişim bir gecede gerçekleşmez. Ödüller kısa vadede değil uzun vadede gelir. Modaya uygun bir diyet yapmak yerine, sizin için doğru olan ve uzun sürecek değişiklikler yapmanız gerekir. Birlikte yaşayabileceğiniz bir çözüm bulduğunuzu hissettiğiniz zaman, buna bağlı kalın!
Arşivlerle veya Eski Dosyalarla Akıllıca Çalışma
Hiç kimse sizden tüm veri arşivinizi yeniden düzenlemenizi ve yeniden adlandırmanızı beklememektedir. Vaktini harcamak için değerli bir yol değil ve çekebileceğini düşünmek gülünç. Öyleyse geçmişte bu düzensiz dosya ve klasörlerle ne yapmalısınız?
Tüm dosyalarınızı bir kerede düşünmek yönetilemez. Bu yüzden dağınıklar! Arşivlerle uğraşmaya başlamanın en kolay yolu iki grubu düşünmektir: eski ve gerçekten eski. Yaşlıyı ve gerçekten yaşlıyı nasıl tanımladığın sana kalmış.
Benim için, "gerçekten eski" demek, yüzde 99'dan daha fazlasına, dosyaya bir daha asla erişemeyeceğimden emin olduğum anlamına geliyor - ama olabilirdi. "Gerçekten eski" şeyler, benim için de en az üç yaşında olması gerekiyor. Bu iki kriteri karşılayan dosyalar diske arşivlenmeye hazırdır.
Düzenli "eski", genellikle bir ve üç yıl önce üzerinde çalıştığım dosyaları gösterir. Bunlar, sabit diskimde veya sunucumda kalıyor, ihtiyaç duyduğumda erişebildiğimde erişebiliyorum ama yıl klasörlerine atıldım. "2010", "2009" ve "2008" olarak etiketlenmiş klasörlerim var.
Eski içeriği yıllara göre klasörlere koymak, bahar temizliği yapmanızı sağlar. Dolabınızı boşaltmadan iyice temizlemeyi denediniz mi? Çalışmıyor. Organize olmak için yeni bir başlangıç yapmanız gerekir. Tüm dosyalarınızı klasörlere göre yıllara göre taramak, ihtiyacınız olabilecek herhangi bir şeyi kaldırmadan size temiz başlangıç sağlar. Düzenlenmeden önce temiz ve düzenli bir pencere görmeniz gerekir!
Birden fazla yıla yayılan bir dosyayla ne yaparsınız? Son yıl klasörüne yapıştırın. Geçen sene üzerinde çalıştın mı? O zaman geçen yılın klasörlerinde olmalı. Endişeleniyorsan, onu bulamayacaksın, neden? Dosyalarınız zaten çok karışık! Muhtemelen dosyayı yine de aramak zorundasınız, o halde bir klasörde daha yerleşmişse ne önemi var?
Uzaklaş
Bu makaledeki önemli paket noktaları:
1. İşletmenizin kullandığı dosya adlandırma kuralının kuruluştaki herkes tarafından anlaşılması gerekir.
2. Dosya adlandırma kuralları, kişilerin adlarını tarayarak veya addaki tarihlere veya diğer işaretlere bakarak bilgileri hızla bulmalarına yardımcı olmalıdır.
3. "Doğal olarak sıralanan" dosyaların taranması ve sıralanması daha kolaydır.
4. Adlandırma kuralları ile tutarlı olun.
5. Sadece eski verileri yıllarca arşivleyerek büyük bir revizyon projesinden kaçının.
