Video: Excelde Raporlama Teknikleri (Kasım 2024)
Brooke Zimet, işyeri güvenliği formlarını doldurmanın berbat bir şey olduğunu ilk elden biliyor. Bugün Zimet, Portland, Ore'de TalentShip LLC'nin sertifikalı üst düzey profesyonel insan kaynakları (İK) danışmanı ve TalentShip LLC'nin sahibi olan İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği (SHRM) Derneği'dir. İşçilerin hastalanmaları veya işyerinde yaralanmaları durumunda, İş Güvenliği ve Sağlığı İdaresi (OSHA) kayıtlarının uygun şekilde nasıl doldurulacağı öğretildi. OSHA müfettişleri tarafından yapılan sürpriz denetim onun hatalarını ortaya çıkardı. Zimet, "Daha önce hiç olmadıysa, bilmeniz gereken şeyin farkında değilsiniz." Dedi.
2017'den başlayarak, şirketlerin işyeri güvenliği belgelerini doğru almaları daha da önemli olacaktır. O zaman yeni bir OSHA yönetmeliği devreye giriyor ve yaklaşık 750.000 işverenin, yıllık çalışan hastalık ve yaralanma raporlarını elektronik olarak ajansa göndermesini istiyor, bu da web sitesinde verileri yayınlayacak.
İşverenlerin uyması çok zor olmamalı. Ancak, teknik satıcılardan ve sektördeki uzmanlardan öğrendiğim gibi, şirketler bu işi yapmak için yalnızca İK yazılımına güvenemezler. Ve hata yapmak - ya da çok derin olmak - seni ısırmaya gelebilir.
HR Tech, Mulling Yazılım Güncellemelerini Sundu
Mayıs ayının başlarında sonuçlanan yeni OSHA düzenlemesi, ABD, 250'den fazla çalışanı olan şirketleri ve inşaat, bakkallar, üretim ve bakım evleri dahil olmak üzere birkaç düzine yüksek riskli sektördeki 20 veya daha fazla çalışanı olan şirketleri etkiliyor.
Yeni şart uyarınca, OSHA işçi güvenliği verilerini web sitesine gönderecek ve "iş kazası verilerinin kamuya açıklanması" işverenlerin işle ilgili yaralanmaları ve hastalıkları önleme çabalarını artırmaya teşvik edeceği beklentisiyle "web sitesinde yayınlayacak. Yeni kural, işverenleri, işçileri yaralanmaları nasıl rapor edebilecekleri konusunda bilgilendirmeye yönlendirir ve çalışanlarına karşı misilleme yapmalarını önler.
OSHA güncellenmiş düzenlemeleri yayınladıktan sonra, şirket içi ve bulut tabanlı İK yönetimi ve zaman ve katılım yazılımı tedarikçileri de dahil olmak üzere yarım düzineden fazla teknoloji tedarikçisine başvurdum. Müşterilerin uyum sağlamaları için güncelleme planlayıp planlamadıklarını bilmek istedim.
Çeşitli cevaplar aldım. ADP, bordro işleme devinin sözcüsüne göre, kabiliyetini artırmaya çalışıyor. Bir SAP SuccessFactors Perform ve Ödül sözcüsü, şirketin "Çalışan Merkezi Zaman ve Seyirci" modülünün işe bağlı hastalıklar ve yaralanmalar dahil olmak üzere türe göre devamsızlıkları izlemek ve derlemek için yapılandırılabileceğini söylüyor. Bununla birlikte, kullanıcıların verileri ajansa iletmek için OSHA tarafından kabul edilebilir bir elektronik formata indirmeleri gerekecektir.
Diğer İK teknolojisi satıcıları hala ne yapacaklarını çözüyorlar. BambooHR Kıdemli Ürün Müdürü Jonathan Rejholec, müşterilerin herhangi bir işlem yapmadan önce bunun önemli bir özellik olduğunu düşünüyor olup olmadığını görmek istiyor. Ultimate Software, UltiPro İK yönetim hizmetini yükseltip yükseltmemeye karar vermeden önce bekle ve gör yaklaşımını kullanıyor. Kronos, Kronos SaaShr ürünlerine bakıyor. Öncelikli olarak fayda yönetimi yazılımı sunan PlanSource, durumu en iyi nasıl ele alacağını belirlemek için diğer İK fonksiyonları ile işbirliği yaptığı teknik satıcılarla konuşuyor. GoCo'nun CEO'su olan Nir Leibovich, Zenefits'e rakip olan freemium tabanlı bir İK platformuna sahip bir şirket, düzenlemenin kaç müşterisini etkileyeceğini tahmin etmeye çalışıyor. GoCo müşterileri genellikle beş ila 300 çalışanı var ve Leibovich, bu büyüklükteki işletmelerin kaçının OSHA'nın yüksek riskli endüstri tasarımına girdiği konusunda veri bulamadığını söyledi.
İş dünyası ve teknoloji yazarı ve konuşmacı Phil Simon, ADP, Oracle, Workday ve diğer büyük endüstri adlarının beğenilerine yasal rakipler olarak görünmek istiyorlarsa, İK yazılımı üreticilerinin bu işlevi ekleyeceğini söyledi. Öte yandan, daha önce İK teknoloji satıcısı Lawson Software için çalışan Simon, “Bunu bir elektronik tabloda tutan veya İK teknolojilerinin bunu yapabileceğini bilmeyen çok sayıda şirket olacağına eminim” dedi. Infor'un bir parçası).
Verileri Temizleme, Eğitim Alma ve Hazırlanmanın Diğer Yolları
Satın aldıkları İK teknoloji satıcısı, yeni elektronik raporlama kuralına uyması için yazılımını güncellemezse, işverenler tamamen batmaz. SAP SuccessFactors Perform ve Ödül'e benzer olarak, birçok kurumsal kaynak planlaması (ERP) ve İK yazılımı ve yönetim sistemleri zaten devamsızlık raporları oluşturuyor. Oradan, şirketlerin ilgili verileri sistemden ve OSHA'nın kabul ettiği bir biçimde çıkarması için ilave bir adım atmaları gerekecektir.
Şirketler veri göndermeden önce, temiz olduklarından emin olmak zorundadırlar. Bu noktaya gelmek, göründüğünden daha zor olabilir. Bazı kuruluşlarda, bir işçi yaralandığında, fabrika katındaki bir süpervizör veya yönetici bir olay raporu doldurur veya İK'nın onlara ne yapmaları gerektiğini söylemesini bekler. Sonuç olarak, bazen formlar doğru doldurulmaz veya eksik olur. Simon, "Tecrübelerimin yüzde doksan beşi, sistem düzgün çalışmıyor çünkü birileri veri kalitesine dikkat etmedi" dedi.
Bunun gelecekte gerçekleşmeyeceğinden emin olmak için şirketler, işyeri güvenliği formlarını rutin olarak dolduracak personeli ilgili eğitimlerle koyabilirler. Oregon OSHA gibi devlet işçi güvenliği kurumları çevrimiçi sınıflar sunmaktadır. OSHA, OSHA Eğitim Enstitüsü Eğitim Merkezleri aracılığıyla, ajans tarafından yetkilendirilmiş sınıflar sunan ulusal kar amacı gütmeyen bir ağ oluşturur.
Zimet, kuruluşların paylaştığı bilgi miktarına da dikkat etmeleri gerektiğini söyledi. Değişiklikten önce, işverenler dikkatli tarafına düştü ve fazla rapor edildi. “Ama şimdi bunu yaparsan, ” diye uyardı “cezalandırılabilir. Çok fazla olay ve kaza yapmak istemezsiniz çünkü bir teftişi tetikleyecektir.”
Küçük işletmelerin yeni düzenlemelere uyması gereken daha büyük rakipleri varsa, Zimet, sektörlerinde daha fazla OSHA soruşturması başlatacağını söylüyor. “Öyleyse küçük çocukların da uyumlu olmaları gerekiyor” dedi.
Zimet, sağlık ve erken çocukluk eğitimindeki çeşitli şirketler için personel (veya sözleşmeli) üzerinde çalıştı, iki endüstri OSHA işyeri hastalıkları ve yaralanma riskini yüksek görüyor ve bu nedenle daha sık denetliyor. Yıllar boyunca en az sekiz denetime tabi tutulduğunu düşünüyor. Yeni çevrimiçi raporlama kuralı bir OSHA denetimini tetiklerse, şirketlere kayıt sahiplerinin başvurabilecekleri bir kontrol listesi oluşturmalarını önerir. Kontrol listesi, verilerin depolandığı yönleri içermeli ve OSHA'yı sık sık denetimlerde soruyor olmalıdır. “Bu, bir şirketin intranetinde güvenlik bölümüne sahip olmak veya bir wiki oluşturmak kadar basit olabilir” dedi. “Pek çok şirket bu şeyleri bağlayıcıda modası geçmiş bir hale getirdi.
