Organize olun: iş akışlarını haritalandırmak için işbirliği yazılımı nasıl kullanılır?

İlk gerçek işimin ilk gününde, beni işe alan dergi yayıncısının en kıdemli editörü, beni duvara asan devasa bir akış çizelgesine götürdü. “İşte bir makalenin yazılıdan yayınlanmaya ilerlediğini” dedi. Tüm süreç boyunca beni yönlendirdi, ekibimin ve benim bulunduğum bölümleri vurguladı. Bu, 2001 yılında işbirliği yazılımı özgürce sunulmadan önceydi, ancak o gün öğrendiğim dersler Asana ve Slack'in bu döneminde bile geçerliydi.

Her dergi makalesi, cepheye bantlanmış bir kağıt parçası ile büyük bir poli zarf içine girmiştir. Makale, makalenin görüneceği dergiye renk kodludur. Buna iş ceketi dendik. Makale, prova için kopya editörlerine veya değişiklikler için klavyeye bağlı departmana gittiği her seferde, yolculuk geçmişi iş ceketinde kaydedildi. Bir çalışan onunla birlikte çalıştığında, iz sayfasına bir satır yazarak onu yeni bir bölüme atadı. Bir iş ceketi gören herkes, makalenin geçtiği tüm aşamaları ve bir sonraki adımda nereye gitmesi gerektiğini tam olarak biliyordu.

Bunu düşünerek, bu iş ceketleri Asana gibi bugünün iş akışı yazılımının öncü ve fiziksel tezahürüydü. Duvara sabitlenmiş olan iş akışı şeması benim için mükemmel bir yönelimdi, yeni bir çalışan olarak ve başka biri tarafından kullanılıyordu. Bana örgütün ne yaptığını ve nasıl olduğunu net bir şekilde gösterdi.

Kağıtsız ortamlar için zorladığımız ve büyük ölçüde elektronik dosya ve klasörlere taşındığımız günümüz dünyasında, bu tür iş akışı belgelerini oluşturup onları güncel tutmaktan vazgeçmek daha kolaydır. Ancak tüm işletmeler ve hatta hobi düzeyinde çalışan ekip çalışması projeleri için iş akışınızı belgelemek çok önemlidir.

Neden Belge İş Akışı?

İş akışınızı neden belgelemelisiniz? Aşağıdakiler dahil olmak üzere kesinlikle birkaç kritik neden vardır:

• İşletme sahiplerine ve yöneticilerine, iş sürecinin her aşamasında ne olduğunu ve neden olduğunu tam olarak düşünmelerinde ve anlamalarında yardımcı olur;
• Gereksiz adımların tanımlanmasını ve işlemlerin kesilmesini sağlar;
• İşin belirli aşamalarından uzakta olabilecek çalışanlara veya ekip üyelerine neden var olduklarını ve hangi değeri sağladıklarını hatırlatır;
• Takım üyelerine katılmak için esastır;
• Potansiyel meslektaşları, müşterileri ve yatırımcılara bir işletmenin nasıl işlediğini açıklamanın en iyi yollarından biridir; ve
• Bir ekibin işbirliği araçlarını kullanmaya daha etkin bir şekilde başlamasını sağlar.

Bu son noktaya kadar, Asana'dan zaten bahsetmiştim. Asana, bir iş akışı yönetim aracıdır, steroidlerin bir yapılacaklar listesi gibidir. İlk yayıncılık işimde kullandığım iş ceket sistemine çok benziyor. Asana, yapılması gereken görevleri izlemenize ve bunları bir süreçten geçirmenize izin verir. Her görevin geçtiği tüm adımların veya alt görevlerin geçmişi vardır. Bir kişi elindeki alt görevle bitince, onu bir sonraki adıma atar ve bir sonraki kişi için bir görev veya departmana yönlendirir.

Analoji daha önce Asana'nın bir iskambil kağıdı destesi gibidir, oysaki proje yönetimi yazılımı bir tahta oyunu gibidir. Bir masa oyunu açtığınızda, bir tahta, çeşitli oyun parçaları ve oyunu nasıl oynayacağınız konusunda açık bir kurallar olabilir. Oynayan herkes bu önceden belirlenmiş kuralları kabul eder. Kurallardan sapmak olabilir, ancak oyun bu kurallara uyduğunuzda maksimum eğlence için tasarlandı, bu yüzden de öyle.

Ancak, kağıt oynadığınızda, oynayan herkesin hangi oyunun oynanacağına ve hangi kurallara uyacağınıza karar vermesi gerekir. Kalpleri oynayabilir ya da tükürük çalabilirsin. Bazı kart oyunları, Texas Hold'em gibi belirlenmiş kurallarla bilinir. Sonra, rmy gibi değişkenler içeren başka oyunlar da var (cin remi, düz remi, 500 remi, vb.) Ve herkesin aynı fikirde olacağından emin olmak için masadaki herkesle aynı kurallara göre hash yapmalısınız. nasıl oynanır. Ayrıca kendi kart oyununuzu icat etme seçeneği de var, oynamak isteyen herkese öğretmeniz gereken benzersiz kurallar.

Asana (ve diğer birçok işbirliği aracı; bir anda daha fazla örnek vereceğim) dediğim gibi, bir iskambil destesi gibi. Bu yüzden Asana'nın çalışması için herkes oyunun nasıl oynandığını, kuralların ne olduğunu, amacın ne olduğunu ve oyunun nasıl bittiğini bilmesi gerekir.

Peki ya Kanban?

Kanban panoları, bir iskambil destesine benzeyen bir başka işbirliği aracı örneğidir. Trello, çevrimiçi bir kanban aracı örneğidir. Yazılım geliştirme ve programlama ekipleri genellikle önceden belirlenmiş, önceden belirlenmiş bir şekilde (Texas Hold'em oynamak gibi) kanban kullanır, oysa kişisel kullanım için kanban kullananlar istedikleri kuralları oluşturabilir.

Belgelenmiş bir iş akışınız varsa, bu iş akışını kolayca Asana'ya eşleyebilirsiniz. Daha önce belgelenmiş bir iş akışınız varken Asana'yı kullanmaya başlamak çok daha kolaydır, çünkü zaten tüm iş veya takım süreci boyunca yukarıdan aşağıya doğru düşündüğünüz anlamına gelir. Asana evlat edinmek, ne olursa olsun, bazı denemeler ve hatalar yapar, ancak daha önce iş akışlarınızı belgelemeden yaparsanız çok daha karışık ve daha sinir bozucu olur.

İş Akışlarını Eşleme

İş akışı yazılımıyla, tüm süreç devam etse bile, genellikle tamamlanan bir şey vardır. Tamamlanabilecek olan şey genellikle sizin görevleriniz veya alt görevlerinizdir.

Proje yönetimi yazılımında tamamlama fikri çok farklı. Tanım olarak bir proje, bir tarihte tamamlanan ve teslim edilen bir şeydir. Ancak her türlü iş proje değildir. Çalıştığım dergi yayınevinde, bir makale basıldığında tamamlanacak. Benzer şekilde, bir derginin her sayısının yayınlandığı tarihin bitiş tarihi vardı. Ancak kopya düzenleme hiç tamamlanmadı. Devam eden bir işti. Hala izlenmesi gerekiyordu. Somut görev atamaları vardı -bu makaleyi düzenlemeyi kopyala- ama kopya düzenlemenin kendisinin bir bitiş tarihi ya da dağıtımı yoktu.

Bir iş akışını haritalama işlemi ayrıca hangi süreçlerin veya prosedürlerin açıkça atanması ve izlenmesi gerektiğini tam olarak belirlemeyi de içerir. Bu hassasiyet ve detay seviyesi çok önemlidir.

Yemek pişirmek için bir tarif düşünün. Yemek tarifleri her adımı listelememektedir, çünkü birçoğu örtüktür veya anlaşılmıştır. Yemek tarifleri size yumurta kırmanızı, içindekileri boşaltmanızı ve kabukları atmanızı söylemez, çünkü "yumurta ekle" zaten anlamına gelir ve tüm bu adımları listelemek gereksiz yere zahmetli hale gelir. Benzer şekilde, bir çalışma ortamında, "makaleyi düzenle" nin "başlığı kontrol et, satır çizgisini kontrol et, parçayı düzenle ve yazara herhangi bir soru bırak" anlamına geldiği anlaşılabilir.

Ancak bazı durumlarda, daha iyi derecede açık olmanız gerekebilir. Bir keresinde gazete başlıklarında, başlıkların, fotoğraf başlıklarının, sayfanın alt kısmındaki tarihin ve sayfa numarasının kopyalanma işleminden ayrı adımlar atması gerektiği, çünkü genellikle göz ardı edildikleri için gazete yayınlarında çalıştım.

Başka bir deyişle, hangi seviyede detayın gerekli olduğunu bulmak zorundasınız. Çok fazla adım var ve yazılımı kullanan insanlar prosedürü görmezden gelecekler. Çok az ve kritik hatalar olabilir. Doğru olması için biraz deneme yanılma olabilir, ancak başlamadan önce bazı kararlar vermelisiniz.

Zihniyetlerin Eşleştirilmesi

İş akışlarını haritalandırırken, kuruluşunuzun toplu olarak nasıl düşündüğünü bulmak için zaman harcayacaksınız. Kuruluşunuzun projeler, insanlar veya ilgi alanları hakkındaki zihniyeti nedir? Asana'da ve diğer işbirliği araçlarında önemlidir.

Slack iyi bir örnek. Slack, push bildirimleri yerine çekmeyi vurgulayan bir mesajlaşma platformudur, bu yüzden almak istediğiniz mesajları seçmeyi gerektirir. Bu bildirimler için iyi filtreler yapmak için, kısmen Kanallara güvenmeniz gerekir. Kanallar gruplar gibidir ve Kanalları etkili bir şekilde yapmak için ekibinizin her şey hakkında ne düşündüğünü bilmek zorundasınız. Bölümler veya projeler açısından düşünüyor musunuz? Konu veya müşteri açısından düşünüyor musunuz? Bir emlak şirketi işletiyorsanız, mahalleler veya mülk değer eşikleri veya temsilciler açısından düşünebilirsiniz. Kanal oluşturmadan önce ekibinizin zihniyetini çözmeniz gerekir, böylece ekip çalışmasını kolaylaştırmada etkili olurlar.

İşbirliği araçları genellikle renk kodlaması, etiketleme ve hatta bazen renk kodlu etiketleme gibi bilgileri düzenlemek için daha fazla yol içerir. Daha önce tarif ettiğim renk kodlu iş ceketlerini hatırladın mı? Aynı anlaşma. Doğru kullanıldığında, renk kodlaması derhal bilgiyi açıkça ileten görsel bir işarettir. Bu nedenle, renk kodlaması verimliliği artırır. İlk önce neden bir şeyin renk kodlu olması gerektiğine ilişkin olarak ekibin zihniyetini anladığınızdan, bir işbirliği aracında renk kodlamasını kullanmanızı şiddetle tavsiye ediyorum. Hangi bilgilerin derhal ve kelimeler olmadan aktarılması gerekiyor? Bu soruya cevap verebilmek için ekibinizin zihniyetini anlamalısınız.

Kültür dahil

İş akışlarını bir işbirliği aracıyla eşlemeden önce belgelendirmek önemlidir ve zihniyeti anlamak ve eşlemek de bu kadar önemlidir. Son parça kültür.

İşbirliği araçları şirket kültürünü yansıtır ve bunun tersi de geçerlidir. Profesyonellik, formalite seviyesi ve konuyla başa çıkmanın uygun ve uygun olmadığı yerlerde genel angajman kuralları oluşturmak gerçekten önemlidir.

Bir çalışanın veya ekibin bakış açısına göre, işbirliği araçları genellikle buharı uçurmak için bir yer olarak kullanılır. Tecrübelerime göre insanlar işbirliği araçlarının kendilerine özel bir alan sağlayıp sağlamadığına bakılmaksızın şikayetlerini yayınlayacaklar. Bazı kuruluşlar açık tartışmalara ve hatta işle ilgili tartışmalara değer verirken, diğerleri bunu dikkat dağıtıcı ve potansiyel olarak tehlikeli olarak görür.

İşbirliği araçları tek başına insanların uygun yerlere havalanıp havalanmayacağını belirleyemez. Şirket kültüründen gelmek zorunda. Liderlik pozisyonundaki kişilerin, ekip üyelerinin çalışma bağlamında veya dışında şikayet ve tartışmalarla konuşmalarını isteyip istemediklerini açıkça belirtmeleri gerekir. Bir sorun olduğunda kim bilmek ister? Ekip üyeleri bir endişesini veya şikayetini ifade etmeden önce anonimlik isterler mi? Catharsis için mi yoksa iş ve iş akışlarıyla ilgili olası problemlerin altını çizmek için şikayet mi yapıldı? Yine de gerçekleşecekse (ve olacaksa), gerçekleşmemiş gibi davranmak yerine onu hesaba katmak ve kararlarını almak daha iyidir.

Ek kaynaklar

İş akışlarını haritalamayı kolaylaştıran bir diğer kaynak zihin haritalama yazılımıdır; Bir zihin haritasının proje yönetiminizi nasıl kirletebileceği konusundaki ipuçlarına bakın. Proje yönetimi yazılımı kullanmanın ilk günlerinde iseniz, başlamak için bu dört ipucu yardımcı olacaktır. Asana'ya daha derin bir bakış için Asana'nın kullanımıyla ilgili bazı ipuçlarını okumanıza yardımcı olur.