Organize olun: gevşekliği nasıl düzenli tutabilir, taranabilir ve çok meşgul değil

Slack, e-posta kullanmaktan çok bir ekip içinde iletişim kurmayı kolaylaştırır, ancak uygulama dağınık bir çocuk oyun odası gibi görünme eğilimindedir. Eğer ekibinizin üyeleri animasyonlu gifler konusunda derin bir tutkuya sahipse veya kanalları nasıl adlandırdıklarını düşünemiyorlarsa, kişisel arayüzünüz muhtemelen tamamen dağınık olmaktan acı çekiyordur. Bu dokuz ipucu, bu en iyi işletme mesajlaşma uygulamasının kontrolünü yeniden kazanmanıza yardımcı olabilir.

1. Slack Mesajlarını Daha Kompakt Yapın

İki ayar Slack arayüzünüzü daha düzenli hale getirmek için sıkılaştırır. Tercihler> Mesajlar ve Medya'ya gidin. Tema altında, Sıkıştır'ı seçin. Ardından, hemen altında, Yalnızca görünen adları görmeyi seçin.

Birlikte, bu ayarlar fazla karakterleri ve boşlukları Slack'den kaldırır. Tercih ettiğiniz tarz olmayabilir, ancak Slack alanınızı daha temiz ve daha az meşgul göstermek istiyorsanız denemeye değer. Çok fazla kaydırma yapmadan çok fazla bilgi tarayabilmek isterseniz, bunu denemeye değer olabilir.

2. Slack Kenar Çubuğunu Sökünüz

Kenar çubuğunuzda listelenen her kanalı ve iletiyi varsayılan olarak görmeniz için hiçbir neden yoktur. Yıldız kanalları ve en sık kullandığınız doğrudan mesajlar. Bu, dikkatinizi bu küratörlük listesine odaklamanızı sağlayan Yıldızlar başlığı altında en üstte oturmalarını sağlar.

Slack hesabınız ciddi bir şekilde karmaşıksa, yalnızca yıldızlı mesajları ve okunmamış mesajları gösterecek şekilde ayarlarınızı değiştirmeyi de düşünün. Tercihler> Kenar Çubuğu> Kenar Çubuğu Ayarları> Görünüm'e gidin ve Okunmamış ve yıldızlı sohbetleri seçin.

3. Görüntü Dağınıklığını Bastır

Slack hakkındaki temel şikayetiniz, meslektaşlarınızın çok sayıda hareketli gif, emoji ve muazzam önizleme resimlerine sahip linkler göndermesiyse, bunları görünümünüzde bastırabilirsiniz. Tercihler> Mesajlar ve Medya bölümüne bakın. Alt kısımda, farklı görüntü türlerini gizlemenizi sağlayan onay kutuları bulunur.

En üst düzeyde düzenli olmayan Slack deneyimini istiyorsanız, onları bu şekilde ayarlayın:

4. Bildirimleri Özelleştirin

Çok fazla bildirim almak, hepsini gürültüye dönüştürür. Slack’de aldığınız bildirimleri üç adımda özelleştirin.

İlk olarak, yeni mesajların çoğunun önemli olmadığı kanalları kapatın. Kanala gidin, arama çubuğunun yanındaki dişli simgesini tıklayın ve o kanalı susturma seçeneğini seçin.

İkincisi, bildirim tercihlerinizi Doğrudan iletiler, bahseler ve anahtar kelimeler olarak değiştirin ya da Hiçbir şey. Hiçbir şey'i seçerseniz, yeni mesajları gösteren rozetleri görürsünüz, ancak sesli uyarılar veya diğer ekran bildirimleri almazsınız.

Üçüncüsü, tercihlerinizin bu bölümünde görünen son iki seçeneğe dikkat edin: İzlediğim Konulara Cevapları Bana Bildir ve Mobil Cihazlar İçin Farklı Ayarlar Kullan. Siz ve takım arkadaşlarınızın nasıl sesli sohbetler kullandıklarına bağlı olarak, konu bildirimleri alma seçeneğini seçmek isteyebilirsiniz. Mobil cihaz seçeneklerine gelince, telefonunuzda farklı tercihlerin seçilmesi, odaklanmanıza yardımcı olabilir. Bir dahaki sefer kesintisiz çalışmanız gerektiğinde, Slack masaüstü uygulamasından çıkın ve web uygulamasından çıkın, ancak önemli Slack bildirimleri için telefonunuzu yakın tutun.

5. Benzer Slack Kanallarını Kümelemek İçin Önekleri Kullan

İşte ekiplerin Slack'de düzenli olarak kullandıklarını görmek için bir taktik: Birlikte gruplandırılması gereken kanallar için önek oluşturun. Örneğin yalnızca satış ekibi tarafından kullanılması öngörülen tüm kanallar, örneğin "sales-" ön ekini almalıdır, böylece # sales-contact, # sales-tips, # sales-wins, vb. Yalnızca eğlence amaçlı olan kanallar "eğlence" veya "su soğutucusu" önekini alabilir.

Öneklerin kullanılması, benzer kanalların hem kenar çubuğunuzda hem de her bir kanalı keşfetmeniz gerektiğinde tüm kanal listesinde otomatik olarak kümelenmesine neden olur.

6. Yoklama Araçları'nı (veya Bu Hack'i) kullanın

Takım arkadaşlarınıza “Bu öğleden sonra ne zaman buluşabilir?” Gibi anket tarzı bir soru sorulduğunda. oylama uygulamasını kullanın. Bir ankete verilen yanıtları okumak, yorumlarınızı zorlamaktan öteye gitmekten çok daha kolay ve düzenlidir.

Slack için Polly, en iyi bilinen anket ve anket uygulamalarından biridir. Slack eklentisi olarak kurun ve anket oluşturmak istediğinizde "/ polly" yazın.

Ayrıca bu basit oylama ile oy verme araçlarını atlayabilirsiniz: Sorunuzu yazın ve reacji ile olası cevapları verin. Takım arkadaşlarınız, tercihlerini göstermek için soruya uygun tepkileri eklemeleri gerektiğini anlayacaklardır. Eşleşecek belirgin simgeleri olmayan sorgulama seçenekleri için sayı reakjisi veya renkli noktalar kullanın. Sonuçlar sıkı, düzenli ve okunması kolaydır.

7. Konular İçin Görgü Kuralları Oluştur

İleti dizileri, Slack'i organize tutmak için harikadır, ancak yalnızca bunları ekibiniz için uygun bir şekilde kullandığınızda. Mesaj dizisi, ana kanaldan kenar çubuğuna ayrılan bir konuşmadır. İnsanlar sohbeti seçebilir veya bunun dışında kalabilir. İş parçacığında, siz ve takım arkadaşlarınız bir konu hakkında kesinti olmadan detaylı bir konuşma yapabilirsiniz.

Ancak, çok fazla iş parçacığı olduğunda, kanalı taramak ve son zamanlarda olanları yakalamak zor. Bu nedenle, iplik kullanımının doğru dengesini ve bunun için bir görgü kuralını bulmanız gerekir. Nasıl yapılacağına dair bir kural yok.

Ana kanaldan çıkarmak istedikleri mesajın sonunda bir emoji makarası ekleyecek bir ekiple çalışırdım. Zaman içinde, mesajların ne zaman gönderileceğine dair gayri resmi kurallar belirledik ve herkes onları takip etmekten mutlu görünüyordu.

İpucu: Özel bir emoji eklemek için sol üst köşedeki çalışma alanınızı tıklayın, Slack'i Özelleştir'i seçin ve Emoji sekmesinden istediğiniz bir resmi yükleyin. Yöneticilerin özel emoji ekleyebilecek kişileri kısıtlayabileceğini unutmayın.

Eğer daha gelişmiş tamircilik için moraliniz bozuksa, bir de slack bot inşa etmeyi öğrenmek isteyebilirsiniz.

8. Düşüncelerinizi Biçimlendirme ile Düzenleyin

Slack mesajlarında yazdıklarınızı düzenlemek için biçimlendirme kullanın. Diğer insanların kanalı taramasını ve önemli olanı bulmasını kolaylaştırır.

Slack, kalın, italik, altı çizili ve kod formatları için Markdown formatını kullanır. Birkaç karakterden fazlasını yazdığınızda, size yardımcı olmak için ekranın altında bir kopya kağıdı görünür.

Ek olarak, shift + return tuşlarını kullanarak mesajınıza satır sonları ekleyin. Bu tuş kombinasyonu, mesajı göndermeden paragraflar oluşturmanıza olanak sağlar (vardiya olmadan geri dönerseniz, mesajınız gönderilir). Bunu yaptıktan sonra, art arda beş veya altı tane göndermek zorunda kalmak yerine, okunması ve düzenlenmesi kolay olan daha uzun mesajlar yazabilirsiniz. Bu uygulama, yalnızca en yeni 10.000 iletiyi aramakla sınırlı ücretsiz bir hesap kullanıyorsanız Slack arama sonuçlarınızdan yararlanabilir.

9. Otomatik Uyarılar Yaratın

Slack'taki otomatik uyarı, bir işlem gerçekleştiğinde otomatik olarak aldığınız bir bildirimdir. Örneğin, birisinin şirketinizin web formunu ne zaman doldurduğuna dair bir uyarı oluşturabilirsiniz. Birkaç başka fikir: Ne zaman bir satış çevrimiçi mağazanızda, web sitenizde yeni bir yorum göründüğünde veya ekibinizdeki biri Github'da bir sorunu açar açmaz ya da kapatırsa, bir uyarı alabilirsiniz.

Otomatik uyarıları ayarlamanın ve kontrol etmenin birkaç yolu vardır. En basit olanı Slack'in Uygulama Dizini'ndeki diğer araçlarla entegrasyonudur. Örneğin, Slack'i Freshdesk'e bağladığınızda, ekibinize gönderilen destek biletleri hakkında uyarılar alabilirsiniz.

Başka bir yol da, küçük bir teknik bilgi birikimi gerektiren, ancak Slack uygulamalarının dışında olabilecek etkinlikler hakkında uyarılar almanıza izin veren Slack app Incoming Webhooks'u kullanmaktır. Son seçenek, IFTTT, Workato veya Zapier gibi üçüncü taraf bir otomasyon aracı kullanmaktır. Bu hizmetler uygulamaları birbirine bağlamanıza izin verir ve Slack durumunda, Slack yerel olarak desteklemese bile bir uygulamayı bağlayabilirsiniz. Otomasyon araçları ayrıca uyarının özelleştirilmesi için size daha fazla seçenek sunar.

Sinyal vs gürültü

Slack, e-postaya özgü sinyal-gürültü sorunlarından bazılarının düzeltilmesine yardımcı olacağına söz verdi. Ayrıca, insanlara daha eğlenceli bir iletişim kurmaları için söz vermeyi vaat etti. Çoğunlukla her iki alanda da başarılı olan bir uygulama haline geldi, ancak bunu yaparken de kendini tuhaf hissedebilen farklı bir canavara dönüştü. Slack arayüzünüzü temizleyerek, gürültüyü önemli ölçüde azaltabilir ve iletişim kurmak için daha odaklanmış bir alan yaratabilirsiniz.

Diğer her şey başarısız olursa, Slack için bu 17 alternatife bakarak her zaman gemiye atlayabilirsiniz. Uygulamaya bağlı kalmayı taahhüt ediyorsanız, Slack için kendinize biraz daha ipucu ve püf noktası öğrettiğinizden emin olun.