Organize olun: daha iyi proje yönetimi için iletişimi nasıl geliştirin

Herhangi bir proje sırasında, nasıl iletişim kurulacağını ve ne zaman iletişim için bir proje yönetimi hizmetinin ne zaman kullanılacağını bilmek önemlidir. Proje Yönetim Enstitüsünün bir raporuna göre, tüm paydaşlarınızla iletişim kurmak, proje yönetimi başarısı için en önemli faktördür. Kötü iletişim, sıklıkla bir projeyi seyir dışında bırakan veya tamamen batırtan diğer sorunların nedenidir.

Açık, açık ve etkili bir iletişimin proje yönetimi açısından anlamı nedir ve bunu nasıl yapıyorsunuz? Geçen haftaki Organize Olsun sütunu bir projeyi yönetmeye nasıl başlayacağımıza baktı. Kilit teslim alma projeleri projenin tanımlanması (ve devam etmekte olan bir iş yerine proje olduğundan emin olunması) ve gereklilikleri, kapsamı, teslim edilebilecekleri, dönüm noktaları ve paydaşları içeren oyuncuları ile ilgilidir. Zaten okumadıysanız, bu makaleyle uğraşmadan önce bunu yapmanızı öneririm.

Kötü İletişim Proje Yönetimini Nasıl Etkiler?

PricewaterhouseCooper tarafından yapılan bir araştırmaya göre, bir projenin başarılı olmasını engelleyen ilk üç sorun kapsam değişiklikleri, planlama aşamasında kötü tahminler ve yetersiz tanımlanmış amaç ve hedeflerdir. Ancak ProjectManager.com CEO'su Jason Westland, hepsini farklı bir kökünden kaynaklanan sorunlar olarak görüyor: Kötü iletişim.

Westland onunla son zamanlarda proje yönetimi en iyi uygulamaları hakkında konuştuğumda, "Bir proje yöneticisi kapsamı aşağılamıyorsa veya oyuncular zaman çizelgesini bilmiyorsa, işler parçalanıyor veya teslim edilenler gereksinimleri karşılamıyor" dedi. .

Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü'nü de yazan Westland, “Proje yöneticisi genel olarak proje kapsamı üzerinde gerçek bir tutamağa sahip değil. Takım gerçekten ne sunduğunu bilmiyor.” Kilometre taşları ya da anahtar teslimler için bitiş tarihlerinin ne olduğunu gerçekten biliyor. Proje boyunca, hiç kimse onları genel vizyondan, neden yaptıklarının sebebinden haberdar etmiyor.

Westland Yeni Zelanda'da büyüdü. Anavatanındaki koyun sürüsü ile proje yönetimi arasında bir benzetme paylaştı.

Bir kaç köpekden başka bir şey kullanmadan 300 koyunu bir padoktan diğerine taşımak zorunda olan genç bir çocuk düşünün. “Bir düdük aracılığıyla köpeklerinizle sürekli iletişim halindesiniz” dedi. "Köpekler grupları bölmek veya grupları birleştirmek için sürekli hareket ediyorlar." İş bir çocuk ve birkaç köpek için hantal görünebilir, ancak iletişimde bir kesinti olmazsa ve çocuk kendisine hedefini hatırlatmaya devam ederse, yapılabilir.

Büyük resme bak

Bir projenin başlama toplantısı sırasında, proje üzerinde çalışacak tüm oyuncular toplantıdan son projenin ne içereceğine dair net bir açıklama yapmalıdır. Başka bir deyişle, herkesin sadece bir vizyonu değil, yazılı ayrıntıları da içermesi gerekir.

Tamamlanması bir yıl süren bir proje düşünün. Projeye birkaç ay kala, birinin aklının gözündeki vizyonun ilk günden biraz daha geçmesine neden oldu. Proje yöneticisinin nihai projenin tanımını herkese hatırlatması gerekiyor - ve bunu çok sık yapması gerekiyor. Bu tür bir vizyon iletişimi, düzenli olarak zamanlanmış bir toplantı sırasında (bir andan daha fazlası için) veya ekibe müşteriye neye çalıştıklarını hatırlatmak için zaman zaman projenin müşterisini getirerek gerçekleşebilir.

Ek olarak, proje ekibindeki herkes bir görev veya görev dizisi bir sonraki teslimattan veya projenin nihai tanımından uzaklaştığında iletişim kurmaktan sorumludur. Kapsam dahilinde olmayan bir görev ortaya çıktığında, çalışanların konuşması ve proje yöneticilerinin dinlemesi gerekir. İletişim iki yönlü bir yoldur. Benzer şekilde, bir ekip bir son teslim tarihine ulaşmayacağına inanıyorsa, proje yöneticisine tehlikede olduklarında, çok geç kaldıktan sonra değil. Bu tür iletişimi duyan bir proje yöneticisi buna göre karar verebilir. Tahmin edebileceğiniz gibi, proje yöneticisinin ekibine ne gibi değişiklikler yapıldığını bildirmesi ve geri bildirim alması gerekiyor.

İnce Detaylara Dikkat Edin

Vizyona sık sık geri dönmenin ve kapsamı kontrol altında tutmanın yanı sıra, proje yöneticileri her ayrıntıyı bilmek zorundadır. Westland, "Proje sırasında, proje yöneticisinin her işin ve bu işin durumunun ne olduğunun farkında olması gerçekten önemlidir." Dedi.

Projeler kolayca herhangi bir proje yöneticisinin hatırlaması gereken birçok bilgi olan binlerce göreve sahip olabilir. İşte bu yüzden proje yönetimi hizmeti çok değerli. İki örnek Zoho Projeleri ve Ekip Çalışması Projeleridir, ancak pazarda çeşitli büyüklük ve karmaşıklıktaki ekipler için onlarca insan vardır.

Ekipler proje yönetimi platformlarını kullandığında, tüm görevler sisteme kaydedilir ve onları görmesi gereken herkes tarafından görülebilir (veya araca bağlı olarak bazen herkes tarafından görülebilir). Her görevin bir vekil ve vade tarihi vardır. Ayrıca, görevin şu anda henüz kimsenin plakasında, şu anda etkin veya tamamlanmamış olup olmadığını açıklayan ek bilgiler de vardır. Bazı platformlar, her bir görevin tamamlanma yüzdesini daha da ayrıntılı olarak izler. Böylece bir proje yöneticisi herhangi birinin istediği zaman bir kişinin masasına geçmeden durumunu görmek için bir görevde check-in yapabilir, omzundaki o kişiye dokunabilir ve sorabilir. İletişimin yapısını tamamen değiştirir.

Proje yönetimi araçları bilgiyi merkezileştirir ve herkese erişim izni verir. Sonunda, dokümantasyon sadece başka bir iletişim şeklidir.

Proje yönetim platformu Maestro Proje Ofisi yapan Maestro Development'ın yöneticisi Peter Clarkson, binlerce proje yöneten eski bir proje yöneticisidir. “Çok sayıda kötü projelerin denetimini yaptım. Kurtarma uzmanı olarak tanınıyorum” dedi. “Değişmez bir şekilde, metodoloji eksikliğine ve projede neler olup bittiğinin bilinmemesine bağlı kaldı: toplantıları, sorunları ve eylemleri belgelemek değil.”

Clarkson, gününü proje yöneticisi olarak tanımladığında, iletişimin ve proje yöneticisinin her iletişim parçasına bağlı olmasının önemi belirginleşir. “Proje yöneticisi olarak, her zaman tembel olduğumu iddia ettim, çünkü hiçbir zaman kendime hiçbir şey atamadım” dedi. "Yaptığım tek şey etrafta dolaşmak ve insanlarla konuşmak ya da rapor okumak ya da demlenip kayda geçirilen konular hakkında veritabanını kontrol etmekti, ancak kimse bir şey yapmıyordu. Yapmadığım çeşitli toplantılardan toplantı tutanaklarını okudum." aslında gitme. " Çalışma gününün üçte birini, hangi proje yönetim aracı ve ekiplerin kullandığı veri tabanına harcadığını söyledi.

Toplantı Yapmaya Devam Et

Çoğu proje ve proje ekibi bir dereceye kadar toplantılara güveniyor. Westland'in açıkladığı gibi, "Çevrimiçi araçlardan önce, proje yöneticileri genellikle herkesin üzerinde hangi görevleri üzerinde çalıştıklarını, hangi görevleri tamamladıklarını ve diğer teslimatların veya görevlerin durumlarını açıkladıkları basit bir haftalık stand-up toplantısı düzenledi." Ancak, tüm bu bilgilerin kaydedildiği ve görünür hale getirildiği bir proje yönetim platformu mevcutken, hala toplantı yapmanın bir yolu var mı?

Aslında evet. Çevrimiçi araçlar ile iletişim büyük ölçüde geliştirilirken, toplantılar hala faydalıdır. “Hala stand-up'larınız yok; sadece amaç değişiyor. Haftalık bir görev bazlı stand-up yerine, proje yöneticisinin vizyonu sürdürdüğü ve herkesin emin olacağı iki haftada bir toplantı haline gelebilir. Nereye gitmeleri gerektiğini bilir veya müşteriye projenin teslim edilme sebebi hakkında konuşmasını sağlar. Bir yürütme oturumundan çok bir strateji seansına dönüşür "dedi.

Postmortems için Plan

İletişim, sadece planlama aşamasında ve başlama toplantısında değil, aynı zamanda proje süresince ve hatta tamamlandıktan sonra bile, her projenin başarısının anahtarıdır. Ölüm sonrası toplantılar ekip üyelerine bir projede neyin doğru neyin yanlış gittiğini bildirmek için son bir fırsat verir.

Ekip üyeleri dürüst olmalı ve geri bildirimlerine açık olmalı, ancak en önemlisi, proje yöneticisi geri bildirimi dinlemeli, kaydetmeli ve bir sonraki benzer projenin ortaya çıkması durumunda buna başvurmalıdır.

Proje yönetim platformları, bir proje sona erdikten sonra harika bir referans materyali kaynağı olabilir. Çoğu ekip, bir şey ters gittiğinde ne olduğunu daha iyi anlamak için projelerinin raporlarını ve tarihçelerini gözden geçirmekten yararlanır.

PCMag'in iki Editörün Seçimi proje yönetimi hizmetinden en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğiniz hakkında daha fazla ipucu için, Takım Çalışması Projelerinde Proje Yönetimini Basitleştirmenin 7 Yolunu ve İşletmenizi Düzenlemek için 5 Zoho Projesinin Özelliklerini okuyabilirsiniz.