Organize olun: yıl sonundan önce gider raporlarınızı nasıl yakalarsınız?

Yıl sonuna yaklaşıyor. Muhasebe departmanından yeni bir e-posta geldiğinde masanızda sessizce çalışıyorsunuz. Konu satırında yüksek sesle patlarsınız ve tüm çalışanlarınız neyin yanlış olduğunu görmeye çalışır. Kabul ettiğiniz gibi yanaklarınız, şu ana kadar bir gider raporu hazırlamayı tamamen unuttuğunuzu kabul etti. E-posta son tarih bugün olduğunu söylüyor. Yanaklarınızdan çıkan sıcaklık göğsünüzden aşağı inen ve midenizin çukuruna giden bir korku hissine dönüşür. Şirketiniz size birkaç yüz dolar borcu var ve yılın bu zamanında gerçekten kullanabilirsiniz. Panik yapmayın! Bu basit adımlar harcamalarınızı kontrol etmenize yardımcı olabilir.

Bazı kuruluşlar, gecikmiş olsalar bile gider raporları göndermeyi gerçekten kolaylaştırır. Masraflı bir raporlama sistemine bağlı şirket kredi kartlarına sahip olmak, örneğin, herkesin o kadar lüksüne sahip olmadığı gibi, inanılmaz derecede yardımcı olur. Dolayısıyla, derin bir nefes alın ve gecikmiş gider raporlarınızı mümkün olan en kısa sürede göndermek için bu adımları izleyin.

Bu makalenin çoğunun, işletme gideri vergisi indirimlerini talep etmek için yıl sonunda makbuzlara kaydolması gereken serbest meslek sahipleri için de geçerli olduğunu unutmayın.

1. Gerçek Son Tarihin Ne Zaman Olduğunu ve Geç Niye Başvurabileceğinizi Sorunuz

Kuruluşunuz mali yılını ne zaman belirleyeceğine ve tahakkukları nasıl ele aldığına bağlı olarak, gider raporları için son başvuru tarihi geçmiş olabilir. Ancak bu mutlaka makbuzlarınızı göndermek için çok geç olduğu anlamına gelmez. Akıllı insanlar son başvuru tarihleri. Birisi size son tarihin Cuma gününün sona erdiğini söylerse, gerçek son tarihin Pazartesi sabahı veya daha sonra olması iyi bir ihtimaldir.

Muhasebe görevlilerinden veya patronunuzdan masraf raporları için son tarih ve kaçırdığınız takdirde yapabileceğiniz herhangi bir şey olup olmadığına dair net bilgi isteyin. Genellikle var. Eğer geç saatlere kadar başvurabilirseniz, size yardım eden kişilere karşı nazik ve kibar olun ve tam olarak istediklerini iletmek için geriye doğru eğilin. Detaylı olun. Unutma ki sana bir iyilik yapıyorlar. İşlerini kolaylaştırarak iade etmek için elinizden geleni yapın.

2. Makbuz Kurallarını Kontrol Edin

Gider raporlarını daha önce bildirmişseniz, makbuz göndermeyle ilgili temel kuralları biliyorsunuzdur. Ama ince detayları biliyor musunuz? Masraflar gerçekleştikten uzun süre sonra bir masraf raporu doldururken, bazı makbuzları kaybetmiş olabilirsiniz. Yalnızca 10 ABD Dolarından büyük harcamalar için makbuz istemek gibi bir politika olup olmadığını öğrenin. Ayrıca, satır öğesi vurgulanmış olarak bir kredi kartı ekstresi sağlayarak ödeme kanıtını gösterip gösteremeyeceğinizi de sorun. Bu ayrıntılar, gider raporu hazırlamanızın süresinde bir fark yaratabilir.

3. Öğelerin ve Tarihlerin Ana Hatlarını Oluşturun

Gecikmiş bir gider raporu oluşturmaya başlamanın zamanı geldiğinde, satın aldığınız ürünler, seyahat ve müşteri ağırlama gibi talep etmeniz gereken ana harcamaların bir listesini yapın. Yalnızca bir öğe veya bir yolculuk için dosya gönderiyorsanız, bu adımı atlayın.

Listenizdeki bir öğe, müşteri ziyareti veya konferans gibi bir etkinlik ise, tarihleri ​​not edin. Ardından etkinliğin altında, her gün için şöyle bir giriş oluşturun:

Konferans X: 1-3 Haziran

1 Haziran

2 Haziran

3 Haziran

4. Giderlerinizi Görselleştirin

Seyahat ya da etkinliklerle ilgili masrafları bir araya getirirken, ilk önce en büyük masrafları (örneğin uçuş, otel ve katılım masraflarını) listelemeye ve daha sonra daha küçük masrafları karşılamak için her gün hatırlamaya ya da yeniden düşünmeye çalışıyorum. Her gün giriş altında bunu yapın.

Olası masraflar için kaba bir taslak çıkarmayı seviyorum, sonra hatırladığım kadar doldurun (5-7 arasındaki adımlar, hafıza sizi arızalandığında boşluk doldurmak için birkaç numara içerir). Anahat, tarihlerinizle ilgili olarak bu noktaların çoğunu içermelidir:

• Başlangıç ​​yeri. Nerede uyudun? Wi-Fi ücretleri gibi bu yerde herhangi bir harcama yaptınız mı?
• Yerel seyahat Herhangi bir yere gittiniz mi, öyleyse oraya nasıl gittiniz (araba, taksi, araba servisi, toplu taşıma)? Nasıl geri döndün Sürüş için mil başına bir ücret talep ediyorsanız, mesafe neydi?
• Yemekler. Kahvaltı, öğle yemeği ve akşam yemeğini nerede yediniz? Şişelenmiş su ve kahve veya atıştırmalıklar dahil bir içecek aldınız mı?
• Gereçler. Gündüzleri beklediğiniz veya beklenmedik bir şey almanız mı gerekiyor?
• Bitiş yeri. Gününü nerede bitirdin? Oraya ne kadar ödedin?

Genellikle bu soruları kendinize sormak, aksi takdirde unutabileceğiniz harcamaları hatırlamanıza yardımcı olur.

5. Makbuzlarını Çevir

Eğer bir makbuz yığınınız varsa, şimdi yayınlayın ve yarattığınız ana hat ile eşleştirin. İlk önce bu adımı atmamamın bir nedeni var. Makbuzlar bazen hafızamızı günün bazı kısımlarını bırakacak şekilde yeniden şekillendirir. Örneğin, makbuzlarınıza baktığınızı ve bir kafede hızlı bir kahvaltı yaptığınızı ve daha sonra konferans salonunda öğle yemeği yediğinizi görelim. Artık bu iki olayı canlı olarak hatırlıyorsunuz ve bir sonraki makbuza geçmeye hazırsınız. Ancak, hafızayı tetiklemek için fiziksel bir makbuzunuz olmadığı için, hafızanız iki konum arasındaki 15 dolarlık Uber yolculuğunu atlamış olabilir. Tetikleyicilerimiz olmadığında detayları unutmak kolaydır.

6. Takviminizi Tarama

Bir takvim, doğru bir gider raporu oluşturmanıza yardımcı olacak daha fazla hatırlatıcı içerebilir. Gününüzü doldururken, seyahat tarihlerini ve önemli olayları doğrulamak için takviminizi açın ve tarayın. Bazı girişler, belleğinizin giderlerin yanı sıra giderlerin eksikliği ile ilgili tetiklenmesine neden olabilir. Örneğin, bir iş ortağı seyahat ettiğiniz bir günde akşam yemeği için size bir takvim davetiyesi gönderdi ve ödeme yaptıysa, o gece yemeğiniz için bir makbuz arama konusunda endişelenmenize gerek yoktur.

7. nane nane

Kayıp harcamalara bakmak için başka bir harika yer ise Mint. Mint, tüm finansal işlemlerinizi tek bir aranabilir web sitesinde ve uygulamasında birleştiren kişisel bir finans uygulamasıdır. Mint ile, tüm kredi kartı ve banka kartı harcamalarınızı tarihe göre filtreleyebilirsiniz; bu, unuttuğunuz masrafları ortaya çıkarmanıza yardımcı olabilir. Daha önce bir Uber makbuzu hakkında verdiğim örnekte, bilgiyi Mint'teki tarihi arayarak bulabilir ve bu da e-postanızdaki doğru makbuzu bulmayı kolaylaştıracaktır.

Ayrıca, satır öğesi işlemlerine Mint'te etiketler ekleyebilirsiniz ve iş masrafları için tüm yıl boyunca bunu yaptıysanız, talep etmeniz gereken tüm giderleri kolayca bulabilirsiniz.

Daha önce bir makbuz bulamıyorsanız, gider için satır öğesini vurgulayan bir kredi kartı ekstresinin bir kopyasını gönderip gönderemeyeceğinizi sorabilirsiniz. Yine, Mint burada size yardımcı olacaktır, çünkü hangi kredi kartını kullandığınızı size söyleyecektir.

8. İpuçları ve Otopark unutma

Göz ardı edilmesi kolay olan iki harcama kategorisi bahşiş ve park yeridir. Otel temizlik personeli ve bellhops için olduğu gibi, nakit olarak ödenen küçük ipuçları, asla makbuzlarla gelmez. Otopark ödemeleri, makbuz olmadan da nakit olarak yapılabilir. Ama toparlar ve yaptıysanız iddia etmeye değer.