Organize olun: Toplantı son tarihlerini bildirmek için 5 ipucu

Favori sözlerimden biri hep şöyle olmuştur: "Bir şey yapmak istiyorsanız, yoğun bir kişiye verin." Meşgul tutan insanların yapması gereken her şeyi öncelik sırasına koyma ve yönetme stratejilerinin olması büyük bir sır değil. Bu stratejiler, nadiren açıkça ortaya çıkarılsa da, genellikle bir ana kavram etrafında döner: son teslim tarihleri.

Son teslim tarihleri ​​yapı sağlar. Sorumluluk yaratırlar ve olumsuz sonuçların önlenmesine yardımcı olurlar. Bazı insanlar onları sever, bazı insanlar onlardan nefret eder, ancak onları kucaklayanlar genellikle başarılıdır.

Bu yazıyı yazmak için, son başvuru tarihlerini yönetmek için kendi stratejilerimi düşündüm ve ardından stratejilerinin benim ve birbirleriyle ne kadar benzer olduğunu görmek için üretken ve başarılı olan meslektaşlarım ve arkadaşlarımla konuştum. İpuçları muazzam bir şekilde örtüşüyordu.

Burada organize kişilerin son başvuru tarihlerini nasıl yönettiği ve oyunlarının başında yer aldığı hakkında 5 ipucu.

1. Her Zaman Son Tarihinizi Alın!

Belki de bir numaralı son tarih kuralının kendinize makul son tarihler vereceğini düşündünüz. Bu sağlam bir tavsiye, ama gerçekten, bundan daha önemli: Her zaman son tarihini doldur!

Her zaman iki son tarih vardır: atadığınız dolgulu son tarih ve "son teslim tarihi". Aynı zamanda "ya da başka" tarih olarak da bilinen bırakma tarihi, bir şeyin olabileceği mutlak son gün ve saattir. Neredeyse her zaman bir başkasının size verdiği son teslim tarihi. Bırakma tarihine bir örnek, hükümetinizin belirlediği vergi beyannamesi verme tarihidir. Bir diğeri kolej için son başvuru tarihi.

Öte yandan yastıklı son tarih, sizin kendi empoze edilen son tarihinizdir. Son tarihi doldurmak, son tarihin sonundan biraz daha erken bir tarih belirlemiş olmanız anlamına gelir. Her zaman kendi son tarihlerinizi girin ve her zaman başkalarına atadığınız son tarihleri ​​seçin. Asla kablonun altına bir şey sokmayı planlamayın (bu gerçekten bir "plan değil" değil mi?). Aksine, hasta günler gibi beklenmedik bir metro trenine sıkışıp kalmak, bir e-posta kesintisi, bir posta grevi ya da diğer taraflar ne istedikleri ve ne zaman istedikleriyle ilgili fikirlerini değiştirerek, beklenmedik durumları planlayın.

2. Son Başvuru Tarihlerinizi Görünür Hale Getirin.

Son başvuru tarihleri ​​onları görebileceğiniz yerde olmalıdır. Yapılacaklar listesi ve hedeflerde olduğu gibi, son tarihlerinizi ne kadar çok görürseniz, onları unutmanız o kadar az olasıdır. Basılı duvar takvimleri mükemmel çalışır. Kağıt defter kullanıyorsanız, son tarihlerinizi tek sayfalık bir takvime yazın (Internet'ten yazdırabilirsiniz), ikiye katlayın ve yer imi olarak kullanın. Kağıtsız not türünden biriyseniz, son tarihlerinizi günlük kullandığınız bir uygulamada (Outlook, Google Takvim, Excel veya başka bir şey) ayarlayın. Yönetmeniz gereken yaklaşmakta olan son tarihlere bağlı olarak, bir masaüstü widget takvimi bile kullanabilirsiniz.

Son başvuru tarihlerini bir uygulamaya koymanın faydalarından biri, paylaşmalarını kolaylaştırmasıdır. Birkaç fare tıklaması veya ekrana dokunulduğunda, çalışma arkadaşlarınıza veya iş ortaklarınıza son teslim tarihlerini hatırlatabilirsiniz.

3. İş Çevrimlerinizi Bilin.

Son teslim tarihlerinizi büyük ölçüde nasıl göstereceğiniz, çalışma döngülerinize bağlıdır; bu, günlük, haftalık veya aylık son teslim tarihlerine sahip olup olmadığınız anlamına gelir. Örneğin, üç aylık bir dergide çalışıyordum, bu yüzden her zaman önümüzdeki üç ay gösteren üç takvimi corkboard'uma tuttum. Eylül ayına kadar, Kasım ayına kadar varamasalar bile, en önemli yaklaşan son tarihleri ​​görebiliyordum. Ayrıca daha da uzak olan önemli süreleri gösteren bir yıllık takvimim vardı, ancak o takvimi dijital tuttum çünkü her gün görmeme gerek yoktu. Çok üretken insanlar, görmeleri gereken son tarihlerle erişebilmek için ihtiyaç duydukları süreleri dengeler. Çok fazla tarih görmek çok zor. Gelecekteki en önemli projeler için gerekli son başvuru tarihlerini görmek sizi görevde tutar.

4. Çift Hatırlatıcı kullanın.

Bir son tarih uzak ama çok önemli olduğunda, çift hatırlatma kullanın. Başka bir deyişle, son tarihin yakın olduğunu birkaç gün önceden size hatırlatmak için iki alarm veya bildirim ayarlayın. Bu numara, tipik olarak iş kapsamınızın dışında kalan ve unutabileceğiniz şeyler için son tarihler için önemlidir. Perşembe gününden altı hafta sonra (nadiren yaptığım bir konuşma) konuşmak zorundaysam, takvimime altı haftalığına Pazartesi gününden altı hafta boyunca bir hatırlatma koyacağım, böylece atanan haftanın başında etkinliğin gerçekleşeceğini ve hazırlamam gerek.

5. Sürelerinizi Tutarlı Bir Şekilde Karşılaştırma.

"Sürelerinizi tutarlı bir şekilde karşılayın", söylenenden daha kolay söylenebilecek şeylerden biridir. Ancak, işyerindeki değerinizi etkilediğini anlıyorsanız, bu tek başına oldukça motive edici olabilir.

Tutarlı bir şekilde son teslim tarihlerini karşılamak, çalışan, ekip üyesi veya ortak olarak değerinizi artırabilir. Süreleri tutarlı bir şekilde karşılayan insanları nasıl gördüğünüzü düşünün. Güvenilirler, güçlü bir iş ahlakına sahipler ve takım oyuncusu olarak görülüyorlar. Son teslim tarihlerinde buluşma nadiren yalnızca işin kendisiyle yapılmasıyla ilgilidir. Neredeyse her zaman bir zincirdeki bir bağlantıyı tamamlamakla ilgilidir ve bir zincirin olduğu yerde, sizlerle tanışana kadar kendi tarihlerini karşılayamayan başka insanlar da vardır. Zamanında değilseniz, zamanında da olamazlar.

Bu yüzden birçok insan, tipik olarak öne çıkanların tarihlerini sürekli olarak karşılamıyor. Sürelerinizle arka arkaya birkaç ay boyunca karşılaşırsanız, insanlar fark edecek ve bu sizi nasıl gördüklerini ve size ne kadar güven duymaya istekli olduklarını değiştirecektir.

Ve dediği gibi? "Bir şey yapılmasını istiyorsanız, onu yoğun bir kişiye verin"? Bu döngüsel davranış.

Yap ya da Yapma … Son Tarihlerle 'Denemek' Yok

Teslim tarihleriyle ilgili tüm bu ipuçları çoğu insan için işe yarıyor olsa da, her zaman sizin, işiniz ve alışkanlıklarınız için en anlamlı olanı yapın. Örneğin, bazı insanlar yastıklı son teslim tarihlerine uymazlar. Son tarih için takvimde yazılı bir tarihe ihtiyaç duyuyorlar ve bunun yerine ne olursa olsun dolgu yapılması gerekiyor. Ve bu iyi.

Fakat alışkanlıklarınız kendi üretkenliğinizi ve başarınızı etkiliyorsa, onu tanımaya ve bir değişiklik yapmaya çalışın. Zaten kullandığınız uygulamalardaki çok basit hatırlatma veya bildirim sistemleri? Outlook'tan Gmail'e Basecamp'a? Daha iyi alışkanlıklar yaratmanıza yardımcı olmak için uzun bir yol kat edebilir. Bu nedenle, bir takvim geliştirin, parmaklarınızın ucunda olan uygulama özelliklerini kullanın ve bazı son tarihler belirleyin (dahili kıkırdak odası ile). Yaptığına sevineceksin.