Organize olun: Gantt çizelgelerine başlamak için 5 basit adım

Yeni bir projeye başlamadan önce, bir yol haritasına, gerekli tüm adımlara ve bu adımların gerçekleşmesi gereken sıraya ilişkin net bir bakışa sahip olmanıza yardımcı olur. Esasen Gantt şeması budur. Projenin kişisel bir proje olması, evin arkasına bir güverte eklemek veya yeni bir web sitesi oluşturmak gibi bir iş olması farketmez. Bilmen gerekiyor

• ne zaman ve nerede başlıyorsunuz
• yol boyunca tüm adımları ve ne kadar süreceklerini,
• Her adımdan kim sorumludur?
• adımların gerçekleşmesi gereken sıra ve
• Proje tamamlandığında.

1910'larda onları geliştiren ve kullanan mühendis ve danışman Henry Gantt adlı Gantt çizelgeleri, baştan sona bir projenin görselleştirilmesidir. Bunlar son derece yaygın bir verimlilik aracıdır ve birçok proje yönetimi hizmetinin önemli bir parçasıdır. Aslında, mükemmel TeamGantt servisi ismini çizelgelerden bile alıyor., Gantt çizelgelerinin ne olduğunu, ne yaptıklarını ve insanların onları nasıl kullandığını açıklarım ve bunlara başlamak için beş adım sağlarım.

Gantt Şeması Nedir?

"Gantt şeması, projenizin tamamlanması için atılan adımların bir görselleştirmesidir, " diye açıkladı. LiquidPlanner, Gantt çizelgelerini vurgulayan Editörün Seçimi kazanan bir proje yönetimi ve işyeri işbirliği uygulamasıdır.

Ghaffari bana bir projenin diğer çalışma türlerinden farklı olduğunu hatırlattı. “Bir proje, başlangıcı ve sonu olan bir iş kümesidir ve bu projeyi yaratmanın gerçekleştirilmesi bir dizi görevdir” dedi. Gantt çizelgeleri devam eden işler için değil, özellikle projeler için çalışmaktadır. Başından sonuna kadar sana yardım etmek istiyorlar, bu yüzden olması önemlidir. son.

Gantt çizelgeleri soldan sağa, yukarıdan aşağıya okunur. (Yukarıdaki TeamGantt resmine bakınız.) X ekseni zamandır. Grafik proje başladığı zaman başlar ve proje teslim edildiğinde biter. Sadece bir listede olsalar bile, y ekseninin uzunluğunu çalıştırmak görevlerdir. Y eksenine tam yerleştirilmeleri kronolojik sıraya düşme eğiliminde olsalar da ilgisizdir.

Ghaffari, "Bir görevin üç bileşeni vardır: ne olduğu, ne kadar süreceği ve kim yapacak?" Dedi. Bir Gantt haritasında, her görev bir çubukla temsil edilir. Çubuğun uzunluğu görevin ne kadar zaman alacağını gösterir. Çoğu zaman görev çubukları, görevi koyarken hangi kişinin veya bölümün sorumlu olduğunu belirten renk koordine edilir. "Neye" gelince, görev adı genellikle çubukta görünür veya tıkladığınızda görünür hale gelir.

Bir proje için tüm görevleri ve ne kadar süreceklerini göstermenin yanı sıra, Gantt çizelgeleri sıralama ve bağımlılık gösterir. Başka bir deyişle, görevlerin gerçekleşmesi gereken sırayı ve bir şeyin diğerinden önce gerçekleşip gerçekleşmemesi gerektiğini gösterirler. Bu neden bu kadar önemli?

Gantt Grafikleri Ne Yapar?

Workfront'un doğrudan ürün stratejisinin doğrudan Chris Savoie, "Gantt çizelgeleri, her şeyi aynı anda yapamayacağınızı görsel olarak açıkça ortaya koyuyor" dedi. Bir ağaç evi yapma örneğini kullandı. Çivileri ve ahşabı aynı anda satın alabilirsiniz, ancak ahşabı ağaca bağlamadan önce kesmelisiniz.

Gantt çizelgeleri, genellikle bunları birbirine bağlayan bir çizgi gibi bir şeyle, görevler arasındaki bağımlılıkları gösterir.

Workfront'a katılmadan önce (ki bu, LiquidPlanner gibi, işyerinde işbirliği ve proje yönetimi için bir araçtır) Savoie, NASA'nın Johnson Space Center ile birlikte United Space Alliance ile birlikte oldukça karmaşık projeler üzerinde çalıştı. Dizileme ve bağımlılıkların, bir ağaç evi inşa etmek gibi basit projeler için bile önemli olmasına rağmen, Uluslararası Uzay İstasyonu'nu inşa etmek gibi büyük, uzun yıllar süren projeler için çok önemli olduklarından bahsetti.

Gantt çizelgelerinin yaptığı başka bir şey de organizasyonlara veya projelere yönlendiren kaynakları yönetmelerine yardım etmektir. Ghaffari, "Bir görevin var olması, bunu yapmakta özgür olan bir insan olduğu anlamına gelmez" dedi.

Bir Gantt şemasıyla, kişilerin veya departmanların ne zaman ve ne zaman boş olduklarına karşı görevler üzerinde çalışmak üzere programlandıklarını kolayca görebilirsiniz. “İnsanların programlarını ve günde kaç saat olduğunu hesaplayabilmeniz gerekir” diye ekledi. Gantt çizelgeleri zamanı, görevleri ve kaynakları görmenin etkili bir yolunu oluşturur.

Gantt Grafikleriyle Başlarken

Gantt çizelgelerinin ne olduğunu ve neden yararlı olduklarını daha iyi anladıktan sonra, bunları kendi projeleriniz için yapmaya başlayabilirsiniz. Bu beş adım başlamanıza yardımcı olacaktır.

1. Bir Şablon Seçin veya Sıfırdan Bir Yapı Oluşturun

Genel olarak, yeni bir Gantt çizelgesi başlattığınızda, bir şablon kullanma veya sıfırdan başlama seçeneğiniz vardır. Şablonlar, proje yönetimi yazılımı tarafından sağlananlar durumunda, dışarıdan bir kaynaktan gelebilir veya kendi geçmiş projelerinizden gelebilir.

Bir şablon oluşturmak için kendi önceki çalışmanızı kullanmanın yararlarından biri, geçmişte olanlardan çok fazla şey öğrenebilmenizdir. Şablon, yalnızca görevler ve sıralama hakkında değil, aynı zamanda herhangi bir işin beklenenden daha uzun sürdüğünden de emin olabilir.

2. Kilometre Taşlarınızı İşaretleyin

Gantt grafikleri oluşturmak için çoğu yazılım, kilometre taşları ekleme özelliğini içerir. Bir kilometre taşı, bir projenin aşamasının tamamlandığını belirten bir işaretçidir. Örneğin, bir web sitesi oluştururken, tel kafesleri kilitlemek tipik bir dönüm noktasıdır.

Sıfırdan bir Gantt grafiği oluştururken, herhangi bir görev eklemeden önce tüm kilometre taşlarını çizmek yararlı olur. Tüm kilometre taşlarının listelenmesi projenin daha küçük parçalara bölünmesine yardımcı olur ve bu küçük parçaların aynı anda tüm projeden kavramsallaştırılması daha kolaydır.

3. Görev, Sıra Olayları Ekleme ve Bağımlılıklar Oluşturma

Bir sonraki adım, görevler eklemek, olayları sıralamak ve bağımlılıklar oluşturmaktır. Görevler eklerken, geçmiş raporlara baktığınızdan veya görevlerini tamamlayacak kişilerle ne zaman almaları gerektiği konusunda kesin tahminler aldığınızdan emin olun.

Olayları sıralarken, aynı anda birden fazla işin aynı anda yapılabileceğini, ancak aynı kişi tarafından yapılmasının mümkün olmadığını unutmayın. Bir web sitesi yapısında, bir kişi tel kafes üzerinde çalışabilir, bir diğeri prototip için örnek içerik toplar. Ancak tel kafes tasarımcısı aynı anda ruh hali panoları oluşturamaz.

Bağımlılıkları yalnızca tüm görevleri listeledikten ve doğru sıraya koyduktan sonra ekleyin ve bunlara dikkat edin. Savoie, "Seni gerçekten karıştırabilecek olan şey, Gantt çizelgesinin yarısına gidip görüyorsun, diyor ki, görev 12 artık görev 5'e bağlı değil" dedi. Yeni başlayanların, bunun doğru olacağından emin olmadıkça, bağımlılıkları kaldırmamaya son derece dikkatli olması gerektiğini, çünkü uzun bir olaylar zinciri yaratırlarsa onları geri almak çok zor.

4. Kaynaklarınızı İzleyin

Ghaffari, "Görevlerin doğru sırada olması ve ardından bu görevleri tamamlamak için kimin uygun olduğunu kontrol etmeniz gerekir." Dedi. Yukarıda da belirtildiği gibi, yapılacak bir görev olduğu için, yapacak birisinin olduğu anlamına gelmez.

Ghaffari, şirketinin Gantt şeması yazılımının çifte rezervasyon yapmasına izin vermediğini belirtti;

Gantt çizelgeleri yalnızca bir kaynağın çifte rezervasyonlu olup olmadığını değil, düzeltildiğinde proje programının geri kalan kısmında sonuçların ne olduğunu görmenize yardımcı olur.

5. Ortak çalışın

Ghaffari, "İnsanların Gantt grafiğinin sihir olmadığını bilmesi gerçekten önemli" dedi. “Sadece bir şey planladığın için, bunun gerçeklikle ilgisi olduğu anlamına gelmez.”

Gantt grafiğinin gerçeklikle uyumlu olduğundan emin olmanın yolu işbirliğidir. Genellikle, Gantt şeması yazılımı daha büyük bir proje yönetimi veya işyeri işbirliği paketinin bir parçasıdır. Bir takımdaki herkes, görevleri ve içine giren diğer bilgileri güncellemiyorsa, en azından tabloyu görebilme yeteneğine sahip olmalıdır. Bu şekilde, bir görevli bir görevi erken bitirirse ve görevi tamamlama ve tahmini süreyi düzeltmek için ilerlemesini güncelleme yetkisine sahipse ve bunu yaparak, diğer görevlilerin de görevlerini erken yapmaları için yardımcı olabilir. Ya da bir sonraki programlanan görevine kadar kendini başka bir göreve yardımcı olacak uygun bir kaynak olarak işaretleyebilir.

Ghaffari işbirliğinin gücünü şu şekilde özetledi: “Eğer Gantt şeması bir boşluktaysa, kim doğru olduğunu bilen var mı? Gantt grafiği parlıyor. "

Gantt listelerinde çok fazla güvenmeyin

Hem Ghaffari hem de Savoie bana planlama yapmak ve bir projeyi teslim etmek için Gantt çizelgelerini kullandıklarını söyledi, ancak içinde günlük işleri yönetmeyi sevmiyorlar. Savoie, "Bu bir plan değil, bir yürütme programı değil" dedi.

Savoie ayrıca, yeni başlayanların insanların nadiren, hiç olmadıklarında, genellikle çok büyük oldukları için tüm Gantt çizelgesine baktıklarının farkına varamayacaklarını belirtti. “Basmak için bir ilan panosuna ihtiyacınız olacak” dedi.

Ghaffari'ye göre, "Gantt çizelgesini oluşturmak son hedef değil. Görev planının ve sıralamasının bir görselleştirmesi. Gantt çizelgesi, insanların planın nasıl çalışacağını anlamalarına yardımcı oluyor."

Gantt çizelgeleri ile ilgileniyorsanız, muhtemelen genel olarak proje yönetimi ile de ilgileniyorsunuzdur. Projenizi devam ettirmek için bazı mükemmel ipuçları için, Proje Yönetimine Başlamak için 4 Tavsiyeme ve Daha İyi Proje Yönetimi için İletişimi Nasıl Geliştireceğinize dair tavsiyeme bakın.