Organize olun: asana'nın yeni kanban panolarını kullanmanın 3 yolu

Bazı üretkenlik araçları, siz onları çalışırken görene kadar pek mantıklı gelmiyor. Bu yüzden, eğer hiç kanban panoları kullanmadıysanız, üst düzey iş akışı yönetimi ve işbirliği hizmeti Asana'nın Kanban panoları eklediğini çevreleyen buzz'ların ne olduğunu anlamadınız. Ancak işte daha üretken olmakla ilgileniyorsanız, açıklayacağım gibi, araştırmaya değer.

Son zamanlarda çok fazla çekişmeye girmemiş, çevrimiçi uygulaması Asana için. Bu hizmet temel olarak steroidlerin bir yapılacaklar listesidir. Asana'yı bir grup insanla kullanabilirsiniz ve işyerlerinde oldukça popülerdir. Asana'da geçen hafta itibariyle yenilikler, kanban panolarına dayanan panolar denilen bir özellik. Kanban, hem bir uygulama türü hem de bu uygulamayı kullanmak için bir sistemi tanımlayan genel bir terimdir. En tanınmış kanban tahta uygulamalarından biri Trello.

Kanban ayrıca BT ekipleri ve yazılım geliştirme ekipleri arasında oldukça popülerdir. Tarif ettikleri zaman, Scrum ve tam zamanında teslimat gibi terimleri atarlar ve normal halktan ne anlama geldiklerini anlamamızı beklerler. Çok kafa karıştırıcı.

Kanbanı anlamanın çok daha kolay ve anlaşılır bir yolu, örneklerini eylem halinde görmek. Aşağıda, işyerinde daha az yaygın olabilen ancak neredeyse herkese anlamlı olacak şekilde tasarlanan kanban panolarının bazı örnekleri verilmiştir.

1. Kişisel Görevlerin İzlenmesi: Yapmak, Yapmak, Yapmak

Kanban panosunu kullanmanın bir yolu, kişisel yapılacaklar listesi düzenlemek ve hiçbir zaman bir kerede çok fazla iş yapmamaya dikkat etmektir. Buna Yapılacaklar, Yapılıyor, Yapıldı tahtası diyelim.

Bu kurulumda, Yapılacaklar, Yapılacaklar ve Yapıldı etiketli üç sütununuz vardır. Kanban'da kart adı verilen bir yığın yapışkan notunuz da var. Görevlerinizi yapışkan notlara, not başına bir göreve yazıp Yapılacaklar sütununa yapıştırın. Çok uzak çok iyi.

Şu anda, Yapılacaklar sütunundaki görevlerin bir listesi var ve Yapılacaklar ya da Bitti sütunlarındaki hiçbir şey yok. Bunun nereye gittiğini görebildiğini biliyorum, ama henüz bir sonraki adıma atlamayın.

Kanban panoları hakkında anlamanız gereken şey, başka bir yolla kolayca izleyebileceğiniz bilgilerin görselleştirmeleridir . Asana'da, bunun yerine aşağıdaki resimde olduğu gibi, farklı görev türleri arasında ayrım yapmak için listedeki başlıkları kullanarak görevlerinize liste görünümünde bakabilirsiniz.

Ancak aynı bilgiyi pano görünümünde görselleştirdiğinizde, farklı bir psikolojik etkiye sahip olabilir. Yapılacaklar, Yapma, Tamamlama panoları ile insanlar genellikle, Yapma sütununda herhangi bir zamanda kaç görevin yapılabileceğine dair bir sınır koyarlar. Amaç, yalnızca birkaç aktif göreve odaklanmanızı sağlayacak bir sistem oluşturmaktır. Liste görünümü ile tüm görevlerin eşit öneme sahip olduğunu hissetmek kolaydır ve hepsinin şu anda tamamlanması gerekiyor !

Yapılacaklar, Yapılıyor, Yapıldı kanban tahtası, birçok adımı olan karmaşık işler için gerçekten iyi çalışıyor. Yukarıdaki ve altındaki resimlerde, görevlerin çoğunun büyük olduğunu ve tek bir günde yapılamayacağını görebilirsiniz. Yapılacaklar listesini yalnızca en fazla iki veya üç görevle sınırlandırmak, işlerini bitirene kadar bunlara odaklanmanızı teşvik eder.

Aynı sınırlama işini (Yapma) aynı konseptte takım ayarlarına uygulamak çok basittir.

2. Çalışmaları Paylaşılan Görevler Kutusundan Dağıtın

İşte oldukça basit bir başka örnek. Bir takımdaki kişilerin alması ve kendilerine ataması için kanban tahtası kullanabilirsiniz.

Anlaşmayı kolaylaştırmak için, hadi bunun bir ev işleri listesi olduğunu farz edelim. Bu evin üç çocuğu var: Andy, Berta ve Claudio. İlk kanban sütunu Chores'dır. Sonraki sütunlar Andy, Berta ve Claudio. Son sütun Bitti.

Hanehalkı kuralı, her çocuğun her Cumartesi yapmak için bir görev seçmesi gerektiğidir. Ek görevler zaman zaman da ortaya çıkabilir. Çocuklar mevcut olana göre görevlerini seçme özerkliğine sahiptir. Bir seçim yaparlar, o kartı kendi sütunlarına çekerler ve bu nedenle onun sorumluluğunu üstlenirler. Görevlerini tamamladıklarında kartı Done sütununa taşırlar.

Bu düzenlemeyi işyeri ortamında hayal etmek kolaydır. Toplu olarak tamamlamaları gereken bir yığın işle dolu bir işçi ekibimiz olabilir. Bir yöneticinin kendilerine iş atamasını beklemek yerine, Mevcut İş Kutusundan bir görev talep edebilirler.

3. Kişileri Yönet

Kanban tahtasını kullanmanın daha alışılmadık bir yolu, bölge veya şehre göre irtibat listelerini tutmaktır. Yine, bir liste biçiminde kolayca olabilir, ancak birçok insan için, sütunlar ve kartlar görmek farklı (pozitif) bir psikolojik etkiye sahiptir.

Bu kez, yeterince basit, yönetim kurulu çeşitli bölgeler ve şehirler için sütunlar vardır. Her kart, o bölgede bulunan bir kişidir. Seyahat sizi belirli bir yere götürdüğünde, oradayken ulaşabileceğiniz kişiler listesine kolayca bakabilirsiniz. Ek olarak, giderek artan sayıda önemli temasın aynı yerde olması durumunda çok hızlı bir şekilde fark edersiniz; bu, ne sıklıkta ziyaret etmeniz gerektiğini arttırmanız gerektiği anlamına gelir.

Bu işlemi biraz otomatik hale getirmek için, e-postalarınızı doğrudan kişilerden bir Asana projesine iletebilirsiniz. Konu satırını, daha sonra doğru şekilde sıralamak ve taramayı kolaylaştırmak için, kişinin adına ve konumuna değiştirin. Bir e-postanın sonunda kişi bilgilerinin tamamını içerdiğini görünce, kartlara kaydedilenlerin hepsine sahip olacaksınız.

Kanban Kurulları ile Daha Fazlasını Yapın

Umarım bu örnekler, kanban panolarını inisiye olmayanlar için biraz daha erişilebilir kılmıştır. Kullanımları, daha önce ima ettiğim yazılım geliştirme takibinden envanter kontrolüne kadar çok daha karmaşık olabilir. Verdiğim daha basit örnekler, neden bir liste yerine Asana'da bir tahta kullanabileceğinizi anlamanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Yaratıcı olun ve size en uygun olanı yönetmek için panoları kullanın.

Asana hakkında daha fazla bilgi mi arıyorsunuz? Asana'yı İş'te Kullanma, İş Akışıyla Bir Olmak İçin 7 Asana Püf Noktası ve Asana vs Slack'i okuyabilirsiniz.