Organize olun: Daha iyi zaman yönetimi için 3 yöntem

Daha üretken olmak için zamanınızı etkili bir şekilde yönetmeniz gerekir. Vaktinizi yönetmede nasıl daha iyi hale gelirsiniz? Zaman yönetimi becerilerinizde nerede olursanız olun, yapmanız gereken ilk şey şu anda zamanınızı nasıl harcadığınızı izlemektir. Şimdi nasıl kullandığınızı bilmiyorsanız, zamanınızı nasıl harcayacağınızı değiştiremezsiniz.

Zamanınızı izlemenin üç temel yolu vardır ve her birinin artıları ve eksileri vardır. Genel olarak en kolay olduğu düşünülen yol en az doğrudur. En doğru olanı çok zaman alıcıdır. Son olarak, teknolojiyi kullanarak zamanınızı izlemenin bir yolu var, ki bu son derece kolay, ancak sadece belirli işler için doğru.

İşte bu üç yöntem hakkında bilmeniz gerekenler:

1. Zaman Tahmini (Çalışma Haftası Tahmini Yöntemi olarak da bilinir)

Bir zaman tahmini nedir? Bir zaman tahmini, bir süre boyunca yaptığınız, yaptığınız kaç saat ve dakika boyunca yaptığınız her şeyin bir listesidir.

Zaman tahmini nasıl yapılır : Zaman tahminleri genellikle bir hafta sonunda yapılır. Örneğin, haftanıza ya da istediğiniz geri dönme dönemine bakıp, çalıştığınıza, uyuduğuna, çalıştığınıza, çalıştığınıza, pişirdiğinize, temizlediğinize ya da izleyeceğiniz filmlere baktığınıza saatlerce bakın. Saklarsanız, rehberlik için takviminize danışmanıza yardımcı olur.

Artıları: Zaman tahminlerinin oluşturulması çok az zaman alır. Bunları haftanın sonuna kadar saklayabildiğiniz için günlük rutininiz sinir bozucu zaman kaydı işleriyle uğraşmaz.

Eksileri: Zaman tahminleri, zamanınızı nasıl harcadığınızı ölçmenin en doğru yoludur. Araştırmacılar, insanların geriye dönük bir yaklaşım kullanarak zamanlarını nasıl harcadıklarını tahmin ettiklerini gördüklerinde, genellikle gerçek bir haftada olduğundan daha fazla toplam saatle sonuçlandığını bulmuşlardır (168). İnsanlar ne kadar çalıştıklarını küçümseme ve boş zamanlarını küçümseme eğilimindedir.

2. Zaman Günlüğü (Toplam Zaman Günlüğü Yaklaşımı olarak da bilinir)

Zaman günlüğü nedir? Bir zaman günlüğü, bütün gün yaptığınız şeyin bir kaydıdır, tüm günü hesaba katan zaman bloklarına bölünür. Buradaki fikir 24 saatlik bir zaman diliminde her zaman dilimini hesaba katmaktır.

Zaman günlüğü nasıl yapılır: Zaman günlüğü yapmak için, bir kağıt yaprağına veya elektronik tablodan biraz daha fazlasına ihtiyacınız vardır. Bir sütun oluşturun ve ardışık zaman bloklarına 15, 30 veya 60 dakikalık artışlarla girin. Genellikle uykuda olduğunuz saatlerde birden fazla zaman bloğunu birleştirebilirsiniz. Gün boyunca periyodik olarak veya günün sonunda, her bir zaman bloğunun yanındaki boşluğu o sırada ne yaptığınızla doldurursunuz. Açıklamanıza ne kadar spesifik geldiğiniz, kendiniz hakkında neleri bilmek istediğinize veya ne tür bir zaman yönetimi dönüşümü yapmak istediğinize bağlıdır.

Artıları: Zaman günlükleri zaman günlüklerinden daha doğru. Bunları daha sık doldurduğunuzda daha çok, daha az doldurduklarında daha uzun süre beklerler. Zamanınızı kategorilere ayırmak, sayıları toplamak ve sonuçları analiz etmek çok kolaydır.

Eksileri: 9 ve 10 saatleri arasında yaptığınız şeye bir cevap yazmak, o saatin gerçekte nasıl kullanıldığının gerçekçi bir yansıması olmayabilir. Diyelim ki çalıştı. Masanızdan çıkıp, o sırada bir bardak su içtiniz mi? Hızlı bir telefon görüşmesi yaptınız mı? Çalışmanızın yarısında birkaç dakika online haber okudunuz mu? Zaman kayıtları, yaptığınız işin gerçek detayına girmeden zaman blokları hakkında genelleştirir.

3. Zaman Takip Uygulamaları

Bir zaman izleme uygulaması nedir? Bir zaman izleme uygulaması, çoğunlukla bilgisayarınızda ve telefonunuzda farklı şeyler yapmak için ne kadar zaman harcadığınızı izlemek için kullandığınız bir yazılımdır. Pasif zaman takip uygulamaları ve aktif olanları var. RescueTime gibi pasif olanlar, farklı uygulamalarda ve farklı web sitelerinde ne kadar zaman geçirdiğinizi ölçer. Toggl gibi aktif zaman izleme uygulamaları, çalışırken çalışırken çalışan ekranda bir zamanlayıcı sağlar, böylece bir görev üzerinde çalışırken birden fazla uygulamayı ve web sitesini kullanabilirsiniz.

Zaman izleme uygulaması nasıl kullanılır: Pasif bir zaman izleyiciyle, bilgisayarınıza veya mobil cihazınıza yükler ve çalışmasına izin verirsiniz. Kayıt etmek, kategorize etmek, hesaplamak ve analiz etmek için tüm etkinliklerinizi otomatik olarak yakalar. Genellikle, bu uygulamaları istediğiniz zaman duraklatabilir ve etkinliğinizi takip etmek istemediğiniz zamanlarda kapanacak şekilde ayarlayabilirsiniz. Aktif zamanlayıcılar, onları başlatmak ve durdurmak için bir düğmeye basmak konusunda size güvenir. Çalışırken ne yaptığınız hakkında bilgi girmenize izin veriyorlar ve uygulama bu bilgileri istediğiniz zaman görüntüleyebileceğiniz ve daha fazla analiz edebileceğiniz bir kayda otomatik olarak ekliyor. Aktif zaman izleyicilerin mobil uygulama sürümleri, toplantılar yaparken, iş için seyahat ederken ve ölçmek istediğiniz diğer bilgisayar dışı işlerde çalışırken bir zamanlayıcı çalıştırmanıza izin vermek için yararlı olabilir.

Bulunduğunuz yeri izleyen ve zamanınızı bu şekilde sınıflandırmanıza yardımcı olan bazı zaman takip eden mobil uygulamalar var, ancak henüz çok akıllı değiller ve şu anda çok değerli olmak için çok fazla manuel giriş yapılması gerekiyor. Belki bir gün gelişirler.

Artıları: Zamanlı uygulamalar, dijital etkinlikleriniz hakkında size ayrıntılı bilgi vermek konusunda mükemmeldir. Zamanınızı kategorize etmek, çizelgeleri ve grafikleri dağıtmak için araçları var. En iyisinin kullanımı çok kolaydır ve çoğu ücretsiz bir seçeneğe sahiptir.

Eksileri: Zaman izleme uygulamaları, bilgisayarınızda yaptıklarınız hakkında zengin bir analiz sunar, ancak tüm zamanınızı izlemek için yapılmazlar, böylece çamaşır yıkamak, yemek pişirmek, okumak, çocuklarınızla oynamak için harcadığınız saatleri özlerler. ya da evcil hayvan ya da başka ne yaparsan yap.

İki Hafta İzleyin, Sonra Analiz Edin

Zaman izlemede yeniyseniz, zaman kaydı yöntemini bir zaman izleme uygulamasıyla birleştirmenizi öneririz. Bu şekilde, gününüzdeki tüm saatleri nasıl harcadığınızı ve bilgisayarınızın zamanının ayrıntılı bir analizini görebilirsiniz.

Vaktinizi analiz etmeden önce en az iki hafta süreyle kayıt etmek istersiniz. İlk bir ya da iki gün boyunca davranışınızı hafifçe değiştirebilirsiniz, çünkü zamanınızı takip ettiğinizi düşünürsünüz. Davranışların hızla normale dönecek.

Ayrıca, "Ah, o gün sayılmaz, çünkü sıra dışıydı" diyerek durursanız durun. Ne kadar çok zaman izlerseniz o kadar fazla olağandışı gününüz olduğunu fark edersiniz. Buradaki fikir, ortalama bir günün ne olduğunu değil, aslında zamanınızı nasıl geçirdiğinizi daha iyi anlamaktır. Genel olarak zamanınızı nasıl harcadığınızı öğrendikten sonra, daha fazlasını yapmak istediğiniz, daha azının veya tamamen yeni bir şey yapmaya başlamak istediğinizde bilinçli kararlar almaya başlayabilirsiniz.