Computhink içerik gözden geçirme ve değerlendirme

Gözden geçirdiğimiz belge yönetim sistemlerinin çoğu, bir bütün olarak BT sistemlerinin büyük bir bölümü gibi, şirket içi, istemci-sunucu uygulamalarından bulut tabanlı, Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) uygulamalarına geçiş yapıyor . Çoğu durumda, bu hem müşteriye hem de satıcıya fayda sağlar. Bu bulut geçişi ile el ele, Apple iPad'lerle yükseltilmiş bir nesle yönelik daha basitleştirilmiş kullanıcı arabirimlerine (UI) yönelik bir harekettir.

Computhink Contentverse (Professional planı için ayda 15 ABD doları ile başlayan), bu eğilimleri, şirket içi veya barındırılan bir ortamda istemci-sunucu mimarisi yerine seçerek alıyor. Bu bir SaaS uygulamasına yakın ancak aynı şey değil. Kullanıcı arayüzünde kullanılan bazı tasarım öğeleri, ekranın üst kısmındaki Microsoft Office tarzı araç şeridi gibi Windows 10 kullanıcılarına aşina olsa da, açıklamak için kullanamayacağınız bir sıfat "basittir. " Bazı ağır, kurumsal düzeyde belge yönetimi özellikleri sunsa da, ağırlığını azaltan bu deyimlerle, Editörlerin Seçimi kazanan Ascensio System OnlyOffice ve Microsoft SharePoint Online'ın gerisinde kalmıştır.

Kurumsal Özelliklerin Zenginliği

Computhink Contentverse'in belge yönetimi süreçlerine tutarlılık ve uygunluk getirmek isteyen işletmelere yönelik olduğuna dair çok az şüphe var. Computhink Contentverse, bir dolap / çekmece / klasör metaforu kullanarak klasör odaklı bir organizasyon yapısı oluşturma yeteneği sunar. Bu, güvenliği sağlamak ve belge türlerini dosya meta verilerinin uygun şekilde doldurulması gerektiği şekilde yönetmek için kullanılır. Computhink Contentverse'de "dizin alanları" olarak bilinen bu dosya meta verileri, belgeyi, amacını veya sahiplik bilgilerini tanımlamaya yardımcı olur ve daha gelişmiş özellikler sunar gibi dosya saklama, arama ve iş akışı. BT yöneticileri için önemli bir not: Daha karmaşık kurumsal özelliklerin çoğu, belge türlerini, kullanıcıları, saklama ilkelerini ve daha fazlasını yapılandırma gibi ayrı bir yönetici uygulaması kullanarak yapılandırılır.

Tutma politikaları, dava ağırlıklı işlerde faaliyet gösteren şirketler için büyük bir gerekliliktir. Kritik iş belgelerinin kaybının önlenmesi, uyumluluk sağlamak ve yasal teşvikleri sınırlamak isteyen BT mağazaları için çok önemli bir özelliktir. Computhink Contentverse, yönetim ilkeleri aracılığıyla saklama politikalarını yönetmek için bir araç seti sağlar. Bu, uygulanabilir bir klasör, belge türü, koşul ve eylemin yapılandırılmasını içerir. Bu koşula dayalı ilkeler, belirli bir kuralı karşılayan dosyaları, yalnızca belirli bir süre sonra arşivlemeyi veya silmeyi değiştirmeyi önlemek veya zorlamak için salt okunur olarak işaretlemenizi sağlar. İsteğe bağlı olarak, gerçekleştirilen eylemden önce bir e-posta bildirimi gönderebilirsiniz. Her politika tek bir klasör için geçerlidir ve yönetilmeyi oldukça verimli kılan yalnızca bir eylem gerçekleştirebilir. İdeal olarak, tek bir politikaya birden çok koşul ve eylem uygulayabilir ve ardından bu politikayı genel olarak veya birkaç klasör arasında uygulayabilirsiniz; bu, gelecek baskılarda görmeyi umduğumuz bir şey.

Çoğu şirketin uygulamak istediği bir diğer belge yönetimi özelliği, Microsoft SharePoint'in daha az bilinen oyuncu Ademero Content Central ile birlikte yaptığı bir şey olan iş akışıdır. Düzgün bir şekilde uygulandığında, bir belge yönetimi iş akışı, dizin alanlarında veya klasörlerde tetiklenen otomasyonla verimliliği ve uyumluluğu artırabilir. İş akışları, saklama ilkelerine göre yapılandırmak için biraz daha karmaşıktır, ancak Computhink Contentverse, yönetici uygulamasında bir iş akışı yapılandırma modülü sağlar. Bir klasördeki yeni bir belgede tetiklenen bir başlangıç ​​düğümü, ayarlanan bir dizin değeri veya iş akışını manuel olarak seçen bir kullanıcı ile başlayarak, BT yöneticinizin seçmiş olduğu kriterleri temel alarak belgeler uygun şekilde kullanılabilir. İş akışları, belgeyi onay için tek bir kullanıcıya yönlendirmek kadar basit veya koşullu kararları ele almak ve katmanlı onay için birden çok imza sahibine yönlendirmek kadar karmaşık olabilir.

Bir dokümanı yeniden düzenleme yeteneğine sahip olmak, hassas bilgileri engellemek, birçok kullanıcının farklı kullanıcılar, müşteriler, ortaklar ve diğer sınıflandırmalar için hangi bilgileri sağladığını kontrol etmesi gereken bir başka popüler gereksinimdir. Computhink Contentverse'teki belge düzenlemeleri kullanıcı, ve gizlenecek belge içeriğini seçmek için belge açıklama araçlarını kullanmayı içerir. Bir belgenin yeniden düzenlenmiş sürümü uygun izinlere sahip kullanıcılar tarafından görüntülenebilirken, yalnızca yeniden düzenleme şifresi olan kullanıcılar belgeyi bütün halinde görüntüleyebilir.

Klasör izinleri, yönetici uygulamasında bulunmayan bir yönetici özelliğidir. Kullanıcılar (uygun izinleri olduğunu varsayarsak) Computhink Contentverse klasör yapısındaki izinleri yönetebilirler. Bu işlem bir grup veya kullanıcı, ve belge oluşturma, düzenleme ve paylaşma (e-posta, yazdırma vb.) gibi izinleri uygulamak. Klasör izinleri, izinlerin etkin şekilde uygulanmasını sağlayan üst klasörden miras alacak şekilde yapılandırılabilir.

Uyumluluk ve doküman kontrol çözümlerine ek olarak, birçok işletme doküman paylaşımını ve işbirliğini kolaylaştıracak seçenekler aramaktadır. Computhink Contentverse, bu alanda çok fazla bir değer sağlamaz, çünkü birincil paylaşım yöntemleri e-posta, faks ya da bir belgenin basılı kopyasını basmak yoluyla yapılır.

Kullanıcı Arayüzünün İhtiyacı Var

Alt satır: Computhink Contentverse tarafından sunulan UI hayranları değiliz ve bunun nedenlerinin bir listesi var. Özelleştirilebilir panellerin kullanımları vardır, ancak bunlar boşa harcanan zamanın yarısıdır, çünkü bir belge seçilene veya düzenlenene kadar hiçbir bilgi göstermezler. Ayrıca, belirli bir işlevi yerine getirmek için düğmeyi bulmak oldukça zordur. Microsoft'un şerit kullanıcı arabirimini uygulamasının ana nedenlerinden biri, araçlar için merkezi (içeriğe duyarlı) bir alan sağlamaktı. Computhink Contentverse'teki işlevlerin büyük bir yüzdesi yalnızca içerik veya sağ tıklama menüsü ile kullanılabilir. Bağlam menüsü başlı başına güçlü bir araç olsa da, bunu birincil gezinme yöntemi olarak öğrenmek yetersiz ve zordur.

İronik bir şekilde, Computhink’in Microsoft UI standardına olan düşkünlüğü göz önüne alındığında, Computhink Contentverse UI’ya karşı mükemmel bir karşıtlık Editörlerin Seçimi kazanan Microsoft SharePoint Online’dır. Üst düzey karmaşıklık ve kullanılabilirlik eksikliği nedeniyle uzun süredir kötüleşen Microsoft, belge yönetim sistemlerine başlamanın acısını hafifletmek için ciddi çalışmalar yaptı. Uzman kullanıcılar ve yöneticiler hala gelişmiş özellikleri kullanma yeteneğine sahipler, ancak kullanıcıların ihtiyaç duyduğu en yaygın araçları içeren ve kurumsal belgelerle çalışmayı zorlaştırmak istemeyen bir tasarımın arkasına uygun şekilde yerleştirilmişler. Computhink'in bu yetenekleri Computhink Contentverse ile taklit etmek için yapması gereken bazı işler var.

Genel olarak, önemli bir eksiklik olan belge paylaşımı ve işbirliği özellikleri dışında, Computhink Contentverse özelliği, incelediğimiz en üst düzey belge yönetimi çözümleriyle rekabetçidir. Bu sizin için yeterliyse, Computhink Contentverse'in Profesyonel seviyesinin, barındırılan bir yapılandırmada aylık olarak kullanıcı başına maliyeti 15 ABD Doları olarak hesapladığını, ancak özelliklerde biraz sınırlı olduğunu unutmayın. Enterprise sürümü (test ettiğimiz sürüm) ek açıklamalar ve geri çekilmeler gibi şeyler içerir ve çıktı biçimleri için daha fazla destek içerir ve kullanıcı başına aylık 33 ABD doları harcar. Yerinde veya karma dağıtım mimarilerini tercih ediyorsanız, fiyat bilgileri için şirketle iletişim kurmanız gerekir.

Maalesef, kullanıcı arayüzü ciddi bir şekilde kusurludur ve verim kaybına bağlı olarak maliyeti düşük olduğundan ya da karşılaştırıldığında eğitim gerekliliklerinden dolayı dikkate alınmalıdır. daha iyi tasarlanmış Microsoft SharePoint Online ve Ascensio System OnlyOffice gibi teklifler. Gerçek belge paylaşımının eksikliğini geçemezseniz ve kullanıcılarınız sezgisel olmayan bir kullanıcı arayüzünü kaldıramazsa, çoğu şirket ön plana çıkana kadar Computhink Contentverse'den uzak durmak isteyecektir.