Organize olun: Google sürücünüzü temizlemek için 7 basit adım

Eşyalarınızı sakladığınız diğer yerler gibi, Google Drive da dağınık olabilir. Bir veya iki dosya oluşturursunuz, Gmail’den birkaç belge içe aktarır, paylaşılan bir klasörü kabul edersiniz ve bilmeden önce her şey bir felakettir.

İhtiyacınız olanı her zaman bulabilmenizi sağlamak için, dosyaları Google Drive'ınızdaki klasörlere koyarak ve hem kavramsal hem de gerçek diğer araçları kullanarak düzenleyebilirsiniz. Bu ipuçları ve öneriler size Google Drive'da nasıl dosya düzenleyeceğinizi gösterecek ve eğer Google Drive for Work kullanıyorsanız da iyi çalışmalıdırlar.

1. Varsayılan Görünümünüzü Ayarlayın

Google Drive’daki dosyaları ve klasörleri birçok farklı yolla görüntüleyebilirsiniz. Örneğin, her şeyi bir listede veya ızgara görünümünde görüntüleyebilir ve satır aralığını rahat, rahat veya kompakt olacak şekilde ayarlayabilirsiniz. Ayarlarınızla memnun kalana kadar oynayarak Google Drive'ınıza nasıl bakmak istediğinize karar verin. Liste aralıklarını konforlu aralıklarla seviyorum, bu yüzden buradaki ekran görüntülerinin çoğunda göreceğiniz şey bu.

Sol taraftaki rayı gözden kaçırmayın. Birçok kişi Google Drive'a baktığında ekranın merkezine odaklanır. Bununla birlikte, klasörlerinizi ve dosyalarınızı organize etmek söz konusu olduğunda, soldaki raydan emin olun. Klasörlerinizi ve alt klasörlerinizi kolayca görebilir ve ekranın ortasını, görüntülemek istediğiniz klasörün içeriği için ayırtabilirsiniz.

2. Klasörler İskeleti oluşturun

Hangi yapı ve isimlerin sizin için en uygun olduğunu kullanarak kendiniz için bir klasör iskeleti oluşturun. Dosyalarınızı ve klasörlerinizi diğer uygulamalarda nasıl düzenlersiniz? İhtiyacınız olan bir belge hakkında düşündüğünüzde aklınıza ne geliyor? Klasörlerinizi nasıl ayarlayacağınızı anlamanın en iyi yolu bu iki soruyu cevaplamaktır.

Birçok insan için ilk akla gelen, işlerinin içeriğidir, bu nedenle klasörler için Project X veya School Work gibi tematik isimler kullanırlar. Şahsen ben tarihlere sarılırım. Bir dosya bulmam gerektiğinde, bir yazı parçası ya da resim olsun, ne zaman yarattığımı düşünürüm. Sonuç olarak, klasörümde ve dosya adlandırma kurallarımda tarihleri ​​yoğun olarak kullanıyorum. Örneğin, 2019, 2018, 2017 ve benzerleri için klasörlerim var. Ayrıca yıllara ve aylara karşılık gelen sayıları da kullanıyorum. Örneğin, 1906, 2019 yılını ve altıncı ay veya Haziran anlamına gelir. Bazı sayılarla başlayan bir klasöre baktığımda, tam olarak ne anlama geldiklerini biliyorum ve ihtiyaç duyduğum dosyaları hızlıca bulmama yardımcı oluyor.

Bazı kişileri çevrimiçi olarak size daha fazla görsel ipucu vermek için klasör adlarınıza bir emoji eklemenizi önerdiğini gördüm. Yapma! Emoji her zaman diğer biçimlere iyi dönüşmez, bu nedenle bir klasöre paylaşılan bir bağlantı oluşturmaya veya dışa aktarmaya çalıştığınızda görüntüler onu kırabilir.

3. Alt Klasörler Oluşturun

Alt klasörler örgütsel bir düşeştir. Onları yapın ve kullanın! Dosyalarınızı daha küçük ve daha özel gruplara göre sıralamanıza ve sınıflandırmanıza yardımcı olur.

Klasörler oluşturduysanız ancak hangi alt klasörlerin oluşturulacağını bulmaya çalışırken sıkışmışsanız, belki de henüz onlara ihtiyacınız yoktur. Ayrıca, DONE veya OLD adlı bir klasör hazırlayabilirsiniz, böylece çalışma tamamlandığında veya bir klasör kullanılmadığında, onu sürükleyip bırakabilirsiniz.

4. Renk Kullan

Renkler harika bir görsel işarettir ve Google Drive klasörlerinize özel renkler eklemenizi sağlar. Kenar çubuğundan veya ana pencereden herhangi bir klasöre sağ tıklayın ve Renk Değiştir'i seçin. Ardından istediğiniz rengi seçin.

Kullandığım bir püf nokta, aktif klasörlerimi yeşil yapmaktır. Bazen bir süre boşta kalan klasörler veya alt klasörler var, ancak aralarındaki bir veya iki klasör hala kullanılıyor. Aktif klasörleri yeşil renkle vurgularım ve diğerlerini gri bırakırım. Bu şekilde, doğrudan işime atlamak istediğimde, devam etmekte olan çalışmalarımı tutan klasöre doğru beni yönlendiren yeşil bir ışığım var.

5. Sık Kullanılan Dosya ve Klasörlere Yıldız Ekleme

Google Drive, dosyalara ve klasörlere yıldız eklemenizi sağlar. Renk eklediğiniz gibi yaparsınız: dosya veya klasörü sağ tıklatın ve Yıldıza Ekle'yi seçin.

Sık kullanılan dosyalara yıldız eklemenizi öneririm. Bu şekilde, Drive'da nerede olursa olsun, düzenli olarak eriştiğiniz tüm malzemelerin bir listesini sol raydaki Yıldızlı başlığa tıklayarak alabilirsiniz.

6. Önemli 'Benimle Paylaşılan' Dosyaların Taşınması

Sol raydaki başlığa Shared With Me adlı bir göz atın. Onu tıkladığınızda, çok çeşitli dosyalar ve klasörler görünebilir. Onlar için fazla endişelenme. Bu toplu iş içinde önemli bir şey varsa, onlarla yapabileceğiniz üç yararlı şey vardır:

Bir yıldız ekle. Sizinle paylaşılan bir dosyaya yıldız eklemek, kendi dosyalarınızdan birine yıldız eklemekle aynı şeyi yapar. Yıldızlı içerik listesinde görünmesini sağlar.

Drive'a kaydet / bir klasöre taşı. Başka bir seçenek de dosyayı Google Drive'ınıza eklemek ve bir klasöre koymak. Dosyaya sağ tıklayıp Taşı'yı seçebilirsiniz. Ardından, beliren pencerede, bu dosyayı saklamak istediğiniz klasöre gidin. Aynı şeyi yapan başka bir seçenek de kaydetmek istediğiniz öğeyi seçmek ve ardından ekranın sağ üst kısmındaki Google Drive simgesini tıklamak. Daha sonra seçtiğiniz klasöre taşımak için bir fırsatınız var. Her iki durumda da, seçtiğiniz yeni konumdan paylaşılan dosyaya etkili bir kısayol oluşturursunuz. Dosya hala herkesle paylaşılıyor ve orijinal sahibine ait.

Bir kopyasını çıkarmak. Sizinle paylaşılan bir dosyanın kopyasını alırsanız, yeni kopya sizin olur. Ve sadece bu, bir kopya. Artık paylaşılan dosyaya bağlı değil ve aynı kişilerin artık erişmesine izin vermek zorunda değil.

• Google Drive Google Drive
• Kaçırmamayacağınız 35 Google Drive İpuçları Kaçırmamayacağınız 35 Google Drive İpuçları
• Organize Olun: Gmail’de Okuma Makbuzlarını Açma

7. Çöpü Boşaltın

Bir dosyayı veya klasörü Google Drive'dan kaldırdığınızda, çöp kutusuna gider ve çöp kutusunu alana kadar orada kalır. Çöp biriktirme süresi ne kadar uzun olursa, içindeki her şeyin tamamen yok edilmesi gerektiğine dair tam bir inanç elde etme olasılığınız o kadar düşük olur ve sonra çöp kutunuza daha da uzun süre dayanacaksınız. Kendinize bir iyilik yapın ve zaman zaman çöp boşaltın. Google Drive depolama alanınızı doğru bir seviyede tutmaya yardımcı olacak ve düzenli bir hesap tutmaya çalışırken aklınıza gelmesi için yardımcı olacaktır.