Organize olun: Proje yönetimine başlamak için 6 ipucu

Proje yönetimi zor bir iştir. Takımlar ve organizasyonlar daha yalın çalışmaya çalışıyor ve bu genellikle özel bir proje yöneticisinin rolünü ortadan kaldırmak anlamına geliyor. Konuyla ilgili ileri bir derece kazanmak hala mümkün olsa da, genellikle resmi işlerinin başında, proje yöneticisi rolüne kendilerini güvendirmek için çok az tecrübesi olan ya da hiç tecrübesi olmayan kişiler için nadir değildir. Bu çok zor bir deneyim olsa da, piyasadaki proje yönetimi için çok güçlü bir yazılım var; küçük bir proje ya da iki proje yöneticisi gerektirmeyebilir.

Projeleri yönetme konusunda fazla tecrübeniz yoksa, işte başlayabilmeniz için bazı öneriler. Eskiden Maestro Development'ten Peter Clarkson'a ve ProjectManager.com CEO'su Jason Westland'a, bu makalenin önceki sürümlerinde sahip oldukları görüş için teşekkür ederiz.

1. Bir Projeniz Olduğundan Emin Olun

Bir projeyi yönetmeye başlamadan önce, bir projeniz olduğundan emin olun! Bu tavsiye çok basit gelebilir, ancak zaman zaman uzman proje yöneticilerinden duydum.

Bir proje başlangıç ​​tarihi, bitiş tarihi ve teslim edilebilir bir görevler kümesidir. Verilebilir bir şey, iş sonunda fiziksel ürün veya işleyen bir web sitesi gibi teslim edilen herhangi bir şeydir. Bir ev inşa etmek bir projedir. Bir web sitesini yeniden tasarlama (aşağıda ProofHub'dan aşağıda gösterildiği gibi) bir projedir. Teoride, projenin tüm görevlerini başkasına devredebilir ve bu kişiden geri bir şey almak durumunda, bu bir projedir.

Bazen insanlar devam etmekte olan çalışmaları projelerle karıştırırlar, bu yüzden açıklığa kavuşturmak için devam eden çalışmalardan birkaç örnek vereyim. Her hafta bir web sitesi için yeni içerik yazmak tek bir yazı parçasının üretimine kendi küçük projesi olarak bakmanıza rağmen devam etmekte. Sürekli tamir ederek kod için bakım desteği sağlamak devam etmektedir. Müşteri e-postalarına veya telefon görüşmelerine cevap vermek devam etmektedir.

2. Keşif Süresine Sahip Olun

Bir projeye başlamadan önce, bazı insanlar keşif denilen şeyi önerir. Proje yönetimi keşfi yasal anlamda keşiften farklıdır. Amaçlarımıza göre, projeyi isteyen kişilerin ne yapmak istediklerini ve neden yapmak istediklerini keşfettiği bir zaman dilimidir. Bir toplantı, bir dizi toplantı veya ücretsiz düşünce ve keşif için açık bir süre olabilir.

Keşif sırasında keşfedilecek bazı sorular aşağıdadır.

• Proje ne olacak? Bunu tanımlamak için ne kadar spesifik olabilirsiniz?
• Amacı nedir?
• Hangi sonuçları istiyorsun?
• Bu proje için hangi kaynakları kullanmanız gerekiyor?
• Nihai ürüne ne zaman ihtiyacınız var ve kaynaklarınız için son teslim tarihiniz makul mu?

3. Kapsamı tanımlayın

Deneyimli bir proje yöneticisinin şunu söylediğini duyabilirsiniz: "Kapsamda değilse, projede değil."

Her projenin net bir kapsama ihtiyacı vardır. Proje kapsamı, projenin tam olarak neleri içereceğini belirler. Proje ile ilgili tüm unsurların, varlıkların, özelliklerin, teslimatların ve diğer detayların kilitlenmiş bir listesidir. Kilitlendikten sonra ekleyemezsiniz. Örneğin, bir ev inşa ediyorsanız, kapsam evin kaç kat içereceğini, kare görüntülerini, kaç tane pencerenin olacağını, kaç tane merdiven, ışık düğmelerinin vb. Olacağını tanımlayacaktır.

Projelerin başlamadan önce net bir kapsama gereksinim duymasının nedeni, proje başladıktan sonra kimsenin kapsam dışında kalan herhangi bir şeyi eklemeye çalışmamasıdır. Bir projenin başladıktan sonra kapsamına ekleme yapmak, zaman çizelgesini, bütçesini ve kullanılabilir kaynaklarını atar. Bir projeye görevler eklemeye devam ederseniz, bir proje haline gelmeyi bile durdurabilir - devam eden bir çalışma olabilir.

Kapsamı tanımlamak bir keşif toplantısında olabilir veya basitçe projeyi talep eden müşteri veya kişi ile projenin potansiyel lideri veya yöneticisi arasındaki görüşmelerden gelebilir.

4. Başlangıç ​​Toplantısı Yapın

Proje üzerinde çalışacak olan herkesin kendisine tanıtıldığı bir başlangıç ​​toplantısıdır. Bu toplantı, önümdeki çalışmanın tonunu belirler ve proje ekibindeki herkesin ne yapacakları ve neden olacağı hakkında net bilgi sahibi olmalarını sağlar.

Başlatma toplantısı yapmanın, bir projeyi yönetirken yaptığınız ilk şeye yakın olmadığına dikkat edin! Başlangıç, herkesi aynı sayfada tutmaya yardımcı olduğu için, projeyi ve kapsamını açık bir şekilde anladığınızdan emin olun, böylece herkese güvenle teslim edebilirsiniz.

Başlatma toplantısı sırasında, proje lideri en az şu dört şeyi tanımlamalıdır:

• Proje kapsamı,
• Oyuncular ve rolleri,
• Teslim edilebilirler ve
• Dönüm Noktaları.

Proje kapsamı hakkında zaten konuştuk. Oyuncular ve rolleri için, proje lideri farklı takımları ve katkılarını birbirine tanıtacaktır. Ek olarak, başlangıç ​​toplantısı hiyerarşiyi tartışmak için ideal bir zamandır, yani kimin kiminle ve kiminle çalışacağını bildiriyor olması.

Verilebileceklerin tartışılması, hiyerarşi tartışmasıyla örtüşecektir, çünkü “Her bir teslim edilebilir kişiyi kim alacak?” Sorusunu yanıtlamanız gerekir.

Kilometre taşları (yukarıda Editörlerin Seçimi proje yönetimi yazılımı Teamwork Projects, yukarıda gösterildiği gibi), nihai hedefe doğru net ilerleme gösteren bir projenin noktalarıdır. Bir ev inşa ederken, bir vakfınızın olduğu nokta dökülür ve ayarlanırsa, bir kilometre taşı olabilir. Çerçeveyi yerleştirdiğinizde, bu başka bir dönüm noktası. Başlama toplantısı sırasında, onlar için henüz tarih girmemiş olsanız bile, proje aşamalarının ne olacağını bilmelisiniz. Bazen, bu dönüm noktalarının tam olarak ne zaman düşmesi gerektiğine karar vermek için programlama ipucu veya tasarım ipucu gibi diğer takım uzmanlarına ihtiyaç duyabilirsiniz. Dönüm noktası son tarihlerinizle ilgili kaba bir fikirle başlama toplantısı yapmak iyidir, ancak her takıma ağırlık verme ve ayarlamalar yapma şansı verin.

5. Projenizin Son Başvuru Tarihlerini Belirleyin

Daha önce, her projenin başlangıç ​​tarihi ve bitiş tarihi hakkında konuştuk. Başlangıç, resmi başlangıç ​​tarihiniz olabilir. Bitiş tarihi, tüm çalışmaların mutlak son kapanışını işaretlemelidir. Bu tarihten sonra proje üzerinde hiçbir çalışma yapılmaz. Gerçek bir hands-off, kalemler aşağı anı.

Artık başlama toplantısı yaptığınıza göre, tüm kilit oyuncular (proje yöneticisi ve ekip liderleri gibi) kesin kilometre taşlarını ve teslim tarihlerini belirleyebilir ve bunları başlangıç ​​tarihi ile bitiş tarihi arasında bir takvime yerleştirebilir.

Proje yönetimi yazılımı kullanıyorsanız, kullanmaya başladığınız zaman budur. Uygulamaya tüm önemli tarihlerinizi koyun. Proje kapsamı gibi, şu ana kadar oluşturduğunuz diğer belgeleri de yükleyebilirsiniz. Şimdi, tüm oyuncuları da yazılıma katılmaya davet etmeye başlamanın tam zamanı. İnsanlar proje yönetimi uygulamasına katıldıklarında, atamalar alabilir, ilerlemelerini güncelleyebilir ve başka şekillerde işbirliği yapabilirler. TeamGantt'taki bir gantt çizelgesinde çizilen tüm bu bilgilerin bir örneği aşağıda görülebilir. Gantt çizelgeleri hakkında daha fazla bilgi için Gantt Charts ile Başlarken için G'nin 5 Basit Adımındaki makalemi okuyabilirsiniz.

6. İletişim için Beklentileri Belirleyin

Hem başlama toplantısından sonra hem de proje boyunca, iletişim hatlarını açık tutmak önemlidir. Grubunuzda tam zamanlı bir proje yöneticisi olup olmadığına bakılmaksızın, projenin esas temas noktası olan kişi, iletişimi teşvik eden ve kolaylaştıran kişi olmalıdır. Proje sona erene kadar başka bir el toplantısı yapmak kötü bir fikir değil, böylece insanlar kalan soruları sorabilirler.

İletişim için beklentileri erken ayarlayın. Takım liderleri, takımlarının ilerleyişine dair haftalık bir güncelleme yapacaklar mı? Proje süresince kaç tane toplantı yapacaksınız - bazen hiç gerekli değiller; projenizin neye ihtiyacı var? Genellikle, tasarım ekibi veya programlama ekibi gibi bir projedeki daha küçük ekipler, herkesin yakın zamanda yaptıklarını geri çeken ve olası sorunları ortaya çıkaran tekrar eden check-in toplantılarına katılır. Ne kadar çok insan potansiyel problemlere erken ses verirse, herkesin şansı onları engellemek ya da onlarla başa çıkabilmek için o kadar iyidir.

İleri Hareketli

Başlamak için bu ipuçlarıyla donanmış, artık projenin etini kazabilirsiniz. Proje yönetimi yazılımı, projeye dahil olan herkesin ilerlemesini takip etmesine yardımcı olmak için uzun bir yol kat ediyor. Bununla birlikte, iyi miktarda insan etkileşimi gerektirir ve proje ve detayları hakkında mümkün olduğunca netlik sağlar.