Video: Dört Yollu Vana Çalışma Prensibi (Ekim 2024)
Şirketiniz işletme belgesi yönetimi yazılımı düşünüyorsa, numaraların size rehberlik etmesine izin verin. Elbette, her ay ve her yıl ekleyeceği bir başka kalıcı yazılım lisans ücreti konusunda endişelisiniz, ancak bu araçların nihayetinde maliyetlerinden daha fazla tasarruf edeceğinden emin olabilirsiniz. Zoho Dokümanlar gibi bir Editörün Seçimi aracı size daha fazla esneklik, işbirliği özellikleri ve kağıt, dosya klasörleri ve depolama dolaplarıyla sahip olacağınız depolama kapasitesini sunar.
Adobe Document Cloud'daki Grup Ürün Pazarlama Müdürü Lisa Croft ile, yetenekli ve düşük maliyetli bir işletme belgesi yönetim aracı olan işletme belgesi yönetiminin şirketinize zamandan, alandan ve daha da önemlisi çok fazla para tasarrufu yapabileceğiniz birçok yoldan bahsettim. İşte bu araçların mükemmel bir yatırım getirisi sağlaması için en belirgin dört yol.
1. Baskı Maliyeti
İşleminizin tamamını dijital hale getirerek kendinizi kağıt belgelerinizden tamamen kurtarabilirseniz, rakiplerinizden çok daha az kağıt satın alabilirsiniz. Ek olarak, enerji masraflarını, mürekkebi ve fiziksel olarak uzak yerlere fiziksel olarak gönderme ile ilgili posta ücretlerini içeren baskıya daha az para harcamak için harcarsınız.
Adobe'nin hesaplamalarına göre, 10.000 belge basan işletmeler dijital belgelere geçerek yaklaşık 2.740 ABD doları kazanacak (10.000 belge kabaca 1/6 GB; daha fazlası için). Kağıdın maliyeti sizi düşürmezse, çevreye ne kadar yardımcı olacağınızı düşünün. On bin belge 11.427 galon su, 961 kilo atık ve 3.725 kilo odun üretilmesini gerektiriyor. Bu, ekosistemimize çok fazla hasar verir.
“Hiç baskı yapmamaya çalış, ” dedi Croft. “Bir belgeyi yazdırdıktan sonra, bu belgeyi yönetmenin bir maliyetini sunarsınız. Dijital olarak baştan sona korursanız, baştan paradan tasarruf edersiniz.”
2. Depolama Maliyetleri
PCMag'in ofislerinin bulunduğu Midtown Manhattan'daki ticari emlak maliyeti, metrekare başına kabaca 73 $ 'dır. Doküman depolama için yalnızca 100 metre kare ayırıyorsanız, kağıt depolamak için ayda yaklaşık 7.300 ABD Doları veya yıllık 87.600 ABD Doları harcarsınız.
Bununla birlikte, kağıt tabanlı işleminizi tamamen dijital hale getirecekseniz, 64.800 Microsoft Word belge sayfasını 1 GB'den daha az dijital bulut depolamasında depolayabilirsiniz. Örneğin, Zoho Dokümanlar ile yılda 100 GB depolama için sadece 96 dolar ödeyebilirsiniz. Yüz gigabayt, 64.800.000 Word sayfasının eşdeğeridir. Zoho Dokümanlar ile grup dosya paylaşımı, çevrimiçi ve eşzamanlı ekip düzenleme gibi özelliklere de erişebilir ve belgelerinize tam olarak kimlerin eriştiğini ve değişiklik yaptığını söyleyen denetleme günlükleri (hatta bundan sonra daha fazlası) elde edebilirsiniz.
3. Daha Azına Daha Fazlasını Yapın ve Daha Hızlı Yapın
Daha önce, işletme belgesi yönetim sistemlerini işiniz için standart kağıt belgelerden daha değerli kılan birkaç dijital özellikten bahsetmiştim. Bu bölümde biraz daha ayrıntılı olacağım. Örneğin, Adobe Document Cloud ile birden fazla kullanıcıya tek bir dosya gönderebilir ve her alıcıdan imza isteyebilirsiniz. Bu sürecin kağıt ve Amerika Birleşik Devletleri Posta Servisi ile ne kadar karmaşık ve pahalı olacağını düşünün. Şimdi, bu maliyeti çarpımla çarpın, ancak yıl boyunca işlemi tekrarlayabilirsiniz.
Croft, "Elektronik olarak bir belgeyi imzalamak size tasarruf sağlar, " dedi. "FedEx'e göndermeniz gerekmez. Geri gönderilmesi için beklemeniz gerekmez. Bu, belgenin zamanını ve ek kopyalarını azaltır. Ayrıca, belgeyi değiştiren kişilerle ilgili sorunları da ortadan kaldırırsınız. dışarı çıktım ve imzaladın, gerçekten gönderdiğin belge. " Bir sonraki bölümde güvenlik altına gireceğim.
Peki ya grup düzenlemesi? Zoho Dokümanlar gibi araçlarla bir grubu bir araya getirebilir ve dokümanlarda üyelerden üyelere ileri ve geri göndermeden eşzamanlı değişiklikler yapabilirsiniz. Zaten Microsoft Word ve e-posta kullanıyor olsanız bile, bu işlem çok daha yavaş ve daha az işbirlikçi olacaktır. Muhtemelen bir belge oluşturup, birden çok inceleme için emir komuta zincirini gönderirsiniz, bu noktada belge revizyonlar için size geri gönderilir. İşletme belgesi yönetimi yazılımıyla, yatırım yapılan tarafların tümü, aynı belge görüntüleyici içinde bir kerede belgede düzenlemeler yapabilir.
Croft, "Bir belge üzerinde işbirliği yapabilmek kesinlikle bir faydadır." Dedi. “Buradaki değer, seyahat için para tasarrufu sağlaması ve inceleme döngülerini de azaltmasıdır. Belli bir karmaşık döngü boyunca baştan sona bir belge alıyorsunuz. Bu zamanı azaltabileceğiniz her zaman, paradan tasarruf ediyorsunuz. İnsanların düşünmediği çevre birimler, uzun vadede paradan tasarruf etmenizi sağlıyor. "
4. Belge Güvenliğinin Birçok Yönü
Çok geç kalıncaya kadar belge güvenliğinin şirketinizi ne kadar tasarruf edebileceğini ölçmek imkansızdır. Örneğin: Birisi fiziksel bir kağıda gönderdiğiniz bir sözleşme alırsa ve sözleşme şartlarında onaylanmamış değişiklikler yaparsa? İmzalamadan önce sahte belgeye yansıyan değişiklikleri göremezsiniz. Şimdi yeni ve sahte anlaşmanın şartlarından yasal olarak sorumlusunuz.
Ayrıca, birileri hayati kurumsal bilgiler içeren bir kağıt parçasını kaybederse ve bu bilgiler yanlış ellere geçerse? Rekabet avantajınızı kaybedebilir ya da dava açabilirsiniz. Bu zararın işinize neye mal olacağı konusunda bir rakam vermenin bir yolu olmamasına rağmen, yıllık işletme belgesi yönetimi aboneliğinin fiyatından neredeyse kesinlikle daha azdır.
Croft, "İşyeri doküman yönetimi araçları kimin erişimi olduğunu ve bir belge ile neler yapabileceğini bilmenizi sağlar" dedi. “Size bir dosya gönderebilir ve ne zaman açtığınızı söyleyebilirim, eğer baktıysanız, yazdırdınız mı? Belgenin nerede olduğunu biliyorum., Bu belge yanlış ellere mi geçecek? Bu araçlar bu riski tamamen ortadan kaldırıyor mu? Para tasarrufu yapmayı düşünmediğiniz bir şey ama uzun vadede olabilir. ”
Sizin için Doğru Aracı Bulun
Zoho Dokümanlar ve Adobe, piyasadaki en iyi araçlar arasında olmasına rağmen, Google Drive, Microsoft SharePoint ve Dropbox Business gibi diğer ürünler ihtiyaçlarınızı daha iyi karşılayabilecek benzersiz özellik kümeleri sunar.
Örneğin: Google Drive dokümanlara tam çevrimiçi erişim sunar, Microsoft Office dosyalarını okuyabilir ve beşten fazla kullanıcı için sınırsız depolama sunar. SharePoint, öncelikle Word, PowerPoint ve Excel gibi Microsoft Office 365 araçlarına güvenen şirketler için ideal bir araçtır. Dropbox dosyaları depolamak, yönetmek ve aktarmak için en iyisidir. Şirket yakın zamanda, hangi belgeleri kimin görebileceği konusunda size daha fazla esneklik sağlamak için BT yöneticisi araçları ekledi.
