Organize olun: Büyüyen bir iş organize etmek için en iyi araç nedir?

“Hangi araç büyüyen işimi daha iyi yönetmeme yardımcı olacak?” Rafael adlı bir okuyucu bu soruyu sormak için bana geçen ay yazdı. En iyi proje yönetimi araçlarından, iş yönetimi yazılımlarından, iletişim programlarından ve bir iş patlaması yapmak isteyen tüm diğer verimlilik uygulamalarından bazılarını okuyordu. Fakat hangisinin çalışmasını yönetmek için en iyi olanın işe yarayacağını bilemedi.

“Ben sadece küçük bir emlak yatırım şirketi için çalışmaya başladım, ” diye yazdı, ”ve gerçekten, gerçekten, süreçlerini otomatikleştirmek için yardıma ihtiyaçları var. bu noktada operasyonları kolaylaştırmak için Asana ya da Teamwork Projects'i kullanmayı düşünüyordum ve girişinizi istedim. Size bir bakış açısı vermek için, ekip yatırımcılarla mülk alıp satmak için çalışan beş şirketten biriydi. "

Rafael ayrıca, her mülkün bir “proje” olduğunu düşündüğünü ve çalışanlara ihtiyaç duyulacak her biri için görev listesi oluşturmak istediğini belirtti. Kuruluşlar bir kerede 150 ila 200 "proje" arasında herhangi bir yerde yönetir. Ve zaman zaman, harici oyuncuların süreçle ilgili fikir sahibi olmaları gerekir.

Ayrıca, esnekliğin ve ekip işbirliğinin birçok şirkette olduğu gibi en büyük öneme sahip olduğunu söyledi. Fakat Asana ya da Teamwork Projects'i kullanmaya oldukça kararlı görünüyordu. İşte cevabım:

Kart Desteğine Karşı Tahta Oyunu

Asana'yı bir iskambil destesi olarak düşünün ve Ekip Çalışması Projelerini tahta oyunu olarak düşünün. Bir deste desteyle, başka birinin yarattığı bir oyunu oynayabilir veya kendi oyununuzu oluşturabilirsiniz. Bir masa oyunu ile, oyun kuralları ile birlikte gelir ve eğer istersen onları esnetebilirsin, ama genel olarak konuşursak, masa oyunu kurallara sadık kalmanla oynayacak şekilde tasarlanmıştır.

Tecrübelerime göre Asana doğru bir şekilde uygulamak için zaman alıyor, fakat nihayetinde istediğiniz gibi kullanabilirsiniz. İlk birkaç gün, sistemi kullanmayı öğrenen herkes için kafa karıştırıcı olacak. Bunun nedeni, ekibinizin nasıl kullanılacağına ilişkin kuralları belirlemesinin gerekmesidir. Asana'yı kullanmanın doğru ya da yanlış yolu yoktur.

Birkaç hafta sonra, umarım beş çalışan görev yapacak ve muhtemelen bu noktada kurallarını değiştirmeye başlayacaklar. Asana deneme yanılma aldı. Ayrıca, herkesin aynı şekilde aracı kullanmasını sağlamak için sağlam bir ekip iletişimi de gerekir.

Şimdi Takım Projeleri hakkında konuşalım. Ekibinizin de Ekip Çalışması Projelerine alışması biraz zaman alacak, ancak farklı bir nedenden dolayı. İnsanlar tüm özellikleri araştırıyor ve ilk kez görevlere giriyorlar. Ekibiniz büyük olasılıkla bir sonraki satış veya satın alma için tekrar kullanabilecekleri bir sürü şablon oluşturacaktır. Ancak, Ekip Çalışması Projeleri ile, temel olarak her bir gayrimenkul alım satımını proje olarak gerçekleştirmeniz gerekir.

Projelerin daima bitiş tarihleri ​​vardır ve sizin durumunuzda kapanış tarihidir. Genellikle dönüm noktalarına sahiptirler, belki sözleşmeye giriyorlar veya para kazanıyorlar. Ve projelerle, bu son tarihler ve kilometre taşları için tarihler önemlidir. Takımınız için son tarihler önemli olup olmadığı hakkında hiçbir fikrim yok. Ekibiniz, "Bu mülkü 1 Ekim'e kadar satın alalım" mı yoksa sadece "Bu mülkü satın alalım" gibi şeyler ne kadar süreceğini bilmeden mi söylüyor? Son teslim tarihini belirlediyseniz, Teamwork Projects muhtemelen daha iyidir.

Ekip Çalışması Projeleri gibi Proje yönetimi araçları, görevler arasında bağımlılıklar oluşturmanıza izin verir; böylece tüm bağımlı işler gerçekleşinceye kadar bir görevin gerçekleşmemesi sağlanır. Örneğin, inceleme yapılana kadar sözleşmeye gidemezseniz, Ekip Çalışması Projelerinde kurulum yapmak mümkündür. Asana ile ekibiniz bu kurala göre oynamayı seçebilir, ancak bu sistemin kendisinin bir parçası olmayacaktır. Nasıl çalıştıklarını anlamak için her iki aracı da ücretsiz kullanabilir ve daha sonra daha fazla özelliğe sahip olan ücretli bir hesaba geçebilirsiniz.

Bir Araç Seçme

Birkaç hafta sonra Rafael'e bir karar verip vermediğini ve aletin ekibi için nasıl çalıştığını görmek için kontrol ettim. Ekip Çalışması Projelerini denemeyi seçmişti. Satış noktasının, görevler arasında bağımlılıklar yaratma kabiliyeti olduğunu söyledi. Kurulum beklendiği gibi biraz zaman alıyordu, ancak Rafael'in de paylaşacak güzel haberi vardı:

Rafael, "Bahsetmeye değer bir vahiy, yeni başlayanlara bir yıl boyunca ücretsiz olarak yazılımın değerinin verildiği bir Ekip Çalışması Projeleri Başlangıç ​​teklifi var!

Ek kaynaklar

İlgili tavsiyeler için, bkz. Ekip Çalışması Projelerinde Proje Yönetimini Basitleştirmenin ve İş'te Asana'yı Kullanmanın 7 Yolu.

Ve daha fazla iş uygulaması önerisi için, En İyi Çevrimiçi İşletme İşbirliği Yazılımına bakın.