Organize olun: işinizde asana kullanmak

içindekiler

• Organize Olun: İşletmelerde Asana'yı Kullanın
• Organize Olmak: İşletmelerde Asana Devam Ediyor

E-posta ve toplantılar zamanımızı boşa harcadıkça, işletmelerdeki işletmeler ve ekipler bu iki iblise daha az güvenecek yeni çalışma yöntemleri bulmak için umutsuz. “Asana ya da büst, ” diyor Nyaya Health'in CEO'su Mark Arnoldy, kırsal alanda yaşayan Nepal halkına sağlık hizmeti sunmak adına şirket kültüründe etkinliği benimseyen, kar amacı gütmeyen bir organizasyon. Nyaya Health, işinin hemen her alanında Asana adlı bir iş akışı ve proje yönetimi aracı kullanıyor. Bağış toplama kampanyalarını izlemek için kullanıyorlar, kırsal Nepal'den hastaları Katmandu'daki hastanelere nasıl götüreceklerini planlıyorlar ve hatta iş başvurusunda bulunanların bilgisayar okuryazarlıklarını test etmek için kullanıyorlar.

Asana'da iş ve operasyonları yürüten Kenny Van Zant, "E-posta, insanların Asana'yı kullanmaya başladıklarında şirketlerinin içinde kullanmayı bıraktıkları bir numaralı araçtır" diyor. Arnoldy'nin tecrübesi bunu doğruluyor: Dahili e-postası şimdi mesajlarının sadece yüzde 20'sini oluşturuyor ve bu mesajların çoğu sadece eğlence amaçlı. Asana iş ve iletişim Asana'da olur.

Asana'yı bir süredir kullanmama rağmen, iletişimi kolaylaştırmak ve ekipleri daha verimli kılmak için işletmelerde nasıl kullanılabileceğini daha iyi araştırmak istedim. Aracın gerçekte gerçek bir iş ortamında nasıl çalıştığını daha iyi anlamak için Nyaya Health'in New York merkezinde Arnoldy ve yönetici asistanı Monica Landy'yi ziyaret ettim.

Asana Nedir?

Asana'yı tarif etmek, hiç kullanmayanlar için biraz paket açmayı gerektirir. Kısmen yapılacaklar listesi ve kısmen karmaşık bir işbirliği aracı. Bunu proje yönetimi için veya bir çalışanı işe alma sürecinde takip etmek için kullanabilirsiniz. Açık ve esnek bir şekilde Evernote'la aynıdır; bu, bazen ilk defa kullanıcıların nasıl başlayacağından emin olmadıklarından sonra boş bir sayfadan bakmaları anlamına gelir. Ancak, bir kez onun içine girince, Asana, Evernote gibi, ihtiyacın olan her şeye dönüşebilir.

Asana bulutta yaşıyor ve birincil arayüz çevrimiçi (asana.com'da). Bazı mobil uygulamalar var, ancak Web arayüzü çok daha iyi ve daha yetenekli. Asana, 15 kişiye kadar ücretsiz çalışabiliyor, aylık 50 dolardan başlıyor ve oradan ekip üyesi sayısına bağlı olarak yükseliyor. Asana'yı iş akışınıza ve ihtiyaçlarınıza göre etkin bir şekilde kullandığından, sularını test etmek ve ipleri öğrenmek için küçük bir grup insanla en az iki veya üç ay boyunca ücretsiz bir hesap kullanmanızı öneririm.

Bu makalenin başındaki videoda görebileceğiniz gibi, özünde Asana, görevlerinizi yazmanıza, bunları bir başkasına atamanıza (kendiniz de dahil), bitiş tarihi eklemenize, ödev hakkında notlar almanıza ve ilerlemenizi takip edin veya çevresindeki konuşmaya katkıda bulunun.

Görevlerin alt görevleri olabilir. Tüm görevler sürüklenip uygun bir yere bırakılabilir. Ve ne istersen belirtmek için görev listelerine bölüm başlıkları ekleyebilirsin. Bölüm başlıkları, sınır çizgileridir ve çok büyük veya karmaşık bir sürecin bileşen parçalarını kırmanıza yardımcı olmak için kullanışlıdır. Asana'nın sunduğu eğitim videolarından bazılarını izleyerek Asana'nın genel olarak nasıl çalıştığı hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

Asana'nın iş hayatındaki genel kullanımlarından bazıları:

• işe alım, işe alım ve başvuru takibi
• Şirkete başlamak için yeni çalışan eğitimi ve kontrol listesi
• proje Yönetimi
• iş akışı yönetimi
• liste yönetimi
.

Nyaya Sağlık ekibiyle tanıştığımda, bu kullanımların bazılarının Asana hesaplarında nasıl göründüğünü ve çalıştığını gösterdiler.

İş hayatında Asana

Nyaya Health’in New York’ta beş, Boston’da, biri Kathmandu’da olmak üzere beş çalışanı ve Nepal’de İnternet bağlantısının her zaman mümkün olmadığı yerlerde çalışan 165 personel ve gönüllü var. ABD'deki çekirdek ofis ekibi üyeleri Asana'nın birincil kullanıcıları, ancak Nepal'deki birkaç yönetici sistemi de koordine etmek için kullanıyor.

CEO Mark Arnoldy, 2012'de Asana'yı kişisel kullanımı için kullanmaya başladı ve birkaç ay sonra aracı evine getirdi. O zamandan beri, Asana çevresinde bir şirket kültürü yarattı ve çalışanlarına yalnızca herkesin katılımı durumunda çalışacağını söyledi. Dolayısıyla, "Asana veya büst."

Asana'yı kullanmaya başladığım yöntemlerden bazıları:

Liste: Sorumluluk alanları. Arnoldy'nin ekibinin Asana'yı kullanma yollarından biri, organizasyon içinde ve kime düştüklerinde sorumlulukların bir listesini tutmaktır. Listedeki her bir öğenin veya görevin, NYC Stajyer Programı, Crowdfunding Bakım Koordinasyonu ve 501c3 Denetimi gibi bir sorumluluk olduğu Sorumluluk Alanları adlı bir projeleri var. Sorumlu kişi uygun görevin vekili olarak listelenir. Nyaya'daki herkes bu projeye erişebiliyor. Birisi eldeki bir mesele için kuruluş içinde kimin doğru kişi olduğunu belirlemesi gerektiğinde, sadece listeye bakabilir. Arnoldy, bu listenin ikincil bir yararı, herkesin görebilmesi için adlarının bir tanesinde göründüğü zaman, herkesin görebileceği şekilde kendi sorumluluk alanları için daha fazla sahiplik hissetmesi olduğunu söylüyor.

İzleme: İş başvurusunda bulunanlar . Nyaya'da bir pozisyon açıldığında, işe alım ekibi iş başvurusunda bulunan kişilerin takibi için sahip oldukları bir projeye döner. Bu projedeki bölüm başlıkları, aday incelemesinin farklı aşamalarını göstermektedir. "Görev" iş başvurusunda bulunanın adıdır. Başvuru sahibi ve onun görüşmeleri ile ilgili tüm notlar yorum olarak görevde kalır. Aday her aşamadan geçerken, işe alım ekibi kişiyi / görevi bir sonraki uygun bölüm başlığının altında görünmesi için zincirden aşağı sürükler. Örneğin, Sandeep isimli bir aday e-posta takibini ve telefon görüşmesini geçerse, "Sandeep" görevi bir sonraki aşamaya, "kişisel görüşme" ve bir iş teklifi yapılana kadar geçtikçe ilerler. Nyaya şu anda pozisyon alamayan büyük potansiyel çalışanlar bulduğunda, onları başka bir projeye taşıdılar (yine, sürükle ve bırak yeteneklerini kullanarak). Sonuç, gelecekteki işe alım fırsatları için önemli bir havuzdur. Adayın görüşmesi ile ilgili tüm notlar koruma görevinde saklanmaktadır, bu nedenle bir yıl önce gerçekleşen bir görüşmeye atıfta bulunsa bile bir dosyaya başvurmak kolaydır.

Test: Yeni işe alım becerileri. Asana'nın Nyaya Sağlık işe alım sürecinde bir başka yaratıcı kullanımı, adayları bir Asana çalışma alanına davet etmek ve onlara bazı görevler vermektir. Görevlere nasıl cevap veriyorlar? Yorumlardaki sorulara ne kadar iyi cevap veriyorlar? Asana'nın arayüzde gördüklerini temel alarak nasıl kullanılacağını bulabilirler mi? Arnoldy ve Landy'e göre, bu test, adayların zor problemler karşısında nasıl düşündüklerini görmelerini sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda bilgisayar okuryazarlıklarını da test ediyor. Asana'da uzmanlık aramıyorlar, ancak kiraladıkları kişilerin yeni teknolojiler öğrenme ve kullanma konusunda verimli olduklarını doğrulamak istiyorlar.

Yazılım kopyalanıyor. Arnoldy, bazen şirketinin, kar amacı gütmeyen kullanmak isteyebileceği diğer verimlilik yazılımlarını araştırdığını, ancak Asana'daki temel işlevlerini fazladan para harcamadan çoğaltabildiğini itiraf etti. Nyaya personeli Asana'da belirli bir işlev için şablonlar oluşturacak, daha sonra şablonu çoğaltacak ve gerçekleştirecek gerçek bir projeleri olduğunda yeniden adlandıracak. Adlandırma kuralları, yani projenin nasıl adlandırılacağı şablonun başlığındadır. Örneğin, yeni bir geliştirme projesi için şablon olarak adlandırılır: "TESLİM ŞABLONU; ENTITY: PROJECT TITLE: DUE DATE (PROJECT MANAGER)." Bundan daha fazla netleşemezsin.