Organize olun: Daha fazla e-posta ile e-postayla savaşmayı bırakın

E-posta aşırı yüklemesi işyerinde büyük bir verimlilik sorunudur. Her zaman e-postadan şikayet eden insanlarla tanıştım, onlara ezici olduğunu söyleyerek, gelen kutularına dökülen tüm yeni mesajların kapatılmasını dileyerek.

Bununla birlikte, aynı kişilerin birçoğu, e-postaya, sorunu daha da kötüleştirecek şekilde sabitlendi. Gördüğüm şey, e-posta ile daha fazla e-posta ile mücadele etmeye çalışan insanlar. E-posta sefaleti içinde dolandıkları için, genellikle ne olduğunu net olarak göremiyorlar, bu yüzden daha kötüye gittiklerini bilmiyorlar.

E-posta yüklemesiyle uğraşırken, insanların kendilerini ayaklarından vurduklarını fark etmenin birkaç yolu var.

Gelen Kutunuzu Yapılacaklar Listesi Olarak Kullanma

E-posta sorunlarını daha da kötüleştiren insanların ilk örneği, aramak istediğim gibi yapılacaklar. Yapılacaklar listesi, mesaj bir görev içerdiğinde veya atanmış bir görevin hafızasını tetiklediğinde gelen kutularına e-posta bırakır. Başka bir deyişle, gelen kutusunu yapılacaklar listesi olarak kullanırlar.

İnsanların genellikle işleri e-postayla nasıl atadıklarını düşünün. Nadiren konu satırında açıkça belirtilen görevdir. Görevin ayrıntılarını öğrenmek için alıcı e-postayı açmalı ve okumalıdır. Yine de, büyük olasılıkla, mesaj, son tarih veya görevle ilgili diğer ayrıntılar gibi alıcının ihtiyaç duyduğu tüm bilgilere sahip olmayacaktır. İleti değiş tokuş etmek görevi açıklığa kavuşturur ve her gerçekleştiğinde yeni bir e-posta parçası oluşturur. Kısacası, E-posta gelen kutuları yapılacaklar listesi bakımından çok zayıf.

Diğer bir problem ise, yapılacaklar görevlilerinin bir görev içerip içermediğini görmek için gelen her postayı sürekli kontrol etmeleri gerektiği ve bu gerçekleşmezse, derhal postadan kurtulmalarıdır. Yapılacaklar listesi sürekli aralıklarla ayıklanıyor.

Daha da kötüsü, yapılacaklar listesi görevlileri gelen kutularını günlük işleri için kontrol etmeye alışırlar ve çoğu zaman, yapmak istedikleri diğer şeyler hakkında kendilerine hatırlatmalar gönderir.

E-posta bir sorunsa, neden bu şekilde daha fazla e-posta oluşturmak istersiniz?

Bununla birlikte, bununla birlikte yapılacaklar lisanı, sistemlerinin sorunu nasıl daha da kötüleştirdiğini göremiyor. Sık sık gelen kutularını yapılacaklar listesi olarak kullanmanın çalışan tek şey olduğunu iddia ederler. Ancak aynı kişi e-posta ile boğulmuş hissediyorsa, kesinlikle işe yaramadı. Birkaç çözüm var ve birazdan onlara ulaşacağım.

Nudgemail Göndermeyi Durdur

Geçenlerde e-posta yönetimi hakkında kurumsal bir inzivada konuştum. Konuşmaya hazırlanmak için bazı çalışanlarla konuştum ve çoğunun Nudgemail'i kullanarak günde 1000 mesaj olmak üzere çok miktarda e-posta gönderdiğini öğrendim. Bunun akışı yönetmenin mükemmel ve akıllıca bir yolu olduğunu düşünüyorlardı.

Nudgemail, gelen kutunuzda yeni bir mesaj olarak görüneceği zamanı ayarlayarak e-postayı ertelemenizi sağlayan ücretsiz bir araçtır. "Esasen" burada çok önemli bir kelimedir.

SaneBox'taki veya en iyi e-posta uygulamalarından bazılarında olduğu gibi çoğu erteleme işlevi, orijinal mesajı gelen kutunuzdan gizler ve ardından seçtiğiniz zaman okunmamış bir posta parçası olarak görünmesini sağlar. Nudgemail biraz farklı çalışır. E-postayı ertelemek için kullandığınızda, orijinal e-posta gelen kutunuzda kalır ve gelen mesajın tamamı işlendikten sonra gelen kutunuzun üstünde yeni bir mesaj görünür.

Beni yanlış anlama. Nudgemail iyi bir araçtır ve bazı durumlarda harika bir çözümdür. Gelen kutusunu işlenmesi gereken iletişim için bir toplama noktası yerine bir bilgi akışı olarak gören herhangi bir kişi bunu kullanabilir. Ancak çalışanlar bana gelen kutularındaki sayısız mesajın işlerini yapamadıklarını bıraktığını ve mesajlarının yüzde 20'sinin Nudgemails formunda tekrarlanan mesajlar olduğunu söylediğinde.

Yapılacaklar listers, sistemlerinin bozuk olduğu konusunda inkar edilebilse de, bazı Nudgemail kullanıcıları onu bir koltuk değneğine çeviriyor. Mevcut alışkanlıklarına o kadar sıkışmışlar ki, daha iyi bir çözüm öngöremiyorlar.

Çabuk Yanıtlama

Çok sık, bir e-postayı yanıtlamak, konuşmayı ileriye götürmeden başka birinin mesajını onaylamanın bir yoludur. Sunum hakkındaki görüşünüzü sormak için bir iş arkadaşınızın e-postalarını hayal edin. Henüz sunuma bakmadınız. İşyerinize bağlı olarak, "Bilmiyorum. Henüz bakmadım" ile hızlı bir şekilde cevap vermeniz, siz bakıp bir fikir oluşturmadan iki saat beklemekten daha kabul edilebilir olabilir. Hızlı cevap vermeye geçtiğinizde, mesaj önemli olmasa bile, fazla e-posta oluşturursunuz. Eğer şirket kültürü sizi bu davranışa iterse, diğer insanların da size yaptıklarına inansanız iyi edersiniz.

Bir e-postayı yanıtlamayı bekleyen bir kişi, bir e-postayı yanıtlamayı beklerken, bunun için çok daha mantıklı ve üretken bir yol olsa bile, tembel veya ekip oyuncusu olarak görülebilir. Ama tamamen geriye doğru gidiyor ve e-posta ile doygun hissetmiyorsanız, ondan ayrılmanız gerekiyor.

Olan biten şey, insanların sadece parayı iletmek için mesajlara cevap vermesidir. Diyelim ki Raj, Sarah'ın bir şey hakkında fikrini sorar ve “Emin değil. Ne düşünüyorsun?” Diye yanıtlıyor. Şimdi top Raj'ın mahkemesine geri döndü ve onus, sadece Sarah'nın gelen kutusuna yeni bir okunmamış mesaj göndermesi için cevap vermesini istiyor.

BT gibi destek departmanlarındaki kişiler için yaygın olan bir başka örnek, çalışanların yardım biletlerini dosyalaması için genel bir e-posta adresi belirlemeleridir, örneğin Bir çalışanın bilgisayarının bozulduğunu çılgına döndüğü halde Çabuk yardım alın, genel e-postayı unutabilir ve bunun yerine BT'de tanıdığı kişiye e-posta gönderebilir. Bu BT insanı problemle ilgilenmeli mi? E-postayı dikkate almadın mı? Cevap verin ve çalışanınıza doğru BT yardım adresini kullanması gerektiğini söyleyin. CC patronu? Yapılacak doğru şey nedir?

Genellikle, panik ve hayal kırıklığı ile beslenen cevap, daha fazla e-posta üretir (ve gerginlik yaratır). Yine, kök problemde olan hızlı bir cevaptan beklentiler yaratan bir şirket kültürü örneği. Ancak, bu huzuru bozmadan bu kalıptan ayrılabilir ve sonuç olarak daha az e-posta üretebilirsiniz.

Aşırı E-posta Çözümleri

Aşırı e-posta oluşturmayı nasıl durdurabiliriz? Bazı çözümler basit ve hızlıdır ve bir kişi bunları şirketin desteği olmadan da yapabilir.

Önceki örnekte, BT personeli, muhtemelen e-postayla yanıtlamak yerine, yüz yüze görüşme (veya uzak bir çalışanla yapılan telefon görüşmesi) yoluyla problemi tomurcuktan çıkarabilirdi. BT personeli e-postayla yanıtlarsa, ihtiyacı olan iş arkadaşı muhtemelen çok yakından okumaz. Unutma, çoktan bilgisayar sorunu yüzünden strese girdi. Çok düşük teknolojili gelebilir, ancak iş arkadaşınızla yüz yüze, sakince ve profesyonelce yüzleşmek, gelecekte, özellikle de BT'de hangi işlerin önceliği aldığını her ne olursa olsun açıklarsa, yardım biletlerini doldurmak için doğru protokolü hatırlamasına yardımcı olacaktır. an. Şahsen açıklamak çok uzun zaman alıyor.

Kendiniz için aşırı e-posta oluşturmayı durdurmanın bir başka yolu da, Nudgemail'in yaptığı gibi yaymak yerine e-postanızı yeniden kesmenize yardımcı olacak iyi e-posta yardımcı araçları bulmaktır. SaneBox (ayda yaklaşık 7 $) önerdiğim bir çözüm. Mailbird erteleme seçeneği ve yardımcı olabilecek diğer özellikleri ile birlikte gelen bir e-posta istemcisi uygulaması.

Gelen kutunuzu hem kişisel işler hem de işle ilgili görevler için yapılacaklar listeniz olarak kullanmayı bırakın. Artık görev atamakta, izlemekte, kendileriyle ilgili ayrıntıları güncellemekte ve bunun için e-postaya dayanmayan çok daha iyi araçlar var. Wunderlist de harika bir uygulama olsa da, Todoist'i seviyorum.

Çalışma ekibinizi veya departmanınızı görev atamaları için daha iyi bir araç almaya ikna ederseniz, gerçekten daha iyi durumda olacaksınız. Tam güç proje yönetimi uygulamalarının yanı sıra, hafif, kullanımı kolay, kurulumu daha hızlı olan başka işbirliği uygulamaları da var ve bunlar ekibinizin zorluklarına daha iyi bir çözüm olabilir.

Daha fazla bilgi için, ofis e-postası aşırı yüklemesini nasıl azaltacağımla ilgili diğer ipuçlarına bakın.