Organize olun: çalışmalarınızı ve kişisel dosyalarınızı nasıl ayrı tutabilirsiniz?

Benim gibi bilgi işçileri hafta sonu iş e-postamızı sık sık kontrol ediyor. Ya da en verimli saatlerimiz olduğunda (ya da bir projede kalıyorsak), geceleri evden önemli bir sunum yapmaya başlayabiliriz. Biz işteyken kişisel mesajları yanıtlamaya ya da belki de ofis fotokopi makinesinde bir ev sigortası belgesini taramaya meyilliyiz. Bilgi çalışanları genellikle bu tür bir esnekliği severler, ancak çalışmanızı ve kişisel dosyalarınızı nasıl ayırdığınız konusunda dikkatli değilseniz, kendiniz ve verilerinizin başını derde sokuyor olabilirsiniz.

Gri alandaki iş ve yaşam arasındaki riskli davranışlar hassas verileri riske sokabilir. Örneğin, burada ve oradaki ofisteki birçok kişi kişisel bir belge tarayabilirken, hassas bir şey taramak istemezsiniz, çünkü, BT'nin lideri olmadığınız sürece, çok işlevli yazıcının nereden tasarruf ettiği hakkında hiçbir fikriniz yoktur. taradığı dosyaların kopyaları. Muhtemelen tarayıcının sabit diskindeler ve güvenli olmayan paylaşımlı sunuculara da kaydedilebilirler.

Ek olarak, iş-yaşam dengesinin bir miktarını korumak için, diğer saatlerde bir tür iş yaparken size hatırlatan ipuçlarının bulunması yararlı olacaktır. Diyelim ki üç gün boyunca bir e-postaya ailecek tatile giriyorsunuz. Acil konuları yakalamak için esneklik ve fırsatlara sahip olduğunuzu takdir edebilirsiniz, ancak çocuklarınızla birlikte Splash Mountain'ın tadını çıkarmak için de geri dönmek isteyebilirsiniz. Kişisel dosyalarınızı ve iş dosyalarınızı ayırmak için kullanabileceğiniz birkaç basit stratejiyle, kişisel zamanınızın tadını çıkarırken hiçbir zaman çok uzun süre çalışamayacaksınız.

Dosyalarınızı Bölümlendirin

Çalışmayı ve kişisel dosyaları ayırmanın asıl püf noktası, onları bölümlendirmektir. Özel şeylerin özel yerlerde tutulması sadece düzen değil aynı zamanda kesinlik de yaratır. Hem fiziksel dünyada hem de dijital dünyada çalışır. Anahtarlarınızı her zaman sağ cebinize ve telefonunuzu sol tarafınıza koyarsanız, bu eşyalardan herhangi birini bulmak için hiçbir zaman ceketinizi aramazsınız.

Dijital dosyalar ile, prensipler aynıdır, ancak gerçeklik biraz farklıdır. Tüm çalışma dosyalarınızı bir klasörde ve kişisel dosyaları başka bir dosyada tutabilirsiniz, ancak aynı sunucuda, bilgisayarda, uygulamada veya mobil cihazda mı yaşıyorlar? Onları ister misin?

Bazen sınırları korumak için iş dosyalarını kişisel dosyalardan ayırırız, böylece aileniz ve arkadaşlarınızla zaman geçirmemiz gereken işyerinde yakalanmayız, ya da vergi ödemelerimizi tamamlamayı istememekteyiz. saatteyiz

Yıllar geçtikçe, çalışma ve kişisel dosyalarımı bölümlendirmeme yardım eden ve bu koşulları yerine getirmeleri için bazı stratejiler geliştirdim:

• Onlar her zaman ayrıdır
• Nerede olursam olalım erişilebilirler ama
• Ev modundayken çalışma dosyalarına, çalışma modundayken ev dosyalarına erişmem biraz sakıncalıdır.

Farklı Şeyler İçin Farklı Arayüzler Kullanın

Öncelikle kelime işlem belgeleri, elektronik tablolar, sunumlar, PDF'ler ve görüntüler gibi dijital belgeler hakkında konuşalım.

Belgeleri ayrı ve henüz erişilebilir durumda tutmanın en kolay yolu, onları çevrimiçi bir eşitleme hizmetinde depolamak ve farklı bilgi türleri için farklı hizmetler kullanmaktır. Kişisel dosyalarımı saklamak, yedeklemek ve senkronize etmek için Dropbox kullanıyorum ve iş için Google Drive'a güveniyorum. PCMag'in en iyi çevrimiçi depolama hizmetleri listesinde okuyabileceğiniz bu iki hizmetin ötesinde birçok seçenek vardır. Ancak amaç, dosyalarınızı iki farklı hizmete ayırarak başlamaktır.

Neden en sevdiğim depolama servisini seçip iki farklı servis kullanmak yerine iki farklı hesap oluşturmam? Farklı bir arayüze sahip olmak iş ve kişisel dosyalar arasında ihtiyaç duyduğum sınırları korumama yardımcı oluyor.

Google Drive Web arayüzüne bakarsam, çalıştığımı hissediyorum . Bununla birlikte, tatildeyken Google Drive’a bakarsam, kafamda, havuz kenarında uzanmam gerektiğinde iş yaptığımı hatırlatan zil çalar. Ama haftasonu Dropbox’ta kalıplaşıyorsam, kişisel fotoğraflarımı düzenliyorsam, beynim aynı "çalışıyorsun" sinyalini vermiyor. Zamanla, her arayüz ile bu arayüzde ne yaptığım arasında güçlü bir ilişki geliştirdim. Benim için net iş-yaşam sınırlarının olması daha da önemlidir çünkü bir ev ofisinde çalışıyorum. Bir ofis binasında tam gün çalıştığımda, aynı etkiye benzer stratejiler kullandım.

İşletim Sisteminizde ve Temalarınızda Görsel İpuçları Oluşturun

İşletim sisteminizle sıkıca bütünleşenler gibi bazı depolama hizmetleri (Web uygulamasını kullanmadığınız sürece) hiçbir şeye benzemiyor. Farklı bir arayüze sahip olmaları gerekmez. Farkında olmadan bölümlere ayırmanın bir başka yolu, işte ve evde farklı bir işletim sistemi kullanmaktır. Ofiste bir Windows makineniz ve evde bir Mac'iniz varsa, Mac'te evde çalışma yaparken hiper farkındalık hissini zaten yaşayabilirsiniz.

Başka bir sorun, iş hayatınızda ve kişisel yaşamınızda aynı araçlardan bazılarını kullanmanız olabilir, çünkü beğenirsiniz. İki farklı araç veya arayüz seçmek istemiyorsunuz. Her ikisinde de sevdiğin birini kullanmak istiyorsun. Örneğin bazı arkadaşlarım kişisel iletişim için Slack kullanıyor, ayrıca işte Slack kullanıyorlar. Bu durumda, iki Slack hesabınızın temasını (yani renk şemasını) fiziksel olarak farklı görünecekleri şekilde değiştirmenizi öneririm. Bir renk şemasını işle ve birini özel kişisel sohbet ile hızlıca ilişkilendirebilirsiniz.

Tarayıcı ile bölümlendir

Çalışmanızı bölümlendirmek ve ne tür bir iş yaptığınızı hatırlatan işyerinde ve başka bir işyerinde yapabileceğiniz görsel işaretler oluşturmak için başka bir seçenek. Görsel ipuçları daha ince olabilir, ancak iş için Chrome'u ve kişisel şeyler için Firefox'u başlatma alışkanlığını yaşarsınız.

Web geçmişinizi ayrı tutmak için iki ayrı tarayıcı kullanmanız da faydalıdır. Örneğin, hassas şirket bilgileri içerdiklerinden, çalışma dosyaları için tarayıcı önbelleğini temizleme konusunda daha uyanık olabilirsiniz, ancak aslında kişisel Web geçmişinizi saklamak isteyebilirsiniz, böylece birkaç gün önce vurduğunuz sitelere hızlıca bakabilirsiniz (veya yardımcısı tam tersi).

Avantajınıza E-posta İstemcisi Uygulamalarını Kullanma

Cep telefonlarında, hem iş hem de ev için Gmail kullanmak gibi aynı e-posta servisini kullanıyor olsanız da, iş e-postasını kişisel e-postalardan ayırmanın gerçekten kolay bir yolu vardır. Çözüm: Farklı e-posta istemcileri kullanın.

Gmail’in bağımsız bir uygulaması vardır, ancak Gmail’e erişmek için kullandığınız uygulama olarak seçmeniz gerekmez. İPhone'da, stok Posta uygulamasını kullanabilirsiniz. Veya herhangi bir telefonda, Boxer veya Inboxcube gibi Gmail’le çalışan bir üçüncü taraf e-posta istemcisi uygulaması yükleyebilirsiniz.

İş ve kişisel e-posta için ayrı uygulamalar kullanmayı seviyorum. İki farklı arayüze sahip olduğum için aynı avantajı elde ediyorum. Ayrıca, işe emilmemeye çalışırken, kişisel e-postamı daha kolay erişilebilir halde tutarken iş e-postasını bırakabilir ve kapatabilirim.

Sadece bir e-posta istemcisi uygulamasını gerçekten seviyorsanız, onu hem işiniz hem de kişisel e-postalarınız için kullanmak isteyebilirsiniz. Birçok uygulamayla, kimliği doğrulanmış birden fazla hesabınız olabilir ve istediğinizde bunlar arasında geçiş yapabilirsiniz. Ancak, aslında istemediğiniz bir kullanım kolaylığı sağlar. İki farklı arayüze sahip olmanın avantajını kaybedersiniz ve şu anda daha az cazip hale getirmek istediğiniz hesapla uygulamadan çıkma özelliğini kaybedersiniz. Belki de kendi psikolojiniz uğruna teknolojinizin biraz daha az kullanıcı dostu olmasını istersiniz.

Daha İyi Bir İş-Yaşam Dengesi için Bölümlendirilmiş

İşinizle kişisel yaşamlarınız arasında daha net sınırlara ihtiyacınız varsa, verilerinizi farklı uygulamalara, hizmetlere, işletim sistemlerine ve tarayıcılara bölmek çok büyük yardımcı olur.

Dosyalarınıza eriştiğiniz iki farklı sanal alana sahip olmak, kapalı zamanınızdaki çalışmayı en aza indirmenize veya işteyken kişisel işler yapmanıza rağmen, işyerinde iken onları halletmenize olanak tanıyan ipuçları, çağrışımlar ve giriş engelleri oluşturur. gerekli.