Video: Ders-11 Mail Marketing - Toplu E-Mail Gönderimiyle Pazarlama (Kasım 2024)
Organizasyon yapbozunun son parçası - ve en çok kimseyi korkutma eğiliminde olan - e-posta yönetimi.
Klasör yönetimi ve dosya adlandırma kuralları gibi, e-posta yönetimi de bir yaşam tarzı çözümü gerektirir. Her gün birlikte yaşayabileceğiniz kurallar ve ilkeler geliştirmelisiniz. Organize olmanın bir diyet ve egzersiz rejiminin korunmasına benzer olduğunu unutmayın. Bunu yapmamak ve organizasyona bir günlük bahar temizleme projesi gibi davranmak, kaza diyetine benzer. Gördüğünüz tüm sonuçlar çok kısa sürecek.
E-posta düzenleme projenize dalmadan önce, mükemmel olmanız gerekmediğini anlamak için bir dakikanızı ayırın. Amaç, makul bir şekilde yapabileceğiniz ve işinizi veya kişisel yaşamınızı kolaylaştıracak, daha üretken ve daha iyi hale getirecek yaşam kuralları oluşturmaktır. Şık yeni bir Microsoft Outlook eklentisi yüklemek, gelen kutusu temizleme motorunuzu kıvılcımlandıracak şeyse, dosyalarınızı dizine ekleyen Xobni (ücretsiz, 29, 99 ABD doları, 4 yıldız) veya Windows için Evernote'u (yıllık 45 ABD Doları) deneyin. 4, 5 yıldız), bu, Evernote'unuza e-posta göndererek o yazılımın olağanüstü arama özelliklerinden yararlanabilirsiniz.
Kutunun Altına Bakın
E-postaya sistematik bir yaklaşıma ihtiyacım olduğunu anladığım an, gelen kutumu ilk açtığımda ve orada oturan üç sayfadan daha fazla sayfa vardı. Dosyaların çoğu "okundu" olarak işaretlendi, ancak üzerlerinde hareket etmediğim için onları gelen kutusuna bıraktım. Ezilmiş hissettiğimi hatırlıyorum ve e-postaları bir saniye sonra atmaya başlamazsam, sorunun bir saat içinde daha kötü olacağını ve kesinlikle ertesi sabah yenilmez olacağını düşünüyorum.
Sonuç olarak, kendim için basit bir hedef belirledim: Her zaman gelen kutumun altını görebiliyorum. Diğer bir deyişle, en son alınan mesaj ve en eski mesajın girişlerini tek bir ekranda görebilmek istiyorum.
Her gün her an kendimi bu standarda tutmuyorum. Bu nevrotik ve verimsiz olur. Ancak her gün işten ayrılmadan önce gelen kutumun alt tarafını görmeyi amaçlıyorum ve bu başarısız olursa, en azından cuma günleri. Ayrıca, bir günlüğüne hastalandığımda ya da izin aldığımda e-posta yüklemesiyle ilgili aklımda kalıyorum. Bir tatilden döndükten sonra, e-postaya yetişmek ve ofisteki ilk ya da iki güne stres atmamak için kendime en az bir hafta veriyorum.
Aydan aya
İşletme e-posta hesabımı yönetme yöntemim, elektronik dosyalarımı klasörler halinde yönetdiğim gibi. Her şey bir klasöre gider.
Öncelikle, Proje A, B ve C gibi projelere göre birkaç temel klasör oluşturuyorum. Her proje klasöründe, her ay için iki basamaklı yıl ve ay ile etiketlenmiş, alt harf ayırımının altını çizen alt klasörler oluşturuyorum. Örneğin, Haziran 2011'deki klasöre 1106_JUN adı verilir.
Yeni e-postalar geldiğinde, genellikle gelen kutuma birkaç saat, bir gün, belki bir ya da iki hafta otururlar. Ama beni asla boğmazlar çünkü her şeyi yönetilebilir bir seviyede tutan bir sisteme sahibim. İşte sistemimin kuralları. Bunlar sizin için doğru olmayabilir, ancak bir çözüm örneği sağlayabilirler. Kendi çözümünüzü yaşam tarzınıza uygun kurallarla düzenleyin.
Kural 1. E-posta işlem gerektirmiyorsa (yeniden okuma dahil) hemen atıyorum.
Kural 2. Eğer bir e-posta kritikse - bu, yakın bir işlem veya derinlemesine yeniden okuma ve muhtemelen bir cevap gerektirmesi anlamına gelir; üzerinde işlem yapana kadar gelen kutusunda kalır. Gelen kutusunda bir aya kadar kalabilir. Bir ay sonra buna göre hareket etmeliyim. Bu son tarih. Bir kez işlem yaptıktan sonra, e-posta ilgili klasöre dosyalanır.
Kural 3. E-posta ihtiyacım olan bilgileri içeriyorsa, ancak hemen bir işlem gerektirmiyorsa, günün sonunda veya meşgul olduğumda haftanın sonunda ilgili klasörüne taşınmalıdır. Korkarsam, gelen kutusundaki hemen görünmez olduğundan hareket etmeyi unuturum, hatırlatıcı olarak bir takvim öğesi oluşturabilirim. E-posta bir klasörde dosyalanmış olmalıdır. İstisna yok.
Kural 4. Cuma öğleden sonra, gelen kutusundakileri sıralamak için kendime 10 ila 20 dakika veriyorum ve belki de uzun bir yanıt gerektirmeyen öğelere bakıyorum. Ofisten ayrıldığımda, altta bir ya da iki beyaz boşluk görebilmeliydim (hafta sonları tekrar doldurulacak oda).
Kural 5. Bir yıl sonra, arşivleyin veya mırıldanın. E-posta verilerini yaklaşık bir yıl boyunca tutma ve her şeyi arşivleme eğilimindeyim; bu, bilgileriniz ay ve yıla göre klasörlere ayrıldığında yapılması oldukça kolaydır.
Fiziksel evrak günlerinde popüler olan bir başka organizasyon yöntemi, her biri ayın bir gününe karşılık gelen, sayısal olarak etiketlenmiş 31 klasör oluşturmaktır. Günlük yapılacaklar listesi oluşturmak yerine, uygun işlem tarihine karşılık gelen klasörlerde evrak ve hatırlatıcılar (ve doğum günü kartları ve ödeme faturaları vb.) Dosyalamanız gerekir. Tarih geldiğinde, klasörü açarsınız ve şimdi içinde ne olduğuna dikkat etmekle görevlendirilirsiniz.
Yine bir başka yöntem bölümlendirmedir. Basecamp (ücretsiz, 4 yıldız ve Editörün Seçimi) gibi bir proje yönetim aracı kullanıyorsanız, o sistemde yönetilen projelerle ilişkili e-postaları hiçbir zaman kaydetmeniz gerekmez. Basecamp bunu sizin için yapar. Pek çok insan, kişisel e-posta yaşamında bölümlendirme özelliğini kullanarak bir web tabanlı hesabı listelere ve posta listelerine ayırırken diğerini arkadaşlarınızla ve ailenizle iletişim kurmak için ayırır. Neden aynı kavramı iş dünyasında kullanmıyorsunuz?
E-posta Anksiyetesinden Kurtulun
Hiçbir şekilde sistemimin veya 31 günlük klasör sisteminin herkes için uygun olduğunu savunmuyorum. Sistemim benim için çalışıyor çünkü olayları ne zaman meydana geldiğine göre hatırlamaya meyilliyim. Ek olarak, her hafta sonunda gelen kutuma bir kez daha yaptığım birkaç dakikayı sabırsızlıkla bekliyorum. Son olarak, gelen kutumun altını her zaman görebilmenin temel amacı bana rahatlık veriyor. Bir görsel ekranın ötesindeki kanamaları görmek, içimdeki bir tür devrilme noktasını vurur. Hiçbir şey bulamıyorum ve asla çıkamayacağım gibi dayanılmaz hissettiriyor.
Bununla birlikte, diğer insanlar, bir düzineden fazla klasörü yönetme veya kendilerinin neden olduğu son tarihlerle tanışma zorunluluğunu hissedebilirler. Postanızı tek bir kaydırma bölmesinde görmeniz daha verimli olabilir. Çok dokunaklı olma riski altında, bunalmış hissetmenize neden olan şeyleri yazmak kötü bir fikir değil çünkü e-postanızda istemediklerinizi tanımlayabilirseniz, önlemek için kurallar ve yönergeler oluşturabilirsiniz. o.
Kendiniz veya işiniz için ne tür bir organizasyon sistemi oluşturursanız olun, yaşam tarzı benzeri alışkanlıklar ve genel kurallara odaklanın. Her gün mükemmel olmana gerek yok. Sadece sizi takip etmeye devam edecek bir sistem bulmanız gerekiyor.
Uzaklaş
Bu yazıdan almak için önemli fikirler:
1. Yönetilebilir miktarda e-postanın olması iş hayatınızı kolaylaştıracak ve daha iyi hale getirecektir.
2. E-postayı ele alma ilkeleri geliştirirken, zor ve hızlı kurallardan ziyade yaşam tarzı alışkanlıklarına odaklanın.
3. E-postaları günlük, haftalık ve aylık olarak nasıl kullanacağınızı ve e-posta verilerini ne sıklıkta arşivleyeceğinizi belirleyin.
4. E-postanızdan ne istemediğinizi belirleyin ve ardından olmasını engelleyen alışkanlıklar oluşturun.
