Organize olun: işbirliği araç seti

içindekiler

• Organize Olun: İşbirliği Araç Takımı
• Görev Yönetimi, Proje Yönetimi, Ekran Paylaşımı

Arkadaşlarımdan ikisi, geçenlerde bana zihinlerini boşa harcadığımı söyledi. Nasıl? Kolay. Büyük bir akşam yemeği gezisi düzenlemek üzere sahip olduğumuz e-posta dizisini kullandım (bu konuların nasıl yerleştiğini biliyorsunuz ve hiç kimsenin hangi tarihte ücretsiz olduğunu söyleyenlere yetişemiyor) ve bunun yerine Doodle'ı kullandım. Doodle, günün hangi saatinde insanların bir araya gelebileceği gibi şeyler için çevrimiçi bir anket oluşturmanıza izin veren ücretsiz bir web sitesidir. Yıllarca işbirliği için kullandım, çoğunlukla dünyanın her yerinde yaşayan ve çeşitli zaman dilimlerinde bulunan insanlarla toplantılar planladım.

İşbirliği ile yardımcı olmak için orada çok şaşırtıcı uygulamalar var. Belki de arkadaşlarımın aklımı verimimle harcadım, ama daha önce hiç Doodle'a rastlamadıklarının farkına varmak aklımı başımdan aldı!

İnsanlara işbirliği organizatörü olma konusundaki titizlikle yardımcı olmak için, birlikte harika fikirler ve fikirler almak için bulduğum en iyi araçlardan bazılarını paylaşmak istedim.

Zamanlama

Doodle benim ücretsiz zamanlama uygulamam haline geldi çünkü ücretsiz ve katılımcıların kullanmak için kayıt olmalarını gerektirmiyor. Bir anket oluşturun, bağlantıyı gönderin ve kişilerin web sitesine gidip kutuları işaretleyerek cevap vermelerini sağlayın. Büyük bir grupla toplantılar veya sosyal etkinlikler düzenlemek için bu çok değerlidir.

Herkes, Outlook'un takvimi gibi aynı takvim sistemini kullandığında, takvimi genellikle planlamaya yardımcı olabilecek diğer ekip üyelerine görünür hale getirebilirsiniz, ancak bu koşullar her zaman herkes için işe yaramaz. Başka bir seçenek de, Doodle'ın aynı öğelerinden bazılarını içeren ve serbest ve meşgul zamanlarınızı herkese açık veya belirli insanlara görünür kılma yeteneğini içeren Tungle.me'dir .

Belge ve Klasörleri Paylaşma

İşbirliği yaptığınız tüm insanlar için dosyaları nasıl kullanabiliyorsunuz? Onlara e-posta atma! Özensiz ve izlemesi zor. Belgeleri ve klasörleri paylaşmak için daha iyi bir yol gerekir.

En basit çözümler, Dropbox veya SugarSync gibi dosya senkronizasyonu hizmetleri şeklinde gelir. Aslında her ikisi de iş dosyaları için SugarSync'i ve kişisel dosyalar için Dropbox'ı kullanıyorum. Bunları, editörler ve hatta avukatım dahil olmak üzere her türlü insanla belgeleri paylaşmak için kullandım.

Dropbox ve SugarSync'i kurmak ve kullanmak - ve diğer insanları kullanmaya ikna etmek için - dosyaları ve klasörleri paylaşmanın daha eski okul yolu olan FTP sitelerine göre daha basit buluyorum.

İşbirlikçi, Eşzamansız Düzenleme

Dropbox, SugarSync veya başka bir dosya senkronizasyonu hizmetini işbirliğini organize etmek için kullanmanın bir başka nedeni de, genellikle asenkronize olmasına rağmen birden fazla kişinin bir dokümanı düzenlemesine izin vermeleridir. Başka bir deyişle, başka bir kişinin dosyayı gerçek zamanlı olarak düzenlemesini izleyemezsiniz. Değişiklikler yerel olarak gerçekleşir ve yalnızca düzenlemeyi yapan kişi belgeyi paylaşılan konuma yüklediğinde grup tarafından görünür hale gelir.

Bu hizmetler, ortak çalışanların yapabilecekleri ve yapamadıkları konusunda size ayrıntılı bir ayrıntı vermezler (örneğin, Kate'e X ve Y dosyalarını düzenleme yetkisi verir ancak Z'yi düzenleyemezsiniz), ancak temel izinler sağlarlar. Örneğin, salt okunur bir bağlantı göndererek paylaşabilir veya kişileri belirli bir paylaşılan klasörde bulunanlara tam erişime davet edebilirsiniz.

Birlikte, Eş Zamanlı Olarak Düzenleme

Google Drive (eskiden Google Dokümanlar), şimdiye kadar gördüğüm en etkileyici ortak çalışma özelliklerinden birine sahip: birlikte gerçek zamanlı olarak düzenleme yeteneği.

Bir keresinde başka bir eyalette olan bir çalışanla çalıştım ve haftalık olarak "çalışma toplantıları" anlamına gelen telefon toplantıları yaptık. Yani, projenin durumunu ilerleten, eşzamanlı olarak iş yaparken projenin durumunu tartıştık. Yapılması gereken görevleri kaydetmek ve öncelik derecesine göre işaretlemek için Google’da basit bir e-tablo kullandık. Hafta boyunca gerektiği gibi notlar ekleyebiliriz. Sonra görüşmemiz sırasında, listeyi gözden geçirebilir, telefondayken görevleri gerçek zamanlı olarak tamamlayabilir ve işaretleyebiliriz. Ancak bazen listede bir şey görür ve “Bu ne anlama geliyor?” Derdi. Açıklardım. Ve görevin yazma biçimini değiştirirdi, gözlerimin tam önünde, böylece görevinin çevirisinin istediğim şeyle aynı anlama geldiğinden eminim. İşbirlikçi mutluluk oldu.

Google’ın araçları yalnızca elektronik tablolar için değil, aynı zamanda sunum ve metin belgeleri için de çalışır.