Organize olun: nihayet kağıtsız gitmek için 7 kolay ipucu

Mutfak tezgahınızda, yemek odanızda veya ait olmadıkları başka bir yerde kaç kağıt parçası var? Onlara tekrar ihtiyacın olması durumunda makbuzları kapatıyor musun? Evcil hayvanınızın üç yıl önce aldığı ilaçları tam olarak hatırlamanız gerekebilir diye, veterinerden aldığınız bir kağıt destesi var mı? Tüm bu kağıtlar orada oturuyor, ne zaman olursa olsun onunla başa çıkabileceksin. (Her sayfaya göz atmak ve sonra hepsini geri dönüşüm kutusuna atmak anlamına gelir.) Kağıttan ve beraberinde biriken tüm suçluluktan kurtulma zamanı. Kağıtsız gitme zamanı.

Neredeyse on senedir kağıtsız kalıyorum. Kağıtsız olarak, hayatımda sıfır kağıt parçası olduğu anlamına gelmez. Tabii ki hala kağıt doğum sertifikama ihtiyacım var ve aldığım bir dil dersi için küçük bir kağıt defter kullanıyorum. Ancak çoğu zaman kağıda asılmıyorum. Bunun yerine, önemli belgeleri bir depolama hizmetine tarıyorum ve dijital notları not alma uygulamasında tutuyorum. Ayrıca yapılacaklar listemi ve alışveriş listemi telefonuma da yazıyorum ve restoran tavsiyelerini çevrimiçi bir haritaya yerleştiriyorum. Kağıdı hayatınızdan çıkarmak için pek çok basit yol var.

Dijital olmak kolaydır. Zor kısım kağıdın geri sürünmesine izin vermemektir. Hayatınızdaki kağıdın çoğundan kurtulmaya hazırsanız, başlamak ve devam etmek için bilmeniz gerekenler burada.

1) İş Listesini Unut

Bu kestirimci görünebilir gibi gelebilir, ancak kağıtsız hale getirmenin ilk adımı, biriktirdiğiniz kağıt birikimini unutmak ve bunun yerine, şimdi kağıtsız çalışmaya başlamak için ihtiyaç duyduğunuz yeni alışkanlıklara odaklanmaktır. Geriye bakma: İleriye dönük bir yaklaşımı benimseyin.

Mevcut kağıt yığınlarınıza bir gün ulaşacaksınız veya bakmayacaksınız. Şimdilik, bu gazetelerin seni engellemesine izin verme. Bir backlog ile uğraşmak çok zorlayıcı olabilir ve insanlar bunalmış hissettiğinde erteler. Şimdilik unut gitsin. Bunun yerine, birikintinin daha büyük olmamasına dikkat edin.

2) Bu Beş Uygulamaları Alın

Kağıtsız gitmeniz gereken beş uygulama veya hizmet var. Onlar:

• yapılacaklar listesi uygulaması,
• bir tarama uygulaması
• Dijital dosyalarınızı yerleştireceğiniz çevrimiçi bir depolama servisi (birazdan bu konuda daha fazlası),
• Dijital belgeleri yazdırmadan imzalamak için e-imza araçları (Adobe Acrobat iyi bir örnektir) ve
• resmi belgeleri basmadan göndermek için bir belge teslim hizmeti.

Burada her uygulama türü için önerilerime bakın.

3) Bir Depolama Hizmeti Seçin

Üçüncü uygulamaya, bir depolama hizmetine biraz daha girelim, çünkü diğerlerinden daha karmaşık. Depolama hizmeti, basılı belgelerinizin dijital versiyonlarını saklayacağınız yerdir.

İdeal olarak, nerede olursanız olun ve yedeklerseniz dosyalarınızın erişilebilir olmasını sağlayan bir depolama hizmeti istiyorsunuz. Bir seçenek, Dropbox veya Microsoft OneDrive gibi çevrimiçi bir depolama ve dosya paylaşım hizmeti kullanmaktır.

Başka bir seçenek de, özellikle kağıtsız gitmek isteyenler için tasarlanmış bir hizmet kullanmaktır. Düzgün ve FileThis bu iki örnektir. Kağıtsız çalışanlar için, vergi gibi tanıdığı belge türlerini otomatik olarak etiketleme ve etiketleme gibi özel araçlara sahiptir. FileThis ayrıca e-posta hesabınızda bulduğu önemli belgeleri otomatik olarak kopyalayan bir "alma" hizmetine de sahiptir.

Hangi hizmeti seçerseniz seçin, bir tanesini seçip yapıştırın, böylece tüm dijital belgelerinizi bir yere koyabilirsiniz.

4) E-posta Bildirimleri ve Dijital Ödemeler için Kaydolun

Hala kağıt faturalar ve bildirimler alıyorsanız, alabildiğiniz her yerde e-postayla almak için kaydolun. Düzenli olarak hala çek gönderiyorsanız, çevrimiçi ödeme yapıp yapamayacağınıza bakın.

Kamu hizmetleri şirketleri ve bankalar yıllardır dijital ödemeleri onurlandırırken, bunları her zaman kabul etmeyen son katılımcılar ev sahipleri ve yönetim şirketleridir. Bu sıkıntı içinde sıkışıp kalmışsanız, dijital ödemeleri kabul ettiklerinde paralarını daha hızlı ve daha güvenilir bir şekilde alabileceklerini açıklamayı deneyin. En küçük işletmeler bile, ekli veya hiç ek ücret ödemeden doğrudan banka havalelerini kabul edebilir. Faturalarınızı çekler ve zarflar yerine dijital olarak ödeyebildiğinizde, kağıtsız olmaya bir adım daha yaklaşırsınız.

5) Tarama ve Parçalama

Şimdi yeni alışkanlıklar geliştirmenin zamanı geldi. Tarama ve parçalama veya geri dönüşüm, muhtemelen en çok yapacağınızdır. Mobil bir uygulama kullanarak taramayı tercih ederim, ancak çok işlevli bir yazıcıda masaüstü tarayıcı veya tarama işlevi de kullanabilirsiniz.

Bunun gibi bir şey için kendinize bir kural koyun: Dijitalleştirmem gereken yeni bir kağıt parçasını aldığımda, telefonumu hemen taramak için kullanacağım ve kağıdı geri dönüşüm veya parçalama yığınına yerleştireceğim. Daha da iyisi, doğrudan parçalayıcıya atın. Neden beklemek?

Kendinizi bu alışkanlığı takip etmeye zorlamak zor olabilir. “Şu an bunu taramaya vaktim yok” diyebilirsiniz. Yeni alışkanlığınızı, sadece denemek için, bir veya iki parçasını bir araya getirerek uygulayın. Ne kadar sürer? Hangi uygulamayı kullandınız? Ayrıca, belgeleri doğal ışıkta taramanın, iç mekan aydınlatmasıyla yapmaktan daha yumuşak geçtiğini de bulabilirsiniz. Bunu nasıl yapacağınız ve ne kadar zaman aldığı konusunda bir fikir edindikten sonra, daha kolay bir zaman geçirebilirsiniz.

6) Diğer İş Akışlarını Geliştirin

Tarama ve parçalama bir iş akışıdır. Kağıtsız yaşam tarzınızla rahatlarken, diğer durumlar için daha fazla iş akışına ihtiyacınız olduğunu göreceksiniz.

İşte bir örnek: Yeni bir ürün aldığınızda, kullanıcı el kitabının, makbuzun, garantinin ve seri numarasının veya ilgili diğer bilgilerin fotoğraflarını çekebilirsiniz. Bu resimleri depolama servisinize yükleyin ve sonra yabancı kağıtlardan kurtulun.

Yaratabileceğiniz başka bir iş akışı, parçalamanız gerektiğini düşündüğünüz ancak şu anda emin olmadığınızı düşündüğünüz bir kağıt yığınını kurtarmak ve daha sonra özel bir günde bunlardan geçmek. Her Cumartesi veya ayın ilk Pazar günü olsun bir saat ve tarih seçin ve yığını temizlemek için bu saati kullanın.

Bazen, orijinalleri korurken, sigorta sertifikaları, ev sahibi belgeleri vb. Durumlarda da belgeleri taramak isteyebilirsiniz. Onları sayısallaştırarak, bir yedek kopya oluşturur ve ellerinizi orijinal belgenin üzerine getiremeseniz bile içerdikleri bilgilere erişebilmenizi sağlarsınız.

7) Düşünmeyin

Orijinalleri saklamak mı yoksa dijitalleştirmek mi ve parçalamak mı istediğinizi soracağınız bazı belgeler var. Sert bir arama ile karşılaştığınızda, onu düşünme. Kağıtsız olmak hayatınızı daha basit ve kolay hale getirmeli - daha stresli olmamalıdır. Orijinali bir klasör, akordeon cildi veya dosya dolabı içine yerleştirin. Birkaç kağıda asılırsan kimse gelip Kağıtsız Kulüp kartını elinden almayacak.

Tıbbi kayıtlar zordur, çünkü yalnızca HIPAA uyumlu bir sisteminiz varsa bunları elektronik olarak dijitalleştirmeniz ve saklamanız gerekir. Onları basitçe bir klasöre veya akordeon cildine yerleştirmeye ve atmaya hazır olan her şey için yılda bir kez elemeye karar verebilirsiniz.

Bununla birlikte, amacı olmayan dijital kağıtlara dokunmayın ya da uğraşmayın. Sorumlu olanı yaptığınıza inanan kağıda özenle bağlı kalan bir kişiyseniz, bir şeyi parçalamak ve geri dönüştürmek korkutucu gelebilir. Ancak, bir sandviç için bu makbuz ya da iki yıl öncesine ait fayda beyanlarının açıklaması için bir ihtiyacınız olacak mı? Onları parçala ve bırak gitsin.