Zaman izleme yazılımı seçerken dikkat etmeniz gereken 5 şey

Şirketiniz, çalışanların belirli görevler için ne kadar zaman harcadığını daha iyi izlemesine yardımcı olabilecek bir zaman izleme çözümü arıyorsa, size yardımcı olabilecek düzinelerce çözüm olduğunu duymaktan memnuniyet duyarsınız. Ne yazık ki, pek çok hizmet bulunduğundan, doğru aracı bulmak zor olabilir. Proje yönetimi (PM) işlevselliği, çalışanların gözetimi, kişiselleştirme ve tabii ki fiyat gibi faktörler, eşit ve yoğun soruşturma gerektiren hususlardır.

, zaman takip yazılımı seçerken dikkat etmeniz gereken en önemli şeyleri parçalayacağız. Her bir faktörü ayrıntılı olarak açıklayacağız ve doğru kararı verebilmek için neye bakmanız gerektiğini size söyleyeceğiz. İyi avlar!

1 1. PM ve Saf Oyun

Zaman izleme yazılımı iki farklı tada sahiptir. PM paketlerinin küçük parçaları olan araçları satın alabilir ya da kayıt için, izlemeden ve çalışılan zaman için ödeme yapmanıza yardımcı olacak yazılım satın alabilirsiniz. PM araçları, bulut tabanlı dosya paylaşımı, görev yönetimi temsilcisi, proje analizi, gider raporlama, bütçe tahmini, faturalama, ödeme yapma, faturalandırılabilir saatleri izleme ve gelecekteki personel ihtiyaçları için tahminler yapma gibi şeyler yapmak isteyen profesyonel hizmetler şirketleri için idealdir. . Büyük şirketlere orta büyüklükte bu araçları küçük işletmelerden ve bağımsız müteahhitlerden daha fazla kullanma eğilimindedir. Bu kategoride, kaliteli zaman takibi yerleşik olarak, her biri PM pazarının en iyisini temsil eden Mavenlink, Wrike ve Zoho Projects gibi araçlar bulacaksınız.

Serbest çalışanlar ve kimin çalıştığını ve ne zaman çalıştığını belirlemeye kararlı olan şirketler için, muhtemelen daha mantıklı olan başka bir zaman izleme yazılımı kategorisi vardır. Bu sınıfta, Hubstaff ve Editörün Seçimi aracı TSheets gibi bir yazılım bulacaksınız. Bu araçlar, zaman eklemenize ve izlemenize, önceden kaydedilmiş zamanı düzenlemenize, çalıştığınız zamanı rapor etmenize ve bir çalışan personelin denetimine izin vermekten daha fazlasını yapar. Her iki araç da bu görevleri olağanüstü iyi yerine getiriyor. Ne yazık ki, saf oyun zamanı izleme araçları, ikinci kategoride bulacağınız PM işlevini size vermez. Bu, PM araçları gerektiren daha büyük şirketlerin, saf oyunu izleyen bir zaman seçtikleri takdirde üçüncü taraf bir araçla gitmek zorunda kalacakları anlamına gelir.



2 2. Fiyat ve Planlar

Saf oyun zamanı izleme çözümleri, PM süitlerine bağlı zaman izleme çözümlerinden daha ucuzdur. TSheets, bir kullanıcıya yönelik ücretsiz bir planla başlar. Bu plan, projeler üzerinde çalışırken zaman izlemesi gereken serbest çalışanlar için idealdir. TSheets’in ayrıca, ayda 16 ABD doları olan ve aylık 16 ABD Doları tutarında bir maliyeti olan 99 kullanıcı için bir planı vardır. Hubstaff, basit zaman izleme araçlarına, çalışan ödeme planı yöneticisine, 7/24 destek ve çalışan başına çalışan tarafından yönetilebilecek kullanıcı ayarlarına erişmenizi sağlayan aylık 5 dolarlık bir planla başlar. Hubstaff ayrıca, Temel planda bulacağınız her şeyi içeren ancak ayda 9 ABD Doları tutarında bir Premium plan sunar, ancak Hubstaff'ın uygulama programlama arabirimine (API) ve temel bir zamanlama aracına da erişebilirsiniz.

PM odaklı araçlardan çok daha fazla işlevsellik elde ettiğiniz için daha fazla ödeyeceğinize şaşmamak gerek. Zaman izlemeyi içeren Mavenlink'in en ucuz planı ayda kullanıcı başına 39 dolar tutuyor. Zoho'nun en ucuz zaman izleme planı, sınırsız sayıda kullanıcı için yalnızca 25 proje için aylık 25 ABD dolarıdır. Wrike'nin en ucuz zaman takip planı ayda kullanıcı başına 24.80 $ tutuyor.



3 3. Çalışan İzleme

Bazı çözümler çalışanların nerede ve ne zaman çalıştıklarını söylediklerinden emin olmak için yukarıda ve öteye gider. Hubstaff gibi bazı araçlar, çalışanlar saatindeyken ekran görüntülerini kaydeder ve ardından çalışanların vardiya tamamlandıktan sonra alacakları ödenmeden önce bu ekran görüntülerini yöneticilere gönderir. Bu araçlar ayrıca vardiya sırasında klavye ve fare aktivite hacimlerinin bir kaydını da kaydedebilir. Test ettiğimiz araçların çoğu, aracın mobil uygulamalarını kullanırken çalışanların hareketlerini GPS izleme yoluyla izlemenize izin verir ve bazıları, kullanıcıların yerlerine vardıklarında veya yerlerinden ayrıldıklarında bir selfie çekmelerini ister.

Bu seviye (ürpertici) gözetim gerektiriyorsa, o zaman alanınız daralır. Her zaman izleme aracı bunu yerleşik bir özellik olarak sunmayacak ve PM tabanlı araçlar da bu işlevi sunmama eğilimindedir. Ürünleri denemeden önce her satıcıya bunu teklif edip etmediklerini sorduğunuzdan emin olun.



4 4. Özel Alanlar

Çoğu araç tamamen izleme süresine dayanır. Bununla birlikte, bazı araçlar, süreden ziyade üretime daha fazla odaklanabilecek şirketler ve bireyler için ek veri setlerini dikkate almanıza izin verir. Bu özellikle, oluşturulan yapılar, seyahat mesafeleri ve saatler çalıştıkça üretilen ürünlerle ölçülmeye meyilli olan inşaat, nakliye ve imalat hizmetleri için yararlıdır. Örneğin, TSheets, her saat aşımı için bilgi istemi olarak eklenebilecek tamamen özelleştirilebilir altı alan oluşturmanıza olanak tanır. Bir inşaat şirketi işletiyorsanız, "Bir olay oldu mu? Evet mi, hayır mı" sorusunu sorabilirsiniz. İşçiler cevap vermezse, o zaman saat geçemezler. Ya da kamyonculara kaç mil sürdüklerini sorabilirsiniz. Bu alanlar daha sonra size işlerin nasıl yapıldığına, verimli ekiplerin nasıl olduğuna ve bir iş günü veya vardiya için tam bir resim oluşturmak için ihtiyaç duyabileceğiniz diğer ilgili işyeri verilerinin daha boyutlu bir görünümünü vermek için raporlara dahil edilecektir.

Wrike, TSheets ile aynı gelişmiş takibi vermese de, vardiyanın başında ve sonunda çalışanlardan önemli verileri toplayabileceksiniz. Wrike, görev bölmesine özel alanlar eklemenizi sağlar, böylece raporlarınızı gözden geçirdiğinizde "faturalandırılabilirlik", iş olayları, kilometre vb. Gibi şeyleri görebileceksiniz. Ne yazık ki, bu öğeler PM konsolundan görev görünümünün kaldırılması ancak veriler zaman giriş raporlarınızda görünmez.

İşletmeniz üretimi ölçmek için mesai saatlerinden daha yatkınsa, özel alanlara sahip bir çözüm sizin için daha iyi olabilir. Satıcınıza hangi özelleştirmeyi sunduklarını ve bu özelleştirmelerin raporları nasıl etkilediğini sorduğunuzdan emin olun.



5 5. Entegrasyonlar ve Uzantılar

Zoho Projelerinin en büyük yararı, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), e-posta pazarlaması ve insan kaynakları (İK) yazılımı ve yönetim araçlarını içeren, Zoho'nun yazılım ekosistemine erişmektir. Bu ürünleri, manuel müdahale olmadan verileri birinden diğerine besleyen kapsamlı bir çözüme kolayca dönüştürebilirsiniz. Bu, ödemelerin işlenmesi, proje personeli, faturalandırma ve diğer yazılımlarda gösterilen verilerle çalışılan zamanı birleştiren hemen hemen her şey için mükemmeldir.

Satıcılarınıza üçüncü taraf araçlarıyla entegre olup olmadıklarını sorduğunuzdan emin olun. İki satıcıyı eşit olarak seviyorsanız, ancak biri diğerlerinden daha fazla bu organik entegrasyonları sunuyorsa, o zaman öncekilerle görüşmelisiniz. Unutmayın: Çoğu zaman izleme çözümleri açık bir uygulama programlama arayüzü (API) sunar; bu, şirket içi geliştirme ekibinizin diğer açık API araçlarıyla entegrasyonlar oluşturabileceği anlamına gelir. Ancak, küçük bir şirket işletiyorsanız veya şirket içi teknik uzmanlığınız yoksa, o zaman muhtemelen bu entegrasyonların satıcınız üzerinden organik olarak teslim edilmesi gerekir.