İçindekiler:
Video: Nintex Gateway (Kasım 2024)
ABD merkezli çalışanlar, şirketlerinin en bozuk süreçlerini tanımlamak istendiğinde, 1000 tam zamanlı 620 kişiden 6'sı BT işlemlerinin büyük bir sorun olduğunu söyledi. Ayrıca, 580 ankete katılanlar, proje yönetimi otomasyon şirketi Nintex tarafından görevlendirilen bu ay yayınlanan bir rapora göre, "Kurumsal Amerika'nın En Kırık Süreçleri İçin Kesin Rehber" e göre, onboarding işlemlerinin kırıldığını belirtti.
Ankete katılanların yüzde 59'u, ankete katılanların yüzde 59'unun teknoloji sorunlarının giderilmesinin asıl endişeli olduğunu, yüzde 42'sinin yeni bir bilgisayar veya cihaz isteme sürecinin bozulduğunu iddia ettiğini söyledi. Katılımcıların üçte birinden fazlası (yüzde 36) uygulamada sorun gidermenin önemli bir sorun olduğunu söyledi.
Kırık idari süreçler de büyük bir kurumsal sorun olarak gösterildi. Ankete katılanların yüzde elli dördü şirketlerinde kırık süreçler gözlemlediklerini söyledi. Bunlar arasında zamanında ödeme yapılmadığı (yüzde 9) ve hastalıklı bir güne giremediği (yüzde 25) gibi daha az belirtilen ihlaller var. Ancak diğer, daha fazla insan kaynağı (İK) ile ilgili konular da ele alındı.
Örneğin, yıllık performans incelemeleri yapma süreci yanıtlayanların yüzde 53'ü kırık bir idari süreç olarak gösterildi. Arttırılma ve terfi görüşmelerinin yapıldığı süreç, katılımcılar tarafından da kırıldı (sırasıyla yüzde 47 ve 53). Sorun belirleme ya da sorun çözme önerme sistemleri de kırılmış olarak belirtildi (sırasıyla yüzde 37 ve 34).
Belge yönetimi (DM) de büyük bir sorun olarak kabul edildi. Ankete katılanların yüzde kırk dokuzu önemli belgelerin yerini belirleme sürecinin bozulduğunu, yüzde 43'ünün ise belgeleri paylaşma ve onaylama sürecinin bozulduğunu söyledi. Yeni satışların kapatılması gibi önemli eylemlerin sonuçlanma noktasına gelmesine rağmen, katılımcıların yüzde 34'ü yeni müşteri evraklarını tamamlama ve dosyalama sürecinin bozulduğunu söyledi.
1 Kim Suçluyor?
Raporda, “Teknoloji sorun giderme gibi bozuk BT süreçleri söz konusu olduğunda, ankete katılanların önemli bir çoğunluğu kurumsal çalışanlardan ziyade BT çalışanlarını suçlamakta hızlı” diyor. Aslında, ankete katılanların yüzde 73'ü, doğrudan günlük faaliyetlerle ilgili olmayan C düzeyindeki yöneticiler yerine, süreçleri yönetenlere doğrudan suçluyor. “Toplam katılımcıların yalnızca yüzde 13'ü, BT CEO'su BT eksiklikleri için suçluyor.”
Gemideki başarısızlıklar büyük ölçüde İK yöneticilerinin omuzlarına düşer. Ankete katılanların yüzde elli üçü yeni bir şirkette başlayabilmesi için İK'yı sorumlu tutuyor. “Promosyonlar, müzakerelerin artırılması ve yıllık performans inceleme sistemi gibi idari süreçler açısından suçlama, CEO'lar (yüzde 34), İK müdürleri (yüzde 29) ve doğrudan denetleyiciler (yüzde 26) arasında eşit bir şekilde yayılıyor.”
BT eksikliklerinin üstesinden gelmek için, ankete katılanların yüzde 76'sı kişisel araştırmalarını çevrimiçi yaptıklarını söyledi. Yüzde altmış dördü BT'de çalışmayan meslektaşlarına sorduğunu, yüzde 19'u şirket dışından birinden yardım istediklerini söyledi.
2 Ortak Bir Tema
Proje yönetim şirketi Wrike'tan elde edilen veriler, şirketlerin kötü süreç yönetimi nedeniyle çalışanları korumakta zorlandıklarını tespit etti. Aslında, Wrike’ın kendi anketine katılanların yüzde 42’si, işteki operasyonlardaki hayal kırıklığı nedeniyle yeni bir iş aradıklarını ve yaklaşık yüzde 15’inin işten ayrıldığını söyledi. Ankete katılanların yüzde otuz beşi Wrike'a serbest bırakıldığını, çünkü operasyonlarda hüsrana uğradıklarını ve yüzde 15'inin de aslında görevlerini reddettiğini söyledi.
Benzer şekilde, NewVoiceMedia adına pazar araştırması grubu Opinion Matters tarafından yapılan bir anket, ortalama satış temsilcisinin günde 28 dakika elle telefon numaralarına girerek harcadığını ortaya koydu. Yılın sonunda, bu 15 işgünü sisteme yazarak bilgileri boşa harcıyor.
3 Raporun Önerileri
Şirketinizin bozuk süreçlerini ele almak için, rapor BT'yi iş kolu (LOB) çalışanları ile daha yakından ilişkilendirmeyi önerir. Raporda, “Hızlı BT hizmeti eksikliği ve yeni cihazlar talep etmekte zorluk çeken sorunlar gibi sorunları gidermek için şirketlerin önce BT ile işin geri kalanı arasındaki boşluğu kapatması gerekiyor” diyor. “Bu, BT karar vericilerin üst düzey iş görüşmelerinde masada yer almasını ve LOB çalışanlarına daha fazla bağlı olmalarını sağlayarak başlıyor” dedi.
Raporda ayrıca, onboarding işleminden kağıdın elimine edilmesi önerildi. Raporda, “Bütün evrak işlerinden iş performansı belgelerine ve sağlık hizmeti kayıt formlarına kadar, bunların tümü kağıdın kısmen boşa ve para için suçlanacağı süreçlerdir” diyor. “Bir hükümet departmanı veya bir sağlık teknolojisi şirketi olun, kağıtsız işlemlerin sürdürülmesi maliyetleri düşürme ve verimliliği artırmada sonuç verdi.”
Rapora göre otomasyon sadece süreçleri iyileştirmekle kalmıyor, çalışan moralini de artırabilir. Raporda, “Vurguladığımız kırılan süreçlerin birçoğunda, dönüşümlü rol oynamak için düzene ve otomasyona yönelik fırsatlar var” diyor. “PTO istekleri gönderme gibi basit süreçleri otomatikleştirmekten, yıllık performans incelemeleri için bir iş akışını tasfiye etmek gibi daha karmaşık olanlara, süreç ve içerik merkezli otomasyon araçları, işletmeleri daha verimli, işbirliğine dayalı ve optimize edilmiş iş akışlarına yönlendirmeye yardımcı olabilir.”
