Organize olun: Google docs’ta revizyon geçmişiyle nasıl çalışılır

Google Dokümanlar'ı kullanmanın bir avantajı da çalışmanızı her zaman otomatik olarak kaydetmesidir. Bir diğeri ise, Google’ın bir belgede yaptığınız tüm değişikliklerin bir geçmişini tutmasıdır. Google Dokümanlar’daki sürüm geçmişinize erişebildiğiniz için, bir dosyanın eski bir sürümünü geri yükleyebilir veya daha eski bir sürümün kopyasını alabilir ve farklı bir projeye döndürebilirsiniz.

Düzenleme izniniz varsa, yalnızca önceki dosya sürümlerini görebilir ve alabilirsiniz. Birisi sizinle bir dosya paylaşıyor ve size salt okunur izin veriyorsa, geçmişini göremezsiniz. Ayrıca, Google Dokümanlar’ın işletme sürümünün G Suite olduğunu; bu ipuçları her iki sürüm için de çalışmalıdır.

İşte nasıl çalışıyor.

Google Dokümanın Eski Sürümlerini Görme

Herhangi bir Google Dokümanı için revizyon geçmişinin bir listesini üç şekilde görebilirsiniz.

1. Menüden, Dosya> Sürüm Geçmişi> Bkz. Sürüm Geçmişi'ni seçin.

2. MacOS'ta Ctrl + Alt + ÜstKrkt + H veya Command + Option + ÜstKrkt + H kısayollarını kullanın.

3. Yardım menüsünün hemen sağındaki altı çizili sözcük grubuna tıklayın. Bu kelimeler dosyanın durumuna bağlı olarak değişir. Bir belge üzerinde aktif olarak çalışırken, “Tasarruf…” yazıyor ve bu belgeye tıklayamadığınız tek zaman. Aksi takdirde, "Drive'da kaydedilen tüm değişiklikler" veya "Son düzenleme yapıldı" ve ardından tarih yazıyor. Bunlardan birine tıkladığınızda sürüm geçmişiniz görünür.

Belge geçmişinizin bir listesi sağdaki yeni bir sütunda görünür. Bireylerin sürümleri her tarih için bir başlık altında daraltılır. Değişikliklerde daha fazla ayrıntı düzeyi görmek için bunlardan herhangi birini genişletin.

Geçerli sürüme dönmek için pencerenin sol üstündeki Geri okunu tıklayın.

Ancak Google’ın belgelerinde yer aldığı gibi, "dosyanız için yapılan revizyonların zaman zaman depolama alanından tasarruf etmek için birleştirilebileceğini" belirttiğine göre mükemmel bir geçmişiniz olmayabileceğini unutmayın.

Google Dokümanın Sürümünü Geri Yükleme

Bir Google Dokümanın sürüm geçmişine eriştikten sonra önceki herhangi bir sürümü geri yükleyebilirsiniz. Sağda görünen sürümler listesinden açmak istediğiniz dosyayı tıklamanız yeterlidir.

Pencerenin üstünde "Bu sürümü geri yükle" yazan büyük bir mavi düğme belirir. Seçili sürümü geri yüklerseniz, seçili olan sürümden sonra oluşturulanlar dahil olmak üzere diğer tüm sürümleri hala saklarsınız.

Google Dokümanın Önceki Sürümünün Bir Kopyasını Alma

Dosyanın eski bir sürümünü geri yüklemenin yanı sıra, bir kopyasını da oluşturabilirsiniz. Kopyalama yapmak, aynı dosyanın farklı sürümlerini hızlı bir şekilde döndürmenizi sağlar. Örneğin, iş başvurusu yaparken harika bir hiledir ve her bir özgeçmiş ve mektubu benzersiz yapmak istersiniz, ancak her seferinde sıfırdan başlamak istemezsiniz.

Bir kopya çıkarmak için dosya geçmişinizi açın, istediğiniz birini seçin, üç yığılmış noktanın simgesini tıklatın ve Kopyalama Yap'ı seçin.

Google Dokümanlar'da Düzenleme ve Sürüm Kontrolü için ipuçları

1) Sürümlerinizi Adlandırın

Artık revizyon geçmişinizi Google Dokümanlar'da nasıl bulacağınızı bildiğinize göre, farklı sürümleri adlandırarak bundan daha fazlasını elde edebilirsiniz. Bunları adlandırarak, daha sonra geri yüklemek isteyebileceğiniz sürümleri kolayca tanımlayabilir veya başka bir amaç için kullanabilirsiniz. Bunları yeniden adlandırmazsanız, varsayılan ad saat ve tarih damgası olacaktır. Bunları aşağıdaki yöntemlerden birini kullanarak yeniden adlandırabilirsiniz:

• Sürüm geçmişinizi açın, üç noktalı simgeye tıklayın ve Bu Sürüme Ad Ver öğesini seçin.
• Menüden, Dosya> Sürüm geçmişi> Geçerli sürümü adlandır'ı seçin.

2) Google Dokümanlar'daki Değişiklikleri İzle

Menü çubuğunun sağ üst köşesinde, varsayılan olarak Düzenleme yazan bir menü düğmesi bulunur. Bunu tıkladığınızda iki yeni seçenek görünür: Önerme ve Görüntüleme.

Önerme'ye geçtiğinizde, esasen belgedeki değişiklikleri takip etmenizi sağlar. Siz ve ortak çalışanlarınız onu kullandığında, Google Dokümanlar tüm yeni materyallerinizi kaydeder ve öneriler olarak değişir. Kolayca görülebilmeleri için farklı renkte görünürler. Onları kabul edebilir veya tek tek veya toplu olarak reddedebilirsiniz.

3) Sorular ve Tartışmalar için Yorumlama Aracını kullanın

Yazarlar ve editörler çoğu kez yorumları, üretilen materyalle aynı çizgide tutmanın, nihai kopya ile yanlışlıkla yayınlanabileceği anlamına geldiğini öğrenirler. Google Dokümanlar, yazarlara ve editörlerin sayfaya gereksiz kelime koymadan içeriği tartışmasına olanak veren bir yorumlama aracına sahiptir. Kullandığın için şükreteceksin.

4) Kullanım @ Mesajlaşma

Google'ın diğer uygulamaların çoğundan farklı bir simge kullanması nedeniyle, bir kullanıcının dikkatini @ mesajlaşma - veya belki de + mesajlaşma demeliyim. Aslında, + yerine @ yazarsanız, Google sizin için değiştirir.

Birinin dikkatini işaretlemek için bir yorum oluşturun, sonra bir kişinin adını veya e-posta adresini izleyen bir artı işareti (+) yazın. Google, Kişilerinizden en yakın eşleşmeyi otomatik olarak önerir. Kişi henüz Kişilerinizde değilse, e-posta adresini girmeniz yeterlidir. Vaktinizi alın ve girmeden hemen önce alın. Yazdığınız ne olursa olsun hemen o kişiye e-posta yoluyla, belgeye bir bağlantı ile gider. Yorumda değişiklik yaparsanız, kişi de bunlarla ilgili uyarılar alır. Öyleyse spam’i ortadan kaldırın ve enter tuşuna basmadan önce yorumlarınızı düşünün.

5) Google Dokümanlar / Drive'da Çevrimdışı Yazma ve Düzenleme

Bilgisayarınız veya mobil cihazınız internete bağlı olmasa bile Google Dokümanlar'ı kullanabileceğinizi biliyor muydunuz? Yapabilirsin. Meslektaşım Eric Ravenscraft, Google Drive’ın çevrimdışı nasıl kurulacağı ve adım adım talimatlarla ilgili bir makale yazdı.

6) E-posta Uyarılarını Devre Dışı Bırak

G Suite’i çok yazmak ve düzenlemek için kullanıyorsanız, bir belgedeki her değişiklik için bir e-posta almak sıkıntı verici olabilir. İşte bu bildirimleri etkisizleştirmenin yolu. Google Drive'a git. Sağ üstteki dişli simgesine tıklayın ve ayarlarınızı açın. Sol tarafta, Bildirimler'i seçip, ardından E-posta kutusunun işaretini kaldırın.

Kısa talimatlar: Google Drive> Ayarlar> Bildirimler> E-posta

Diğer G Suite İpuçları

Günlük Google Dokümanlar kullanıyorsanız, Google Apps için yararlı ipuçlarımızdan bazılarını öğrenmek zaman kazanmanıza ve programda daha verimli olmanıza yardımcı olacaktır. Yazılımınızın neler yapabileceğini bildiğiniz zaman, çalışmanızla neler yapabileceğiniz hakkında yeni fikirler de açabilir.