Video: HAYATINI ORGANİZE ET & VERİMLİ OL // BULLET JOURNAL METODU (Kasım 2024)
LinkedIn CEO'su Jeff Weiner geçtiğimiz günlerde gereksiz toplantıları engellemek için bir kuralı olan bir makale yayınladı: sunum yok. Gittiği yere ulaşıyorum, ancak bu mutlakçı bir ifade ve her koşulda yüzde 100 oranında buna katılıyorum diyemem.
Daha iyi toplantılar yapmanın yolunun, öncelikle ne tür bir toplantı yapmak istediğinizi anlamanız ve ardından kendinizi organize etmenin ve buna göre hazırlanmanız gerektiğine inanıyorum. Bir toplantının planlama aşamasında birkaç basit adım atmak, herkes için daha üretken hale getirmek için uzun bir yol kat ediyor.
4 çeşit toplantı
Aklımda dört çeşit toplantı var. Yapmayı planladığınız toplantı türünü hiç düşünmediyseniz, bu probleminizin yarısı olabilir.
Tartışma / işbirliği toplantısı. Beyin fırtınası toplantıları tartışma veya işbirliği toplantılarına örnektir. Bu tür bir toplantıda, ilgili taraflardan biri veya birkaçı gündemde çalışabilir. Bilgi birden fazla kişiden gelmek içindir. Ortak toplantılar genellikle problem çözme toplantılarıdır.
Check-in toplantısı. Giriş, genellikle devam etmekte olan veya öngörülen bir tamamlanma tarihi olan belirli bir proje etrafında düzenli olarak planlanmış bir toplantıdır. Günlük scrumlar check-in'lere bir örnektir. Check-in işlemleri, ilgili tarafların sorunlara, çözümlere, değişikliklere, gelişmelere vb. İlişkin güncel tutulduğundan emin olmak için iyidir. Düzenli check-in toplantılarının bir avantajı, genellikle çok kısa olmalarıdır.
İş toplantısı. Çalışma toplantıları kişisel bir favoridir. Bir çalışma toplantısında, tamamlanması gereken işleri yaparsınız. Bu kadar basit. Çalışma toplantıları tomurcuk erteleme nip. Genellikle işbirlikçidirler. Bir çalışma toplantısında neyin başarılabileceğine bir örnek, programcıların ve paydaşların, koddaki değişiklikleri uygulamak için bir araya gelmeleri (örneğin, bir web sitesine veya diğer etkileşimli ürüne) iki tarafın ancak birbirlerinin varlığında tam olarak doğru bir şekilde doğrulayabilmeleri olabilir.
Toplantıları Daha Verimli Hale Getirmek
1. Hızlıca planlayın. Devam eden veya uzun vadeli bir projeyi yönetme durumu dışında, iki veya üç haftadan daha fazla süren toplantılardan nefret ediyorum. Genelde bir toplantıyı planlamadan önce, tüm taraflar arasında e-posta, telefon veya şahsen yapılan konuşmalar var ve bu konuşmaları toplantıdan önce aklımda taze tutmayı tercih ederim. Çok fazla zamanlama yapın ve ilgili bilgiler uzun zamandır kafamdan kayboldu.
Takvimlerini kullanıma sunmayan çok sayıda insan için uygun bir zaman bulmaya çalışırken, kişilerin boş zamanlarını belirtebilecekleri bir anket oluşturmanıza izin veren Doodle adlı ücretsiz bir siteyi kullanabilirsiniz.
2. Net bir konu satırı kullanın. Bir toplantı davetinde net bir konu satırına sahip olmak, herkesin verimliliğinin anahtarıdır. Konu satırı, bir kaç kelimeyle toplantının genel amacını belirtmelidir. İnsanların toplantıya başlamadan veya beklemeleri gerekenleri toplantıya aramadan önce bilmelerine yardımcı olur.
Net bir şekilde yazılı bir konu satırı ayrıca bazı partileri toplantı öncesinde hazırlamaları gerekenler hakkında ipucu verebilir.
3. Bir gündem veya amaçlarınız olsun. Her toplantının bir gündeme veya hedefler listesine ihtiyacı vardır. Toplantının karmaşıklığına bağlı olarak, açık olması gerekmeyebilir, bu durumda konu satırında açıkça belirtilmesi gerekir. Bir örnek "Konu: Derginin Ekim sayısı için dizilim dizisini ayarla" dır. Amaç bir çalışma toplantısında bu görevi tamamlamaktır.
Bir check-in toplantısının amacı, check-in yapmak, ilerlemeyi gözden geçirmek ve endişeleri dile getirmektir, bu nedenle bu tür toplantılar için açık bir gündem gerekmeyecektir.
Tartışma toplantıları gündemden gerçekten faydalanıyor. Toplantıdan önce herkes gündemi almalıdır. Toplantı isteğinin not alanına eklemenizi öneririm.
Toplantı lideri bir gündem veya temel hedefler listesi yazmak için zaman ayırdığında, toplantının amacını ve onu nasıl yönlendireceğini kendi zihninde sağlamlaştırmasına da yardımcı olur.
4. Toplantı liderini tanımlayın. Her toplantının bir lider veya ortak liderlere ihtiyacı vardır. Çoğu durumda, toplantı lideri dolaylı olarak bilinir: bilgi toplantısı durumunda toplantıyı çağıran ya da paylaşacak bir şeyi olan kişi. Telefon ve görüntülü sohbet toplantısında (örneğin, Webex), genellikle aramayı başlatan kişidir.
Şimdiye kadar katıldığım en kötü toplantının lideri yoktu ve toplantının yarısında, toplantıyı sürmem gerektiğini düşündüğüm birkaç partinin farkına vardım. Bir keresinde, tamamen verimsiz olduğundan bahsetmemek, çıldırtıcı ve rahatsız edici davranıyordu. Başka bir umursamaz sahnede, bir keresinde bir toplantı çağırdım, planladım ve tam olarak yürütmeyi planladım, sadece başka bir iş arkadaşının tamamen devralması için - ayrıca rahatsız edici bir şeydi.
5. Teknolojiyi kaybedersiniz, ancak gösterimi yapın. Evet, bu makale teknolojiyle ilgili konuları kapsamaktadır ve evet, daha verimli toplantılar yapmak için en azından teknolojinizden bazılarını kaybetmenizi söylüyorum. Bir PowerPoint deck'i oluşturarak kendi zamanınızı harcamadan önce, kendinize "Gerçekten bir sunuma ihtiyacınız var mı?" Cevabınız evet ise, slaytların insanları meşgul tutmak ve puanlarınızı pekiştirmek için kullanılması gerektiğini unutmayın - sizin için yapmayın. Kimse yıldız mendillerinden etkilenmez ve hiç kimse bir konu hakkında konuşmaya başladığınızı veya sizinle konuştuğunu duyduğunda bir video izlemek istemez.
Gösterilecek bir ürün veya hizmetiniz varsa, nasıl çalıştığını gösterin! Resimlerini veya videolarını gösterme. Onlara gerçek McCoy'u ver.
Fotoğraflar ve videolar da dahil olmak üzere bir toplantının her katılımcısına belirli bir bilgi vermek isterseniz, toplantıdan önce onlara gönderin, böylece malzemeye aşina olabilirler, bu da herkes için daha verimli olur. O zaman vaktinizi konunun kalbine ve muhtemelen çok daha az zamanda da harcayabilirsiniz.
