Video: Реклама подобрана на основе следующей информации: (Kasım 2024)
Doodle.com ile birkaç yıl önce bir projede bir düzine kadar gönüllü ile çalışırken tanıştım. Katılımcılar dünyanın her tarafına dağıldı - Hindistan, İsrail, Singapur, Kaliforniya, Massachusetts - ve bir şekilde çoğumuzun projeyi tartışmak için çevrimiçi olarak buluşabileceği bir zaman bulmak zorunda kaldık. Gönüllülerden biri Doodle.com'a bir link gönderdi ve bundan sonra buluşma tarihleri ve saatleri sihir gibi bir araya geldi.
Doodle, zamanlamayı bir anket oluşturma kadar basit hale getiren ücretsiz bir web sitesi ve hizmettir. Siz insanları ankete davet ediyorsunuz ve anket oluşturucunun sağladığı birkaç seçeneğe göre buluşmaya hazır olduklarında sadece zaman işaretini kaldırıyorlar. Verimlilik hayali gerçek oldu.
Ancak önce Doodle.com'un nasıl çalıştığına hızlı bir bakış:
Jill Duffy: Ben Doodle'ın büyük bir hayranıyım ve şunu söylemeliyim ki, insanlara her zaman tanıtıyormuş gibi hissediyorum. Bu bir sorun mu, lafı çıkarmak mı?
Michael Naef: Bir yandan çok iyi gidiyoruz. Şu anda her ay 15 milyondan fazla kullanıcıyız. Bu harika bir başarı ve bizim için çok heyecan verici. Ancak diğer taraftan, hemen hemen herkesin bir noktada veya başka bir yerde planlama yapması gerektiğini düşünüyorsanız, orada hala çok fazla potansiyel var.
En iyi iletişim mekanizmamız aracın, hizmetin kendisidir, çünkü kendi içinde yerleşik bir viralliğe sahiptir. Programlama yaparak başkalarını da platformda toplarsınız çünkü insanları gönderdiğiniz ankete katılmaya davet etmeniz gerekir.
JD: Kesinlikle böyle öğrendim. Bana Doodle gibi bir araç kullanarak daha az zaman çizelgesi harcaması konusundaki üretkenlik gelişmelerinden bahsedin.
MN: Bu yaptığımız son bir çalışma ile ilgili. Birkaç yıl önce, insanların her hafta toplantılarını düzenlemek için ne kadar zamana ihtiyaç duyduklarını incelediğimiz bir çalışma yaptık. Toplantılar için harcanan her zaman harcayabilirlerse, insanların haftada yarım güne kadar tasarruf edebileceğini gördük.
Bu yeni çalışmada, hangi çevrimiçi zamanlamanın özellikle e-posta veya telefon görüşmeleri gibi klasik yöntemlerle karşılaştırıldığında zaman kazanmanıza yardımcı olduğunu bulmak için kullandık. Sadece insan koordinasyonunu döngüden alarak ve tüm süreci daha verimli ve daha az sinir sargısı yaparak, programlamanız gereken zamanın üçte ikisinden tasarruf edebileceğinizi gördük.
JD: Herhangi bir toplantı programındaki ortalama insan sayısı nedir?
MN: Bizim durumumuzda ortalama 5-6 civarında bir yerdedir. [E-posta ya da telefon aracılığıyla zamanlamaya göre] zamanlamaya ihtiyaç duyacağınız zamanın yarısından tasarruf etmeye başladığınız ve daha fazla insanın katıldığı zaman daha fazla zaman kazanacağınız yerde. Aslında, on kişi, 20 kişi ve yüzlerce kişiye yönelik çok sayıda anket planlıyoruz.
JD: Sadece iki ya da üç kişiniz varsa, programlamak için bir araca ihtiyacınız olmadığını düşünüyorum. Bu noktada, sadece insanlarla konuşmak ve bu şekilde zaman kazanmak için daha kolay olabilir.
MN: Sık sık. Bu çok doğru. İki kişilik durumda, bire bir programlama için bir aracımız var. Buna MeetMe denir ve biraz farklı çalışır. Serbest ve meşgul zamanlarınızı kişisel URL’nizde Doodle.com’da yayınlanan küçük bir takvimde yayınlarsınız.
Yani benim durumumda Doodle.com/myke. Bunu yayınlayabilir ve insanlar sizinle tanışmak istiyorlarsa, devam edebilirler ve boş zamanlarınızı görebilmeleri için zamana sahip olma ihtimaliniz yüksek olan [takviminizde] önerilerde bulunabilirler. Sonra isteği kabul edebilir, reddedebilir veya yok sayabilirsiniz.
Üç kişi için hala e-posta veya telefon yoluyla sonuç alabileceğiniz doğru, ancak bu yöntemi Doodle gibi bir aracı kullanmak kadar hızlı bulmuyorum.
JD: Bu takvim, Outlook veya Google Takvim gibi başka bir araca bağlanıyor mu?
MN: Evet öyle. Doodle'da sahip olduğumuz her şey - ayrıca bir masaj stüdyosu veya başka bir şey için bir adım daha ileri giden BookMe adında bir müşteri randevu çözüm aracımız var, tüm bu ürünler takvim entegrasyonu sunuyor. Hepsi de aynı teknolojiye dayanıyor. Avantajlarından biri bu. Takviminizi, Outlook veya iCloud [yalnızca yeni başlatılan iCloud desteği] veya Google Takvim’i, bu takvimlere bağlandıktan sonra doldurursanız, sunduğumuz tüm hizmetlerde kullanabilirsiniz. Bu, tüm süreci sizin için daha sorunsuz ve kolay hale getirecektir.
JD: Bir an için daha büyük resme yedeklemek ve genel olarak verimlilik hakkında konuşmak istiyorum. Geçen gün bir muhabir bana üretkenlik konusunda takıntılı olup olmadığımızı sordu ve bence bu özellikle Amerikalılar için doğru. 1970'lerden beri, işyerindeki bilgisayarlara el attığımızdan, daha fazla zaman alacağımız ve hatta dört günlük bir çalışma haftası alacağımızdan çok daha verimli olacağımızı düşündük. Ve bunda hiçbir durumda olmadığını biliyorum. Daha fazla çalışmak, daha fazla sonuç üretmek, şirket için daha fazla para kazanmak için bu dürtüdeki üretkenliği saplantı haline getirdik - bu konudaki düşüncelerinizi merak ediyordum.
MN: Bu çok geniş bir konu [gülüyor]! Bunu Avrupa'da da yaşıyoruz. Bence bu kesinlikle Amerika Birleşik Devletleri'nde, ancak insanların üretken olmaya, işlerin yapılmasına yol açtığı tüm sanayileşmiş ülkelerde ve zihniyetlerde bir eğilim.
Ayrıca yaptığınız her şeyi ölçmeye ve optimize etmeye çalıştığınız "ölçülü benlik" hareketi ile. Bence orada ilmeklerin kısalması ve kısalması tehlikesi var ve birey üzerinde çok yorucu oluyor. İnsanlar nerede güçlü olduklarının ve sınırlarının nerede olduğunun farkında olmalı, böylece ne zaman ne zaman yavaşlayacaklarını veya ne zaman gerektiğinde veya düzenli olarak ne zaman hızlanacaklarını bilmelidirler.
Öte yandan, bu daha sıkıcı görevlerin çoğunun - bir etkinlik mi planlıyor, bir uçuş buluyor mu yoksa trenle bağlantı kuruyor mu, yoksa internette bir şeyler mi buluyor - tüm bu zorlu görevler ne olursa olsun çok olumlu bir eğilim olduğunu düşünüyorum. çok daha kolaylaşıyorlar ve zaman kazanmanıza yardımcı oluyorlar. Bence asıl zorluk, zaman kazanmış olmanızın sadece verimliliğinizi artırmak için değil, aynı zamanda kişisel olarak sizin için artan yaşam kalitesine de yatırım yapmak olduğunu düşünüyorum. Ne kadar iş yapmak istediğiniz, ne işin size sağladığı ve ne kadar özel hayata ihtiyacınız olduğu arasında hassas bir denge var. Ve bu ikisi arasında ne kadar gri bölgeye ihtiyacınız var ve sonuçta bu çok kişisel bir karar.
JD: Giderek daha fazla insanın, kendi kişisel takvimlerinin ve mesleki takvimlerinin bir olmasını istedikleri şekilde karma bir hayata sahip olmayı tercih ettiğini biliyorum. Doodle'ı kesinlikle sosyal amaçlar için, muhtemelen de çalışmaktan çok daha fazla kullanıyorum. Artan verimlilik dediğiniz gibi, boş zamanın bir miktar faydalanması ve stresin azalması ile sonuçlanır.
Yine de çalışmaya devam etmenizi sağlamak için sizi daha üretken kılmaya çalışmanın kısır döngüsünü yaratan başka verimlilik uygulamaları örnekleri de var.
MN: Her zaman bu iki farklı görüş vardır. Özel hayat ve iş hayatı var, ve iş-yaşam dengesi hakkında da bir konuşma var. Bu yine çok kişisel bir sorudur: İş ve yaşamın birbirinden ayrı şeyler olduğunu ve bu ikisinin arasında denge olması gerektiğini mi düşünüyorsunuz, yoksa yaşamınızın bu iki alanının harmanının sizin için doğru ritimde olması gerekip gerekmediğini kişi.
JD: Bana yaptığınız çalışma hakkında daha fazla bilgi verin. Bulduğun şaşırtıcı bir şey var mı?
MN: Sonuçtan şaşırmadık. Doodle'ın insanlara işlerini yapmalarına ve insanların zaman kazanmalarına yardımcı olduklarına dair çok sayıda anekdot kanıtımız vardı ve bu da aracı kullandığımız zaman kendi tecrübemizdi. [Çalışma sonuçları], bunun gerçekten böyle olduğuna dair daha sistematik bir kanıt oldu.
Bizi gerçekten şaşırtan şey, fark oldu. Ne kadar süre kullanıldığını gösteren tabloya bakarsanız, araç kullanmadan programlayan kişiler, on ila 15 katılımcıyla bir şeyler planlamak için 90 ila 120 dakika harcarlar. Doodle bu deneyde sadece yarım saate ihtiyaç duyuyor ve beklediğimden çok büyük bir zaman tasarrufu sağlıyor.
JD: Kişisel olarak kullandığınız bazı organizasyon ipuçlarını veya uygulamalarını paylaşır mısınız? Zamanlama ile mutlaka ilgili olması gerekmez.
MN: Birkaç yıl önce, kitapta Başlarken Olan Şeyleri okudum. Bu benim için çok düşünceli bir kitaptı. Tarif ettiği tüm teknikleri kullanmadım. Ancak yapmam gereken bir teknik, her şeyi kafamdan ve kullanışlı sistemlere ve güvenilir sistemlere sokmak.
Bugünlerde kesinlikle takvimler ve yapılacaklar listesi ile çalışıyorum. Çoğu bu küçük işleri kafamdan çıkarır ve daha verimli işler için kafamı serbest bırakır. Gerekli bir şey yapılması gerektiğinde bana hatırlatacak güvenilir bir sisteme sahip olduğumu bilmek, iş günümü daha verimli hale getirmek için çok daha fazla iş yapmamı sağlayan şeydi. Ama aynı zamanda aklımı boşaltır. Boş zaman ve başka ne yaparsam yapayım, "Bunu ya da bunu unutmamalıyım" derken düşünmek yerine.
JD: Ortağım bir operasyon yöneticisidir ve yapılacaklar listesinde 100-150 görev arasında herhangi bir zamanda görev yapmaktadır. Bana, "En önemlilerimi kafamda tutuyorum çünkü onlar için endişeliyim ve geri kalanını da e-postada tutuyorum" dedi. Ona bunun üzerinde stres olduğunu açıklamaya çalışıyordum. Görevler, onları görebileceğiniz açık bir yerde olmadığında, stres yaratırlar. Ancak, güvenebileceğiniz güvenilir bir sisteme geçtiğinizde, ihtiyacınız olduğunda her şeyin mevcut olacağını bilirsiniz.
Yine de yeni ve daha organize bir sisteme geçmek istiyor. İki hafta süren ağrılı geçiş dönemi geçireceğini tahmin ettim. Böyle bir şey yaşadın mı? GTD'ye taşındığınızda, geçiş sürecinde herhangi bir acınız var mı?
MN: Çok fazla bir geçiş dönemi yaşamamıştım ama zihinsel bir engel yaşadım. Sistemi çalışma pratiğime koymadan önce, sonunda işe yarayacağına ya da güncel olabileceğime, ya da günleri geçirmeme yardımcı olacak güvenilir bir sistem olacağına gerçekten güvenmedim. ve haftalar boyunca. Bu benim için çok uzun sürdü, karar verene kadar birkaç hafta sürdü, "peki, hadi deneyelim". Sonra sistemi kurmak için bir gün geçirdim. Artık hiç e-posta klasörüm bile yok. Genelde sadece boş bir kutum var ve önemli olan her şeyi yapılacaklar listeme koydum. Çok iyi başladı.
Hatta birkaç ay boyunca sistemi basitleştirdim. Bugün benim için gerçekten çok basit bir sistem. Bunun en iyi kanıtı, yapılacaklar ve toplantılar ile ertesi gün ya da sonraki gün geldiğim diğer takvim etkinliklerini bilmediğim günlerin çoğunun, sistem her şeyin işe yarayacak kadar iyi organize edilmiş olması. tamam ve hatırlatırım. Genelde sadece neler olup bittiğini görmek için sabahları takvime bakarım.
JD: Başka hangi uygulamaları ve hizmetleri kullanıyorsunuz?
MN: Unutmayın ki, süt dozumda kalsın. Toplantı sırasında veya sosyalleşirken akla gelen bir şeyi yazmak için Web tabanlı sistemi ve Android uygulamasını kullanıyorum. Hatırlamaya çalışmak yerine, sadece yazıyorum.
Diğeri Google Takvim. Tarih ve zaman olarak tarihlenen her şey oradadır. Hem özel hayatım hem de işle ilgili konular için birçok takvim var.
