Organize olun: çalışmalarınızı e-tablolarla yönetme

İşyerinde kullandığım en basit örgütsel püf noktalardan biri de kendi ilerlememin özel elektronik tablolarını tutmak. Kimse benim yapmamı gerektirmiyor. Hiç kimse elektronik tablolarımı görmek istemez. Onları tamamen kendi iyiliğim için, verimli çalışmamı sağlamak ve başardıklarımı hızla görebilmek için saklıyorum.

Get Organized'in bu sayısında, şu anda tuttuğum elektronik tablolardan birkaçını paylaşacağım ve benim için ne yaptıklarını açıklayacağım. Çalışmalarım ile ilgili elektronik tabloların içeriği özellikle iş yaparken, ilkelerin çoğu evrenseldir ve diğer çalışma türlerine uyarlanabilir.

Fikirleri Kaydetme ve Çizelgeleme

Organize Olsun sütunu haftada birdir, bu, bir yıl içinde gerçekten kullanacağım 52 fikir bulmam gerektiği anlamına gelir… bu, büyük olasılıkla reddedeceğim 50 ila 100 fikre ihtiyacım olacağı anlamına gelir. gerçekten iyi fikirleri bulmak için büyük miktarda fikir üretmek.

Aynı zamanda birkaç hafta boyunca ileriye bakmam ve belirli bir konunun dünyada olan başka bir şeyle senkronize edilip edilmeyeceğini düşünmek için makalelerin yayınlanacağı tarihlere (her Pazartesi) dikkat etmem gerekiyor. Örneğin, geçen Mayıs ayında yeni mezunlar iş ararken, bu konuyla ilgili bir dizi makale yayınladım: çevrimiçi bir iş aramasının nasıl yönetileceği, temiz ve profesyonel bir çevrimiçi profilin nasıl oluşturulacağı, özgeçmiş ve kapak mektupları vb. .

Bunu yapmak için, en altta devam eden fikirlerin yer aldığı çok basit bir elektronik tablo ve zamanlanmış tüm yayın tarihleriyle birlikte en üstte bir ızgara tutuyorum. Elektronik tablo, birkaç hafta ve ay boyunca konuların nasıl planlanacağı hakkında geniş düşünmeme yardımcı oluyor. Çok benzeyen konular arasında daha fazla zaman ayıracak veya mantıksal olarak ilişkili olanları bir araya getirecek makalelerin sırasını kolayca değiştirebilirim.

Bu özel e-tablo Google Drive'da yaşıyor çünkü bu hizmet bana pratik olarak her yerden erişilebiliyor ve ofis dışındayken bir fikrim varsa, oturum açıp tereddüt etmeden ekleyebilirim.

Bu elektronik tabloya sık sık döndüğümden, işi tamamladıktan sonra çalışmayı günlüğe kaydetmek için sık sık beyin fırtınası yaptığım fikirlere bakıyorum. Pek çok insan fikirlerinin notlarını yazmaktadır, ancak hiçbir zaman onlara geri dönmemektedir. Bu sistemle haftada en az bir kere kendi fikirler listemle karşılaşıyorum.

Günlük Projesi İlerleme

PCMag'deki işimin büyük bir kısmı, yazılım ürünlerini ve fitness aletlerini test etmek ve bunların ürün incelemelerini yazmaktır, bu yüzden bu işe adanmış başka bir elektronik tablom var.

(Yukarıdaki resimde, az miktarda bulanık içerik için özür dilerim.)

Yukarıdaki resimde gördüğünüz sütunları hızlıca açıklayayım. Kimlik adı verilen bir sütun, yayınlanan bir ürün incelemesinin makale numarasıdır. B sütunu ürün adıdır. Sütun C, Durum, incelemenin durumunu tutar, "yayınlanmış 12-Nis-13", 12 Nisan 2013 tarihinde yayınlanan bir makale anlamına gelir. D ila 1 arasındaki sütunlar, bir ürün incelemesinden önce tamamlanması gereken işlerle ilgili onay kutularıdır. düzenleme ve yayınlama sürecinde ilerleyebilir.

Kriterler (DI sütunları), ürünün bir veritabanına kaydedilmesini ("QB"), ürünün özelliklerini gösteren bir form göndererek ("Özellikler"), ürünün bir görüntüsünü yükleyerek ("Görüntü") ve ek bir slayt gösterisi oluşturmayı içerir. görüntüler ("Slayt gösterisi"). Her ürün ayrıca bir ila beş ("Derecelendirme") puanına ihtiyaç duyar ve "Notlar" için bir sütunu daha ekledim, burada genellikle bir ürünün bir PCMag Editörünün Seçimini hak edip etmediğini belirtirim.

Elektronik tablo gerçekten kalbinde bir dizi onay kutusudur. Gerekli tüm öncü çalışmaları yapıp yapmadığımı bir bakışta görmemi sağlıyor. Ancak başka faydaları da var.

Gelecekteki beyin fırtınası fikirlerimi geleceği için aynı şekilde Get Organized sütunlarına ek olarak, İnceleme elektronik tablo ürünlerimin alt kısmında oturum açarak potansiyel olarak incelemeyle ilgilenebilirim. Bu nedenle, sürekli çalışan taze fikirler listem var.

Ayrıca, inceleme tarihini veya incelediğim ürünler için benzersiz makale kimliğini (daha sık yaptığım) aramam gerekirse, çok hızlı bir referans görevi görür. Tabii, ofiste bu bilgiyi bulmak için başka sistemlerimiz var, ancak bu elektronik tablodan çekmem benim için daha hızlı çünkü ihtiyaçlarıma özel olacak şekilde özelleştirdim.

Değişenlerin Takibi

Paylaşmak istediğim son e-tablo, yazdığım belirli bir makaleyi izlemek için kullandığım bir sayfa: En İyi 100 iPhone Uygulaması. Makale, içeriği sık sık güncellediğim için yönetmesi gereken karmaşık bir organizasyon gerektiriyor. Başka bir deyişle, birkaç haftada bir, en iyi 100 uygulamadan bazıları yeni. Altı ay önce söylediklerime göre bugün söylediklerimin en iyisi olduğunu söylediğim uygulamaların uyanık olması gerekiyor.

Benim yöntemim oldukça basit. Her uygulamayı Excel'de, en iyi 100 listeye girerken kaydederim. Makaleye eklendiği tarihi veya metni en son güncellediğimde, hala iyi olan ancak son olarak bu konuda bulanıklaştığımdan beri önemli ölçüde güncellenen bir uygulamasa kaydederim. Ayrıca daha önce listede olan ancak o zamandan beri yerlerini kaybeden uygulamaların çalışan bir listesini tutarım.

Bu elektronik tablo aynı zamanda 100 uygulamayı vurup vurmadığımı görmeme yardımcı oluyor, çünkü Excel bunları benim için otomatik olarak sayıyor. Ayrıca, sayfa sonlarını gösteren kenarlıklar ekleyerek uygulamaları farklı sayfalarda gruplamak için de kullanırım. Renk kodlaması ayrıca hangi uygulamaların listede (sarı) yeni olduğunu görmeme olanak tanır; bu, yayınlama sürecinde bir bayrak olan bu bölümleri diğerlerinden daha yakından kontrol etmem gerektiği anlamına gelir.

Ayrıca, bu elektronik tabloda başlangıçta kurduğum tüm sütunları kullanmadığımı itiraf edeyim. Bir anda ya da başka bir zamanda, bir parça bilginin önemli olduğunu düşündüm, ancak daha sonra ihtiyacım olmadığını anladım. Bu elektronik tablo sadece bana ait olduğundan, sonuçsuz maaşı olmayan alanları bırakabilirim. E-tabloyu temizleyebilir ve kullanmadığım bölümlerden kurtulabilirim, ancak bu bilgileri saklamak ve kullanmamak benim zamanımdan daha değerli, e-tabloyu biraz daha derli toplu hale getirmek için yatırım yapmaktan daha fazla. Amaç ne? Benden başka kimse görmedi.

Çalışmanızı İzlemek için Elektronik Tabloları Kullanmanın Yararları

Basit elektronik tablolar, çalışmanızı organize etmek için güçlü araçlar olabilir ve bunları yapmak için Excel'de bir vızıltı olmak zorunda değilsiniz. Çalışmanızı izlemek için elektronik tablo kullanmanın yararları şunlardır:

• zaten ne yaptığını görebilme, böylece tekrar etmeme (ya da tekrarlamanız gerekiyorsa, ilk kez ne zaman ve nasıl yaptığınızı hızlıca görebilirsiniz, böylece önceki işten yararlanabilirsiniz).
• fikirleri kaydetmek ve düzenli olarak aramak için özel bir yere sahip olmak
• başardıklarınızı kanıtlamanız gerekirse, çalışmalarınızın kaydını tutmak
• tamamen ihtiyaçlarınıza göre uyarlanmış bir bilgi alma sistemi yaratarak kendi görevlerinizi kolaylaştırmak.