Organize olun: İstenmeyen e-postaları nasıl azaltabilirsiniz?

Thierry Breton'un şirket içi e-postayı 2014 yılına kadar şirketi olan Atos'tan% 100 ortadan kaldırma taahhüdünü hatırlıyor musunuz? Hırsını duyurduğu sırada - 2011 idi - teknoloji ve iş dünyasından birçok kişi scoffed. Planına gülünç dediler. E-postaya ihtiyacımız olduğunu söylediler. Biz buna güveniyoruz. O gerekli!

Günümüze hızlıca bakın ve iklim çoktan değişti. Ofis çalışanlarından, e-postaların var olmalarının kısalığı olduğunu gittikçe daha fazla duyuyorum. Toplantılar, 'm' kelimesi kadar zaman kaybettiriyor. Neden böyle bir yük olduğunu sorduğumda, insanlar genellikle "benimle ilgisi olmayan tonlarca e-posta alıyorum" ya da "Çalıştığım iş parçacıklarının yarısı işimle ilgili değil" gibi şeyler söylüyor. Birkaç kişiden kişisel e-posta hakkında aynı duyguları duymaya bile başladım: "Kitap kulübü üyelerimden bir sonraki kitap kulübü tarihini doğrulayan dokuz takip e-postası alıyorum! Merhabalar, arkadaşlar! İlk e-postadaydı!"

İhtiyacınız olmayan geçiş e-postalarını gerçekten düzeltmek veya etkili bir şekilde kesmek için bazı stratejiler. (Bu makale graymail'i kapsamıyor olsa da, e-posta bültenlerini ve günlük anlaşmaları nasıl yöneteceğinizle ilgili birçok ipucum var.)

1. Grup E-postalarından Yüz Yüze Kaldırılmayı İsteyin

Ne kadar çok e-postaya güvenirsek, bazı sorunların kısa bir konuşma ile en iyi şekilde çözüldüğünü unutmak o kadar mantıklı olur. Bu tavsiye çılgınca gelebilir ve çok düşük teknoloji olabilir, ancak son derece etkili olabilir. Düzenli bir grup e-postanın parçasıysanız (bir günlük rapor veya haftalık proje check-in'i yapıyorsanız) ve artık olmak istemiyorsanız, bu e-postayı yöneten veya başlatan kişiyle, tercihen yüz yüze görüşme yapan bir kişiyle görüşme yapın. Gerekirse, yüz veya telefonun üzerinden "Merhaba, " diyeceksiniz, "Bu ve benzeri şeyler hakkında günlük e-postaları biliyor musunuz? Bunun üzerinde olmam gerekiyor muyum? Mesaj almaya devam ediyorum, ancak aslında benimle veya işimle hiçbir zaman doğrudan ilişkili değiller mi? beni kaldırabilir misin?

Bu durumda yapabileceğiniz en kötü şey, "aboneliği iptal et" yazan bir mesajla herkese cevap vermektir. Bu kaba. Herhangi bir sosyal dokunuşunuz veya net'iniz olmadığını gösterir. Ve kendi e-postalarınızı nasıl yöneteceğinizi bilmediğinizi kanıtlar.

Yüz yüze bir konuşma yaptığınız halde, yine insan olursunuz. Makul ve basit bir istekle hoş bir insansınız. Ayrıca, mesajları almanızın bir nedeni varsa, kişi neden bugüne dahil edildiğinizi açıklar.

2. Sosyal Ağlardan, Proje Yönetim Araçlarından ve IM'den yararlanın

Benim düşünceme göre, sosyal ağlar (Yammer ve Podio gibi iş ağları dahil) e-postadan çok daha iyi tercihli mesajlaşmayı yönetiyor. Kitap kulübü hakkında endişelenen arkadaşımın durumunu ele alalım. Eğer organizatör bir sonraki kitap kulübü toplantı davetini e-postayla değil, Facebook üzerinden ayarlamış olsaydı, bilgiyi almak üyeler için daha az zorunlu olurdu. Facebook etkinlikleri isteğe bağlıdır. Onlara ulaşabilir ve istediğiniz gibi bilgileri sindirebilirsiniz. Aynı etkinlik daveti e-posta yoluyla geldiğinde, okumaya hemen başlamak zorunludur.

Ticari organizasyonlarda, alternatif iletişim araçları da istenmeyen e-postaları büyük ölçüde azaltmaya yardımcı olabilir. Burada PCMag'de, hızlı bir şekilde iletişim kuracak ve eşit derecede hızlı bir yanıt almak istediğimizde bir anlık mesajlaşma programı kullanıyoruz. Yammer'ı "önce kim cevap verebilirse, lütfen yap" temelinde çalışan bazı görevleri yönetmek için kullanıyoruz. Devam eden sanat ve tasarım projeleri hakkındaki tartışmaları bir yerde barındırmak için proje yönetim platformu Basecamp'ı kullanıyoruz.

Öyleyse emrinizdeki tüm farklı araçları kullanın ve eğer bir yönetim pozisyonundaysanız, diğerlerini de teşvik edin. Çok amaçlı bir çözüm önermek, gerekli e-postaları azaltmaya yardımcı olacaktır.

3. Otomatik Sıralama veya Filtreleri Kullan

İstenmeyen e-postaları yönetmenin en yaygın çözümü, istenmeyen iletileri gelen kutunuza bile çarpmadan önce, istenmeyen iletileri belirlenmiş bir yere (genellikle bir klasör, ancak bazen çöp kutusuna) yerleştiren, otomatik sıralama kurallarını veya bazen de adlandırıldığı gibi filtreleri ayarlamaktır. . Tüm büyük e-posta programları bu özelliğe sahiptir.

Artık istemediğiniz e-postayı bulun, somut ve sabit bir şey tanımlayın (ör., Her zaman konu satırında, göndericideki aynı anahtar kelime) ve tüm bu mesajları yeni ve uygun şekilde etiketlenmiş olarak sıralayan bir kural belirleyin sizin için klasör.

Microsoft Outlook'taki başka bir seçenek, bir konuşmayı "susturarak" (bir başkası için nasıl yapılacağıyla ilgili Outlook için ipuçlarım bakın), ancak aynı konuyu tekrar kullanıyorsanız takılıp kalmanıza rağmen, konu başından dikkatlice "aboneliği iptal edebilmeniz" olabilir. işlemi gerçekleştirmek için hedef olduğu gibi daha sonraki bir tarihte hat. (Başka bir deyişle, bir konuyu sessize aldığınızda, Outlook otomatik olarak "silinen öğeler" klasörüne, rahatsız edici e-postanın aynı konu satırını içeren mesajları gönderir.)

Kişisel olarak otomatik sıralama özelliğini pek kullanmıyorum, çünkü yeni bir davranışa dayanıyor: belirlenmiş klasörleri düzenli aralıklarla kontrol etmek. Geçmişte, ne zaman sıralama ayarlayabilsem, derhal bunu unuttuğumu unuttum ve birkaç gün sonra, yol kenarına itilen önemli bir şeyi içeren bir e-posta yığını olduğunu fark ettim. İstemediğim mesajları yalnızca aldıkça silmeyi tercih ederim. Bu rotayı seçerseniz, sıralanan e-postaları düzenli olarak işleme koyma konusunda gayretli olun.

4. İnsanlara "Teşekkür" yazmamalarını söyle

Eski bir işte bir meslektaşım ilk kez başka bir meslektaşıma yüksek sesle duyduğuma kulak misafiri oldum, "Yapmam gereken şeyi yaptığımı bildiğimi onayladığında bir mesaja 'teşekkür' ile cevap vermez misin? E-posta zamanımı azaltmama yardımcı olacak, " aklımı mahvetti! Bunu söyleyebilir misin? Tabii ki, biraz huysuz gelebilir, ancak baş, gerçekten gereksiz e-posta mesajları bir ton elde edemezsiniz.

Aynı zamanda fevkalade pasif-agresif olması için tekrar ifade edebilirsiniz - “E-posta yoluyla daha az teşekkür edersem gerçekten kırılmam. Zaten çalışmamı takdir ettiğinizi biliyorum” - ama ben önermiyorum!

Ek kaynaklar

E-posta üzerinde kalmanıza yardımcı olacak diğer araçlar arasında Sanebox (otomatik olarak bazı otomatik sıralama ayarları yapar) ya da iOS için Mailbox uygulaması (ofis dışındayken e-postaların üstesinden gelmek için çok yararlıdır) bulunur, ancak bunlar genel olarak daha iyidir. istenmeyen mesajları azaltmak yerine e-posta triyajı.