Kendi bulutunuzu getirin: bugün bilmeniz gerekenler

Tüketiciler, işyerinde geleneksel olarak ayrılmış cihazlara ve yazılımlara daha fazla aşina olduklarından, BT'nin verimli ve güvenli çalışan operasyonlarını sürdürmek için en iyi uygulamaları ve katı kuralları oluşturması gerekecektir. Mobil cihaz yönetimi (MDM) yazılımı, BT'nin çalışanların uzaktan çalışma için kişisel akıllı telefonları ve tabletleri nasıl kullandığını izlemesine ve yönetmesine yardımcı olmak için bulunmaktadır. Bununla birlikte, hiçbir sihirli araç BT çalışanlarının işyerinde Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) ürünlerini nasıl kullandıklarını kontrol etmesine yardımcı olamaz.

Örneğin, Box ve Dropbox gibi bulut depolama ve dosya paylaşım araçları ve Google Dokümanlar ve Microsoft Word gibi doküman oluşturma araçları, insanların her gün işyerine getirdiği kolayca erişilebilir bulut araçlarıdır. Şirketiniz bu farklı araçları ele almayı nasıl seçtiğini gerçekleştirmeye çalıştığınız şeye bağlıdır. A) şirketinizin felsefesiyle aynı olmayan yazılımların kullanımını kısıtlayabilir veya B) çalışanların kendi tercihlerine ve deneyimlerine göre kendi bulut ürünlerini seçmelerine izin verebilirsiniz.

Kendi Bulutunuzu Getir (BYOC) olarak adlandırılan bu fenomen, onunla birlikte belirli bir dizi zorluğu da beraberinde getirir. Bir bulut göç uzmanlık şirketi olan AvePoint'te Kıdemli Ürün Pazarlama Müdürü olan Shyam Oza ile şirketlerin kendi BYOC politikalarını uygulamak için nasıl hazırlanabilecekleri hakkında konuştum.

Zorluk 1: Veri Güvenliği

Oza, "Geniş bir perspektiften, BYOC bir nimet ve bir lanet olabilir" dedi. "Box, Dropbox ve OneDrive, ailenizle bir kayıt defteri paylaşmak ve dosya ve fotoğraf yüklemek için harika olabilir. Ancak, büyük kuruluşların endişesi, hassas fikri mülkiyet ve sürüm öncesi içerik gibi bir şeyi sürükleyip bırakmak kadar kolay olmasıdır. "

İşletmeler tarafından tedarik edilen yazılımlar sayesinde şirketler kısıtlamaları sıkılaştırıp kullanımı izleyebilir. Kuruluşlar çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA), veri şifreleme, karmaşık şifreler, filigran belgeleri ve hatta uzak veri silme işlemlerini zorunlu kılabilir. Ancak, BT gözetimi olmadan kullanıldığında, bu araçlar şirketin içeriğin nereye gittiğini kontrol etme yeteneğini sınırlar. Ayrıca, güvenlik duvarından çıktıktan sonra içeriğe ne olduğuna ve bir çalışanın bulut hesabına yüklendikten sonra nasıl korunabileceğine ilişkin görünürlüğü kaybedersiniz.

Çözüm: "BT'nin bir iş kolu ile doğrudan entegre olması gerekiyor, " dedi Oza. “Tercih ettikleri teknolojiyi değiştiren işin önünde olmalılar… ve sonra umarım bir standarda yerleşmeye çalışıyorlar.”

Örneğin, şirketin yüzde 80'i Dropbox kullanıyorsa ve şirketin yüzde 20'si başka bir depolama ve paylaşım platformu kullanıyorsa, şirket, azınlığı çoğunlukta tercih edilen sisteme dönüştürmeye teşvik eden öğle ve öğrenmeyi teklif etmelidir. Oza, "Belirli bir aracı zorunlu kılmadığınız sürece (bu durumda aslında BYOC uygulaması yapmıyorsanız), şirketinizin tercih ettiği aracın değer önerisini belirlemelisiniz." Dedi. “Birisinin küpüne girip 'Bu aracı kullanmalısın' diyemezsiniz. Onlara kullanmanın ya da onlara acı verdiklerini sormanın kolay olduğunu açıklamak zorundasınız, böylece diktatör olmak yerine problem çözme perspektifinden ona yaklaşabilirsiniz. ”

Günün sonunda, BT çalışanların erişebileceği herhangi bir veri için kabul edilebilir bir risk seviyesi olduğunu biliyor. Dizüstü bilgisayarlar kayboluyor. Telefonlar çalınmış. Ancak, tercih ettiğiniz sisteme mümkün olduğunca çok insanı dönüştürebiliyorsanız, BYOC politikanızı tamamen silmeden azınlığı mutlu edebilirsiniz.

2. Sorun: İşbirliği

Çevrimiçi işbirliği için birden fazla platform kullanan işinizdeki yüzlerce veya binlerce kişiyle, verilere hızlı bir şekilde erişme gereksiniminin çalışanlarınızın tercih ettiği yazılımdan daha önemli hale geldiği bir senaryo olması zorunludur. Bir düşünün: West Coast satış ekibiniz bir dosyayı East Coast pazarlama ekibinize aktarmak istiyor. Her iki takım da farklı dosya paylaşım sistemlerinde olduğundan, dosyaya erişilmeden önce, birinin yeni bir hesap oluşturması ve daha sonra anında yeni bir sistemde gezinmeyi öğrenmesi gerekir.

Peki ya korkunç müşteri toplantısı? Bir çalışan sunum yaptığında, acil bir durumda olduğunda ve katılamadığında ne olur? Müşteri formatını bilmeden başkasına sunarken, sunum formatına aşina olmayan birisiyle gizlice dosyaya erişmeye ve sunmaya çalışabilirsiniz.

Çözüm: "Başlıca sorunlardan biri BT'nin pek çok iş akışından uzak durması" dedi. “BT sadece insanların şikayet etmesini bekleyemez. BT çalışanlarını aynı araçları kullanmaya ikna etmeye çalışmak ya da onları olabilecekleri olası sorunların farkında olmalarını sağlamak için kendilerini ortaya yerleştirmek için iş sürecini ve iş iş akışını yakından anlamak zorundadır. karşılaşmak."

Çalışanlar ortaya çıkmadan önce sorunlara dikkat etmeyi bilenlerse, operasyonların asla acı çekmemesini sağlamak için uygun durumsallıkları belirleyebilirler. Bu nedenle, potansiyel sunucularınızdan ikisinin farklı sunum araçları kullandığını biliyorsanız, BT her iki sunucuyu da büyük müşteri toplantısından önce her iki araçta da eğitebilir. Ne olursa olsun, sunum aksamadan devam edecek.

Oza, "Burada, Avepoint içinde, satış ekibimizi, e-posta göndermek veya Dropbox'a eklemek yerine içeriği OneDrive İş'e güncellemeye teşvik etmeye umutsuzca çalışıyorduk" dedi. “Ekli bir e-posta aldığımızda, 'Bunu SharePoint'e yükle veya yavru kedi alır' diyen bir fotoğrafla yanıt verdik. Birkaç hafta sonra, 'Bak, paylaştığımı söyleyerek e-postalar almaya başladık. SharePoint üzerinden. ' Bir sorunu çözmenin eğlenceli bir yoluydu. "

Zorluk 3: Entegrasyon

1. ve 2. Mücadelelerde tartıştığım konuların çoğu, BT politikaları belirlenmemiş küçük şirketlere özgü. Bununla birlikte, birden fazla ofis ve bölgede faaliyet gösteren biraz daha büyük şirketlerde, BT'nin tek bir küresel ekip olarak değil, silolarda çalışması mümkündür. Bu durumda, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) ve gider yönetimi gibi birden fazla işletme yazılımı sürümünün kullanıldığını göreceksiniz, çünkü birisi belirli bir sistemi tercih ettiğinden ya da bölge ofislerinin bir araca karar vermek için bir araya gelmemiş olması nedeniyle. Bu, C-seviyesindeki bir kişi tarafından, belki de şirketin bir sistemi seçmesi için güçlü bir şekilde silahlandırılmasıyla düzeltilmesi gerekebilecek büyük bir konudur.

Ancak, şirketiniz belirli ofislere ve hatta departmanlara tercih ettikleri sistemi seçme özgürlüğü vermek istiyorsa (veya belirli çalışan görevleri için tasarlanmış diğer yazılım türlerine bağlanan araçlar istiyorsanız), verilerinizin kullanılmamasını sağlamanın yolları vardır. susturma.

Çözüm: "BT, açık ve bağlantıya istekli olan teknoloji sağlayıcılarına yatırım yapmak için karar vermek zorunda… Kısa yollu olmanız gereken çözümler, en güçlü bağlantılara sahip olanlardır" dedi.

Bu, geliştiricilerinizin iki yazılım parçası arasında organik olarak bulunmayan bağlayıcılar oluşturmalarını sağlayan açık uygulama programlama arabirimlerine (API) sahip sistemleri toplama özelliğini içerir. Personel üzerinde geliştiricilere sahip değilseniz, eski yazılımınızla en fazla entegrasyonu sunan araçları aramalısınız. Bu konuda, çalışanlarınızın kendi başlarına kullanmaya karar verdikleri herhangi bir yazılımla entegrasyona bakın.