Organize olun: Dijital notlarınızı yönetmek için 10 ipucu

Seinfeld taraftarları, Jerry ve Elaine'in bir araba kiralama ajansında göründüğü gösteriden şanlı bir sahneyi hatırlayacaklar. Jerry, ayırdığı orta büyüklükte bir araba almasını ister. Tezgahtaki temsilci, ortalıkta kalan modellerinin kalmadığını çünkü tükendiklerini söylüyor. "Bakın, " dedi Jerry, "nasıl rezervasyon yaptırılacağını biliyorsunuz. Rezervasyonu nasıl tutacağınızı bilmiyorsunuz." Dijital notlar için de aynı şekilde düşünüyorum. Not almak çok kolaydır, ancak bunları kullanmak çok daha zordur.

Aldığınız notları gerçekten kullanmak için, onları nasıl bulacağınızı organize etmeniz ve bilmeniz gerekir. Bir not alma uygulaması ile çalışmaya başlama ve notlarınızı düzenleme ile ilgili bu ipuçları size yardımcı olacaktır.

1. Harika Bir Not Alma Uygulaması Seçin

Seçtiğiniz not alma uygulaması, notlarınızı tekrar nasıl görüp görmeyeceğinizi ve nasıl göreceğinizi büyük ölçüde etkiler. Telefonunuza veya tabletinize önceden yüklenmiş olarak gelen temel not alma uygulaması muhtemelen pek iyi değil. Elbette, daha önce kullandınız ve gayet iyi çalışıyor, ancak yalnızca tatmin edici uygulamaları mükemmel olanlardan ayıran hangi özellikleri kaçırdığınızı bilmiyorsunuz.

Not alma uygulamalarını gerçekten faydalı kılan üç özellik şunlardır:

• klasörler,
• etiketler ve
• optik karakter tanıma (OCR).

Bir andaki her nokta hakkında daha fazla ayrıntıya gireceğim.

En çok önerdiğim üç uygulama, yıllar boyunca not alma uygulamalarındaki kişisel testlerime dayanarak:

• Ücretsiz bir not alma uygulaması istiyorsanız, Microsoft OneNote,
• Premium abonelik ücretini ödemekte sakınca yoksa Evernote ve
• İşbirlikçi not alma için quip.

2. Bir Gelen Kutusu Oluştur

Bir notu hızlı bir şekilde not aldığınızda, kaybolmayacakları bir yere saklamanız gerekir. Not alma uygulamanızda bir Gelen Kutusu klasörü oluşturun ve bunu varsayılan depolama konumu olarak ayarlayın.

Notlarınız hakkında daha fazla bilgi eklemek ve sıralamak için Gelen Kutusu'nu düzenli olarak izleyin. Bunu nasıl yapacağınızı sonraki birkaç ipucunda göreceksiniz. Gelen Kutusunu belirli bir programda temizlemeniz gerekmez, ancak not alma uygulamanızı tam boyutlu bir ekranda açarken bunu yapmaya çalışın (aşağıdaki # 10'a bakın). Ne yaptığınızı ve sahip olduğunuz tüm seçenekleri görmeyi kolaylaştırır.

Bir not alma uygulamasında Gelen Kutusu Sıfırı için çekim yapmanız gerekmez. Gelen Kutusu, sık sık tekrar ziyaret ettiğiniz notları saklamak için harika bir yerdir. Örneğin, tüm arkadaşlarımın Wi-Fi ağ adları ve şifreleri ile ilgili bir not tutuyorum, böylece evlerine yeni bir cihaz getirirsem veya kaydetme şifresini silersem, ayrıntılar için onları rahatsız etmeden tekrar ağa katılabilirim. Bu notun gelen kutumda kalıcı bir evi var.

3. Notları Klasörlere veya Not Defterlerine Sıralama

Bazı uygulamaların Not Defteri olarak da adlandırılan klasörler notlarınızı el ile düzenlemenize yardımcı olur. Tarifler gibi tüm notlar gibi belirli bir konuyla ilgili notları keşfetmek istediğinizde daha sonra yararlı olurlar.

Oluşturduğunuz klasörler ve bunları nasıl adlandırdığınız, ne tür notlar aldığınıza ve bunları nasıl kullandığınıza bağlıdır. Emin değilseniz, Gelen Kutusu, Okuma, Ev Tipi, Kişisel ve İş klasörleriyle başlayın. Onları her zaman değiştirebilir ve nasıl kullandığınıza dair bir fikir edindikten sonra daha fazlasını oluşturabilirsiniz.

4. Favori Klasörleriniz için Kısayollar Yapın

Herhangi bir iyi kullanılan not alma uygulamasının, diğerlerinden daha fazla işlem gören klasörleri vardır. Kısayollar oluşturarak veya sık kullanılanlar olarak işaretleyerek bu klasörlere kolayca erişebilirsiniz. Bunlar, sık sık yaptığınız notlara baktığınız ve yenilerini eklediğiniz klasörlerdir.

Muhtemelen, ihtiyaç duyduğunuzda beklenmedik bir zamana kadar yalnızca not tutan başka klasörleriniz de vardır. Ön ve orta olmaları gerekmez.

5. Etiketleri Kullan

Etiketler, mevcut notları bulmanıza yardımcı olur. Belirli bir klasörde gördüklerinizi daraltabilir veya birden fazla klasörde ortak bir tema ile etiketlenmiş tüm notları gösterebilirler. Ayrıca, tematik sözcük notun içinde görünmese bile, bazı temalarla ilgili notları bulmanıza yardımcı olur. Bana bazı örnekler vereyim.

Örnek 1: Tarifler adında bir klasörünüz olduğunu ve bazı vejeteryanlar için bir parti planladığınızı söyleyin. Tüm notları yalnızca ne yapılacağı hakkında fikir edinmek için vejetaryen olarak etiketlenen klasörden çıkarabilirsiniz.

Örnek 2: Belki de farklı yayınlar için yazan bir yazarsın. Makaleler hakkında notlar alabilir ve yayınlandıkları yere göre klasörlerde düzenleyebilirsiniz. Bununla birlikte, parçayı kimin yayınladığına bakılmaksızın, belirli bir temadaki tüm notları araştırmak istediğiniz zamanlar olabilir. Notlarınızı bu temayla etiketlediyseniz, hangi klasörde olursa olsun etiketi arayabilir ve hepsini görebilirsiniz.

Örnek 3: Üzerinde çalıştığınız bir projeyle ilgili bir e-postayı not alma uygulamanıza iletirsiniz. Mesaj asla projenin adını veya neyle ilgili olduğunu söylemiyor. İnsanlar bir şeylerin kalınlığında iletişim kurarlar. Bu durumda, notu tanımlamak için etiketler ekleyebilirsiniz (proje adı, müşteri, çalışmanın açıklaması), böylece notu ihtiyacınız olduğunda bulabileceksiniz.

6. Cull Etiketler

Çok fazla etikete sahip olmak gibi bir şey var. Ne kadar çok etiket eklerseniz o kadar eğimli olur. Bu yüzden zaman zaman etiketlerinizi çıkarın. İşte nasıl yapılacağı.

Kullanılan tüm etiketlerin bir listesini çekin. Genellikle, etiketin yanında not sayısını görebilirsiniz. İlk önce, yakın kopyaları arayın. Hem "uygulama" hem de "uygulamalar" için etiketleriniz varsa, hangisinde daha az not varsa bunlardan kurtulun. Etkilenen notları açın ve saklayacağınız etiketi ekleyin. Diğer etiketi silin.

Ek olarak, iki veya daha az not içeren etiketleriniz varsa, bunlardan kurtulmayı düşünün. Muhtemelen sana hiçbir şey yapmıyorlar.

7. Telefonunuzda Kısayol Oluşturun

Not alma uygulamasında yeni bir not başlatmak için telefonunuzda bir kısayol oluşturun, böylece fikir ve bilgilerin yakalanmasına her zaman kolayca ulaşabilirsiniz. İOS cihazlarda bir Siri kısayolu oluşturabilir ve Android'de uygulamada Yeni Bir Not Widget seçeneği aranabilir.

8. dikte

Bir şey aklına geldiğinde yazmak istiyorsun ama ciddi bir şekilde koştun ya da köpeğini yürüdün ve aynı zamanda hem tasmayı hem de telefonunu aynı anda tutabiliyorsun.

Akıllı telefonların çoğunda bir konuşma metni işlevi vardır. Kullanın! Yeni bir not başlatın, klavyedeki mikrofon simgesine basın ve ne yazmak istediğinizi konuşun. Alternatif olarak bir sesli not kaydedebilir ve daha sonra kopyalayabilirsiniz. Alışkanlık haline gelir ve sık sık uzun pasajlar dikte ederseniz, zaman kazanmak için bir transkripsiyon servisi kullanmak isteyebilirsiniz. Ücretli seçenekler oldukça daha doğru olma eğiliminde olsa da, pek çok ücretsiz ve ücretli seçenek bulunmaktadır.

9. Resim ve PDF Ekleme, OCR Kullanma

Uygulamanızda OCR varsa, resimlerde, PDF'lerde ve yüklediğiniz diğer dosyalarda bulunan metni arayabilir. İhtiyacınız olduğunda notlarınıza dosya eklemek için utangaç olmayın. Bu bilgi işaretleri, el yazısı notları, kitap sayfalarının fotoğraflarının çekilmesini içerir.

Bir örnek yoluyla ne kadar yararlı olduğunu görebilirsiniz. Diyelim ki gider raporunda talep etmeniz gereken bir yemek için makbuzun bir PDF'sini iliştirin. "Makbuz" olarak etiketlemeyi unuttun ve nerede olduğunu bilmiyorsun. Restoranın adını hatırlıyorsanız, bunu arama çubuğuna yazabilirsiniz ve OCR onu izler.

Not alma uygulamanızın veya hesap türünüzün OCR kullanımınızı ve depolamanızı koyduğu sınırlara dikkat edin. Örneğin, Evernote'un ücretsiz sürümü görüntülerde OCR kullanır, ancak PDF’lerde ve Office belgelerinde çalışmaz. Bunun için bir Premium veya İşletme hesabına ihtiyacınız var. Uygulamanızın yerleşik taraması yoksa, bir mobil tarama uygulamasıyla eşleştirmeyi düşünebilirsiniz.

10. Büyük Ekranda Düzenleyin

İdeal olarak, not alma uygulamanızın bir masaüstü uygulaması ve web uygulaması olacaktır. Gelen kutunuzda sıralama yaparken ve notlarınızı düzenlerken bunlardan birini kullanın (genellikle konuşma, masaüstü uygulamaları bu amaç için daha iyidir). Büyük bir ekrana sahip olmak, uygulamanın daha fazlasını görmenize yardımcı olur ve bu nedenle, onları düzenli tutmak için notlara eklediğiniz klasör yapınızın, etiketlerin ve diğer bilgilerin daha fazlasını sağlar. Tüm seçeneklerinizi görebilirseniz, doğru olanları seçme olasılığınız artar.

Notu Alın, Notu Tutun, Notu Tekrar Ziyaret Edin

Not tutma deneyiminizi düzenlerken, yalnızca daha fazla ilgili not alma değil, aynı zamanda zamanı geldiğinde onları tekrar görmenize olanak verecek şekilde saklama şansınızı artırırsınız.