Updraft incelemesi ve değerlendirmesi

Sözleşme Hazırlama ve Yürütme

Sözleşme taslağını hazırlayan kullanıcı arayüzü, kayıtsız kullanıcılar tarafından bir şirketin web sitesine gömülü bir widget veya portal olarak erişilebilir. Ancak, Updraft yönetici paneline erişenler için, yeni bir sözleşme oluşturmanın en kolay yolu Belge sekmesini kullanmaktır. Belirtildiği gibi, Origin Systems, her bir sözleşme anketi türünü özelleştirerek platformun giriş yaptığınız andan itibaren özelleştirilmiş bir görüşme ile kullanıma hazır olmasını sağlar. Mevcut bir belgeyi yükleyebilir veya kendi görüşünüzü oluşturmak için görüşme işlemini başlatabilirsiniz. dakika. Yükleme işlemi, sadece gerçek görüşme ve soru-cevap bölümü olmadan Görüşme sürecini hatırlatır. Kullanıcı bir tür sözleşme seçer, temel bilgileri girer ve ardından dokümanı yükler. Görüşme ile oluşturulan sözleşmeler ve yüklenen belgeler, değiştirilemeleri veya klonlanmaları dışında, işlevsel olarak benzerdir. Değişiklik ve klonlama işlemi, belge doğrudan yüklendiğinde girilmeyen Mülakat bilgilerini de içerir.

Agiloft ve Coupa Contract Lifecycle Management gibi araçlar tarafından kullanılan sözleşme yaratmaya yönelik fıkra kütüphanesi yaklaşımının aksine, Updraft, yanlış sözleşme sonlanma tarihini hesaplamak veya yönetilen, yönlendirilmiş süreç önceden yönlendirildiği için yanlış bir terim kullanmak dahil olmak üzere hata riskini ortadan kaldırır. Hukuk bölümünüz tarafından onaylandı. Potansiyel uyum cezaları veya cezalarla sonuçlanabilecek eksik veya uygulanamaz bir sözleşme riski yoktur, çünkü kullanıcılar yol boyunca yasal seçimler yapmazlar. Uyarlanmış karar ağacı görüşme sürecinin avantajı, iş kullanıcıları ve avukat olmayanların, özellikle yasal sözleşmelere aşina olmayanların, onlarca farklı anlaşma ve senaryodan ve bunlarla ilişkili farklı emirlerden seçim yapmak zorunda kalmamasıdır.

Mülakat sürecinin kendisi çeşitli farklı sözleşme türlerini üretmede basitti. İşlem, az önce belirtildiği gibi özelleştirilmiştir. Ancak, test amacıyla, birkaç farklı önceden yapılandırılmış sözleşme türü oluşturmaya çalıştık. NDA'lar, iş sözleşmeleri, ticari kiralama sözleşmeleri, davalar, kredi sözleşmeleri, satış sözleşmeleri ve daha fazlası, tüm desteklenen sözleşme emsalleridir.

Anketi cevaplarken ve sözleşmenizi oluştururken, kalan tahmini süreyi gösteren ekranın üzerinde bir ilerleme çubuğu vardır. Bir röportajı herhangi bir zamanda bir sebep vererek ve devam eden çalışmalarınızı göstererek duraklatabilir ve ardından röportajı devam ettirmek için istediğiniz zaman Oynat düğmesine basabilirsiniz. Yanlışlıkla oturumu kapatsanız bile, Updraft yerinizi kaydedecek ve giriş yaptığınızda sizi hemen ankete geri götürecektir. Her görüşme anketinin aranabilir benzersiz bir kimliği vardır.

Sistem ayrıca otomatik olarak son teslim tarihlerini çıkarır ve tekrar eden bildirimler ve olaylar düzenler. Ayrıca, belirli bir sözleşme uyarısında açıklama, tarih ve uyarı günü sayısı ile kendi hatırlatıcılarınızı da ayarlayabilirsiniz. Bildirimler, otomatik onay iş akışları için yararlı bir e-posta tetikleyicileri seçimiyle sağlam, son tarih odaklı uyarılar vermede Concord ve ContractSafe gibi araçlarla eşitti.

Anketin sonunda, Updraft bana tamamlanan sözleşmemi Microsoft Word veya PDF dosyası olarak görüntüleme seçeneği sunmuştu. Karmaşıklığa bağlı olarak sözleşme başına 10-20 dakika arasında herhangi bir yerden sonra, görüşme yanıtlarımdan türetilen profesyonel olarak yazılmış bir yasal sözleşme yapabilirim. Sözleşme oluşturulduktan sonra, düzeltmek için görüşmeye geri dönebilir veya belgenin yeni veya imzalı bir sürümünü yükleyebilirsiniz. Ayrıca, ankete geri dönmek istemiyorsanız, bilgi alanlarını da güncelleyebilirsiniz. Sözleşme de çoğaltılabilir (buna Updraft'ta "klonlama" denir), notlar ve açıklamalar eklenebilir ve destekleyici belgeler eklenebilir.

Updraft, yerel bir elektronik imza platformuna sahiptir ve Adobe Sign, DocuSign veya diğer üçüncü taraf sağlayıcılarla entegre değildir. İmza görüntüleri için PDF dosyaları aracılığıyla enjeksiyon kullanabilirsiniz, ancak Updraft onay iş akışını yönetmeye ve yasal onay kanıtı oluşturmaya odaklanır. Yöneticiler, kullanıcılara görevler atayabilir ve yeni bir gömülü görüşmenin tamamlandığını ve incelemeye hazır olduğunu, örneğin yasal ekibin tetikleyicilerini ayarlayabilir.

Her taraf sözleşmenin imzaya hazır olduğunu belirten bir e-posta aldığında, yerel e-imza aracı, raporlama verilerini kaydetmek için imzanın tarihini ve saatini gösteren bir imza sayfası açar. Updraft, test ettiğimiz en iyi sözleşme oluşturma yeteneklerine sahiptir ve imzalama ve uygulama süreci sorunsuz ve güvenli bir şekilde yönetilir. Agiloft ve Onit Sözleşme İdaresi ve Sözleşme İnceleme ve Onay gibi araçlarda mevcut yerleşik işbirliği ve yerel sözleşme müzakere işlevselliği sunmamakla birlikte, Updraft'ın röportaj temelli taslak oluşturma süreci rehberli sözleşme oluşturma ve doküman oluşturmada tek başına durmaktadır. Bu süreç, aracı bir Editörün Seçimi olarak belirlememizin temel nedenidir.

Arayüz, Yönetim ve Raporlama

Updraft admin UI seyrek ve gezinmek için biraz tuhaf olabilir, ancak çok sayıda faydalı yönetim özelliğine sahiptir. Giriş yaptıktan sonra, gördüğünüz ilk şey, en acil görevlerin ve sözleşme son teslim tarihlerinin bir bakışta kuyruğuna sahip bir görev listesi olan Gelen Kutusu'dur. Yönetim sekmesi, yöneticilerin, güvenlik gruplarına göre gruplandırılmış belirli belge türlerine ve bölümlerine göre erişimi ve görünümleri kısıtlamasını sağlar. Bu nedenle, gelen kutusunda gördüğünüz rolünüze ve yönettiğiniz sözleşmelere bağlı olacaktır.

Aciliyeti temsil etmek için gelen kutusunda renk kodlu bir düzen var. Siyah, sözleşmenin sona ermesi, yeşil, etkin olması anlamına gelir ve turuncu ve kırmızı ölçekler, son tarihlerin yaklaşmakta olduğunu gösterir. Bir sözleşmeyi tıklarsanız, dosyanın tam işlem geçmişi ve ilgili bilgileri içeren bir pencere açılır. Gelen kutusundan, çok sayıda yönetim seçeneğiniz vardır: Sözleşmeyi güncellemek veya notlar, destekleyici belgeler veya etkinlikler eklemek için simgeler vardır. Belgenin durumunu veya belgeyi klonlamak veya sahipliği başka bir kullanıcıya devretmek gibi eylemleri değiştirmek için de simgeler vardır.

Bir başka yararlı alan da, yasal ekibin, belirli sözleşmelerle ilgili belgeleri önceden belirlenmiş görüşmelerle ve ilgili sözleşmeleri hazırlamak veya vaka ile ilgili daha fazla belge ve işlemle sonuçlanacak taraflardan bilgi almalarını sağlamak üzere belirli bir davaya ilişkin belgeleri saklamasını sağlayan Durumlar sekmesidir. Daha önce bahsedilen Belgeler sekmesi, belge türüne, kimlik numarasına, belirli açıklamalara ve anahtar kelimelere, sözleşme sahibine veya belirli bir belge durumuna göre sıralamak için filtreleri olan zengin bir arama penceresi içerir. Updraft işleri tamamlama ve tamamlama ile ilgilidir, bu yüzden bir eylemin ortasındayken Geri düğmesine basmak sizi bazen UI oturumundan çıkarır. Bu, Concord'taki Gmail benzeri kullanıcı arayüzünde veya ContractSafe ve Contract Hound gibi daha basit deneyimlerden biraz daha az sezgisel olarak ileri geri gezinmeyi sağlar. Ancak, sonuçta, bu küçük bir kelime oyunu oldu.

Yönetici araçları ve raporlama, Coupa Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi veya Agiloft'un raporları veya veri görselleştirmeleri kadar ayrıntılı bir ayrıntıya sahip olmasa da, sağlamdır. Etkin veya süresi dolmuş sözleşmeler, yenileme son tarihleri ​​ve kullanıcı etkinliği dahil olmak üzere parametreler hakkında raporlar çalıştırabilirsiniz. Verileri dışa aktarabilirsiniz (CSV, Microsoft Excel veya XML dosya biçiminde) veya Updraft size sunduğu basit çizgi ve çubuk grafik seçeneklerinden bazılarıyla çalıştırabilirsiniz. Raporlar, özel tarih aralıkları ve ek belge, açıklama, veri veya kullanıcı filtreleri ile daha da yapılandırılabilir.

Yönetici paneline gelince, yöneticiler belirli kullanıcı erişimini, güvenlik ve bildirim gruplarını ve ekli özel ayrıcalıklara sahip özel belge türlerini yapılandırabilir. Bu nedenle, bir kullanıcı birden çok güvenlik grubunun üyesi olabilir, ayrıca belirli sözleşmeleri veya belge türlerini görüntüleme veya düzenleme ayrıcalıklarına sahip olabilir.

Doğal Sözleşme Q&A

Updraft, iyi bir yönetici özellikleri, arama ve sınıflandırma, raporlama ve görev yönetimi seçeneklerinden oluşan sağlam bir sözleşme yönetim platformudur. Ancak Editörün Seçimi kazanmasının nedeni bu değil. Ankete dayalı sözleşme geliştirme süreci, test ettiğimiz diğer herhangi bir araç ile aynı değildir. Kesintisiz onay iş akışları ve imzalama ile birleştirildiğinde, Updraft'ı tartışmalı olarak herhangi bir işletme kullanıcısının sözleşmeleri oluşturması ve yürütmesi için en kolay platform haline getirir. Önemli bir satıcı kurulumu ve peşin maliyet gerektirir, ancak, tüm organizasyonunun çeşitli senaryolar için güvenli bir şekilde sözleşme taslakları hazırlamasına izin vermek isteyen bir yasal departman için, Updraft'ın mülakat deneyimi mümkün olduğunca basit ve doğal bir işlem haline getirir.