Organize olun: google docs'taki parça değişikliklerini nasıl kullanın

Google Dokümanlar, 2014’ten bu yana, kişilerin düzenlemelerini yaparken veya başkalarıyla çalışmalarında işbirliği yaparken insanların değişiklikleri izlemesine izin verdi. Değişiklikleri izleme yeteneği size iki şekilde daha fazla düzenleme gücü sunar. Öncelikle, siz veya bir başkasının incelemesi yapmak istemeniz durumunda, değişikliklerinizi yapmadan kendi çalışmanızı düzenleyebilirsiniz. İkincisi, bir belge oluşturabilir ve başkalarıyla paylaşabilir ve dosyada sizin veya bir başkasının görüp kabul edebileceği, reddedebileceği veya daha fazla değişiklik yapabileceği değişiklikler önerebilir. İşbirliği sürecini daha şeffaf ve yönetmesi daha kolay hale getirir.

Pek çok kişi bu işlevselliği Değişiklikleri İzle olarak adlandırırken, buna Microsoft Word'de denir ve daha uzun süredir buralardadır - Google Öneriyor. Microsoft Office'teki özelliğe benzer şekilde çalışır. Aslında, bir Google Dokümanı Microsoft Word’e aktarırsanız veya tersi durumda, tüm izlenen değişiklikler veya öneriler korunur ve görünür hale gelir.

Google Dokümanlar’da Önerme’nin nasıl kullanılacağı.

Öneri Modu Nasıl Etkinleştirilir

Yalnız yazıyor ve düzenliyorsanız veya başka birinin çalışmasında değişiklikler öneriyorsanız, Öneri modunu etkinleştirerek başlayın. Masaüstünde, bir kalem simgesi ve Düzenleme kelimesi için ekranın sağ üst köşesine bakın. Tıklatın ve Öneri'yi seçin. Mobil cihazlarda, Değişiklik önerisi olarak adlandırılan ayarlar menüsüne bakın. Geçiş yap.

Önerme özelliğini etkinleştirdikten sonra, yeni düzenlemeleriniz sayfada taahhüt edilen metinlerden ziyade düzenlemeler olarak görünür. Örneğin, her silme, üstü çizili bir metin olarak görünür. Yazdığınız yeni kelimeler yeni bir renkte görünür (bu durumda yeşil).

Önerdiğiniz her değişiklik için, Google Dokümanlar, sağ tarafta, değişikliği kimin önerdiğini ve ne olduğunu gösteren küçük bir özet kutusu oluşturur. Bu özet kutular ayrıca size ve diğer editörlere daha sonra daha detaylı olarak anlatacağım değişiklikleri kabul etme veya reddetme gücü verir.

Belgenizi Nasıl Paylaşırsınız?

Diğer kişilerden önerilen değişiklikler almak istiyorsanız, önce belgenizi paylaşmalı ve düzenlemeyi etkinleştirmelisiniz. Masaüstünde sağ üst köşede, mavi Paylaş düğmesini tıklayın. Mobil cihazda, seçenek Paylaş ve Ver altındaki ayarlardadır. Dokümanı yalnızca seçtiğiniz kişilerle veya dokümanı bu bağlantıya sahip olan herkes tarafından görülebilir kılan bir bağlantı oluşturarak paylaşabilirsiniz.

İşte en önemli kısım: Ortak çalışanlarınıza düzenleme izni vermelisiniz. Uygulanabilir seçenek arasından Düzenleme Yapabilirsiniz.

Ortak çalışanlarınız dokümanı aldıklarında, herkesin değişiklikleri görebilmesi için Düzenleme yerine Önerdiklerini kontrol etmeleri gerekir. Ekipler bu şekilde sık sık çalıştıklarında, herkes düzenlemelerini ekranda görmeye alışacak ve Önerinin etkin olup olmadığını derhal öğrenecek. İnsanlar değişiklikleri izleme konusunda yeniyse, onlara hatırlatmanız gerekebilir.

Yorumlar nasıl kullanılır?

Yaygın bir düzenleme kuralı (herkesin her zaman kırdığı), belgeye asla yayınlanmasını istemediğiniz bir şeyi yazmamaktır. Örneğin, asla şaka metni olarak şaka yapma ve satır içi hiçbir zaman yorum yazma. Sorular ve tartışma için uzun düşünceler yorum aittir.

Yorum eklemek için araç çubuğundaki bir konuşma kutusuna benzeyen simgeyi, artı işaretli bir ortada işaretleyin. Alternatif olarak, bazı metinleri vurgulayabilirsiniz ve sağ kenarda bir yorum düğmesi belirir. Tıklayın ve yorumunuzu ekleyebilirsiniz.

Yorumlar, diğer tüm izlenen değişikliklerin yanı sıra sağ kenarda belirir. Ortak çalışanlar yorumlarda yanıt verebilir ve bu sayede belgede yapabileceğiniz değişiklikler hakkında doğrudan bir tartışma yapabilirsiniz.

Yorumlar Nasıl Kabul Edilir, Reddedilir ve Çözümlenir

Tüm önerilerde bulunduktan sonra, işin son sözünü kim yazıyorsa belge üzerinden okuyabilir ve değişiklikleri kabul edebilir veya reddedebilir.

Yorumlarınız için her birini "çözme" seçeneğiniz vardır. Bir yorumun çözülmesi, konuşma geçmişini kalıcı olarak ve herkes için siler, bu nedenle bu düğmeye basmadan önce sorunun gerçekten çözüldüğünden emin olun.

Başkaları Ne Görüyor?

Bir belgede değişiklik önerip yorum yaparken aklınızda bulundurmanız gereken, başkalarının da aynı dosyaya erişip erişmediklerini görmeleridir. Örneğin, çıkmadıkça, kaynak yazar veya yazarlar, yakın zamanda gerçek zamanlı olarak eklediğiniz her öneri ve yorumunuzla ilgili bir e-posta bildirimi alır. Bu, eğer bir düzenleme önerir ve sonra fikrini değiştirirse, yazar yine de orijinal öneriyi e-postayla görür. Bu bir berbatlık.

Özellikle düzenleme işlemini zor bulursanız, bu bildirimleri devre dışı bırakmanızı şiddetle tavsiye ederim. Editörünüzün aklını geçen her küçük düşüncenin bilgisi ile kendinizi eziyet etmek yerine, Google Drive'a gidin, dişli simgesini tıklayın ve ayarları seçin. Bildirimler altında, her iki kutunun da işaretli olmadığından emin olun.

Sürüm Geçmişi Nasıl Kullanılır?

Kesinlikle Önerinin bir parçası olmayan ancak yine de işbirlikçi yazma ve düzenleme için yararlı olan bir başka araç Sürüm Geçmişi'dir.

Dosya> Sürüm geçmişi bölümüne bakın. İki seçenek görünür: Geçerli Sürümü Adlandırın ve Sürüm Geçmişine Bakın.

Dosyanızın bir kopyasını düzenleme için diğer kişilere açmadan önce, bir kopyasını kaydetmek için Geçerli Sürüm Adı'nı kullanabilirsiniz. Bu şekilde, bir şeyler ters giderse, bir ortak çalışan Önermeyi açmayı unutur gibi, hızlı ve kolay bir şekilde önceki taslağınıza geri dönebilirsiniz.

Diğer seçenek, Sürüm Geçmişine Bakın, daha önce tarih ve saate göre etiketlenmiş dosyanın sürümlerini gösterir. Adlarını yardım ederse daha açıklayıcı bir şeyle değiştirebilirsiniz. Dosyanızın geçmiş sürümlerine bakarken, farklı renkte vurgulanmış değişiklikleri görürsünüz. Değişiklikleri kabul ettiğinizde veya reddettiğinizde ve şimdi olmasanız da dilediğiniz zaman geri döndürmek için yararlı bir araçtır.

Belgeler Nasıl Karşılaştırılır

Bahsetmeye değer son araç, Belgeleri Karşılaştırma adlı yeni bir araçtır. Araçlar menüsü altında (Araçlar> Belgeleri karşılaştır). Bu araçla, aralarında neyin farklı olduğunu görmek için iki belgeyi karşılaştırabilirsiniz. Siz veya bir başkası tarafından belgenize (kasten veya başka şekilde) eklenen değişiklikleri bulmakta kullanışlıdır. Bu görünüm aynı zamanda dosyalar hakkındaki yorumları da çekebilir.

Grup düzenlemeye alışkın olmayan bir grup insanla işbirliği yapıyorsanız, yaptığınız herhangi bir değişikliğin sizin tarafınızdan yanlışlıkla kaymadığından emin olmak için her zaman çalışmanızın taslağını kaydedebilir ve düzenlenen sürümle karşılaştırabilirsiniz.

Diğer Google Dokümanlar İpuçları

Google Dokümanlar'ı sık sık kullanıyorsanız, öğrenmeye değer birkaç ipucu daha var. Başlangıç ​​olarak, Google Dokümanlar'ı nasıl çevrimdışı kaydedeceğinizi bildiğinizden emin olun. Bu şekilde, internet kesintileri ve diğer beklenmeyen olaylar işinizi aksatmaz. Ayrıca Google Drive’daki bir başka kullanışlı ipucu olan Google dokümanlarını da şifreleyebilirsiniz. En iyi Google Dokümanlar ipuçları listemizi incelediğinizden emin olun.