Doğru proje yönetim yazılımı ile e-posta nasıl öldürülür?

E-posta stresi artırır, gereksiz işler yaratır ve insanların bunalmış hissetmelerini sağlar. Bu şartlar altında hiç kimse kendi işinde en iyi versiyon olamaz. Son birkaç yılda, organizasyonlar Slack ve diğer işyeri iletişim araçları gibi ekip mesajlaşma uygulamaları lehine e-postadan uzaklaşmaya başladılar. Doğru aracı veya bir takım araçları bulmak, ekibinizin geleneksel gelen kutularını bırakıp bırakamayacağını etkiler. Birçok ekip için, proje yönetimi yazılımı çözümün bir parçası olmalıdır.

Proje Yönetimi Yazılımı Nedir?

Proje yönetimi uygulamaları olarak da adlandırılan proje yönetimi yazılımı, ekiplerin işleri izlemek için kullandığı çevrimiçi araçlardır. En geniş anlamıyla, bir proje yönetimi uygulaması, Microsoft Project gibi işleri yönetmek için karmaşık bir yazılım parçasından, temel bir yapılacaklar uygulamasına kadar herhangi bir şey olabilir. En yeni uygulamalar, kaynakları yönetmek, görevde harcanan zamanı izlemek ve hatta faturalandırmak için diğer işletme araçlarını içerir.

Doğru uygulama için doğru uygulamayı önermeyi kolaylaştırmak amacıyla, farklı işbirliği araçlarını sık sık proje yönetimi uygulamalarından ayırıyoruz. Bununla birlikte, bu iki kategori ve birkaç diğerleri (örneğin, kanban board uygulamaları ve iş yönetimi uygulamaları) büyük ölçüde örtüşüyor. Bu yüzden bazen Asana, Trello, Airtable ve Basecamp gibi uygulamaların kesinlikle proje yönetimi uygulamaları olmadığı halindeyken, bunları buraya ekleyebiliriz.

Proje Yönetimi Yazılımında Ne Yaparsınız?

Her proje yönetimi uygulaması biraz farklıdır, ancak çoğu, çalışma arkadaşlarınıza onlardan sormanızı gerektirmeden ekibinizin çalışmasının çeşitli yönlerini görmenize izin verir.

Giriş yaptığınızda, ekibinizin tamamlaması gereken tüm görevleri ve son teslim tarihlerini görürsünüz. Hangi göreve kimin atandığını, ne zaman ve ne zaman tamamladıklarını ve bu konuda herhangi bir yorum yapıp yapmadıklarını görürsünüz. Meslektaşlarınızdan biri beklenmedik bir şekilde dışarı çıkarsa, proje yönetimi uygulamasına giriş yapabilir ve bugün başka bir ekip üyesinin alması gereken acil bir şey olup olmadığını kontrol edebilirsiniz. Şu anda birine bir görevin yapıldığını söylemek, bir görev hakkında soru sormak veya onay için bir şey göndermek için e-posta kullanıyorsanız, muhtemelen bir proje yönetimi uygulamasından faydalanabilirsiniz.

Bundan daha fazlası var. Siz ve meslektaşlarınız bir proje yönetimi uygulaması kullanırken, uygulama yapılan işlerin sayısını korur. Zamanında kaç görev tamamlandı? Proje genel olarak son teslim tarihine kadar tamamlanmak üzere mi? Sağlam proje yönetimi uygulamaları, bu tür şeylere göz kulak olmanıza yardımcı olmak için her türlü çizelge ve grafik ile birlikte gelir. Bu şekilde, proje kaymaya başlarsa, erken tespit edebilir ve önlemek için çalışabilirsiniz. Ama hadi kırılmayalım. Proje yönetimi uygulamalarının insanların iletişim kurmalarına nasıl yardımcı olacağına bakalım.

Bir Proje Yöneticisi Ne Yapar?

Bir proje bir dizi görevdir. Proje yöneticisi, tüm bu görevlerin ne olduğunu bilen veya en azından onları denetleyen kişidir. Bazen proje yöneticisi görevleri yerine getirir veya insanların talep etmesi için bir havuza sokar. Proje yöneticisi daha sonra, işleri bitinceye kadar görevlere ve bunları yapan insanlara göz kulak olur.

Her takımın kendi başına bir proje yöneticisi yoktur, ancak çoğunun sorumlusu birileri vardır. Bir işletme sahibi, yöneticisi veya bir takım lideri olabilir. Hedef kişi veya günlük karar vericiniz kim olursa olsun, bu sizin proje yöneticinizdir.

E-posta Projeler için Neden Kötü

E-posta, kulağa açık geldiğini bildiğim elektronik posta, ancak burada benimle kal. Posta iş atama için korkunç bir caddedir. Ödevlerinin size salyangoz postayla gelip gelmediğini düşünün. Neredeyse saçma. Ancak, e-posta normal postadan farklı değildir, ancak daha hızlı olması dışında.

Hangi e-postanın sağlanmasında iyi olduğunu düşünün:

• Bir kağıt izi ile zaman uyumsuz iletişim
• Belge dağıtımı

Şimdi bir proje yöneticisinin bir dizi görevi yönetirken neleri bilmesi gerektiğini düşünün:

• kim müsait
• Her bir işçinin şu anda onlara ne kadar iş verdiğini ve ne zaman ödeneceğini
• Zaten atanmış olan işin ilerlemesi (örneğin, "John'un kendisine verilen iki görevi vardır ve her ikisi de yüzde 90 oranında yapılır")
• son tarih takvimi
• Projenin ihtiyaçlarına göre görevleri öncelik sırasına koyma ve yeniden sınıflandırma yeteneği

Bu tür işleri postayla yapmak gülünç.

Daha da önemlisi, çoğu ofis çalışanının e-posta kullanma şekli kesintiler yaratır. Yeni e-posta mesajları mesajlarla veya açılır bildirimlerle geldiğinde, işçiler genellikle gelen iletinin acil olmadığından emin olmak için kontrol eder. Sonra bir sonraki kesintiye kadar yaptıklarımıza geri dönüyorlar. İnsanlar bütün gün bunu yapar, e-postalarını kontrol eder ve tararlar. Bazı araştırmalar, e-posta kullanımının bir bilgi işçisinin gününün yaklaşık yüzde 30'unu aldığını ve bu zamanın ayrı parçalar halinde olmaktan ziyade gün boyunca eşit bir şekilde yayıldığını gösteriyor. Başka bir deyişle, e-posta bizi sürekli kesintiye uğratıyor.

Kesintiler genellikle net bir olumsuz etkiye sahiptir, ancak sizin düşündüğünüz gibi olmayabilir. Kesintiler, insanların kendilerini gergin hissetmelerini ve gerçekte olduğundan daha büyük bir iş yüküne sahip olmalarını sağlar. İnsanlar ayrıca daha büyük hayal kırıklığı ve zaman baskısı hissediyorlar.

İnsanların e-postayla etkileşim kurma yöntemleri de zaman kaybına neden olur. Ne dediğini unuttuğumuz için, günün erken saatlerinde taradığımız e-postayı yeniden okumak zorunda kaldığımızda zaman kaybediyoruz. Anahtar teslimi için tarihin ne olduğunu unutursanız, e-postadan çıkarmak zaman alır. Peki ya kazındığınız e-posta eski bir eştir ve tarih o zamandan bu yana bir hafta ileri gitti ise?

Bunların hepsi e-postanın görevleri yönetmek için tasarlanmadığını söylemek. Bu iş için yanlış bir araç.

Proje Yönetimi Hizmeti ile İletişim Kurma

Proje yönetimi, insanları ve kaynakları titretmeyi, zamanında dikkatli davranmayı ve durum değiştikçe görevleri yeniden dağıtmayı veya yeniden dağıtmayı içerir. Proje yönetimi yazılımı, bu tür sorunları ve proje süresince sıkça ortaya çıkan diğerlerini ele almak için tasarlanmıştır.

Bir e-postaya karşı bir proje yönetimi uygulamasında iletişim kurmak nasıl bir şey? Bir şeyi kendi gözlerinizle görmek ve bir tarifini okumak arasındaki fark gibi. İlk senaryoda, ne ve ne zaman görmek istediğinizi kontrol edebilirsiniz. İkincisinde, başkalarına, neyin en önemli olduğunu düşündüklerini veya duymak istediklerini düşündüklerini söyleyen mesajları yazmaya güveniyorsunuz.

Farklı proje yönetimi uygulamalarının iletişim için farklı araçları vardır. Neredeyse hepsi örneğin @ bahsini destekliyor. Slack ve diğer ekip mesajlaşma uygulamalarının bu kadar popüler hale geldiğini görünce, bunları sık sık proje yönetimi uygulamanıza bağlayabilir, böylece konuşmalarınızı tek bir yere aktarabilirsiniz. Zaten bir takım sohbeti uygulamanız yoksa, atlayabilir ve bunun yerine bir uygulama içi sohbet kutusu içeren bir proje yönetimi uygulamasını arayabilirsiniz. Zoho Projects ve ProofHub bunu hem sunar.

Söz konusu projenin çok fazla görsel unsuru olduğunu ve üzerinde çalışan ekibin bunları tartışması gerektiğini varsayalım. Proje yönetimi uygulamanızda görüntü biçimlendirme araçları varsa, hayatınız çok daha kolay olacaktır. Bu şekilde, bir görüntüye elektronik olarak karalama yapabilir ve yorumlar ekleyebilir, böylece ekibinizdeki herkesin geri bildirim almasını ve anlamasını kolaylaştırabilir. Volerro, biçimlendirme araçlarıyla bir proje yönetimi uygulaması örneğidir.

Belirtildiği gibi, proje yönetimi uygulamaları, görevler, son teslim tarihleri, ilerleme ve görevliler gibi, hokkabazlık yapmanız ve izlemeniz gereken tüm temel öğeleri kullanır. Bütün bu bilgiler ihtiyacı olanlara görünür. Bu anlamda, bu tür konularda iletişim kurmaya daha az ihtiyaç vardır. Sisteme giriş yapabildiğiniz ve% 75 olarak işaretlendiğini gördüğünüzde neredeyse bir görev yapıp yapmadıklarını bilmek için asla birine ve CC yarım düzine kişiye e-posta göndermeniz gerekmez. Görev yönetimi için e-posta kullanırken satırları okumanızı gerektiren birçok şey, proje yönetimi yazılımını kullanırken aniden netleşir.

Daha Az Zaman E-Posta Gönderme, Daha Fazla Zaman Çalışması anlamına gelir

Bir ekibi e-postadan ve iletişim kurmak için bir proje yönetimi uygulamasına dahil etmenin faydaları çok büyük olabilir. Yalnızca e-postadaki azalma, herkesi mutlu edecek kesinliktedir, ancak bu, kimin ne yaptığını, başka ne yaptığını ve her görevin durumunu daha iyi görebilmenin katma değeriyle karşılaştırıldığında daha da önemlidir. Çalışırken elinizde doğru bilgiye sahip olmanızı kolaylaştırır, böylece karar vericiler iyi kararlar alabilir.

Bir proje yönetimi uygulamasıyla çalışmayla ilgili daha ayrıntılı ipuçları için, bkz. Ekip Çalışması Projelerinde Proje Yönetimini Basitleştirmenin 7 Yolu ve İşinizi Organize Etmek İçin 5 Zoho Projesi Özelliği.