Microsoft word belgelerinizi nasıl koruyabilirsiniz

Microsoft Word'de önemli veya hassas bir belge yazdınız. Ve özel ya da en azından güvenli tutmak istiyorsun. Belki de sadece sizin ve bazı kişilerin onu okuyabileceği veya düzenleyebileceğinden emin olmak istersiniz. Belki birisinin belge üzerinde yapabileceği değişiklik türlerini kısıtlamak istiyorsunuz. Belki de belgenin okuyucularına bunun son versiyon olduğunu garanti etmek istersiniz. Tüm bunları ve daha fazlasını, Word'de hangi araçları kullanacağınızı ve nasıl kullanacağınızı biliyorsanız, yapabilirsiniz.

Microsoft Word'ün en son Office 365 sürümü, belgenizi korumak için çeşitli seçenekler sunar. Yanlışlıkla düzenlemeleri önlemek için bir belgeyi salt okunur modda açılacak şekilde ayarlayabilirsiniz. Belgenizi şifreleyebilirsiniz, böylece doğru şifre olmadan kimse erişemez. Belge içerisinde düzenlenebilecek içeriği ve düzenlenme şeklini sınırlayabilirsiniz. Kimsenin belge ile düzeltemeyeceğinden emin olmak için bir dijital imza ekleyebilirsiniz. Ve bir belgeyi son olarak işaretleyebilirsiniz, böylece insanlar en son kaydettiğinizden beri değiştirilmediğini bilir.

Bu numaralar için Word'ün en son Office 365 sürümünü kullanıyorum. Burada içerdiğim seçenekler temel olarak Word 2016, 2013 ve 2010'da aynı şekilde çalışır. Ancak, bir belgeyi nihai olarak işaretleme ve salt okunur hale getirme yeteneği Word 365'te iki ayrı seçenek ve diğer sürümlerde bir tek birleşik seçenekdir. Sözcüğün

Belgeyi Koru

Başlamak için, korumak istediğiniz bir Microsoft Word belgesini açın. Dosya menüsünü ve ardından Belgeyi Koru düğmesini tıklayın. Belgeyi Koru menüsünden, Her Zaman Salt Okunur Aç seçeneğine ilk seçeneği seçin.



Sadece oku

Belgeyi kaydedin ve sonra yeniden açın. Word, değişiklik yapmanız gerekmedikçe, yazarın bunu salt okunur olarak açmanızı istediği mesajını yanıp söner. Belgeyi salt okunur modda açmak için Evet'i tıklatın. Elbette, herkes hayır diyebilir ve belgeyi düzenleme modunda açabilir. Amaç, insanların istenmeyen değişiklikler yapma olasılığını azaltmak için belgeyi salt okunur olarak açmasını kolaylaştırmaktır.



Şifre ile şifrele

Salt okunur seçeneğini devre dışı bırakmak için belgeyi düzenleme modunda açın. Dosya menüsünü tıklayın ve Belgeyi Koru seçeneğini seçin. Belgeyi Koru menüsünden, Salt Okunur Her Zaman Aç seçeneğini belirleyin. Aynı ekranda kalın ve belgeyi koru düğmesine tekrar tıklayın. Bu sefer, Parola ile Şifrele seçeneğini seçin.



Şifre oluştur

Belgeyi Şifrele penceresinde bir şifre oluşturun ve Tamam'ı tıklayın. Karmaşık ama unutulmaz bir şifre kullandığınızdan emin olun. Parolayı unutursanız, Microsoft şifreyi geri almanız veya sıfırlamanızın bir yolu yoktur; bu, belgeye erişemeyeceğiniz anlamına gelir. Onaylamak için şifreyi tekrar yazın. Tamam'ı tıklayın.

Belgeyi yeniden kaydedin ve kapatın. Yeniden aç. Belgeye erişmek için şifreyi yazın. Tamam'ı tıklayın.



Şifreyi Kaldır

Şifreyi kaldırmak için, Dosya menüsünü tıklayın ve Belgeyi Koru seçeneğini seçin. Şifreli Şifrele seçeneğini tıklayın. Belgeyi Şifrele penceresinde, şifrenizi gizleyen noktaları silin. Tamam'ı tıklayın. Belgeyi yeniden kaydedin ve kapatın. Bir sonraki açışınızda parola sormayacaksınız.



Düzenlemeyi Sınırla

Dosya menüsünü tıklayın ve Belgeyi Koru düğmesine geri dönün. Düzenlemeyi Sınırla seçeneğini seçin.

Belgeniz daha sonra kısıtlamaları biçimlendirme ve düzenleme için sağda bir Düzenlemeyi Sınırla bölmesini görüntüler. Burada, insanlara belgenizi okuma ve izin verebileceklerini ve nasıl düzenleyebileceklerini seçme izni verebilirsiniz.



Kısıtlamaları Biçimlendirme

İnsanların belgenizin biçimini Word stilleri özelliği ile değiştirmesini önlemek için Biçimlendirmeyi sınırlama stilini sınırla kutusunu işaretleyin. Ayarlar için linke tıklayın. Biçimlendirme Kısıtlamaları açılır penceresinde, tüm stillere varsayılan olarak izin verilir. Bunu olduğu gibi tutabilir, Önerilen Minimum olarak değiştirebilir veya Yok olarak değiştirebilirsiniz. Hangi ayarı seçeceğinizden emin değilseniz, Önerilen Minimum ayarını seçin.

AutoFormat'ın kısıtlamaları geçersiz kılmasına, tema değiştirme özelliğini veya QuickStyle Setlerini değiştirme özelliğini engellemesine izin vermek için Biçimlendirme altındaki üç seçeneğin herhangi birini de kontrol edebilirsiniz. Emin değilseniz, bu üç ayarı işaretlemeden bırakın. Biçimlendirme kısıtlamaları penceresini kapatmak için Tamam 'ı tıklatın.



Kısıtlamaları Düzenleme

Düzenleme Sınırlamaları altında, yalnızca bu tür düzenlemelere izin ver belgesinde onay kutusunu işaretleyin. Altındaki açılır menüyü tıklayın. Artık dört seçenek arasından seçim yapabilirsiniz: İzlenen değişiklikler, belgenizin herhangi bir okuyucusu için Değişiklikleri İzle'yi açar ve diğer tüm düzenleme türlerini kısıtlar; Yorumlar, okuyucuların belgenize yorum eklemelerine izin verir, ancak başka değişiklikler yapmaz; Formları doldurmak, okuyucuların oluşturduğunuz formları doldurmasına izin verir ancak bu formları değiştirmez; Değişiklik yok (Salt okunur) belgenizi salt okunur modda tutar, böylece hiçbir değişiklik yapılamaz. İstediğiniz seçeneği seçin.



İstisnalar

Yorumlar veya Değişiklik yok seçeneğini işaretlerseniz (Salt okunur), belgenizin belirli bölümlerini düzenleyebilecek herkes için istisnalar oluşturabilirsiniz. Özel Durumlar bölümünde, Herkes için kutuyu işaretleyin ve belgenin herhangi birinin düzenleyebilmesini istediğiniz kısımlarını seçin.



Korumayı Zorla

Son olarak, Evet, Koruma Korumasını Başlat seçeneğine tıklayın. Bir parola yazıp yeniden yazın ve Tamam'ı tıklatın. Belgeyi yeniden kaydedin ve kapatın. Yeniden aç. Şerit üzerindeki düzenleme denetimleri artık gri renkte. Düzenlemeye izin verdiğiniz belgenin herhangi bir bölümünü tıkladığınızda denetimler erişilebilir hale gelir.



Korumayı Kapat

Korumayı kapatmak için, İnceleme sekmesine tıklayın ve Düzenlemeyi Sınırla simgesine tıklayın. Düzenlemeyi Sınırla bölmesinin altındaki Korumayı Durdur düğmesine tıklayın. Şifreyi yazın ve Tamam'ı tıklayın. Ardından, sağ üstte görünen Kısıtlamaları Biçimlendirme ve Düzenleme seçeneklerinin seçimini kaldırın.



Dijital İmza Ekleyin

Dosya menüsünü tıklayın ve Belgeyi Koru düğmesine geri dönün. Dijital İmza Ekleme seçeneğini seçin. Bu, belgenizi okuyan kişilere, sizin ve hiçbir kimsenin imzalamadığını söyleyerek revize ve tasarruf eden son kişi olduğunuzu gösterir.



İmzalama Sertifikası

Dijital imza oluşturmak için bir imza sertifikasına ihtiyacınız olacak. Bunu ilk yaptığınızda, Word şu mesajı yanıp sönüyor: "Microsoft Office belgesini imzalamak için dijital imzaya ihtiyacınız var, şimdi bir Microsoft iş ortağından bir tane almak ister misiniz?" Evet'i tıklayın. Dijital bir kimlik bulmanıza yardımcı olmak için bir Microsoft destek sayfası açılır. Dijital kimlik almak için çeşitli sağlayıcıların bağlantılarını deneyin. Ardından, Office dosyalarında dijital imza eklemek veya kaldırmak için web sayfasındaki bağlantıya tıklayın. Dijital imza eklemeyi öğrenmek için sayfayı aşağı kaydırın.

Dijital kimliği aldıktan sonra, Belgeyi Koru düğmesine geri dönün ve tekrar Dijital İmza Ekleme seçeneğini tıklayın. İmza penceresinde gerekli alanları doldurun ve İmzala düğmesini tıklayın. Dijital imzayı onaylamanız istenebilir. Tamam'ı tıklayın.

Belgeniz artık dijital imzalı ve salt okunur hale getirildi. Word, belgenin imzalanmış ve nihai olarak işaretlenmiş olduğunu ve herhangi biri kurcalarsa imzaların geçersiz hale geldiğini açıklar. Belgeyi açan herkes dijital imzanızın bildirimini görecektir.



Final olarak işaretle

Son olarak, dijital imza kullanmak istemiyorsanız veya istemiyorsanız, belgeyi final olarak işaretleyebilirsiniz. Dosya menüsünü tıklayın ve Belgeyi Koru düğmesine geri dönün. Son olarak İşaretle seçeneğini seçin.

Bir açılır mesaj size şunları söyler: "Bu belge son olarak işaretlenecek ve sonra kaydedilecektir." Tamam'ı tıklayın. Başka bir mesaj görünür ve size şunu söyler: "Bu belge, düzenlemenin tamamlandığını ve belgenin son hali olduğunu belirtmek için son olarak işaretlendi. Bir belge son olarak işaretlendiğinde, status özelliği" Son "olarak ayarlandı ve yazarak, komutları düzenleyerek ve prova işaretlerini kapattıktan sonra Son olarak işaretle simgesi durum çubuğunda görüntülendiğinde bir belgenin son olarak işaretlendiğini görebilirsiniz. " Tamam'ı tıklayın.



Yine de Düzenle

Birisi belgeyi açtığında, en üstte bir mesaj belirir: "NİHAİ OLARAK MARKED. Bir yazar bu belgeyi düzenlemeyi engellemek için nihai olarak işaretledi." Yine de Düzenle düğmesi de görünür. Birisi bu düğmeyi tıklarsa, belgeyi hala düzenleyebilir ve yeniden kaydedebilir. Ancak o zaman belge size en son değiştiren kişi olarak yazar ve diğer kişi olarak gösterecektir. Bu yüzden, buradaki nihai amaç, birinin belgeyi düzenlemesini engellemek değil, okuyuculara belgenin kesin olduğunu ve hem onu ​​hem de en son değiştiren kişi olarak görünmeniz gerektiğini okuyuculara söylemektir.