Video: Irmak Arıcı - Mevzum Derin (Kasım 2024)
Uzmanlar, toplantıların verimliliği azalttığını söylemeye bayılıyor. Gereksiz ve kötü planlanmış toplantılar kesinlikle yapar. Ancak bazı toplantılar gereklidir. Toplantılar yeni iş anlaşmaları imzalayabilir. Üretken yeni girişimler konusunda ekip başlatabilirler. Yanlış giden bir projedeki rotayı düzeltebilirler. Ve aynı alanda birlikte olamayan ortak çalışanlar arasındaki camabaddeyi kolaylaştırabilirler. Kesinlikle bir toplantınız olması gerektiğinde, daha verimli toplantılar yapmak için bazı ipuçlarına ve bunun için doğru yazılıma ihtiyacınız olacaktır.
Zamanlama
Outlook muhtemelen toplantıları planlamak için kullanılan tipik ofis yazılımı olarak akla geliyor, ancak Outlook'un özelliklerinin çoğunu amaçlandığı gibi kullanmayı öğrenmek zor ve zor buluyorum. Tüm toplantı katılımcılarınız yetenekli Outlook kullanıcılarıysa, herkes için işe yarar bir toplantı bulabilir, bir konferans salonu ayırabilir ve Outlook dışında hiçbir şey kullanmadan bu toplantıyı takvime alabilirsiniz. Daha basit bir şeye ihtiyacım var ve biraz da bir organizasyonel araç tutkunuyum, bu yüzden başkalarının planlama aracı olarak Outlook hakkında nasıl hissedebileceklerini hayal edebiliyorum.
Doodle.com bu kadar basit bir çözümdür. Toplantıları ve buluşmaları planlamak için en sevdiğim web sitelerinden biri. Doodle.com ücretsiz bir web sitesi ve hizmeti planlamayı anket yapmak kadar basit hale getirir. İnsanları ankete davet ediyorsunuz (bir URL'ye göndererek veya onları doğrudan Doodle'dan davet ederek) ve anket oluşturucunun sağladığı seçimlere göre uygun olduklarını işaretleyin. Verimlilik hayali gerçek oldu.
Doodle hakkında daha fazla bilgi için, Doodle'ın nasıl çalıştığını gösteren bir video içeren Doodle'ın kurucusu Michael Naef ile röportajıma bakın.
Sanal Toplantı Barındırma
Webex ve GoToMeeting, tecrübelerime göre şirketleri zaten bu sağlayıcıda hesabı olan kişiler tarafından kullanılma eğiliminde olan en iyi bilinen sanal toplantı hizmetlerinden ikisidir. Ödenen hesaplar, toplantı kaydetme, diğer katılımcılarla sohbet etme, birinin bilgisayar ekranında olan her şeyi paylaşma, birden çok web kamerasına bağlanma ve daha birçok özellik gibi özelliklerle doludur. GoToMeeting kullanmak için yüklü bir uygulama yüklemesini gerektirir.
Webex ücretsiz bir hesap sunar (GoToMeeting yapmaz), ancak bazı kısıtlamalar vardır. Örneğin, yalnızca bir kişi toplantılara ev sahipliği yapabilir ve toplantıdaki en fazla kişi sayısı üçtür. Toplantıdaki herkes VoIP kullanmalıdır, çünkü telefonla arama desteklenmez ve toplantı sahibi masaüstünü, beyaz tahtasını ve belgelerini paylaşabilir, ancak uygulamaları veya uzaktan çalışan uygulamaları paylaşamaz. Yani bu hizmetlerden birini kullanıyorsanız, muhtemelen ödenmiş hesabı isteyeceksiniz.
Join.me sanal toplantılara ev sahipliği yapmak için bir başka popüler seçenek. Webex gibi, ücretsiz bir seçeneğe sahiptir, ancak sınırlamalar üzerinde gevşek kısıtlamalar vardır. Ücretsiz bir Join.me hesabı, sanal bir toplantıya en fazla 10 katılımcı kabul eder, ekran paylaşımını ve kontrolü paylaşma özelliğini destekler (yani, bazı barındırma görevlerini başka bir katılımcıya devretme).
MeetingBurner (ücretsiz; Pro hesaplar aylık 39, 95 $ 'dan başlayan fiyatlarla) tarayıcıda kurulum gerektirmeden çalışan başka bir seçenektir. Ücretsiz bir hesapla, on kişiye kadar toplantı düzenleyebilirsiniz, ancak VoIP desteklenmiyor; ancak Skype hizmette çalışıyor.
Skype, belirli türden toplantılara ev sahipliği yapmak için kötü bir araç değildir, ancak diğerleri kadar her zaman güvenilir değildir. Diğer araçlarda olduğu gibi, ücretsiz bir Skype hesabı birkaç sınırlama ile birlikte gelir (hiçbir ekran paylaşımı toplantılar için büyük değildir ve yalnızca bir kişi ile görüntülü konferans), ancak hızlı bir şekilde ses kaynağına ihtiyaç duyduğunuzda uygun bir seçenek olabilir Tüm dünyaya yayılmış olan ve zaten Skype hesabı olan insanları arayın.
Yüz yüze işbirliği yapmak
Yukarıda adı geçen web seminer araçlarının çoğu çevrimiçi sanal işbirliğini kolaylaştırır, ancak herkes aynı odadayken ve yüz yüze konuşabildiklerinde, daha az yönetim yoğunluğu olan araçları kullanmayı severim.
Google Drive (ücretsiz) ofiste kullanışlıdır, çünkü birden fazla kişi belgeleri gerçek zamanlı olarak güncelleyebilir. Açtığınız dokümanı başka birinin ne zaman düzenlediğini veya görüntülediğini görebilirsiniz. Google Drive ne yazık ki mobil cihazlarda ideal değil. Toplantılar sırasında bir dizüstü bilgisayarda kullanılmasını hala Google Drive iPad uygulamasından çok daha kolay buluyorum.
Asana, mükemmel çevrimiçi işbirlikçi görev yönetimi (ve proje yönetimi) aracıyla işbirliği dünyasını fırtınaya soktu . Çalışma döngüleri boyunca kullanmak harika bir hizmettir ve toplantı sonunda insanlara atanan takip eylemleri gibi yeni görevler yaratma konusundaki değerini gösterir.
Not almak
Evernote (prim için ayda 45 dolara kadar ücretsiz) 800 kiloluk not tutucusudur ve toplantılar sırasında onu çok fazla kullanırım. Daha sonra başvurmam gerekebilir diye tüm konuşmayı yakalamama izin veren yerleşik ses kayıt işlevine sahip olmasını seviyorum. Ayrıca kamera özelliği için bir mobil cihazda mükemmel. Bir beyaz tahtanın resmini çekin, Evernote'a yükleyin ve resimdeki tüm metinler OCR tarafından analiz edilir ve tamamen aranabilir hale gelir.
Toplantı tutanaklarını açık bir şekilde almak için tasarlanmış olan Minutes.io (ücretsiz), bir tarayıcıda çalışır, ancak hem çevrimiçi hem de çevrimdışı çalışır. Beklenmedik bir toplantı için resmi notlar almanız istendiğinde minutes.io hızlı bir şekilde başlatılır ve elinizdeki görev için bir şablon vererek iyi çalışır.
