Organize olun: Bir projeyi yönetmek için ipuçları ve araçlar

Küçük işletme sahipleri, çalışan profesyoneller ve hatta bazı öğrenciler, eğitimsiz kalsalar bile, genellikle bir proje yöneticisi rolünü üstlenirler. Proje yönetimi, konuya adanmış ileri derece ve sertifikalara sahip, büyük ve ciddi bir iştir. Sertifikalı bir PM değilseniz, kontrolden çıkmak, iz bırakmamak ve tamamen dağınık bir karmaşaya dönüşmek için gözetiminiz altında bir proje ve bağlı ekibi için kolaydır. Proje yönetimi hakkında hiçbir şey bilmiyorsanız, projenizi nasıl devam ettirirsiniz?

Bu çok şey bana birkaç yıl önce küçük bir organizasyonda oldu. Birkaç web sitesi yeniden tasarlaması ve yeniden başlatması istendi (Editör olarak işe alındım). Ekip üyeleri, birkaç iç personelin yanı sıra epeyce dışarıdan müteahhitleri ve bazı ücretsiz gönüllüleri içeriyordu. Proje yönetimi hakkında hiçbir şey bilmiyordum.

Ben çok organize bir insanım, bu yüzden muhtemelen projeleri yönetmekten sorumlu tutuldum. Ancak kişisel organizasyon proje yönetimi ile aynı değildir ve ilk projem korkunç bir başlangıç ​​yaptı. Bu konuda kendimi çok kötü hissettim ve güven eksikliğim işleri daha da kötüleştirdi. Tabii, nasıl bilgi toplayacağımı, bir program taslağını hazırlayacağımı ve ilgili tüm taraflara yayacağımı biliyordum, fakat ne yapmam gerektiği hakkında hiçbir fikrim yoktu.

Sonunda projeyi düzelttim ve devam ettirdim ama basit değildi. Bir projenin nasıl organize edileceği ve yönetileceği hakkında daha sonra bilmek istediğim çok şey var.

Projeleri istemeden yönetmesi gereken şüphesiz ruhlarınız için, profesyonel proje yöneticilerinden biraz bilgelik topladım ve öğrendiğim ipuçlarından birkaçını da paylaştım. Tüm bu ipuçları, PM jargonu olmadan düz bir dilde yazılmıştır ve genel, taktik ve pratik olan en iyi uygulamalara işaret etmektedir.

Toplantı sıklığının tüm taraflar için çalıştığından emin olun. Projenin büyüklüğüne ve ne kadar iyi gittiğine bağlı olarak, toplantının sıklığı (veya coğrafi olarak ayrılmış ekipler için yapılan çağrı) değişecektir. Haftalık toplantılar veya çağrılar, özellikle başlangıçta genellikle normdur, ancak sıklık, projenin büyüklüğüne ve zaman çizelgesine bağlıdır ve her taraf için kabul edilebilir ve değerli olmalıdır. - Tom Thrash, Aptara'da proje yöneticisi

Toplantıları önemli yapın. Bir gündem var, gündemde kal ve erken bit. Bir proje ekibinin zamanını boşa harcamak bir ekibin güvenini kaybetmenin en hızlı yollarından biridir. Bir durum toplantısıysa, bir durum toplantısı olduğundan emin olun ve yakınma oturumu veya beyin fırtınası olmadığından emin olun. Önceden tahsis edilmiş birkaç dakikayı geri vermek, ekibe ve zamanlarına saygı duyduğunuzu bildirmenin hızlı bir yoludur. - Roebling Strauss, Inc.'in (dijital proje ve yönetim danışmanlığı) genel müdürü Bill Sanders

Doğru toplantı araçlarını seçin. Site dışı bir yükleniciyle yapılan haftalık telefon görüşmeleri verimsiz olduğunu kanıtladığında, bu karışıma bir Google Drive elektronik tablosu ekledim. Bir projede tespit ettiğim hataların bir listesini ve düzeltmem gerektiğini düşündüğüm dereceyi gösterdi. Yüklenici ve ben telefonda konuşurken bu belgeyi birlikte düzenledik. Bazen o zamanlar orada küçük problemleri bile çözerdi. Toplantı sırasında işin yapıldığı "çalışma toplantıları" na ev sahipliği yapmak o zamandan beri, bir projeyi devam ettirmenin yollarını önerme listeme paha biçilmez bir katkı oldu. Gerçek zamanlı ortak çalışma araçlarını, video konferans sistemlerini ve eski moda yüz yüze dizüstü bilgisayar buluşmaları kullanmak tüm seçeneklerdir. -Jill Duffy

Eğer "her şey yolunda" ise, kazmaya devam edin. Girişler paha biçilmezdir. Çok sık, bir check-in toplantı sonuçları "her şey yolunda" cevabını bulur. “O zaman duymak harika, ama gerçekten, hiç sorun yok mu?” Gibi takip yanıtları bulduğumda. Sizi öne çıkarabilir ve geri bildirim alabileceğiniz yerleri kullanabilirsiniz. Bu takip sorusu sıklıkla “ X, güzel bir şekilde ilerliyordu, ama beni yanlış ovalayan bu küçük Y vardı” yanıtlarını veriyor. Şikayet etmekten hoşlanmayan birçok insan var, bu yüzden daha derine inmek proje yöneticisine kalmış. - Tom Thrash

Messenger'ı asla vurma. İşler ters gittiğinde ve yapacaklarında kimse kötü haberi vermek istemez. Kötü haberlere olumlu bir şey dışında tepki verdiğiniz ile tanınırsanız, "Bunu dikkatime sunduğunuz için teşekkür ederiz. Şimdi bunu nasıl çözeriz?" Neredeyse hiçbir zaman erken haber alamayacağınızı garanti ediyorsunuz. Kötü haberi erken almak, sorunları çözmek ve proje üzerindeki olumsuz etkilerini azaltmak için size daha fazla zaman kazandırır. - Bill Sanders

Başkalarının kontrolde olduklarını düşünmelerini sağlayın. Sanırım biraz baharat alır, ama değerli bulduğum bir şey, diğerlerinin araba kullandıklarını düşünmelerine izin verirken kontrolde olmayı öğrenmek. Birçoğu kontrolün altında olduğunu hissetmek istiyor ve bu sorun değil, ancak Başbakan, projenin nasıl sonuçlanacağından nihai olarak sorumlu olduklarını anlamalıdır. - Tom Thrash

Kullanıcının kalite kriterlerini tanımlamasını sağlayın. Her dağıtıcının bir kullanıcısı vardır, başka bir ekip üyesi veya nihai bir son kullanıcı olabilir. Bu teslime sahiplerin sahipleri, onu tamamlamak için gereken zamanı ve kaynakları doğru bir şekilde tahmin etmeden önce, teslim edilebileceklerin kalite ve eksiksizlik için nasıl ölçüleceğini bilmeleri gerekir. Bu, tam özellikli bir teknik şartname ya da bir sayfalık kalite kriterleri çalışma sayfası biçimini aldığında, kullanıcı bunu önceden tanımlamalıdır. Mevcut en basit risk yönetimi tekniklerinden biridir. - Bill Sanders

Proje Yöneticileri için Araçlar

Excel ve Outlook gibi en temel çok amaçlı işletme araçlarının yanı sıra, ad-lib PM'ler, uzmanlaşmış proje yönetimi yazılımının onları entegre özellikler yoluyla en iyi uygulamalara doğru yönlendirdiğini görebilir. Sorumluluk atamak, görev tamamlama zamanlarını tahmin etmek ve iletişimi sürdürmek, sizi hareketler arasında gezdiren bir araç varsa, hatırlamak daha kolay olabilir. İşte irili ufaklı projeler için kullanabileceğiniz birkaç şey:

Asana gerçekten bir görev yöneticisidir, ancak birden fazla kullanıcıyı destekler, son derece esnektir ve hafif bir proje yönetimi uygulaması olarak kolayca iki katına çıkarılabilir.

Editörün Seçimi Basecamp, birçok büyük organizasyonda kullanılan proje yönetimi yazılımıdır. Ücretsiz bir sürüm, bağlı depolamaya ihtiyaç duymadıkları sürece, çok daha küçük yollardan oluşan ekipler için çevik ve esnek bir seçenektir.

Huddle, şirkete göre bir "bulut içeriği işbirliği aracıdır", yani belgeleri çevrimiçi hale getirmek ve çevrelerinde işbirliği yapmak için size bir yer sunar. Huddle daha önce bir PM uygulamasından daha fazla olsa da, şimdi diğer proje yönetimi yazılımlarıyla birlikte kullanılmak üzere tasarlandı. Pazarlama uzmanları tarafından herkesten daha fazla kullanılma eğilimindedir.

LiquidPlanner (ayda 29 dolar) bir büyük güce sahiptir: Bu, planlamayı dünyaya indirir . Kullanıcılardan, çalışmanın ne zaman olacağını düşündükleri yumuşak tarihleri ​​girmelerini istemek yerine, LiquidPlanner, Başbakanların öncelikli olarak programlamasına izin verir. Düşünmenin ve çalışmanın farklı bir yolu, ama sizin için işe yarayabilir.

Bir projeyi yönetirken kullanmak veya ortaklaşa çalışmak için daha birçok araç var ve bazen en basitleri işin sağlam, tam özellikli olanlardan daha verimli yapılmasını sağlıyor. Projeleri yönetme veya önerilecek bir program hakkında paylaşacak harika bir ipucunuz varsa, lütfen aşağıya bir yorum bırakın.