Video: Make a Tool Cabinet // Quick and Easy style (Kasım 2024)
Toplantılarda ne kadar zaman harcıyorsunuz, çünkü onları yöneten insanlar hazırlıksız mı? Gündem yok. İş arkadaşları geç geliyor. Tartışılanın sizinle ya da işinizle ilgisi var. Bir saat sonra hiçbir şey yapmadınız, hiçbir şey öğrenmediniz ve hiçbir şeye katkıda bulunmadınız. Mesele neydi?
Do.com, planlama ve yürütme kaynakları vererek insanların daha iyi toplantılar yapmalarına yardımcı olmayı amaçlamaktadır. Bir çok yönden, katılan herkes için verimli olmasını sağlamak için bir toplantıdan önce, sırasında ve sonrasında yapılacak işlerin bir kontrol listesi gibidir.
Toplantımızın yapıldığı gün Do.com'dan Şah aracılığıyla bir e-posta aldım. İçinde bir gündem buldum, toplantının başlangıç ve bitiş zamanlarını, görüşmeye katılacak kişilerin listesini ve onların iletişim bilgilerini (bu durumda sadece ikimiz) ve arka plan bilgilerine bağlantı buldum. Bunların tümü, görüşme sırasında kovalamacayı kesmemize yardımcı oldu, Şah, bir toplantıyı üretken kılan şeyleri, Do.com'a başlama motivasyonunu ve bilgi çalışanları arasındaki toplantıların doğasının nasıl değiştiğini açıkladı.
Jill Duffy: Toplantılar hakkında konuşalım ve insanların neden onlardan nefret ettiğini konuşalım.
Jason Shah: Bulduklarımızdan, çoğu insan hazırlıksız oldukları toplantılara katılıyor. Toplantının gerçekleşmesi için hiçbir sebep yok. Önceden dağıtılmış bir gündem yok. İnsanlar geç saatlere kadar gelir ve birileri şeyleri yeniden yapmak zorundadır. Onları örgütleyen insanlar her zaman orada kimin olması gerektiği konusunda düşünmezler ve bu nedenle insanların yarısının isteğe bağlı olduğu ve belki de yarısının çekirdek olduğu büyük toplantılarla karşılaşırsınız, bu nedenle dinamik kapalıdır ve üretkenliği önler.
Meşgul insanlar için boşa zaman kaybediyor.
Birinden 30 dakika boyunca bir odada oturmasını ve hiçbir şey yapmamasını söylerseniz, delirdiğinizi düşünürler. Ancak insanların işyerinde günde milyonlarca kez yaptıkları şey budur.
JD: Verimli bir toplantıyı nasıl tarif edersiniz?
JS: Birkaç önemli malzemeye sahip olmalısın. İlk önce, gerçekten olması gerek. Bir şey e-postayla hızlı bir şekilde ele alınabiliyorsa, bunu yap. Ama bir toplantı olması gerekiyorsa, o zaman, tamam.
Hazırlık anahtarıdır: neyin tartışılacağını, neye karşı sorumlu olduğunu, odaklanmış sohbete yol açan bu tür şeyleri ortaya çıkarmak. Toplantı sırasında: yapışma, zaman tutma, not alma ve zamana son verme.
Toplantının zamanı da çok önemli. Pek çok insan sadece bir saat varsayılandır. Çok kasıtlı olduğunuzu farkettim ve bu konuşma için 25 dakika dedi. Bence bu iyi bir uygulama.
Toplantıdan sonra olanlar da önemli. Bob ve Stacey yeni bir slayt destesi izleyeceklerini söylüyorsa ve Mark size satış numaralarını göndereceğini söylüyorsa, bunu yapmak zorundalar! Çoğu insanın "Harika! İyi buluşma!" Dediğini görüyoruz. ve giderler ve takip yoktur. Olsa bile, yanlış zamanda gerçekleşir, bu da başka bir toplantıya veya daha fazla gereksiz çalışmaya neden olur.
Bu nedenle hazırlık, toplantının iyi yapılması, daha sonra başarılı bir şekilde takip edilmesi iyi bir toplantının ana bileşenleridir.
JD: Proje yönetimi araçları ve diğer iş yönetimi araçları, işi kolaylaştırmak için tasarlanmıştır. Buradaki fikir daha az sayıda toplantı ve (ve daha az e-postayla) birlikte olmaktır. Birbirlerine yönelik toplantılar yapmadan birbirlerini ve son teslim tarihlerini atayabilirsiniz. Sizce, bu araçlar bilgi işgücündeki toplantıları değiştirdi mi?
JS: Evet. Makro düzeyde, umarım bu araçların sonucu olarak daha az toplantı yapıyoruz.
Örneğin, Dropbox'ta maketlerin güncellenmiş olduğunu görüyorsam ve iyi olduklarını düşünüyorum, bunları tartışmak için tasarımcıyla buluşmam gerekmez. Bana haber vermek zorunda bile değil. Sadece "Güncellenen dosyaları gördüm." Yazan bir mesajı ateşleyebilirim. Slack gibi bir şeyle, sorunun doğasını tartışmak zorunda kalmadan birisine bir soru sorabilirim.
Önceleri, insanlar daha az teknoloji istiyorlardı, çünkü monitörün kilidini almak zordu ya da insanlar için rahatsız edici oluyordu.
Umarım bu araçların yükselişi daha az toplantıya yol açmaktadır, ancak bunu tek tek şirketlerin ortaya koyduğu propaganda dışında henüz destekleyecek somut veriler olup olmadığını bilmiyorum. Ve toplantıda, bence bunların doğası değişiyor çünkü biz daha teknolojik yöneliyoruz. Hizmetleri bir toplantı dışında kullanıyorsak, toplantıların da buna uyması gerekir.
JD: Çalışma toplantıları yapmak hoşuma gidiyor. Benim için en üretken olma eğilimindedirler. Bir grup insanla bir araya geliyorum, oturuyoruz ve orada yapmamız gereken işleri yapıyoruz, belki de ekrana yansıtılan araçlarımızla.
JS: Bu bana ters çevrilmiş sınıf modelini düşündürüyor. Sınıf iş yapmak için bir yer değil, sadece bir sunumu izlemek yerine, bir kişinin kolayca size e-posta ile gönderebileceği bir güverte üzerinde gezinmek için toplantı yapılmasına benzemez.
JD: Do.com hakkında biraz konuşalım. Do.com'un ne olduğuna dair 30 saniyelik bir açıklama yap ve sonra onu nasıl kullandığın hakkında daha ayrıntılı olarak konuşacağız.
JS: Do.com toplantılar için işbirliği yazılımıdır. Video ve ses ile ilgisi yok. Her şey toplantıların verimliliği ile ilgili.
Do ile insanlar gündem belirleyebilirler, böylece ne hakkında konuşacaklarını bilirler. Gerçek zamanlı olarak notlar alabilir ve diğer iş akışlarıyla etkileşimde bulunan görevler atayabilirler. Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce vb. İle entegre olduk
20.000'den fazla şirketteki toplantılara 1, 5 milyondan fazla insan katıldık. Temel olarak, insanların daha az toplantı yapmasına, daha iyi toplantılara ve umarım iş yerinde daha mutlu ve üretken olmalarına yardımcı oluyoruz.
JD: Ve bu bir serbest model.
JS: Öyle. Ücretsiz kaydolabilirsiniz ve çok sayıda ücretsiz kullanıcımız var.
JD: Beni Do.com ile ilgili etkileyen şeylerden biri, kendi içinde çözüm olma yerine, insanları doğru eylemleri yapmaları için gerçekten cesaretlendirmesidir. Motivasyon gibi şeyler hakkında her zaman en çok ilgimizi çeken şekillerde nasıl davranmadığımızı düşünüyorum. Bu yüzden, bize bir şey vermekten çok bize rehberlik edecek daha fazla araç bulduğumda temiz olduğumu düşünüyorum. Do.com'un bununla ilgili olduğunu anladım.
JS: Evet, katılıyorum. Bizim inancımız, toplantıların bir teknoloji sorunu kadar bir insan sorunu olduğu. Örneğin, Bob'un muhasebe işleminin anlaşılması zor bir süper uzun mesaj göndermesini önlemek için bir e-posta uygulamasına ihtiyacımız yok. Muhtemelen şirket politikalarıyla, Bob'un profesyonel olma kabiliyeti, takım dinamikleri, bunun gibi şeyler ile ilgisi var. Bir Web tarayıcısına takılan bazı kullanıcı arayüzü Bob’u değiştirmeyecek.
Bu daha önce Yammer'da çalışırken çok düşündüğüm bir şeydi. Yammer şirketleri daha şeffaf hale getirmeye çalışıyordu. Ancak dürüst olmak gerekirse, Yammer şeffaf şirketler için bir araçtı, çünkü bir kurumun kültürünü değiştirmek çok zor.
Do.com, insanların daha iyi olmalarına yardımcı olan ve sizin için yapmayı değil, bunu yapmalarını sağlayan bir teknoloji sunan bir üründür. Açıkçası, bir geçişi değiştirip bir toplantıyı daha verimli hale getirip getiremeyeceğimizi bile bilmiyorum. Bu oldukça büyülü olurdu!
Bunun güç kalacağına gerçekten inanıyoruz. İşe yarayacaksa, insanlardan gelmek zorunda ve biz onların en iyi benleri olmalarını sağlıyoruz.
JD: Bana Do.com'un kökeni hikayesini ve neden bu proje ve şirket hakkında tutkulu olduğunuzu söyleyin.
JS: Microsoft'un Yammer'ı satın almadan önce Yammer'da çalışıyordum. Ve muhtemelen hayal edebileceğiniz gibi, Microsoft şirketi satın aldıktan sonra, çok sayıda bürokrasi ve toplantı eklemek de dahil olmak üzere kültür çok değişmeye başladı.
Bir yıl boyunca, bu satın alımdan sonra, işleri halletmenin gerçekten zor olduğunu bulmaya gittim. Bu benim için delilikti, çünkü biz aslında insanlar için işi daha iyi yapmak için kurulmuş bir şirketiz!
Uzun lafın kısası, bir gün 10 kişiyle korkunç bir toplantıda oturuyordum ve "Burada ne yapıyorum?" Diye düşünmeye sürüklüyordum. Bunun deliliği sadece bana vurdu.
Sizi bir akşam yemeğine davet etsem ve konukların tadını çıkarmasını istediğim bir konsept almak için önceden hazırlık yapmadıysam, onlar da ortaya çıkıp "Ben bakalım markete gidelim. bu akşam yemeği partisinde "derlerdi" "Bu çılgınca! Bunu seninle çözemeyeceğiz. Buraya akşam yemeği partisi için geldik!" Ancak toplantılar budur!
Delice olduğunu düşündüm ve ayrılıp yeni bir şirket kurmaya can atıyordum.
JD: Başka hangi verimlilik uygulamalarını veya hizmetlerini kullanıyorsunuz? Üretken kalmak için en iyi uygulamalarınız var mı?
JS: Alışılmadık bir cevap verebilir miyim? En iyi verimlilik uygulamalarından bazılarının gerçekten verimlilik uygulamaları olmadığını düşünüyorum. Örneğin Uber, bana Asana gibi bir uygulamadan çok daha fazla verimlilik sağlıyor. Yerlere daha hızlı geçiyorum ve yağmur altında araba beklerken daha az zaman harcıyorum.
BetterSnapTool adında kullandığım başka bir araç var ve yine klasik bir verimlilik aracı değil. Monitörümü üç sütunla ayarladım ve Windows Snap ile bir kısayol tuşuna bastım ve tüm pencerelerim yerine oturdu.
Burada da Trello ve Slack kullanıyoruz. Instacart'ı ofisimizdeki yiyecekler için kullanıyoruz. Hiç kimsenin endişelenmemesi gerçeği yararlı ve bir şekilde bizi daha verimli kılıyor.
JD: Peki ya en iyi uygulamalar veya kişisel verimlilik alışkanlıkları?
JS: İşlerin bitip gitmediğinden emin olmak için günümdeki takvimi zamanımdan kapatmaya başladım. Sabahları sıfıra ayarlamak ve önemli olanı açıklığa kavuşturmak için meditasyon yaptım.
Alışılmadık olan bir diğeri de işleri devretmektir. Dört Saatlik Çalışma Haftası soundbite değil, ama her şeyi kendim yapmak istememe neden olan kişiliğim var. Temerrüde düşmek yerine temerrüde düşme ihtiyacı konusunda dikkatli olmak, kendimi yapmam gereken şeylerin yerine getirilmesi konusunda gerçekten etkili oldu.
Benim için daha dikkatli olmanın, zaman boks şeylerinin ve delegasyonun bir karışımı. Ben çok daha fazla barış içerisindeyim ve her gün önemli olan iki ya da üç şeye odaklanıyorum. Bir kurucu olarak, yatırımcı ilişkileri ya da halkla ilişkiler fırsatı olup olmadığına bakılmaksızın, şirketle ilgili herhangi bir şeyden rahatsız olabilirsiniz ve bu yüzden delegasyon yapmak beni daha verimli yaptı.
JD: Çalışanlarınız ne kadar büyük?
JS: On kişi. Delegasyon kolaylaşıyor, ama bu bir şirket için elbette süper küçük.
JD: Evet, ama diğer girişimciler için çok küçük bir ekiple çalışsanız bile, heyetin hala önemli olduğunu bilmesi önemlidir.
