Organize olun: daha organize olmaya nasıl başlanır

? wmode = transparent "Organize olma konusunda ne bilmek istiyorsunuz?"

Bu, meslektaşlarımdan ve arkadaşlarımdan sık sık bu sütun hakkında fikir edinmek için istediğim bir soru. En son sorduğumda birden fazla kişi "Nasıl başlayabilirim?" Diye yanıtladı.

Organize olma konusunda yeni başlayanlar için bir rehber yazacak olsaydım, kesinlikle çok önemli bir tavsiye ile sonuçlanacaktı: Projelerinizi daha küçük parçalara ayırın.

Bir hedefi daha küçük hedeflere ve günlük görevlere ayırmak başarı için çok önemlidir. Tüm organize insanlar bunu yapar, ancak tavsiye makalelerinin tümü açık değildir. Ben açık olması gerektiğini düşünüyorum. Parlatmamanız çok önemli.

Örgütlenmenin asıl sırrı, kuruluşun gerçekleşmesi ve ilerlemeye devam etmesi için gerekli olan eylemleri nasıl gerçekleştireceğinizdir. Eylemleri tanımlayabiliyor olmalısınız - ve bu bir hedefi parçalamakla ilgili olan şey.

Organize Olmaya Başlamak için Nerede

Organize olabilmeniz için önce bir hedefiniz olmalı.

"Daha örgütlü olmak istiyorum" bir amaç değil. İstediğin şeyi hayal etmeye çalış. Kelimelerin içine koymaya çalışın. Ve bu kelimeleri olumsuz değil olumlu ve eyleme geçirilebilir hale getirmeye çalışın.

Diyelim ki e-postanız kontrolden çıktı. E-posta düzenlemek istiyorsun.

Negatif olarak tanımlanmış hedef: "E-postam bir karışıklık ve artık bu şekilde istemiyorum."

Olumlu bir şekilde tanımlanmış olan hedef: "İhtiyacım olduğunda her zaman hızlıca bir e-posta bulmak istiyorum."

Olumlu ve eyleme geçirilebilen hedef, ne yapmak istediğinize odaklanır ("e-postaları hızlıca bulun"). Olumsuz bir eğilimle görülen hedef, e-postanızın dağınık olması ve bu konuda mutsuz olmanız sorununu çözer.

İşte başka bir örnek:

Olumsuz tanımlanmış hedef : "Çok fazla kağıt var. Masamı karıştırıyorlar ve dikkat dağıtıcı şeyler yapıyorlar ve bundan nefret ediyorum." (Ne olmak istediğinizi veya durumun nasıl değişmesini istediğinizi net bir şekilde göremediğinize dikkat edin.)

Olumlu bir şekilde tanımlanmış olan hedef: "Odaklanmama yardımcı olacak minimalist bir çalışma alanı istiyorum. Bilgisayarımdan ve OCR'ın gücünden yararlanmak ve önemli belgeleri bulmakta daha etkili olmak için arama yapmak istiyorum." ("Odaklanma" ve "verimli" gibi olumlu kelimelere yapılan vurguya dikkat edin)

Kelimenin tam anlamıyla, ne istediğini hayal etmeli ve bunu olumlu kelimelere, somut, eyleme geçirilebilen kelimelere koymalısınız. (Hedef belirleme ve gerçekleştirme hakkında daha fazla ipucuna bakın.)

Bir Hedef Nasıl Yapılır?

Bir hedefiniz olduğunda ve bunları kelimelerin içine koyduktan sonra, onu yeniden yapılandırmanız gerekir.

Bir hedefi bozmanın kolay bir yolu, hedefi gerçekleştirmek için günlük yapılacaklar listesine ne yazacağınızı düşünmektir.

Yapılacaklar listesine asla girmezsiniz "Odaklanma için elverişli minimalist bir çalışma alanı oluşturun." Aksine yazabilirsiniz:

• masadaki kupaları ve bardakları temizleyin
• gelen kutusundaki kağıtları tara
• taranmış kağıtlar
• bilgisayar kablolarını düzeltmek

(İlk olarak, yapılacaklar listesine ne tür şeylerin ait olduğu konusunda biraz kaybedilirseniz, daha iyi yapılacaklar listeleri oluşturma konusunda tazeleme sahibim.)

Örnek: Fotoğraf Organizasyonu

Nasıl olduğunu tam olarak anlatmak için büyük bir organizasyonel projeyi nasıl daha küçük parçalara ayıracağınıza dair daha uzun bir örnek vermek istiyorum.

Bir meslektaşım olan Stephanie ile birlikte tamamen dijital bir fotoğraf organizasyonu üzerine çalıştım. Birden fazla bilgisayara ve çevrimiçi depolama hizmetlerine yayılmış binlerce fotoğrafı var ve bunların yalnızca organize edilmesini istiyor.

1. Hedefi tanımlayın. Projeyi tartışmak için ilk kez oturduğumda ona sordum, "Ne istiyorsun? Hedefin nedir?" Cevap vermeden önce onu durdurdum. "Bunu tekrar ifade edeyim. Fotoğraflarınızla şimdi yapamayacağınız şeyleri ne yapmak istiyorsunuz?"

Stephanie aslında hangi cihazı kullanıyor olursa olsun kolayca fotoğraf bulmak istediğini söyledi.

2. Sorunu anlayın. Takip eden sorum şuydu: "Şu anda bir fotoğraf aradığınızda, nasıl görünüyorsunuz? Fotoğrafın çekildiği tarihi veya görüntüdeki insanları veya fotoğrafın çekildiği bir olayı hatırlıyor musunuz?"

Bu soruyu gerçekten sormak şuydu: "İhtiyaçlarınıza uyacak şekilde ne tür bir çözüm tasarlamalıyız?"

Genellikle fotoğraflarını "üniversitede" gibi bazen de fotoğraftaki insanlar tarafından kabaca hatırladığını söyledi.

Birkaç olası çözüm düşündük ancak henüz hiçbir şeye razı olmadık. Çoğu zaman, bir organizasyon projesinin birkaç parçası ile ilerlemeye yardımcı olur, bu nedenle hedef tanımınızın sorun hakkında daha fazla bilgi edinirseniz değişip değişmediğine bakın.

3. Kendine küçük görevler atayın. Toplantımıza göre, Stephanie kısa bir görev listesi ile birlikte geldi. Böyle bir şeye benziyordu:

envanter al: fotoğrafların tutulduğu yerleri hem yerel hem de çevrimiçi olarak listeler

Photostream'i açın (Stephanie birkaç Apple cihazı kullanıyor, bu nedenle Photostream aracılığıyla fotoğrafları birleştirmek, erken yapmak için mantıklı ve basit bir adım gibi görünüyordu)

Bir süredir kullanılmayan tüm fotoğraf siteleri için şifreleri alın.

Facebook fotoğraflarını ve verilerini indirin.

Bu dört görev, Stephanie'nin “sonraki adımlarının” kapsamıydı. Onun listesinin sadece birkaç maddeden ibaret olduğuna dikkat edin. Bütün bu görevleri bir yere çökerse kolayca yapabilir, günde bir kez yaparsa bir haftadan daha az bir sürede.

4. Son tarihleri ​​ayarlayın. Basit ve kısa görevleri yerine getirmenin yolu son teslim tarihlerini belirlemektir. Yapılacaklarımı takip etmek ve son teslim tarihlerini belirlemek için Awesome Note veya Any.do gibi bir görev yönetimi uygulamasını kullanmayı seviyorum. Stephanie'nin projesiyle, kendilerine son tarihler verip vermediğini bilmiyorum, ancak projeye devam etmek için yan yana buluşmaya karar verdiğimiz zamana dayanan yumuşak tarihleri ​​var. Benim varsayım, bir sonraki toplantımızın takvimine dayandığı ve yapacaklarını söylediği şeyden sorumlu hissetmesini sağladığıdır.

Zor Olan Yapıyor

Herkes kendisine karşı sorumlu hissetmez. Sanırım hepimiz kendimizi sorumlu hissetmek için stratejilerimiz var, bir başkasına planlarımızı anlatmak ya da bir şey yapıp yapmayacağımıza para koymak gibi. Bir görevi hatırlamak zor değildir. Akıllı telefonunuza bir hatırlatma gönderin. Bu zor olan bir iştir. Çok özel küçük görevleriniz varsa, en azından takip edeceğiniz şansı arttırıyorsunuz.

"Her yolculuk tek bir adımla başlar" atasözü tamamen doğrudur. Ya da tercih ederseniz, "Savaşın yarısını göstermek" aynı niyetle konuşur. Kendine yapılacak açık ve eyleme açık işleri yapman ve bunları yapmaları için makul bir süre vermen gerekir. Aksi takdirde, asla başlayacağınız kadar fazla olmayacaksınız.