Organize olun: e-posta şablonlarını ayarlama

içindekiler

• Organize Olun: E-posta Şablonlarını Ayarlama
• Gmail'de E-posta Şablonlarını Kullanma

Hem işyerinde hem de kişisel yaşamımızda, birçoğumuz esasen aynı e-postayı tekrar tekrar gönderiyoruz. "Haftalık satış rakamları…" veya "Tatlım, lütfen kirayı veya daha önce …

Makul bir şekilde organize ve verimli bir kişiyseniz, düzenli olarak gönderilen e-postayı gönderme zamanı geldiğinde önceki e-postayı kopyalayıp yeni bir mesaja yapıştırabilirsiniz. Kötü bir yöntem değil, ancak sizi hataların ortaya çıkmasına açık bırakıyor. Konu satırını, tarihi, finansal rakamı, veri noktasını vb. Güncellemeyi unutabilirsiniz.

Kariyerime medya ve yayıncılıkta ilk başladığımda, temelde bazı akademik dergilerde çizgi editörlük yaptım, dosyalarda işaretlediğim değişiklikleri yazan yazı tipleriyle çalıştım. Yazı dizileri için makalelerin nasıl işaretleneceğini öğrendiğim en önemli kural şuydu: Yapmaları gereken tuş vuruşları ne kadar azsa, hata yapma şansları o kadar azdı. Başka bir deyişle, benim işim yazım tiplerini düzeltmek ve yazarların sayfadaki değişikliklerini almak ve aynı zamanda dizgilerin ne kadarını yazmak zorunda kaldıklarını en aza indirgemekti.

Aynı satırlar boyunca, eski bir e-postayı yeniden kullandığınızda, konu satırını silmek ve güncellemek, önemli bilgileri değiştirmek gibi birçok gereksiz tuş vuruşu girmeniz gerekir.

Daha iyi bir sistem, bir "e-posta şablonu" (Microsoft Outlook'un terimi) veya "hazır yanıt" (Google'ın terimi) ile daha verimli bir şekilde tekrar tekrar kullanabileceğiniz e-postalar oluşturmaktır.

Yükleniyor…

Bir e-posta şablonu tam olarak beklediğiniz gibi, güncellenmiş bilgilerin görüneceği boş bir e-postanın bir özetidir. Kendinize güncellenmesi gereken bir sayı veya veri parçası yerine boş bir alan sağladığınızda, daha az tuşa basıyorsunuz ve böylece ortaya çıkarabileceğiniz hata sayısını azaltıyorsunuz. Yanlışlıkla geçen haftaki rapor numaralarını asla gönderemezsiniz; Olabilecek en kötü şey, boş bir şey bırakmanızdır, bu durumda alıcılar derhal fark edecek ve sizden eksik verileri isteyecektir. Yine de yanlış bilgi gönderirseniz, alıcılar bunu asla bilemeyebilir.

E-posta şablonlarını en sık kullanılan e-posta programlarından ikisinde nasıl ayarlayacağınız: Outlook ve Gmail.

Outlook'ta bir E-posta Şablonu Nasıl Kurulur

Outlook, düzenli olarak gönderilen bu tür mesajları "e-posta şablonları" olarak adlandırır. Bu özellik Outlook'un masaüstü programında mevcuttur, ancak Outlook.com'da bulunmamaktadır.

Outlook 2007’de . Yeni bir e-posta mesajı başlatın. E-postayı ve konu satırını tekrar kullanmak istediğiniz kadar yazın, her mesaj gönderdiğinizde yeni bilgiler gireceğiniz her yerde kendinize net ve görünür bir boşluk bıraktığınızdan emin olun. İşte bir örnek:

	Konu satırı:		Hafta sonu için Haftalık Sayfa Görüntüleme Raporu
	Vücut:		İşte web sitesi için haftalık sayfa görüntüleme raporu. Tarih, randevu, biriyle çıkmak: Sayfa Görüntüleme: Herkese teşekkürler! Herhangi bir sorunuz varsa lütfen bana bildirin.

Mesaj kutusunun sol üst köşesinde, Dosya> Farklı Kaydet'e gidin.

Görünen iletişim kutusunda, dosya türünü Outlook Şablonu (* .oft) olarak değiştirmeniz gerekir. Ardından şablonunuza ne istersen adlandırabilirsiniz.

Şablonu kullanarak yeni bir mesaj oluşturmaya hazır olduğunuzda, şablona alma işlemi ne yazık ki, aslında biraz yetersizdir.

Yeni Git> Form Seç

ve aşağı açılır seçim kutusunda, Dosya Sisteminde Kullanıcı Şablonları öğesini seçin. Kaydettiğiniz şablonlar orada olmalıdır. İstediğinizi seçin, uygun şekilde güncelleyebileceğiniz yeni bir e-posta mesajı olarak açılacaktır.

Microsoft Outlook 2010'da . Yeni bir e-posta mesajı başlatın. E-postayı ve konu satırını tekrar kullanmak istediğiniz kadar yazın, her mesaj gönderdiğinizde yeni bilgiler gireceğiniz her yerde kendinize net ve görünür bir boşluk bıraktığınızdan emin olun. (Yukarıdaki örneğe bakın.)

Şablonunuzu tasarlamayı tamamladığınızda, Dosya sekmesine gidin ve Farklı Kaydet'i seçin.

Görünen iletişim kutusunda, dosya türünü Outlook Şablonu (* .oft) olarak değiştirmeniz gerekir. Ardından şablonunuza ne istersen adlandırabilirsiniz. Kaydet düğmesine basın.

Şablonu kullanmaya hazır olduğunuzda, Yeni Öğeler> Diğer Öğeler> Form Seç'e gidin

ve aşağı açılır seçim kutusunda, Dosya Sisteminde Kullanıcı Şablonları öğesini seçin. Kaydettiğiniz şablonlar orada olmalıdır. İstediğinizi seçin, uygun şekilde güncelleyebileceğiniz yeni bir e-posta mesajı olarak açılacaktır.

Dağıtım listesi Muhtemelen bir e-posta şablonunu bir dağıtım listesiyle eşleştirmek isteyeceksiniz, böylece mesajı tek seferde bir grup kişiye gönderebilirsiniz.

Outlook'un Kişiler bölümüne gidin. Yeni> Dağıtım Listesi'ni seçin.

Kurumsal veya ticari e-posta kullanıyorsanız, en iyisi, Yeni Ekle işlevini kullanmak yerine, Üyeleri Seçmektir. Üyeler'i seçmeniz, muhtemelen işletmenizin e-posta sistemindeki kullanıcıların listesini getirir. Öte yandan, Yeni Ekle, bir e-posta adresini manuel olarak girmenizi sağlar.