Organize olun: bulutta çalışmaya nasıl geçtiğim

Bazı dosyaların yerel, bazılarının da bulutta olduğu karma bir sistemde çalıştıktan sonra, son zamanlarda tamamen çevrimiçi çalışmaya geçtim. Google Drive’ı kullanmayı seçtim, ancak Microsoft Office Online gibi herhangi bir benzer servis olabilirdi.

İşte yeni çevreye, bazılarının tamamen çevrimiçi çalışmanın avantaj ve dezavantajlarına ve geçiş yapmayı düşünüyorsanız bu konuda tavsiyelerde bulunma şeklim.

Neden Google Drive'a Geçtim?

Google Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar dahil, Google Drive'ı uzun süredir kullandım. Ancak bunu, yakın zamana kadar sadece tüm çalışmalarım için kullanmamıştım.

Önceki kurulumumda bilgisayarımda yerel olarak depolanan bazı dosyalar (yedeklenmiş, elbette) ve yalnızca Google Dokümanlar ve diğer çevrimiçi dosyalar olarak yaşayan bir avuç dosya vardı. Çoğunlukla, arkadaşlarımla tatil planlamak için bir belge gibi ortak çalışma yapan dosyalar için Google Drive'ı kullandım.

Tamamen buluta taşınmaya karar vermemdeki önemli sebeplerden biri, daha önce hiç olmadığı kadar çok sayıda farklı cihaz kullanmamdı. Herhangi bir günde, evde, toplantıda, seyahatte veya başka bir yerde olmama bağlı olarak, yaklaşık beş farklı cihazdan herhangi birinin çalışmasını isteyebilirim. Masaüstü Mac'im, taşınabilir, ancak toplantılar, akıllı telefon ve dizüstü bilgisayar için mükemmel olmayan bir Chromebook Pixel var. Ve bazen, başkasının bilgisayarında çalışıyorum.

Mümkün olduğunda, not alma uygulamasında daha sonra dosyaya ne yapmam gerektiğiyle ilgili ayrı bir not almak yerine, notları ve düzenlemeleri doğrudan dosyalarım üzerinde yapmayı tercih ederim. Bulutta çalışmak, ihtiyacı karşılayan ve Google Drive, Microsoft Office dosya biçimleriyle uyumluluk, çok fazla depolama alanı ve sahip olduğum tüm aygıtlar için destek gibi diğer gereksinimlerimin çoğunu da karşıladı.

Tüm çalışmanız bulutta olduğunda, dosyalara doğrudan erişebilirsiniz. İnternet bağlantınız olduğu sürece (ve bazen yapmadığınızda bile) dosyaları düzenleyebilirsiniz. Google Drive’ın bu noktaya ulaşması birkaç yıl aldı, ancak şimdi burada, harika sonuçlar ile kullanıyorum.

Buluta Geçirmenin İpuçları

Tüm çalışmalarınızı bulutta tutmaya ve hiçbirini yerel olarak saklamaya karar verirken büyük bir zorlukla karşı karşıya kalacaksınız: tüm eski dosyalarınızla ne yapacağınızı bulmak. Benim tavsiyem, eski dosyalar için çok fazla endişelenme . Bir daha asla bakamayacağınız tüm eski verilerinizi mükemmel bir şekilde geçirmek veya yeniden düzenlemek için zamanınızı boşa harcamayın.

Bunun yerine, ileriye dönük yeni verileri nasıl organize edeceğinize veya saklayacağınıza odaklanın . Benim durumumda hemen tüm yeni belgelerim için Google Drive'ı kullanmaya başladım. Google Drive’da çevrimiçi olarak, masaüstümde kullandığım aynı organizasyon sistemini yansıtan yeni klasörler oluşturdum. Yeni bir dosya başlattığımda bir Google Dokümanı yaptım. Bugüne geçmişten daha fazla dikkat ettim.

Ne eski ne de yeni olarak sınıflandırmak istediğim ama devam eden bir kaç dosyam vardı. Devam eden bir dosya uzun zaman önce oluşturduğum bir dosyadır, fakat bu hala alakalı ve günümüzde kullanılıyor. Benim durumumda, tamamladığım sürece çalışmayı kaydettiğim elektronik tablolar olma eğilimindedirler. Örneğin, yazdığım makaleleri, yayınladıkları tarihleri ​​ve diğer meta verileri takip ettiğim devam eden bir dosyam var. Sürekli ekliyorum ve yıllar önce oluşturmama rağmen her zaman faydalı ve alakalı.

Devam eden bu dosyaları taşımak için, onları birer birer Google Drive’a yükledim ve bunları Google biçimli dosyalara dönüştürdüm. Excel dosyaları Google Sheets oldu. Kolay.

Onları birer birer yapmamın nedeni, açılıp açılmadıklarını ve içeriklerin bozulmadığından emin olmaktı. Neyse ki, her şey sorunsuz aktarıldı. Yine de, bilgisayarımdaki dosyaların son derece değerli orijinal kopyalarını bir ay boyunca sakladım, ki bu beni başka bir tavsiyeye götürür: Önemli dosyalarınızın orijinal kopyalarını bir örtüşme süresi boyunca saklayın.

Geçişinizde bir sorun olursa, orijinalleri isteyeceksiniz. Bir mobil uygulamayı kullanarak uzaktan bir kağıt çek yatırdığınızda ve banka size “Neden temizlenene kadar bu çeke takılmıyorsunuz?” Diyen bir mesaj gönderir.

Başka bir öneri, servisin tüm cihazlarınızda çalıştığını test etmektir . Farklı dosyalar aç. Şimdi Wi-Fi'yi kapatın ve açmayı deneyin. Mümkün mü yani, beklediğiniz dosyaların çevrimdışı kopyalarını aldınız mı (bir anda çevrimdışı erişimde daha fazlası)? Düzenler misiniz Yapmak istediğiniz işi yapmak için herhangi bir uygulama veya eklenti yüklemeniz mi gerekiyor? Bu denemeleri yapmak için zaman ayırmayı düşündüğünüzden daha zordur, ancak kesinlikle bir yerde göründüğü ve planladığınız hiçbir şeyi yapamayacağından emin olabilir.

Tamamen Google Drive’da çalışan yeni sistemimle çalışmaya başladım (ancak yine de yerel olarak depolanan tüm verileri silmeden önce bu çakışma döneminde), Google Drive senkronizasyon bileşenini bilgisayarıma yükledim ve son iki yıl yedekledim. buluta veri değeri. Devam eden önemli dosyalarımdaki gibi Google Drive’a doğru bir şekilde dönüştürüldüklerinden emin olmak için her dosyayı test etmedim, ancak eski verilerimin çoğunu yalnızca ihtiyacım olursa kullandığımı bilmek daha iyi hissettim. Bu öneriyle ilgili tavsiyeler: Eski dosyaları yedekleyin, ancak çok fazla zaman harcamayın.

Riskleri ve ödülleri, kolaylıkları ve rahatsızlıkları değerlendirirken, bir daha asla gerekmeyecek olan eski verilerimin Google Drive'a yedeklenmesinin ve bir gün aramanın benim için yeterli olduğunu hissettim.

Başka artıları ve eksileri de var. Her pro ve con’u listelemediğimi, yalnızca Google Drive’ı yalnızca iş dosyaları için kullanmakla ilgili olanları listelediğimi unutmayın.

Bulutta Çalışma: Artıları

Otomatik yedekleme Verilerini yedeklemeyen çoğu insanın yakın zamanda başlamayacağını biliyorum. Google Drive'da çalışırken, yedeklemeyi düşünmeniz gerekmez. Otomatik olarak ve sık sık olur.

Çok fazla alan! Google Drive cömert bir alana sahip. Google hesabı olan herkes en az 15 GB alır, ancak daha fazla satın almak ucuzdur. Ayrıca, size daha fazla alan sağlayan başka boşluklar var. Örneğin, Google Drive'da oluşturduğunuz, Google Dokümanlar gibi dosyalar, depolama sınırınıza sayılmaz! Bu çok büyük.

Office ile uyumludur. Yalnızca Google Drive’da dosyalar oluşturup düzenlerken, birlikte çalıştığım herkesi değil. Birçok kişi hala Microsoft Office kullanıyor. Google Drive ile herhangi bir Google dosya türünü Microsoft biçimine verebilirsiniz. Sadece bir kaç tıklama ile bir Google Dokümanı bir Word .docx dosyasına dönüştürebilirim.

İşbirliği. Gerçek zamanlı işbirliği yapmak için hiçbir şey Google Drive’ı yenemez. Dosyaları başka kullanıcılarla paylaşabilir, kimlerin görüntüleyebileceğini ve düzenleyebileceğini yönetebilir ve hatta bir dosya üzerinde çalışırken ortak çalışanlarınızla sohbet edebilir.

Yerel senkronizasyon Bahsettiğim gibi, eski bir senkronizasyon bileşenine sahip olduğum için eski dosyalarımı Google Drive'a hızlıca yedekleyebildim. Bu özellik, Google Drive’ın çevrimiçi ortak bir ofis paketi ve dosya senkronizasyonu ve yedekleme programı olarak iki kat daha fazla iş yapmasını sağlar.

Fiyat. Google Drive ücretsizdir. Microsoft Office'in yıllık maliyeti 100 dolar. Daha da anlatmalı mıyım?

Bulutta Çalışma: Eksileri

Gizlilik ve güvenlik endişeleri. Bir bulut hizmetini hiç kullanmak istemeyen insanlar gizlilik ve güvenlik konusunda neredeyse her zaman endişe duyuyorlar. Başka biri, verilerinizi, büyük olasılıkla tespit edemediğiniz bir yerde saklıyor. Google, Drive’da depolanan dosyalarınızı varsayılan olarak şifreler, ancak şirket bazılarını kırmızı bayrak olan anahtarlar sizin için de yönetir. Dosyalarınızı depolayan şirkete güvenmiyorsanız veya dosyalarınız çok hassas bilgiler içeriyorsa, buluta geçmek sizin için olmayabilir.

Çevrimdışı erişim. Bulutta çalışmak, Internet bağlantısına ihtiyacınız olduğunu gösterir. Çevrimiçi ve çevrimdışı kurallar ve yapılandırmalar arasında gezinmek gerçek bir acı olabilir. Bazen işler yanlış gider ya da beklediğiniz gibi değil.

Google Drive ile, çok fazla uyarı olması dışında, harika olan çevrimdışı çalışmak mümkündür ve açıkçası onları ezberlemedim. Chrome tarayıcısını çalışması için kullanmam gerektiğini biliyorum, ancak ayrıntıları sık sık unutuyorum. Wi-Fi ile bir alandan ayrılmadan önce üzerinde çalışmak istediğim dosyaları yüklemek iyi bir çözüm, ancak yine de yalnızca Chrome kullanıyorsam buldum. Sonra kolaylıkla bu dosyaları üzerinde çalışabilirim (yanlışlıkla sekmeyi kapatmadığım sürece).

Ancak dağınık olabilir.

Çevrimdışı düzenlemeyi tamamladığımda, değişiklikleri buluta almak için yine de cihazı İnternet'e bağlamam gerekiyor. Bazen sorunlara neden olur. Diyelim ki ben uçaktayken dizüstü bilgisayarda çevrimdışı çalışıyorum. Uçak iniyor, taksiye biniyorum ve sonra yapmak istediğim başka bir değişikliği hatırlıyorum. Telefonumu açıp bir veri bağlantısı kullanarak dosyayı yüklersem, eski kopyayı uçakta yaptığım tüm değişikliklerden önce göreceğim çünkü bunları henüz senkronize etmedim. Diyelim ki bu noktayı unutuyorum ve telefonla birkaç değişiklik yapıyorum. Sonunda dizüstü bilgisayarımı İnternet'e bağladığımda, Google bana bir şeyin yanlış gittiğini söyleyecek. Çözümler var, ama hiçbiri temiz ya da basit değil. Kopyalayıp yapıştırmaya hazır olun.

Arama, çalışmadığı zamanlar dışında çalışır. Dosyalarınızı Google’da (Internet aramada ilk adı olan) sakladığınızda, arama aracı için yüksek beklentileriniz vardır. Google Drive’da dosyaları bulmak benim için çarptı veya özlüyor. Dosya adıyla arama yaptığımda, ihtiyacım olanı bulabilirim ama her zaman değil. Özellikle dosya adlarındaki alt çizgiler, Google’ı bir döngüye atıyor gibi görünüyor. 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart adlı bir dosyam var, ancak "İşbirliği" ni aradığımda, aşağıdaki resimde neyin ortaya çıktığını gösteriyor.

Google, dosyalarınızın içeriğinde arama yapar; bu da yardımcı olur, ancak neye ihtiyacınız olduğunu bulmak biraz deneme yanılmaya neden olabilir. Diğer ortak çalışanlar sizinle dosya paylaştığında, aradıkları ya da aramasız çoğu zaman bulmakta zorlandığım dosyalardır. Yıldızla işaretlenmiş dosyalara (sık kullanılanlara) ve Google Drive’ın oldukça fazla sunduğu son dosyaların listesine güveniyorum.

Çevrimiçi dikkat dağıtıcı şeyler. Google Dokümanlar’da çalışmak için açık bir tarayıcı penceresine sahip olmalısınız ve bazı insanlar için çevrimiçi olmak kaygan bir eğimdir. Benim için sorun değil. Verimliliği artırmak ve dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirmek için bazı araçlar ve püf noktaları kullanıyorum. Ancak diğerleri için, basitçe çevrimiçi olmak, internette gezinmek ve gerçek bir iş yapmamak için yapılan bir davettir. İnternet bağlantısını keserken işinizde daha başarılı olmanız durumunda, bulutta çalışmak muhtemelen sizin için değildir.

Buluta Taşınmalı mıyım?

Bulutta yalnızca çalışmanın yararları vardır, ancak bazı sıkıntılarla da gelir. Dediğim gibi, çevrimiçi çalışmak mutlaka Google Drive'ı kullanmak anlamına gelmiyor, ancak birçok avantaj ve dezavantajı benzer çözümler arasında aynı olacak. Buluta geçmeden önce kendinize sormanız gereken bazı sorular:

• Çoğu zaman güvenilir İnternet erişimine sahip miyim?
• Çevrimdışı ve çevrimiçi çalışma kurallarını öğrenmeye istekli miyim?
• Bulutta çalışmak bana sahip olmadığım ve gerçekten kullanacağım şekilde dosyalara erişmemi sağlayacak mı?
• Kolayca bulabilmek için çalışmamın saklandığı yeri organize etmeye istekli miyim?
• Her zaman bağlıysam, internette gezinmenin cazibesine dayanabilecek miyim?

Daha fazla tavsiye için 30 Google Drive ipucuna bakın.