Video: Ev yapımı araç temizleme ilacı (Mayıs 2024)
Asla biraz özensiz olmayan bir işletme içinde paylaşılan bir ağ sürücüsüyle hiç karşılaşmadım. Paylaşılan sunucular ortaklaşa çalışmanın yanı sıra dosya ve bilgileri diğer çalışanlarımız için serbestçe kullanılabilir kılmak için tasarlanmıştır. Ayrıca işletmelerin verileri kolay ve verimli bir şekilde yakalamalarına ve yedeklemelerine yardımcı olurlar - teoride yani.
Gerçekte, şirket tatil partisinin fotoğraflarının altı yıl önceki fotoğraflarının saklandığı yere dönüşüyorlar. Bu son cümlede pasif sesi kasten kullandım çünkü hiç kimse orada olmaması gereken paylaşılan bir sürücüye bir şey koymak için sorumluluk almıyor gibi görünüyor. Her şey sadece ortaya çıkıyor. Kimse nasıl ve neden oraya gittiklerini bilmiyor. Ve böylece, hiç kimse onları başkasının ayak parmaklarına basma ya da başkasının ihtiyaç duyduğu bir şeyi silmekten korkmaz.
Paylaşılan alanlar, bir departman veya şirketin iş akışı veya organizasyon şemasıyla uyumlu olacak şekilde tasarlanmalıdır. Doğada paralel olan şeyler, aynı yönetim seviyesine rapor veren iki ekip gibi, klasör yapısında paralel olmalıdır. Yeni bir kişi bir departmana katıldığında, önemli dosyaların paylaşılan bir ağda nerede yaşadığını hızlı bir şekilde anlayabilmelidir, çünkü konumlarının (klasör adı ve diğer klasörlere nasıl yerleştirildiği) işletmenin nasıl tasarlandığını yansıtması gerekir. Gerçek bir kırmızı bayrak, uzun süredir çalışan birisinin bir şey bulamamasıdır, çünkü nerede olduğunu bilmiyor veya daha kötüsü, nerede olması gerektiğini bile bilmiyorlar.
Özensiz sunucularımızı temizlemek için adım adım yaptığımız her şey. Sonunda, sonuçların bir özetini ve neyin doğru gittiğini ve neyin yanlış gittiğini notlarını bulacaksınız.
Sunucu Temizleme Projesi
1. Adım: İletişim kurun. İlk olarak, neden problem olduğu (verimsizlikler, tutarsızlıklar, ağ alanımızı zorlama), olası çözümler ve bu çözümleri uygulama prosedürleri gibi özensiz bir sunucuya sahip olma probleminden bahsettik.
Sonra biraz daha konuştuk. Sonra konuşmamız gereken başka biri hakkında konuştuk. Bu projenin başarısı için iletişimin önemini yeterince eve götüremiyorum. Hem şahsen hem de e-posta ile çok konuştuk.
Bu görüşmeler sırasında, BT personeli ile de iletişim kurmanın ne kadar önemli olduğunu fark ettik. Bu yüzden onları planımıza ekledik ve zaman çizelgesini önerdik. BT ekibi, sonunda, proje için gerçek başlangıç noktamız haline gelen önemli bir öneri verdi. Elindeki şeyleri temizlemeye çalışma; bunun yerine boş bir tuvalle başlayın ve istediğiniz klasör yapılarını oluşturun ve yalnızca saklamak istediğiniz dosyaların üzerine kopyalayın. Diğer her şey, arşiv yapacaklarını söylediler.
Adım 2: Mevcut verileri gözden geçirin. İkinci olarak, tüm paydaşlar - çoğunlukla ekip yöneticileri - bir dizüstü bilgisayar ve projektör içeren bir masaya oturdu. Söz konusu sunucu alanına bağlı kaldık ve hiç kimsenin tutmamamız gereken bazı dosyaları görmezden geldiğinden emin olmak için mevcut dosyalardan bazılarını inceledik.
Mevcut verilerimizi mevcut iş akışımızı nasıl yaptığını veya yansıtmadığını da düşündük. Paylaşılan alanlar genellikle işte işbirliği yapmak için kullanılır. Klasörlerin yapısı ve adlarının yararlı olması için bu iş akışını doğru bir şekilde yansıtması gerekir.
Sunucularda bulduğumuz şeylerin çoğu korkunç bir şekilde eskiydi. Yıllardır şirkette bulunmayan çalışanlar için adlandırılmış klasörler vardı. 2003 yılına kadar uzanan dosyaları bulduk. Asla ortaya çıkmayan projelerin kalıntıları vardı. Kimsenin bunlardan birine ihtiyacı yoktu.
Adım 3: Yeni yapıyı gösterin. Hala o masanın etrafında otururken, yerinde olması gerektiğini düşündüğümüz klasör yapısını çizdik. Tüm yöneticiler, ekip yapımızı ve iş akışımızı yansıtması için gereken tasarıma katılıyordu. İşte tasarladığımız şey, isimleri genel olarak belirtmeme rağmen, ofisimizin iç işleyişine aşina olmayan birine mantıklı gelmeleri için:
En üst seviyede, her ekip için özel bir proje veya görev için klasörlerin yanı sıra tüm ekipler için geçerli olan "Kaynaklar" için de bir klasörümüz var.
Her takımın bir alt klasör kümesi vardır: birkaç tanesi iş akışını gösterir, her takım üyesi için bir tane ve o takımın gereksinimlerini karşılayan ek klasörler. Örneğin, ekibimin alt klasörleri şöyle görünür:
İş akışı klasörlerimizin yapının tepesinde oturmasını sağlamak ve işin yapıldığı sırada görünmesini sağlamak için alt çizgi ve sayıları kullandık. "1_EDITING" adlı klasör, düzenlenmeye hazır dosyaların gidip düzenleme bitene kadar kaldığı yerdir. Sonra "2_RTP" ye geçerler, yani "üretmeye hazır" anlamına gelir; diğer bir deyişle, düzenleme tamamlanır ve bu dosyalar bir sonraki aşamaya hazırdır. Bir dosya oluşturulduktan sonra, esasen bizim yaşam arşivimiz haline gelen "3_ PRODUCED" e taşınmalıdır. Bu klasördeki herhangi bir şey teorik olarak arşivlenebilir, bu nedenle, biraz yer kazanmamız gerektiğinde, kaldırabileceğimizi bildiğimiz bir dosya önbelleğine her zaman sahip oluruz.
Adım 4: Kurallar oluşturun. Önceki bölümde daha önce açıklamaya başladığım gibi, her klasörün kendilerine neyin girip neyin girmeyeceği veya nasıl kullanılması gerektiği ile ilgili bazı kurallar vardır. Örneğin biri fotoğraf paylaşmak istiyorsa, kendi adake klasörüne koymak zorundadır. Bu şekilde, verilerden kimin sorumlu olduğu açıktır.
Ayrıca, birden fazla ekip için erişilebilir olması gereken dosyalarımız olup olmadığını (yaptık ve onlar için bir Kaynaklar klasörü oluşturduk) ve herhangi bir bilginin kilitlenip kilitlenmemesi gerektiğini (evet: Yönetim Ekibi klasöründeki her şey) tartıştık.
Adım 5: Tutarlılığı sağlayın. Klasörlerimizi ve onları kullanma kurallarımızı tasarlarken, tutarlı olabileceğimiz ve tutarlı olmamız gereken alanları da ararız. Klasör yapıları ve iş akışları tutarlı olabileceği (ve olması gerektiği), personel geçiş zamanlarında, örneğin birisinin şirketten ayrılması, doğum iznine gitmesi veya beklenmedik bir şekilde hastalanması gibi durumlar söz konusudur. Paylaşılan bir sunucu alanındaki tutarlılık, kuruluştaki herkesin mevcut projelerin durumunu, ayrıca neyin önemli olduğunu, hangi işin zaten tamamlandığını vb. Anlamasını sağlar.
Bir takip projesi (şimdi yeni uyguladığımız), dosya isimlendirme sözleşmelerimizde daha iyi tutarlılık yaratmaktır. Herkes yeni paylaşılan klasörleri kullanmaya alışıncaya kadar, bir kerede çok fazla yeni bilgiye sahip birini aşırı yüklememek için bu dosya adlandırma değişikliğini uygulamaya devam etmeye karar verdik.
Adım 6: Tüm paydaşlarla son bir kez kontrol edin. Herhangi bir şeyi uygulamadan önce, başlangıçta dahil etmeyi düşünmediğimiz ancak var olan verileri incelediğimizde isimleri gelen birkaç kişi de dahil olmak üzere her paydaşla plan hakkında son bir kontrol yaptık. “Arielle'nin uzmanlık alanı değil mi? Bu bölümde ne yapılması gerektiğini düşündüğünü sorsak iyi olur.”
Adım 7: Zaman çizelgesini sonlandırın ve iletin. Son adımlar, zaman çizelgesini tamamlamak ve ardından projeyi başlatmaktı. Bunlar bulmacanın son parçalarıydı:
- Bilgilerin ne zaman ve nasıl dağıtılacağına karar verin: Hafta içi tüm çalışanlara yeni sunucu yapısı, kurallar ve tarihler dahil tüm ilgili bilgiler hakkında e-posta gönderin (bir sonraki öğeye bakın).
- Tarihleri ayarla: insanlar saklamak istedikleri dosyaların üzerine kopyalamak zorunda kaldıklarında (hafta sonu); yeni yapıyı kullanmaya başlayacakları zaman (bizim durumumuzda, e-postayı aldıktan hemen sonra); eski sunucu kesileceği zaman (onlara hafta sonlarını söyledik, ancak gerçekte bu son tarihi birkaç gün daha doldurduk).
- Eski sunucuya erişimi kesmeden önce birkaç hatırlatma e-postası planlayın.
- BT'nin gerçek kesmeyi yapmasına izin verin.
Sunucu Temizleme Sonuçları
Sunucu temizleme projesiyle ilgili tüm bilgileri içeren hafta ortasında gönderilen e-posta, Çarşamba günü saat 11: 27'de çıktı. Birkaç kişinin yanmasıyla ilgili sorular vardı, ancak cevapların tamamı 11: 57'de sustu. Bu, tüm temel soruların 30 dakika içinde yanıtlandığı anlamına geliyor.
Ekibimde iş akışımızla ilgili ek açıklamalar devam etti - fakat son sahip olduğum gün aynı saat 1: 05'tir. Kuşkusuz, birkaç kişi herkese cevap vermeden ek sorular sordu, ancak soruların çoğu iki saat içinde cevaplandı.
Önümüzdeki birkaç gün boyunca zaman çizelgesini sorunsuz bir şekilde tamamladık. BT ekibi, toplam verileri yüzde 76 oranında azalttığımızı gösteren hızlı bir rapor yayınladı. Sayılar kendileri için konuşuyor.
Önce
- Toplam Alan: 250GB
- Dosya sayısı: 447, 249
- Klasör sayısı: 36, 773
Sonra
- Toplam Alan: 59.2GB
- Dosya sayısı: 58, 624
- Klasör sayısı: 2, 962
Proje Sonrası ve Geribildirim
Sunucu geçişini ve yeniden yapılandırmasını bitirdikten birkaç hafta sonra, proje liderinden, yöneticilerden ve BT ağ yöneticilerinden herhangi bir geri bildirim veya posta notları olup olmadığını sordum. Kimse yapmadı. Her şey oldukça sorunsuz geçti. İşte BT uzmanının söylediği şey:
“Burada bulunduğum 10 artı yılda, bir departman ekibinin böyle bir projeyi kendi çıkarları dışında ilk kez üstlendiği ve çok iyi bir şekilde gerçekleştirdiği zamandı. Bu, [diğer BT ağ yöneticisi] ve ağı daha iyi korumam iyi olur ve ekibinize iş akışı ve organizasyon konusunda yardımcı olacağından eminim. Kelimenin tam anlamıyla yönetiminden, ekibinizin en üst düzeyde başardıklarını zorunlu kılmak için tam anlamıyla bir yönetim sorduk.
Benim bakış açıma göre, biraz farklı yapmayı dileyeceğim bir şey var. Başlangıçta çalışanlara proje hakkında şahsen e-postayla değil, hızlı bir hazırlıksız toplantıda anlatmış olmamızı diliyorum. E-posta gayet iyi ve elbette kimse toplantılardan hoşlanmıyor, ancak insanların “ÇOK ÖNEMLİ!” Değil, açık bir tartışma sırasında sürece dahil edildiklerini hissedeceklerini hissettim. e-posta.
Artık daha iyi, daha tutarlı, daha verimli ve daha basit paylaşılan bir sunucumuz var. Nasıl kullanılacağına ilişkin kurallar açıktır, hesap verebilirliği vardır. Takım yöneticileri takım klasörlerinden sorumludur ve bireyler ad klasörlerinde olanlar için sorumludur.
Kuruluşunuzda kendi sunucu temizleme projenizi başlatmayı düşünüyorsanız, BT bölümünüzden tavsiye almanın önemi hakkında her makaleyi tavsiye edebilir ve her aşamada iyice iletişim kurmak başarı için çok önemlidir.
