Organize olun: e-posta zaman emmeme nasıl önlenir

E-posta üretkenliği tahrip eder ve neredeyse hiç kimse ne kadar kötü olduğunu anlamıyor. İnsanların e-posta programlarında geçirdikleri süre şaşırtıcı, her günün yüzde 30'una yaklaşıyor. Yine de, bununla başa çıkmanın bir yolu var. Ayrıca, e-posta ile harcadığınız toplam süreyi azaltmadan mutlaka e-posta sorununu yenebilirsiniz. Aşağıda paylaştığım çözüm, önce sorunu daha iyi anlamaya dayanıyor.

E-posta Facebook'tan Daha Kötü

Araştırmaya göre e-posta, verimliliğiniz için Facebook'tan daha kötü, ve sorun insanların e-postada ne kadar zaman harcadıklarının farkında olmaması.

RescueTime'da ürün geliştirme başkan yardımcısı olan Robby Macdonell, gördüklerini ve kullanıcılardan duyduklarını temel alarak hemfikir. RescueTime, bilgisayarınızda ve mobil cihazınızda kullandığınız uygulamaları ve web sitelerini izleyen bir zaman yönetimi aracıdır. Daha sonra zamanınızı nasıl harcadığınızı gösteren raporlar oluşturur.

Macdonell'e RescueTime'daki meslektaşları ve kullanıcılarından toplanan verilere baktıklarında ne gibi verimlilik eğilimleri olduğunu sordum. “Gördüğümüz en büyük eğilim, insanların zamanlarının iletişim uygulamaları tarafından yönetilme eğiliminde olmaları. Özellikle e-postalar, verilerimizde her zaman en üste yaklaşıyor.”

“RescueTime’a kaydolmuş insanlardan duyduğumuz bir şey, “ Verilerin ne dediğini görmekten korkuyorum çünkü Facebook veya Reddit’e ne kadar zaman harcadığımı görmek istemiyorum. ” Macdonell, çoğu zaman, bir hafta sonra, “Düşündüğüm kadar kötü değildi, ama aman tanrım, e-postaya çok zaman harcıyorum” diyorlar.

E-posta neden 'Kötü?'

Peki e-posta neden tam olarak kötü? Bazı verimlilik uzmanları, e-postanın asıl işin kendisi değil "işle ilgili iş" olduğu için olduğunu söylüyor. Muhtemelen daha kesin olan bir diğer tartışma, e-postanın bizi sürekli kestiğidir. E-postayla harcadığımız süre sorun değil. Zaman gün boyunca yayılıyor.

Özellikle bilgi çalışanları, gerçekten çok önemli çalışmaları yapmak için kesintisiz odaklanma sürelerine ihtiyaç duyarlar. Macdonell, "Çoğu kişi, e-postanın sizi gün boyunca art arda yaratıcı düşünceden uzaklaştıracak etkinlik olduğu gerçeğinden bahsetmektedir." Dedi.

Bir e-postayı bir kereden fazla okumak, zamanınızı boşaltmanıza yardımcı olmak için hayatınızın küçük yönlerini otomatikleştiren bir uygulama olan EasilyDo CEO'su Mikael Berner'a göre sizi aşırı yoruyor ve yoruluyor. E-postaları gün boyunca kontrol ettiğimizde, aslında e-postayı işlemiyor veya ilgilenmiyoruz ve bu saniyeler boşa zaman harcıyor. "Bir e-postayı açacaksanız, onunla yanıt vermek gibi bir şey yapın ya da silin ya da dosyalayın. O zaman işleme koymadığınız sürece bir e-posta bile açmayın."

Dahası, iletişim sistemleri yeni bir mesaj geldiğinde sizi bilgilendirmek için tasarlanmıştır. Macdonell, "Size sürekli bildirimler yapıyorlar" dedi. “Başka bir faaliyete geçmeden önce birkaç dakikadan daha fazla zaman alabilmeniz gittikçe azalıyor.” Gelen kutunuza gelen tüm e-postaları tam olarak okumamasanız bile, yeni bir e-postanın geldiğine dair bir bildirim aldığınızda dikkatiniz bölünür. Bildirimleri etkinleştirmemiş olsanız bile, gelen herhangi bir kişiyi size acil bir konuda e-postayla göndermeye çalışıp çalışmadığını görmek için gelenleri her kontrol ettiğinizde kendi odağınızı kırıyorsunuz.

“Birinin zamanının yüzde 30'u günün başında e-postayla harcanıyor ve ardından günün geri kalanı başka şeyler yaparak harcanıyor” dedi. “Çok yayılmış, bu da sürekli kesintiye uğradığınızı gösteriyor.”

E-posta ile Nasıl Mücadele Edilir

E-postadan çıkıp gerçek, zor işlere dönebilirsiniz. Sadece birkaç haftada ve beş basit adımda yapılabilir.

1. RescueTime veya Toggl gibi bir zaman izleme programı kurun ve her gün ve ne zaman e-postada ne kadar zaman geçirdiğinizi izlemesine izin verin. Tüm e-posta ve sohbet uygulamalarınızın doğru bir şekilde iletişim olarak sınıflandırıldığından emin olun.

2. İki hafta kadar bekle, böylece yeterli veri elde et. Ardından, rastgele bir tarih seçin ve saatlik raporunuza bakın. İletişim kullanımınız günün bir veya iki kere yoğunlaştırılmışsa, iyi durumdasınız. Kötü durumdasınız ve iletişim uygulamalarınızın kullanımı aşağıdaki resimde gösterildiği gibi gün boyunca küçük dilimler halinde yayılıyorsa değişiklik yapmanız gerekiyor.

Amaç, e-postayla harcadığınız saat sayısını azaltmak zorunda değildir. Amaç, e-posta kullanımının daha az yayılmasını ve daha yoğun olmasını sağlamaktır, böylece raporlarınız şöyle görünür:

3. Modellerinize göre, e-postayı kontrol etmeyeceğiniz günün bir veya iki zamanını tanımlayın. Birçok kişi için sabah, gün ortasında ara vermeden bir saat öncesine kadar ve öğleden sonra, gün ortasında ara vermeden bir saat sonra başlamak için ideal zamanlardır. Bu dönemlerde, StayFocusd gibi dikkat dağıtıcı bir araç yükleyerek e-posta uygulamalarını kapatın ve web postasını engelleyin. RescueTime Premium hesabınız varsa, web postasına erişiminizi engellemek için araçlarını kullanabilirsiniz.

4. Aynı şekilde, e-postayı kontrol edeceğiniz bir zaman seçin. Diyelim ki e-posta olmayan odaklanma süreniz saat 9: 00-11: 30 arasında ve e-posta oturumunuz 11: 30'dan öğle yemeğine kadar olacak. Saat 11: 10 ise ve e-postayı kontrol etmeyi düşünüyorsanız, gelen kutuyu açacağınız önceden belirlenmiş bir zamanınız varsa, ayırmak daha kolay olacaktır.

5. Çalışmaya çalışırken acil ve önemli bir mesajın geleceğine paranoyaksanız, bir VIP uyarı sistemi kurun. iOS kullanıcıları zaten kendi Mail uygulamalarına yerleştirilmişlerdir. İOS kullanmıyorsanız veya daha fazla seçenek ve özelleştirmeye sahip bir VIP uyarı sistemi istiyorsanız, AwayFind uygulamasını deneyin. Her iki durumda da, çok önemli bir kişi size e-posta gönderdiğinde, telefonunuzdaki push bildirimi veya kısa mesaj gibi bir uyarı alabilirsiniz. Bu, yalnızca nadiren olacak bir bildirim alırsanız e-postayı kontrol edebileceğiniz anlamına gelir. Diğer tüm e-postalar bekleyebilir.

Kişisel olarak kullandığım bir diğer püf nokta ise, çalışmaya başladığımda e-posta uygulamalarımı açmayı geciktirmektir. Sabahları ilk iş telefonumda iş e-postasını gözden geçirmeyi seviyorum, sadece acil olan her şeyi kontrol etmek için. Telefonu kullanmamın nedeni, derhal ilgilenmem gereken bir şey yoksa, dizüstü bilgisayarımdan veya masaüstü bilgisayarımdan daha kolay kapanmamı bulmamdır. Önemli ancak acil olmayan bir e-posta görürsem, bir yıldız ekleyebilirim. Gerçekten acilse, doğrudan telefondan cevap veriyorum. Ancak telefonda okumaktan veya yazmaktan hoşlanmadığım için, acil olmayan diğer e-postaların içine çekilme konusunda cazip değilim.

Sizi e-postadan uzak tutmak ve önemli işlere geri döndürmek için büyük kazançlar sağlayan bu tür küçük hilelerdir.