Organize olun: dijital karmaşanın hayatınızı mahvetmesine izin vermeyin

Dijital karmakarışık, fiziksel karmakarışık, duygusal karmakarışık etmek… Her şey hayatınızı çok etkiliyor. Haziran Saruwatari karmaşayı biliyor. Bir organizasyon ve verimlilik uzmanının yanı sıra Behind the Clutter: Truth adlı yeni bir kitabın yazarıdır . Aşk. Anlam. Amaç

Kendi kalbimden sonra bir kadın. Organize olmak için yol gösterici ilkelerinin birçoğu, sisteminize güvenmek ve dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırmak gibi sağduyulu uygulamalara dayanan benimkilere benzer.

Saruwatari ile Skype ile görüşmeyi ayarlamıştım, ancak görüşmenin tarihini ve saatlerini bir defa değil iki defa mahvettim. Benim de yaptığım gibi bir sütununuz ve bir kitabınız olduğunda, benim yaptığım gibi, başka bir organizasyon uzmanıyla bir toplantının tarihi ve saati kadar basit bir şeyi mahvettiğinizde, onun ironisi ağzınıza acı bir tat bırakır.

Batırmamın sebebi - ve bunların hepsi Saruwatari'nin çalışmasına uygun - hayatımda çok fazla şey vardı, aklımda hatırlayacağım çok şey vardı. Bir şey vermek zorundaydı. Geçenlerde yeni bir ülkeye taşındım, yeni bir yaşam tarzı başlattım ve şu anda yeni bir ülkeye taşınmaya hazırlanıyordum. Saruwatari, zaten görev listesindeyse, aklına gelen her şeyi yazdığı günlük bir uygulama olan zihinsel bir çöplüğe ihtiyaç duyduğumu söyleyebilir. Bu tasfiye, bize yalnızca daha üretken olmakla kalmayıp, kendimizle barışık olmaya da inanıyor.

Sonunda Skype ile bağlantı kurduğumuzda, Saruwatari kabarcıklıydı, ancak sakindi ve organize olmak için daha sıradan prosedürleri tanımlarken bile sık sık güldü. Sormaya fırsatım olmadan önce ilk sorumu cevaplayarak röportajımıza başladı.

Haziran Saruwatari: Dağınıklık konusundaki felsefem, ister dijital ister fiziksel olsun, aynı konudur. İnsanlar dijital dağınıklığı biriktirme eğilimindedir çünkü onu gerçekten göremezler.

Dağınıklığı bitmemiş bir iştir. Dağınıklığı özlü bir şekilde kalır ve siz onu yanınızda taşırsınız. Dijital nesneleriniz varsa ve buna izin vermediyseniz ve bir amaca hizmet etmiyorsanız ve bunun işe yaramayacağına karar verdiniz, o zaman bu karışıklık.

Diyelim ki, aklınızdaki herhangi bir doza uymayan iş, ya da yüreğinizdeki affedilmezlik ya da herhangi bir şey - yazmamış olduğunuz teşekkür mektupları, sizin için şükran. ifade edilmemiş kalp - hepsi de karışıklık.

Yani duygusal var, zihinsel var ve sonra dijital karışıklık var. Bunlarla fiziksel dağınıklık arasında da bir korelasyon var.

Jill Duffy: İster dijital ister fiziksel olsun, karışıklığın maliyeti hakkında biraz daha konuşun.

JS: İnsanlar kendilerini yaşamlarında aşağıya doğru sarmallar gibi kendilerini güçsüz, enerjisiz, iyimser değil gibi hissediyorlar. İnsanlar fiziksel olarak, çok fazla kargaşa olduğunda boğulacaklarını hissettiklerini söylüyorlar. Ve bu sadece fiziksel karışıklık değil, kafanızdaki karışıklık olabilir. Çok zor. İlerleyemezsin! İnsanlar felç olmuş, hareketsiz, enerjisiz hissediyorlar.

İster fiziksel ister dijital karışıklık olsun, duygusal ve ruhsal karışıklığa bağlı.

JD: Kitabında kargaşanın zaman maliyetine giriyor musun?

JS: Evet yapıyorum! Bu konuda çok tutkuluyum. Zaman yönetimi öğretiyorum, yıllardır zaman genişlemesi diyorum. Hepsi bağlantılı.

Dağınıklığınız olduğunda, bir şeyi yapmanız veya bir yere gitmeniz iki kat daha uzun sürer. Bir evin içinde olmayı düşünürseniz, patika yollarla doluysa, kapıdan geçmeniz iki kez daha sürer. Çok fazla karışıklık olursa kapıya bile giremezsin!

Aynı şekilde, bir faaliyet gerçekleştirme yolu darmadağın olabilir. Mesela, seninle konuşuyorum ve ilgi çekici bir görüşme yapmak istiyorum, fakat karışıklık olursa kafamda karışıklık olacak. Başka bir şey düşünürsem, şu anda seninle gerçekten hazır değilim. Bu da ilgi çekici bir konuşma yapmamızı engelliyor. Gelen kutumdaki yüz e-posta, "Ah Tanrım, içinde henüz sahip olmadığım ne var?"

Bir günde 86.400 saniye var. Biri aynı sayıyı dolar olarak verdiyse, bir gün 86.400 $ 'a ve “Sen üzerinden geçemezsin, başka bir günde ne yapacağına karar veremezsin” demişti. Akıllıca yatırım yaparsın. Bir temel inşa etmeye başladınız.

Verimliliği olan ve teknolojiye tutkuyla bağlı olan birçok kişi yeni uygulamalara ve yeni programlara kapılıyor ve ilk önce bir vakıfla başlamak zorunda olduklarını unutuyorlar. Günde 86.400 saniye, haftada 168 saat veya günde 24 saat - bununla ne yapmak istiyorsunuz?

Rollerle başlıyorum. Ben vakıfla başladım. Hayatınızdaki roller neler? Şimdi bir pasta grafiği gibi düşün. Her rolü oynamak için ne kadar zaman harcamak istiyorsunuz? Sonra zamanınıza bir bulmaca gibi bakarsınız ve etrafta dolaşırsınız.

Her zaman bir değer kaybı vardır. İnsanlar haftada 300 saatleri olduğunu düşünüyor, ama gerçekten, bu 168.

JD: Bu ne diyor? Beyonce kadar haftada kaç saatin var?

JS: Obama, Madonna, Ghandi, Buda, İsa - haftada herkes aynı zamana sahip! İnsanlar yeterli zamanlarının olmadığından şikayet ettiklerinde, "Dur şunu" derim çünkü ne olduğu gerçeğiyle savaşıyorlar.

Gerçek, aşk, anlam, amaç. Zamanında insanlarla çalışırken, "Gerçekten, 168 saatinle ne yapıyorsun?" Diye soruyorum. Öncelikle neden bir açıktan yoksun olduklarını ve neden bunalmış olduklarını hissetmeleri gerekir. O zaman ideal olanın ne olduğunu soruyorum. 168 saatte nerede olmak istersin?

İşte felsefe: Zamanınızda net sınırlar oluşturduğunuzda, o zamanın içinde sınırsızsınızdır. Maddelerde net sınırlar oluşturduğunuzda, o alanda sınırsız olabilirsiniz.

Yaptığımız şey bir niyet belirlemek. Örneğin, "Bu saatte, yapılacaklar listemi Hindistan'a gitmek için hazırlayacağım." Ve olan şey, beş saat sürmemesi. Bu bir saat sürer, çünkü siz bu niyeti siz belirlersiniz.

JD: Yani bu kendinize gerçekçi bir limit vermek ve ardından bu limitte çalışmak ile ilgili.

JS: Evet. Gerçekçi limit veya gerçekçi fikriniz ne olursa olsun. Herkesin bunun ne anlama geldiğine dair kendi fikri var. O zamanı yarattığınızda ve ona adanmış olduğunuzda, üzerinde lazer odaklanırsınız.

JD: İnsanlar, aslında zamanlarını nasıl harcadıklarına baktıktan sonra, daha az zaman geçirmek istedikleri bir alan olarak ne görüyor?

JS: Bazı örnekler sosyal medyanın tavşan deliğine giriyor. Ayrıca, gün boyunca e-postalarınızı kontrol edin. Sabah bir kez, belki öğlen yemeğinden sonra öğleden sonra bir kez ve günün sonunda bir kez yapmak daha iyidir.

Bir diğeri de kesintiler. Bir ofiste, açık bir politikaya sahipseniz birçok insan kesintiye uğrar ve her zaman insanlara size nasıl davranacaklarını öğretmeniz gerektiğini söylerim. Müvekkillerimden biri ile şaka yaptım, herkes içeri girmeden önce ofisine gelmeden önce bir numara almak zorunda kaldı.

Hepsi sisteme sahip olmakla ilgili. İşyerinde kesintileriniz varsa ve bir yöneticiyseniz, zamanınızı saymak için çalışan herkese, belki de kapınızı kapatarak öğretmeniz gerekir. Mesai saatleri olabilir, profesörmüş gibi, belki de saat 10:00 - 12:00 arasında, soruları olan herkese açığım, ama 2: 00-3: 30 arasında, olacağım. okuma ve araştırma yapıyor.

Kendi zamanınızı, bir başkası ile buluşuyormuş gibi bir kenara koyun.

JD: Bu harika bir ipucu, kendi vaktinizi bir toplantıymış gibi davranmak için.

JS: Evet, veya bir doktor randevusu. Bu kadar önemli.

JD: En sevdiğim uygulamalar ve çevrimiçi hizmetlerimden bazıları, IFTTT, RescueTime ve EasilyDo gibi harekete geçmeye gerek duymadan görünmeden çalışanlardır. Zamanınızı en üst düzeye çıkarmanıza ya da zamanınızı değerli tutmanıza yardımcı olacak herhangi bir favori uygulamanız var mı?

JS: Hatırlatıcılar harika. Sanal bir kişisel asistana sahip olmak gibi bir şey. Outlook da. Denenmiş ve gerçek bir sistem. Bir uyarı ayarlayabilirsiniz. Erteleyebilirsin. Bununla ilgilenmesi için başka birine iletebilirsiniz. Onu seviyorum.

Bunu olabildiğince basit tutmaya çalışıyorum ve çok fazla programım yok. Muhtemelen söyleyebileceğiniz gibi, bir şekilde bir çocuk gibiyim ve çok karmaşıklaşırsa sıkılırım ve aklım başka bir yere gider.

İşte bir örnek: uygulamaları taramak. Tüm bu harika tarama programları her gün çıkıyor. Araştırdığım dört kişi vardı ve cihazlarımdan birinden kurtulmak için bir şeyler bulmak istedim. Hemen bir tane buldum, diğeriyle, onları denemek için fazla zaman almadım. Diğerlerini denediğimde, farkına varmaz anlamazdım, sil!

Farklı uygulamaları ve farklı sistemleri araştırıyorsanız ve sizin için işe yaramayan bir şey bulursanız, para ödemiş olsanız bile, silmeniz gerekir. Sizinle rezonansa girdiğini düşündüğünüze odaklanın ve tüm yolu ele geçirin. Bir çok insana olan şey iki hafta sonra başka bir şey deniyor ve bir kez daha dijital dağınıklığı var.

JD: Aynı modeli farkettim. Teknolojiyi seven insanlar, bir uygulama seçmek yerine her şeyi yeni denemek ve onu kullanmaya adamak istiyorlar. Buna zamanlarında bir yatırım olarak bakmıyorlar.

JS: Gitmesine izin vermiyorlar! Birinin dağınık telefonuna bakacağım ve bir yıl önce indirdikleri ve hiç kullanmadıkları uygulamaları olacak. Onlara "Sil, sil, sil!" Diyorum.

İnsanlar satın aldıkları programları silmekten korkuyorlar. Ama ihtiyaç duyarlarsa tekrar geri gelecektir.

Sevdiğim bir diğer program PaperKarma. Gerçek bir fiziksel önemsiz posta alırsanız, posta etiketini barkodlu bir resim çekersiniz ve sizi listeden çıkarırlar. Sonra size geri döner ve "Başarı!" Der. işe yaradığında.

JD: Bir saniye için Outlook'a geri dönmek istiyorum. Hatırlatıcı kullandığını söylemiştin. Bir güne ve hatırlatıcı olarak ne tür şeyler koyduğunuza, zaman bloklarının ne için olduğunu vb. Örnek verebilir misiniz?

JS: Evet, bu hatırlatıcıların oraya nasıl girdiğiyle başlayalım. Her günün başında, kafanızda yapmanız gereken her şeyi zihinsel bir şekilde boşaltmak istiyorsunuz. Henüz kategorize etmeyin. İki ya da üç dakikanın sonunda, orada 25 tane şey olabilir. Daha sonra, sezginize ve bugün bulunduğunuz yere göre, her birine bir yapılacaklık tarihi atayın; Ardından, görev listeniz için bazı kategoriler oluşturmalısınız ve her birine bir kategori atayacaksınız. Bu onun bir parçası.

O zaman diğer kısım, zamanlamanızı ayarladığınızda, zamanınız için açık sınırlara sahip olmanız gerekir. Her günün başında ve sonunda, yapılacaklar listenize bakmak ve hangilerini yapmak istediğinizi önceliklendirmek istersiniz. Diyelim ki bir yazar olarak, bir kategori olarak "Yaz veya Araştırma" a sahipsin. Her gün bu görev kategorisini yapamazsınız. Bunu sadece salı ve perşembe günleri yapabilirsiniz.

JD: Görünen o ki, zihinsel çöp atma, beyin dağınıklığını serbest bırakmak, bunları aklınızdan çıkarmak, göğsünüzden çıkarmak, aşağı çekmek ve onlarla tek tek çok organize ve sistematik bir şekilde ilgilenmek anlamına geliyor.

JS: Evet. Ve bu en önemli şey: Gitmenizi ve bu görevin listede olup olmadığını kontrol etmenizi istemiyorum. Bütün mesele zihinsel olarak boşa gidiyor. Bir şeyi bir yere yazarsanız ve görev listenizde zaten 10 kez görüyorsanız - ve bu delilik! - Bu, kaç kez düşündüğünüzü gösterir. Şimdi bu, görevi hatırlamak ve bunu yapmak için bir sistem geliştirmek ve sistemin sizin için çalışacağına, bu sisteme güvenebileceğinize, buna güvenebileceğinize güvenmekle ilgili.

Bir numaralı şey, sizin için çalışan sistemi bulmaktır. Başkalarının ne yaptığını unut.

Neyin önemli olduğunu bulmak için insanların bir hafta boyunca dijital bir detoks yapabilmelerini diliyorum. Su altında kaldığında olan her şey "önemli" olur.

Mirasın nedir? Neden burada dünyadasın? Bir şirkette veya girişimcide müdürseniz, hedefiniz veya görev tanımınız nedir? Üretken olma uğruna üretken olma niyetine o kadar kapılıyorsunuz ki, niyeti gözden kaçırıyorsunuz, neden bir şey yaptığınızı.

Çok basit! Harcama zamanını seviyor musun? Oynadığın rolün gerçeği nedir? Harcadığınız zamanın gerçeği nedir? Senin için bir anlamı var mı? Bazen diğer insanlar için anlam ifade eden şeylere zaman harcıyoruz ve bunun hangi amaca hizmet ettiğini bilmek zorundayız. Gerçek, aşk, anlam, amaç. Çok basit.

JD: Neden bu kadar çok insanın görev beyanına veya amaçlarına geri dönmekte zorlandığını düşünüyorsunuz?

JS: Çünkü onlar dağınıklığa maruz kaldılar.

İnsanlara durmalarını ve onların gerçeklerini, sevgilerini, anlamlarını ve amaçlarını kontrol etmelerini ve sürekli tetikte olmalarını söylüyorum. Dağınıklık olmadan, her şey çok netleşir.

JD: Meşgul profesyonelleri, bir tür dağınıklıktan veya hayatlarını sıkıştıran bir şeyden vazgeçmeye teşvik edebilirseniz, onlara ne tavsiye edersiniz?

JS: Gelen kutunuzun sıfır olması.

JD: Onlara sıfır mesaj göndermelerini mi tavsiye edersin, yoksa bu amaçtan vazgeçmelerini mi tavsiye edersin?

JS: Bir müşteriye, "Günün sonunda gelen kutunuzu temizleyebilir ve sıfır mesajla gönderirseniz, bir milyon dolar gibi hissedeceksiniz" dedim. Bununla demek istediğim, bir mesaja bakmak, ona dokunmak ve cevap verecek bir şey olup olmadığına karar vermek ya da daha sonra okuyacağınıza karar verebilmek için bir sisteme sahip olmaktır. Klasörü oku veya listeden çıkacağınıza karar verin; bunun dijital karışıklık için tek şey olduğunu düşünüyorum. Eğer profesyoneller gelen kutularını sıfıra indirebilirler, bence bu harika bir amaç. Ve demek istediğim her şey için harekete geçeceksiniz. Bence, zihinsel olarak kendinizi temizlemenize yardımcı olur, böylece günün sizin için geçerli olan her şeye hazırlıklı olmanız, eve gitmeniz ve ailenizle tam olarak var olmanız ve ailenizle meşgul olmanız ya da bir randevunuz varsa, tam olarak nişanlanmanıza yardımcı olacağını düşünüyorum. eşinizle birlikte. Bu ruhsal, zihinsel, duygusal bir uygulamadır.