Organize olun: iş akışınızı belgeleyin

Yeni çalışanlar ve işgücündeki yeni mezunlar da dahil olmak üzere yeni yüzler, genellikle yeni bir işe başladıklarında ellerinde ekstra zaman harcıyorlar. Eğitim haftalar veya aylar sürebilir ve meslektaşlarınız ve yöneticileriniz siz iklimlendirilirken size biraz nefes alma odası vermek ister. Bu çalışma zamanını kullanmanın en değerli yollarından biri iş akışını ve süreçleri belgelemek.

İş akışınızı ve işlemlerinizi belgelemek, işinizin tam olarak ne gerektirdiğini yazmaktan ibaret değildir. Bir çalışma ortamında yeniyken öğrendiğiniz her şey tam olarak budur. Ayrıca, zaman geçtikçe veya işinizi yapmanın daha iyi veya daha verimli yollarını keşfederken bu işlemlerde yapabileceğiniz tüm tweaks ve değişiklikleri de içerir.

Çok geniş ve köklü olan işletmeler ve kamu kuruluşları zaten işletme el kitaplarına ve diğer belgelere bolca sahip olabilirler - ancak benim tecrübeme göre, daha küçük şirketler ve ekipler genellikle yok ya da yaparlarsa ciddi şekilde modası geçmişlerdir.

Arıza süresi ile yeni bir işte karşıladığınızda, iş akışınızı ve işlemlerinizi belgeleyin ya da aldığınız kılavuzları güncelleyin. Yararları çok büyük ve çoktur.

İş Akışınızı Belgelendirmenin Faydaları

Yeni başlayanlar için, iş akışınızı belgelemek, bugüne kadar sahip olduğunuz iş başı eğitimini güçlendirecektir. Aslında, işi daha hızlı öğreneceksiniz.

İkincisi, bu belgeler işinizle ilgili basamakları ve insanları bilmeyebilen, değişiklik yapmaları veya yeni araçlar getirmeleri ve olası tüm etkileri düşünmeleri gerekecek olan yöneticileri ve BT departmanının altınlarıdır. . Deneyimden, ihtiyaç duydukları her şeyi içeren ayrıntılı ve düzenli bir belge sunabilirseniz övgüden başka bir şey duymayacağınızı söyleyeyim. Alternatif, bir adımı unutabileceğiniz veya yanlış konuşacağınız ya da sadece yanlış anladığınız zaman, çalışma sıranız aracılığıyla konuşmanızdır.

Üçüncüsü, beklenmedik bir devamsızlık izni almanız gerekirse, yöneticiler ve meslektaş arkadaşları belgelerinize yapışacaktır. Aynı şekilde, yeni bir pozisyona terfi ettiğinizde veya başka bir şirkete geçtiğinizde, geride bıraktığınız meslektaşlar, yerinizi alan kişiye geçmek için güncellenmiş el kitaplarına sahip oldukları için teşekkür eder.

İş Akışınızı Belgelendirme

Yazdığınız belgeler basit, anlaşılması kolay ve erişilebilir olmalıdır. Çoğu durumda, birkaç gömülü görüntü içeren bir metin belgesi (Word belgesi gibi) oluşturmanızı öneririm.

Her şeyi ana hatlarıyla anlatan büyük bir belge yapmak yerine, yalnızca bir prosedürü yakalayan veya sırayla yapılması gereken bir dizi ilgili prosedürü gösteren belgeler oluşturun. Şahsen, yaklaşık 11 veya 12 sayfadan uzun belgelerle şaşırdım. 4 veya 5 sayfalık basit, okuması kolay talimatları görmeyi tercih ederim. Bu makalenin altındaki "Dos ve Yapılmayacaklar" özlü ama ayrıntılı kılavuzları yapma yolunda sizi yönlendirmeye yardımcı olacaktır.

Çok basit bir şekilde, ne zaman bir iş yerinde eğitim aldığınızı not edin ve bu belgeleri bir belgeye aktarın. İşi kendi başınıza yapmaya başladığınızda, yaptığınız işleri daha doğru yansıtacak şekilde notlarınıza ekleyin veya düzeltin.

Çalışmanız için "büyük bir resim" varsa, bazı genel bakış taslaklarını belgenin başına koyun. Büyük resmi oluşturan noktalar, bu belgede ya da ayrılmanız gerekirse birkaç küçük belgede daha ayrıntılı olarak kaydetmeniz gereken şeydir. Örneğin, bülten pazarlamasında, genel bakış şöyle görünebilir:

• Metin yazarı kopyayı yazar ve pazarlama yöneticisine sunar.
• Pazarlama müdürü kopyayı inceler ve düzenler ve kıdemli pazarlama müdüründen onay alır.
• Pazarlama yöneticisi bir liste güncellemesi yapmak için bir istek gönderir.
• Pazarlama müdürü asistana son kopyayı verir.
• Asistan bülten üretir ve kalite güvence testini gönderir.
• QA ekibi haber bültenlerini inceler ve değişiklikleri gönderir. Asistan değişiklikleri uygular, doğrular ve yayınlamayı zamanlar.

Bu öğelerden herhangi biri işi yürütmek için gereken adımları açıklayan üç sayfalık bir el kitabına sahip olabilir. Kopya nereye ve nasıl gönderilir? Kopyanın hangi formatta olması gerekir? Liste güncellemesini kim yapıyor ve bunun anlamı nedir? Veya bu öğelerin birçoğu, örneğin "pazarlama müdürü …" ile başlayan üç görev gibi bir el kitabında birleştirilebilir.

Neye İhtiyacınız Var?

Adımları yazmak için, en az bir kere onlar üzerinde eğitilmiş olmanız gerekir. Çalışmayı tekrar yapmanız gerektiğinde, doğru ve anlaşılmaları kolay olup olmadıklarını görmek için size adım adım yol gösterecek ilk prosedür taslağınızı kullanın.

Ekran görüntüleri Metinde açıklanması zor görünen veya görsel olarak en iyi şekilde gösterilen şeylerin ekran görüntülerini çekin. Önce tüm ekran görüntülerinizi bir klasöre kaydedin ve yalnızca gerekirse belgeye ekleyin. Çok fazla ekran görüntüsüne sahip olmak, kılavuzlarınızı okuyan herkes için çok etkileyici görünecek.

(Ekran yakalamanın alınması için birkaç yöntem vardır, ancak en hızlıları şunlardır: Windows'ta, resminizi kırpıp düzenleyebileceğiniz bir resim düzenleme programına bırakmak için PrtScn düğmesini ve ardından yapıştır işlevini kullanın; Apple + Shift + 4 ile hedefi çekmek istediğiniz alanın etrafına sürükleyin.)

Ekran yakalama yazılımı. Kullandığınız resim düzenleyici, alakalı bir şeye işaret eden bir ok eklemek veya görüntünün belirli bir bölümünü vurgulamak istiyorsanız ekran görüntülerinizi işaretlemek için araçlar içerebilir. 50 $ 'lık ekran yakalama programı Snagit ve Mac için Snagit, ihtiyacınız olabilecek her şeyi yapacaktır.

Diyagram araçları Bazı iş akışları ve prosedürleri en iyi şekilde küçük diyagramlarla ifade edilir. Zihin haritalama yazılımı, hızlı bir şekilde akış çizelgeleri çizmenize yardımcı olabilir, ancak Microsoft PowerPoint'te aynı diyagram araçlarının çoğunu ve Ekle sekmesi altındaki Word'de daha sınırlı bir seçim bulabilirsiniz.

Yapılması ve yapılmaması gerekenler

• Tüm işinizi açıklayan büyük bir belge yerine, farklı süreçler ve prosedürler için ayrı belgeler oluşturun.
• Kapsamlı, aynı zamanda özlü olun.
• Ekran görüntülerini dahil et.
• Belgeleri tamamlamak için birkaç hafta sürebilir. Süreçler hakkında düşünmek için kendinize zaman verin ve doğru bir şekilde kaydedip kaydetmediğinizi kontrol etmek için belgelere dönün.
• Dosyanın en son ne zaman güncellendiğini gösteren sayfanın başına bir tarih damgası koymayın.
• İş akışını belgelerken insanların adları yerine iş unvanları kullanın.
• Ana kopyaları paylaşılan bir yerde saklayın, böylece başkaları kolayca alabilirler.
• Masaüstünüzdeki veya özel bir bulut tabanlı sistemdeki (veya her ikisindeki) dosyaların yerel bir yedeğini alın.
• Belgelerinizi yılda bir kez gözden geçirin ve gözden geçirin. Onları asla "bitmemiş" canlı belgeler olarak düşünün. Onlar sürekli gelişiyorlar.
• Patronunuza ve meslektaşlarınıza değerli girişleri olabileceği için bu yeni kayıtları oluşturduğunuzu ve sürdürdüğünüzü söyleyin.
• Sayfaları canlandırmak için küçük resim eklemeyin. Herkes ondan nefret ediyor.
• Metni biçimlendirme konusunda delirmeyin. Basit tut. Alt başlıklar için kalın yazı tipini kullanın. İnsanların alakalı bilgileri kolayca görmelerine yardımcı olmak için madde işaretleri ve numaralı listeleri kullanın. Paragrafları çok kısa tutun.
• İnsanların isimlerini kullanmayın. İnsanlara iş unvanlarına göre başvurun. Bunu zaten söyledim mi? Evet yaptım, ama bu gerçekten önemli, bu yüzden tekrar söylüyorum.
• Belgeleriniz üzerinde aşırı koruyucu olmayın . Onları, kendi yararınıza değil, kuruma yardım etmek için yarattınız.
• Belgelerinizi PDF'lere çıkarmayın. Bunları düzenlenebilir bir biçimde bırakın (yukarıya bakın).