Organize olun: gmail için en iyi yöntemler

içindekiler

• Organize Olun: Gmail için En İyi Uygulamalar
• Gmail Arşivleri, Toplu İşlemler, Laboratuvarlar

Gmail, en popüler e-posta servislerinden biridir. Kişisel iletişim, iş ya da her ikisi için de kullansanız da, birkaç temel özelliğin nasıl çalıştığını anlarsanız bundan daha fazlasını elde edersiniz.

Haftalık bir seri olan Get Organized'in bu sürümü, birkaç Gmail’in imza özelliğini açıklar ve daha verimli olmanız için e-posta hesabınızı etkin bir şekilde düzenlemek için bunları en iyi şekilde nasıl kullanacağınızı açıklar.

Mesaj Konuları

Tüm Gmail kullanıcılarının bildiği gibi, sürekli bir e-posta alışverişi bir dizinin içine istiflenir. Bir iş parçacığındaki mesajların sayısı her zaman değiş tokuşdaki adların özetinin yanında parantez içinde görünür, eğer bir iş parçacığı sayısı.

Mesaj dizisi, Gmail’in en sevdiğim özelliklerinden biri çünkü altı kişi bir grup e-postayı yanıtladığında, tüm gördüğüm altı okunmamış ileti yerine bir okunmamış ileti dizisi. İçselleştirdiğim şey, benim dikkatimi gerektiren bir tartışma olduğu. Altı okunmamış mesaj görürsem, bunun yerine altı şeyin dikkatimi gerektirdiği hissine kapılıyorum.

Bir konu açtığınızda, okuduğunuz mesajlar daraltılmış halde kalır ve okunmamış mesajlar genişler.

En iyi uygulama: İpliklerin yönetilmesindeki en iyi püf noktalardan biri, konu başından sapmadıkları sürece sağlam kalmalarıdır. Konuyu değiştirdiklerinde, cevapladığınızda konu satırını değiştirerek yeni bir konu başlatınız. Tamamen yeni bir mesaj başlatmak zorunda değilsin. Tüm alıcılar yeni konuya dahil edilecek ve iletişiminizin geçmişi, üzerine geldiğinizde (aşağıya bakınız), "kırpılmış içeriği göster" yazan üç noktaların altında mesajın içinde arşivlenecektir (aşağıya bakınız), böylece herkes başvuruda bulunabilir. o.

Etiketler

Gmail'i belirten tek bir özellik varsa, etiketler olurdu. Etiketleri anlamanın yolu, ne olmadıklarını tanımlamaktır: klasörler. Gmail’deki etiketler genellikle klasörler gibi görünür ve bir dereceye kadar aynı sonuca ulaşırlar. Ancak, etiketler temelde klasörlerden farklıdır ve onları klasörlerle karıştırmak Gmail ile yapabileceklerinizi gerçekten sınırlar.

Klasörler hakkında biraz açıklama yaparak başlayayım. Genellikle bir ağaç yapısında, alt klasörler ekleyebilme özelliğine sahip olan e-posta klasörleri, gerçek dünyadaki klasörlerin yaptığı gibi çalışır. Bunları içine dosyalıyorsun. Dosyaya mesajınız varsa, yalnızca bir klasöre dosyalayabilirsiniz.

Gmail’deki etiketler ilk bakışta klasörler gibi çok görünüyor. Yeni bir etiket oluşturduğunuzda, Yahoo! 'Daki ​​klasörleri (yine de varsayılan ayarlarla) göreceğiniz yere benzer şekilde sol rayda görünür. Mail, Hotmail ve Outlook. Bu Gmail etiketlerinin kendilerine atanan renkleri de olabilir ve bu da klasörlere daha da benzemelerini sağlar.

Öyleyse fark nedir?

Verilen herhangi bir mesaj dizisinde "iş", "Ekim 2012" ve "acil" gibi birden fazla etiket bulunabilir. Gmail ayrıca size otomatik olarak iki etiket verir: doğrudan ve size gönderilen iletilerin sol tarafındaki sarı bir etiketle gösterilen yıldızlar ve “önemli”, yani listeler, s veya diğer toplu e-postalar.

Etiketleri daha çok etiket gibi düşünün. Ve sol rayı üzerinde gördüğünüz görsel etiketler - bunları, belli bir etiketi olan tüm mesajları sıralamak için hızlı bir düğme olarak düşünün. Gelen kutunuzun bile sadece bir etiket olduğunu unutmayın. Sol raydaki bir etikete tıkladığınızda, üstteki arama kutusunda otomatik olarak yeni metinler göreceksiniz.

Bu metin, aramanızı yalnızca söz konusu etiketi içeren mesajlarla daraltmanıza yardımcı olur. Unutmayın, Google, Gmail’in arkasındaki şirket ve Google’ın da bir arama aracı olarak kurulduğunu unutmayın.

En iyi uygulama: Etiketleri Gmail’de liberal olarak kullanın, çünkü bunlar klasörlerin yerine geçmez, bunun yerine öğeleri kategorize etmenin veya etiketlemenin ve onları daha aranabilir hale getirmenin bir yoludur.

Uzman kullanıcılar, daha gelişmiş etiketleme nitelikleri yapılandırmak için Ayarlar alanını keşfetmelidir. Örneğin, belirli posta türlerini bir etikete yönlendirmek için kurallar veya filtreler ayarlayabilir ve bu etiketin sol panelinizde yalnızca okunmamış iletiler içerdiğinde görünmesini sağlayabilirsiniz.