Organize olun: Verimliliğinizi sabote etmenin 5 yolu

Organizasyon ve verimlilik üzerine araştırmalar okumak için çok zaman harcıyorum ve teknoloji meraklıları ile takılmak için çok zaman harcıyorum. Verimliliği en üst düzeye çıkarma ve düzenli tutma konusundaki teorileri ve en iyi uygulamaları bulduğum gibi, teknolojiyi seven insanlar arasında en iyi şekilde çalışma yeteneklerini doğrudan sabote eden ortak alışkanlıkları da fark ettim.

İnsanlar üretkenlik hakkında çok konuşurlar, ancak ne olduğunu tartışmak için nadiren zaman harcarlar. Bana göre, üretkenlik son derece kişiseldir, ama sonuçta, hedeflere ulaşmakla ilgilidir.

Hedef, bir işteki kazancı maksimize etmekten, dokuzdan beşe kadar bir işi daha hızlı halletmekten, kişisel ilgi alanlarınızı sürdürmek için kalan zihinsel ve fiziksel kaynaklara sahip olmanızdan herhangi bir şey olabilir. Bazı insanlar aileleriyle daha fazla zaman geçirmek için her gün ofisten daha hızlı çıkmak istiyor. Bazı insanlar bir film senaryosu yazmak için her gece iki saat çalışmak istiyorlar.

Ne yapmak istediğiniz önemli değil, en üretken özünüz olmak demek:

1. Yapmayı arzu ettiğiniz şeyi düşünmek,

2. Optimal bir ortam yaratırsanız neler yapabileceğinizi bulmak ve

3. İdeal bir ortam yaratma ve görevlerini tamamlama ya da hedeflerine ulaşma yoluyla.

Tabii ki, takip genellikle sorun. Teknoloji meraklılarını, özellikle de üretkenliklerini sabote etmek için gördüğüm en yaygın yöntemlerden bazılarına işaret edeyim.

1. Uygulama Atlamalı

Eğer teknolojiyi seviyorsanız, muhtemelen uygulamaları da seversiniz. Her zaman en son uygulamayı indirirsiniz. Erken bir evlatlık olmaktan gurur duyuyorsun. Yine de, üretkenlik uygulamalarıyla uğraşıyorsanız, kendinizi sabote ediyorsunuz. Verimlilik uygulamaları; yapılacaklar listeleri, görev yönetimi uygulamaları, dosya senkronizasyon hizmetleri, not alma uygulamaları, takvimler ve ofis takımları dahil olmak üzere işinizi yapmanıza yardımcı olan herhangi bir uygulama ve hizmettir.

Herhangi bir yeni uygulama ile, göç ve sistemin nasıl kullanılacağını öğrenmek için bir zaman yatırım olacak. Özelleştirme ekleyin; üretken olmak için harcayabileceğiniz çok zaman harcıyorsunuz. Ayrıca, muhtemelen günlük olarak kullandığınız bu uygulamaları kullanmak için yeni alışkanlıklar geliştirmek biraz zaman alacak. Bu daha çok zaman kaybetti ve çoğu zaman “işle ilgili iş”.

Bu, ihtiyaçlarınızı karşılamayan herhangi bir uygulama veya hizmetten kurtulmanız gerektiğini söyledi. Ancak bu kararın, çimlerin başka bir uygulamayla daha yeşil olacağını düşünmemek yerine, mevcut araçlarınızın ihtiyaç duyduğunuz şeyi yapıp yapmadığına dayanması gerekir.

Tavsiye: Verimlilik ihtiyaçlarınızın her biri için bir uygulama seçin ve buna bağlı kalın.

2. E-posta Karadeliğine Düşmek

Çoğu teknoloji meraklısı, e-postayla çok fazla zaman kaybetmemeleri gerektiğini ve yine de her gün saatlerce içine çekildiklerini biliyor. E-posta sorununuz ne kadar kötü? Ne kadar zaman harcadığını biliyor musun?

Bunu ölçmenin bir yolu, e-posta dahil olmak üzere her uygulamada ve web sitesinde ne kadar zaman harcadığınızı kaydetmek için arka planda görünmez bir şekilde çalışan serbest bir araç olan RescueTime kullanmaktır.

RescueTime, e-posta sorununuzun ciddiyetine gözlerinizi açabilir, ancak onu kullanmanızı engelleyemez. Web tabanlı e-posta kullanıyorsanız, eklenti Stayfocusd olabilir. E-posta web sitenizi erişmesini engelleyeceğiniz alanların listesine ekleyin, sonra sınırlamaların ne zaman uygulanacağını ayarlayın. StayFocusd sizi siteden engelleyecektir.

Zaman söyleyerek, bir e-posta sorununu engellemenin başka bir yolu, e-postayı kontrol ettiğinizde yeni alışkanlıklar oluşturmaktır. Uzmanlar genellikle insanların üretkenliklerini sabote etmelerinin en kötü yollarından birinin, masalarına ulaşır ulaşmaz e-posta açmak olduğunu kabul ediyorlar. Güne oldukça verimli bir görevle başlamak ve daha sonra e-postayla kaydetmek daha iyidir.

"Ama, " siz protesto ediyorsunuz "ya acilen harekete geçmem gereken önemli bir e-posta varsa?" E-posta, boynunuzun etrafındaki bir köpek tasmasıysa, akıllı telefonunuzdaki iş e-postasını kontrol edin ve yalnızca acil konularda işlem yapın. Yalnızca telefonda kontrol etmeyi alışkanlık haline getirin; bu, e-posta uygulamasını kapatmayı ve gerçek işe gitmeyi kolaylaştıracaktır. Sonunda bilgisayarınıza e-posta göndermeden önce en az 45 dakika gerçek iş yapın. Kendinizi bu önemli göreve emanet edip e-postayı görmezden gelmeye başladığınızı görebilirsiniz, ve bu geliştirmek için büyük bir alışkanlıktır.

Diğerleri başarısız olduğunda, bu mantrayı tekrarlamayı seviyorum: E-postayı yanıtlamak için para almıyorum.

Not: Aslında e-postayı yanıtlamak için para ödemeniz durumunda mantrayı değiştirmeniz gerekebilir.

Tavsiye: E-posta sorununuzu ölçmek için RescueTime kullanın. Asla e-posta uygulamanızı ilk iş noktasında iş istasyonunuzda açmayın. E-postaya girmeden önce en az 45 dakika gerçek işi tamamlamayı hedefleyin.

3. Çoklu Çalışmanın Verimsiz Olduğuna İnanmak

Teknoloji, teknoloji kültürü ve verimlilik hakkında okuyan insanlar çoklu görev yapmanın verimsiz olduğunu bilir .

Üzgünüm, ama bu doğru değil.

Çoklu görev araştırması çok üretken olduğunu ancak yalnızca bir noktaya kadar olduğunu gösteriyor (örneğin, Diwas KC ve Narayan'ın çalışmalarına bakınız). İşaretlendiğinde, çoklu görevlerin değeri ters bir U şekline sahiptir. Birazcık iyidir, ama çok fazla hiç olmadığı kadar kötü.

Araştırmalar ayrıca çoklu görev yapmanın değerinin, yapılan kişiye ve işin türüne göre değiştiğini göstermektedir. Açıkçası, çoğu insanın hangisinin hangisi olduğunu bildiğine inanıyorum.

görevler çoklu görevler için uygun ve uygun değil. Sizinle hiç alakalı olmayan bir toplantıya mı takıldınız? Devam et ve e-postaya yetiş! Bir milyon dolarlık teklif hazırlamak? Sadece bu göreve odaklansan iyi edersin.

Tavsiye: Kendine çoklu görev yapmanın kötü olduğunu söylemekten vazgeç ve uygun işler için onu benimseyin. Yine de itme.

4. İsteyerek Çift Hesap Oluşturma

Kaç kez daha önce farklı bir e-posta adresine bağlandığınızı fark etmek için bir çevrimiçi hesaba kaydoldunuz mu? Yeni çevrimiçi sitelere ve hizmetlere kaydolduklarında kaydolmaktan gurur duyan ilk evlat edinenler arasında yaygın bir problemdir.

Birden fazla hesaba sahip olmak, ilk hesabı ayarlamak için zaman ayırırsanız sorun olabilir. Aynı zamanda, ilk hesaptaki verileri tekrar edinmeniz gerekebilecek herhangi bir veriyi kaydettiğinizde de bir problemdir.

Çift hesap oluşturmaktan kaçınmanın en kolay yolu bir şifre yöneticisi kullanmaktır. Parola yöneticileri, kullanıcı adlarınızı ve şifrelerinizi yönetir ve bunun temel bir faydası olarak, zaten herhangi bir uygulamada, sitede veya hizmette bir hesabınız olup olmadığını da izler.

Kişisel olarak yazılımları ve çevrimiçi hizmetleri işimin bir parçası olarak test ediyorum ve bunun sonucunda 450'den fazla çevrimiçi hesabım var. Çevrimiçi kayıtlarımı şifre yöneticisi olmadan izleyemem. Bir PCMag Editörün Seçimi olan Dashlane'yi kullanıyorum. Başka iki Editörün Seçimi var: LastPass Premium ve Sticky Password Premium.

Tavsiye: Farkında olmadan yinelenen hesaplar oluşturmaktan kaçınmak için bir şifre yöneticisi kullanın.

5. En Keskin Olduğunuzda Toplantıları Planlama

Toplantılar sırasında keskin olmayı seviyorsun, değil mi? Ne yazık ki, toplantılar işinizin özü olmadıkça, toplantılarınızda en keskin durumdayken zamanlama yapmak verimsizdir.

E-posta gibi, toplantılar da "işle ilgili iş" olarak kabul edilir. Asıl iş, toplantıdan sonra ne yaptığınızdır. Bu nedenle toplantıları, genellikle öğleden sonraları genellikle düştüğünüz zamanlar zamanlamak ve en zorlu şeylerle başa çıkabilmek için önemli saatlerinizi korumak için en iyisidir.

Bunun teknoloji meraklısı olmakla ne ilgisi var? Pekala, arkadaşlarım merak ediyor, eğer süper bağlıysanız ve Doodle gibi en son bağlı tüm takvim çözümlerini ve zamanlama araçlarını kullanıyorsanız, o zaman belki meslektaşlarınız ve ortaklarınız ne zaman serbest kaldığınızı ve ne zaman meşgul olduğunuzu görebilir. Herkesin özgür olduğu durumlarda, günün ilk günü, kronolojik olarak konuşulan biriyse, sabah toplantı yapmayı önermek kolaydır.

Bu yüzden, günün hangi saatinde zirvede olursanız olun takviminizde engelleyin. Çoğu insan için, iş gününün ilk birkaç saati. Bu kez "odaklanma işini" etiketleyin veya özel olarak işaretleyin, böylece insanlar meşgul olduğunuzu görebilir ancak ne yaptığınızı bilmiyorlar. Verimli saatleri engellemek, doktor randevuları gibi, şu anda verimsiz diğer şeyleri programlamaktan da sizi uzaklaştırır. Yandığın zaman o şeyleri günlerce sakla.

Tavsiye: En yüksek üretkenlik süreniz boyunca toplantı veya randevu almayın. Takviminizde çalışmak için bu zamanı kapatın.