Organize olun: Daha üretken iş günlerine 5 adım

Muhtemelen işteki zamanınızı daha iyi kullanabileceğinizi biliyorsunuzdur. Ama nasıl yapacaksın?

Daha üretken olmak için birkaç püf noktası vardır ve aşağıda özetlenen beş adım tam olarak oraya nasıl gidileceğini açıklayacaktır.

Kolay değil. Gerçekten daha üretken bir insan olmak için hızlı düzeltmelere dayanmak yerine, alışkanlıkları geliştirmeniz gerekir. Ancak, bu yeni alışkanlıkları edinmenize yardımcı olmak için yapabileceğiniz bazı şeyler var. Ayrıca, daha verimli bir iş günü için size rehberlik edebilecek birçok mobil uygulama, yazılım programı ve teknoloji servisi olduğunu göreceksiniz.

1	Verimlilik Döngününüzü Eşleyin

İşyerinde verimliliğinizi artırmak için yapabileceğiniz en önemli şey, öncelikle verimlilik döngünüzü tanımaktır. Herkesin gün boyunca odaklanabildiği, ve dikkatinin azaldığı diğer zamanlar vardır. Davette ekonomist ve profesör Dan Ariely, herkesin işini bitirmek için kendi en iyi saatlerine sahip olmasına rağmen, "çoğu insan için, en verimli saatler günün ilk zamanıdır - ilk uyandığınızda değil, ancak nispeten erkendir" diyor Üniversite. Ariely, mobil uygulamaların kişisel gelişim için nasıl kullanılacağına karar vermede büyük ilgi görüyor. "Mesela, " diye ekledi, "sabahları e-posta göndermek genellikle israf ediyor çünkü sabahları dakikalar daha değerli." Her dakika eşit yaratılmaz.

Ariely'nin aramayı tercih ettiği gibi, yüksek ve düşük üretkenlik veya yüksek ve düşük kapasite dönemlerinizi bulmak, o değerli kıymetli kısacık dakikalardan en iyi şekilde yararlanmanın ilk adımıdır.

Birçok insan günün hangi saatlerinde en iyi ve en kötüsünde olduklarını bildiklerini düşünüyor olsa da, kontrol etmekten zarar gelmez. RescueTime, verimlilik döngünüzü bulmak için bulduğum en iyi araçtır. RescueTime, hangi programları kullandığınızı, gün boyunca hangi siteleri ziyaret ettiğinizi ve ne kadar süreyle ziyaret ettiğinizi kaydeden küçük bir masaüstü uygulamasıdır. Bu farklı uygulamaları ve siteleri (çok üretken, üretken, tarafsız, dikkat dağıtıcı ya da çok rahatsız edici) sınıflandırır ve zamanınızı nasıl harcadığınızla ilgili bir rapor oluşturur. Örneğin, sosyal ağ siteleri varsayılan olarak "çok dikkat dağıtıcıdır". (Varsayılanlar sizin için doğru değilse, tüm siteleri ve programları yeniden sınıflandırabilirsiniz.) Ayrıca, görevleri ne sıklıkta değiştirdiğinizi izleyerek verimlilik döngüsünüz hakkında da çok şey söyleyebilirsiniz.

Raporunuzu analiz etmeden önce RescueTime uygulamasını en az bir hafta kullanmanızı öneririz. Normal davranışınızı değiştirmeden kullanmaya çalışın. Mesele, bir hafta boyunca örnek bir çalışan olmak değil. Yüksek ve düşük kapasite için doğal anlarınızın ne zaman olduğunu anlamak.

Verileriniz olduğunda, bir zaman diliminde (40 dakika veya daha fazla) yüksek verimli bir göreve zaman harcadığınız zamana bakın. Şimdi, daha az üretken olduğunuz, farklı görevler arasında hızlı bir şekilde geçiş yaptığınız ya da dikkat dağıtıcı şeylere uzun zaman harcadığınız zamana bakın.

Örneğin, kabaca sabah 9 ile 11 arasında en çok odaklandığım yerim. O zaman verimim düşüyor. Genelde öğle yemeği saatinde kafam çok karışık. Bazen, ama her zaman değil, öğleden sonra bir başka güçlü verimlilik dönemim var, ancak güvenilir değil.

Bir sonraki adım, bu bilgilerle ne yapılacağını bilmek.

2	Rutini Değiştir

Verimlilik döngüsünü öğrendikten sonra, rutininizi buna uygun şekilde değiştirmelisiniz.

Örneğin, odağınızın düşük olduğu günler için zamanlama toplantıları başlatın. Toplantılar nadiren elimizden gelenin en iyisini olmamızı gerektirir. Bu nedenle, örneğin, sabahları üretken zamanınız varsa, sabah toplantılarına asla katılmamayı alışkanlık haline getirin.

Bunun tersine, zihninizin en iyi olduğu günün en önemli ve en önemli noktalarına odaklanın. Genelde, en önemli işimizi planlamıyoruz. Yapabileceğimiz zaman başarabiliriz. Sorun değil, gerçekten odaklanabildiğiniz günlerde bunu yapmayı alışkanlık haline getirdiğiniz sürece.

İnsanların çoğunun daha önce odaklanmış görevleri yapabildiğini görünce, en yüksek üretkenlik saatleriniz boyunca yalnızca bu görevler için kullandığınız programları başlatma alışkanlığı edinin. Örneğin, e-posta sizin için çok verimli değilse, açmayın. Sadece programı bile çalıştırma. E-postanızı gerçekten kontrol etmeniz gerekirse, cep telefonunuzda veya tabletinizde gelen kutunuza bakın ve ardından gerçekten dikkatinizi gerektiren işlere geri dönebilmeniz için bir yere koyun.

Yüksek verimli çalışmanızın çoğu tarayıcıda gerçekleşirse, fakat en büyük zaman harcığınız da oradaysa? Bu tür rahatsızlıkların en aza indirilmesi için birkaç püf noktası var. Başlangıç ​​olarak, etkin sekmeyi tam ekran moduna geçirebilirsiniz. Bu, eldeki görevde kalmanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca, belirlediğiniz web sitelerini engelleyen tarayıcı eklentileri ve uzantıları da yükleyebilirsiniz. Benim favorim, Chrome için StayFocusd olarak adlandırılıyor. Nasıl odaklanılacağı hakkında makalemde daha fazla öneri bulabilirsiniz.

3	Her Gün Gününüzü Gözden Geçirin

Rutininizi değiştirmek için başka bir değişiklik: Başlamadan önce gününüzü her zaman gözden geçirmeyi alışkanlık haline getirin. Takvimine ve yapılacaklar listene ilk göz at, böylece iki hafta önce planladığın öğleden sonra saat 3'teki toplantıda bekletilemezsin. İster ilk kahveniz bitti, isterse gidip gelirken, tek bir anın olması (ve bunu bir alışkanlık haline getirmek için her gün aynı an olmalı) bütün gün için planlarınızı gözden geçirmek gerçekten bir fark yaratır.

Her gün gününüzü gözden geçirme alışkanlığı yaratmanın söylenenden daha kolay olduğu söylenir. Size hatırlatmanıza yardımcı olabilecek bir mobil uygulama AnyDo Moment denilen bir özelliğe sahip Any.Do olduğunu. AnyDo Momenti hoş bir ton çalar ve haftanın her günü aynı saatte bir bildirim gönderir, size gününüzü inceleme zamanı geldiğini söyler. Ardından uygulama, takviminizde ve yapılacaklar listenizdeki her şeyi listeler ve programda tutmak veya başka bir güne taşımak isteyip istemediğinizi sorar.

4	Zamanlama Sonları

Molalarını ver. Ve öğle yemeği için sadece bir mola değil. Olabilecek en üretken kişi olacaksanız, zihninizin kendini yenilemesi gerekir.

Zindelik için çok sayıda aktivite izleyicisinin hayranıyım ve birçoğunda sevdiğim bir özellik sessiz bir alarm. Fitness grubunuzun günün belli bir saatinde sessizce titremesine neden olacak bir alarm ayarlayabilirsiniz. Saat 16: 00'ya kadar keskinleştirmek isterim, bildiğimde bir mola vermem gerekip gerekmediğini düşünmem gerekir. Sadece sandalyemden çıkıp bile mutfağa yürüyüp kahve fincanımı yıkamak bile bilgisayar ekranımdan bir süre gözlerimi uzak tutmak için yeterli.

Bazı etkinlik izleyicilerin boşta uyarıları da vardır. Bu alarmlar, bir süre boyunca hala bir saat boyunca oturuyorsanız izleyicinin titremesine neden olur. Size, ayağa kalkmanızı ve taşınmanızı hatırlatmak için tasarlandılar, ancak bence iki dakika çalışmayı bırakıp bir mola vermeyi hatırlatmak için eşit derecede değerli olduklarını düşünüyorum. Ayrıca, ara vermeniz, ara vermeniz gerektiğini hatırlatan hafif bir program ve bu sorunu zorlamanız için sizi kısa bir süre için bilgisayarınızdan bile kilitleyebileceğiniz bir yazılım yüklemek isteyebilirsiniz. Bizim favorimiz TimeOut Free adlı bir Mac uygulaması.

Windows, Mac ve tarayıcılar için başka bir iyi odak Focus Booster denir.

5	Gün Sonu İşlerini Sıralayın

Gününüzün sadece yüzerek geçtiğini hayal edin. Sonra saat 16:40. Meşgul kalmaya çalışıyorsun. Sonsuzluk geçiyor gibi geliyor! Sonra tekrar saate bakarsın, ve saat 4:42.

Son 20 dakikayı günün sonunda ne sıklıkla boşa harcıyorsun? Bir ayda kaç saat eşittir? Bu zamanın ne kadarını sosyal ağ sitelerinde veya arkadaşlarınıza mesaj atmaya harcıyorsunuz?

Birkaç gün sonu işi sıralayarak bu alışkanlığı tekmeleyin. Onları yapmayı sevdiğiniz bir şey yapmaya çalışın, ancak bu yoğun iş olarak kabul edilebilir. Bazı örnekler:

• dosyalama kağıtları
• eski e-postaları takip etmek
• bilgisayarınızın önbelleğini boşaltmak
• tarayıcınızın geçmişini silme
• telefon görüşmelerine cevap vermek
• toz ve kırıntıları masanızdan, klavyenizden ve monitörünüzden silerek.

Günün sonunda yapabileceğiniz görevler için vaktinden önce kısa bir seçenek listeniz varsa, bunlardan birini yapmanız daha olasıdır. Takviminizde bir not alın veya hatırlatmak için bazı fikirlerle masanızın yakınına yapışkan bir not bırakın. Cuma günü saat 16: 45'te gelin, gözünüz muhtemelen onlara doğru ilerler. Ek kaynaklar